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この記事では、領収書や納品書といった帳票をデジタルで管理する電子化について解説します。
領収書や納品書を電子化してクラウドで管理すれば、業務効率化や人件費の削減といったさまざまなメリットを得られます。
領収書や納品書の電子化を考えている方は、是非ご覧ください。
領収書等の帳票を電子化するとはどういうこと？
ここで言う電子化とは、領収書等の書類を紙ではなく電子データで保存することを指します。
PDF等、電子データで受け取った帳票をそのままデータで管理するほか、紙の領収書をスキャンして電子化することも可能です。
領収書は従来まで、紙で保存しなくてはならないというルールが定められていました。
なお、現在では電子帳簿保存法が施行され、電子データでの保存が可能となっています。
法律施行当初は何かと不便な面も多く、手間がかかることから電子化が避けられるケースも多くありました。
しかし近年ではその電子帳簿保存法が改正され、さらに電子化が進めやすくなりました。
こちらについては、後ほど解説します。
手間・コスト・スペースの削減といったさまざまなメリットがあるため、電子化は近年注目されている帳票の管理方法です。
領収書等の帳票の電子化には税務署の承認が必要？
「領収書の電子化を行うためには、税務署から承認を得なければいけない」という話を聞いたことがある方もいるはずです。
面倒な承認手続きを避けたいがために、導入を躊躇っている企業もあるでしょう。
しかし、結論から言うと現在はその心配をする必要は基本的にありません。
電子帳簿保存法の規則により、以前は電子化に際して税務署への申請が必要でした。
しかし現在では法が改正され、承認を得ることが不要となっています。
国が定めた基準を満たした上で十分な準備が整えば、いつでも電子化を行うことが可能です。
領収書等を電子化して管理するメリット
ここからは、帳票を電子化して管理するメリットを解説します。
メリット①：保管場所が不要になる
最初のメリットは、「スペースに余裕が生まれる」という点です。
領収書は、7年間保管しなければならないと法人税法で定められています。
7年ともなると、書類の数はかなり膨大に。
それらを管理するためには、それなりのスペースが必要となるでしょう。
中には、領収書を保管するのみの目的でひとつの部屋を使っている企業もあります。
「紙状の領収書の多さ」は単に「紙が多くて管理が大変」というだけでなく、コストの面でも企業に負担をかけてしまう深刻な問題なのです。
その点領収書を電子化しておけば、収納スペースを物理的に圧迫することがありません。
デジタルの中で管理できるため、空間に余裕を持って保管することが可能です。
メリット②：データの整理整頓が簡単になる
続いてのメリットは、「データの整理整頓が簡単になる」という点です。
アナログで管理する場合は、帳票は年月ごとに分けて管理する必要があります。
年度末に領収書すべてを持ち出し、整理してファイリングするといった作業は、
紙の場合は担当者が手動で行わなければなりません。
こういった事務作業は手間がかかるため、担当者への負担は大きいでしょう。
しかし帳票をデータで管理していれば、年月ごとに自動で整理整頓することが容易に可能です。
メリット③：特定書類の捜索が楽になる
続いてのメリットは、「特定書類の捜索が楽になる」という点です。
帳票を紙で保存していると、特定の書類を探し出すのが困難になります。
溜まった7年間の書類の中からひとつの帳票を探し出すのは、とても簡単ではありません。
その点、帳票をクラウド等で管理していれば、探したい書類を検索によって簡単に探し出すことが可能となります。
メリット④：取引先への柔軟な対応が可能となる
続いてのメリットは、「取引先への柔軟な対応が可能となる」という点です。
取引先が書類の電子化を進めていた場合は、自身の会社が紙のままだと取引が難しくなります。
円滑な取引を実現するためにも、電子化を進めておきたいところです。
メリット⑤：クラウド請求書管理システムを円滑に利用できる
続いてのメリットは、「クラウド請求書管理システムを円滑に利用できる」という点です。
近年では利便性や業務の効率化を重視して、クラウド請求書管理システムの導入を行っている企業も多いでしょう。
こうしたシステムを用いることで、書類管理が簡単になります。
しかし帳票を紙で保存している場合は、システムの恩恵を十分に受けられないこともありました。
帳票をデジタル化することで、システムでの管理をより効率的に行えます。
なお電子化を行った場合は、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応したクラウド請求書管理システムを利用する必要があります。
メリット⑥：劣化を防いで保存できる
続いてのメリットは、「劣化を防いで保存できる」という点です。
帳票を電子化しない場合は、紙の状態で保存することとなります。
紙はどんなに丁寧に管理していても、時間がかかるにつれて劣化していきます。
法律で定められた保存期間である7年間保存するとなると、最悪文字が読めなくなるほどの劣化もありえます。
状態が悪くなってしまっては意味がないため、適切に管理しなければなりません。
その点、帳票の電子化を行えば、書類が劣化していくことを防げます。
長きにわたる保存の中でも、状態が悪くなっていくことはありません。
