ホテルや旅館では、食材やリネン類など日々多くの取引が発生します。請求書や納品書を紙でやり取りしていると膨大な書類の処理に時間を取られ、接客や運営業務に支障をきたすことも少なくありません。
負担を軽減する手段として注目されているのが「電子化」です。書類をデータで管理すれば、確認・転記・保管の手間を減らし、業務のスピードアップと正確性の向上