またアナログの場合は、やむを得ない事故等によって領収書が使い物にならなくなってしまうケースも考えられます。
デジタルにおいても、データが消える等のトラブルはあり得ます。
しかしバックアップを取っておけば、多くの場合は問題なく復旧できます。
このように、確実な保存が可能である点は電子化の大きな強みであると言えるでしょう。
メリット⑦：コストが削減できる
続いてのメリットは、「コストが削減できる」という点です。
書類を紙で管理するのには手間がかかります。
それに伴い、管理担当者の人件費も大きくなるでしょう。
帳票の電子化を行えば手間も半減されるため、そういったコストについても抑えることができます。
領収書等を電子化して管理するデメリット
何かとメリットの多い、領収書の電子化。
しかし、電子化にはいくつかのデメリットも存在します。
メリットとデメリットを比較しながら、あなたの企業に合った管理方法を検討してみてください。
デメリット①：初期費用が発生する
最初のデメリットは、「初期費用が発生する」という点です。
領収書等の書類を紙から電子に切り替える場合は、企業によっては多くのコストが発生します。
パソコンや複合機、クラウド請求書管理システム等、さまざまな導入費用を覚悟しなければなりません。
場合によっては、数十万円〜数百万円のコストがかかるケースもあります。
継続した費用ではないとはいえ、大きな出費が発生する点に注意しましょう。
また、導入が必要なのはモノだけではありません。
社内に帳票電子化について詳しい人材がいない場合は、派遣や業務提携等の形で外部の人材を頼ることになります。
このように、さまざまな面で費用が発生することを念頭においておく必要があります。
デメリット②：すべてのデータを電子化できるわけではない
続いてのデメリットは、「すべてのデータを電子化できるわけではない」という点です。
会社で発生したさまざまな帳票の中には、電子化することが難しいものもあります。
データの電子化は利便性が高いですが、残念ながらすべてのデータが電子化できるわけではありません。
電子化を行うためには、いくつかの要件を満たす必要があります。
その要件を満たせない場合は、今まで通り紙で保管する必要が出てきます。
紙と電子の書類が混在すると、かえって管理が面倒になり手間がかかるケースもあるでしょう。
デメリット③：電子化特有のトラブルによって利用が制限されることがある
続いてのデメリットは、「電子化特有のトラブルによって利用が制限されることがある」という点です。
帳票の電子化を行って管理すれば劣化は防げますが、デジタルの中であれば完全に安全というわけではありません。
クラウドにデータを保存していた場合は、インターネット接続が不安定になったりクラウドシステムのサーバーがダウンしたりするようなトラブルも考えられます。
こういったことが起こると、一時的にデータの検索や閲覧が難しくなります。
このように、デジタル特有のトラブルがあることも念頭においておきましょう。
これらデメリットを簡単に解決する方法のひとつに、外部のサービスを導入して帳票をクラウドで管理する方法があげられます。
外部のサービスで帳票を電子化して管理する際の注意点
ここからは、外部のサービスで帳票を電子化して管理する際に注意すべきポイントを解説します。
注意点①：帳票の写真の解像度には規定がある
最初に注意すべきポイントは、「帳票の写真の解像度には規定がある」という点です。
紙のデータをクラウドで管理する場合は、紙をスキャンするという方法があります。
スキャンにはスマートフォンを使用することも可能ですが、このとき必ず守らねばならない制約があります。
それは、画像の解像度についてです。
電子帳簿保存法では、
- 25.4mmあたり200ドット相当以上
- 256階調以上
という2つの基準を満たしたデータでなければ、正式な書類として認められません。
紙の領収書等をクラウドで管理する際は、この点を忘れないようにしましょう。
注意点②：電子印鑑を用意する必要がある
続いて注意すべきポイントは、「電子印鑑を用意する必要がある」という点です。
電子化した請求書を利用する場合は、従来の請求書のように通常の印鑑を使うことはできません。
請求書等を電子化して管理する場合は、「電子印鑑」というものを用意する必要があります。
帳票の電子化で業務の円滑化を図ろう
この記事では、領収書等の帳票の電子化について解説しました。
帳票をクラウド上で管理するメリットは、以下の通りです。
- スペースに余裕が生まれる
- データの整理整頓が簡単になる
- 特定書類の捜索が楽になる
- 取引先への柔軟な対応が可能となる
- クラウド請求書管理システムを円滑に利用できる
- 劣化を防いで保存できる
- コストが削減できる
一方、こういったデメリットもあります。
- 初期費用が発生する
- すべてのデータを電子化できるわけではない
- 電子化特有のトラブルによって利用が制限されることがある
また実際に外部のサービスを導入する場合は、以下のような点に注意する必要があります。
- 帳票の写真の解像度には規定がある
- 電子印鑑を用意する必要がある
紙で受け取っている請求書や納品書を電子化することで、業務の効率化・時間や社内スペースの削減といったさまざまなメリットが得られます。
なお、今までアナログで運用していた帳票の管理の場をクラウドに切り替えるのは決して簡単ではありません。
操作性の高いクラウド請求書管理サービスを用いて、できる限り円滑に電子化を進めていきましょう。
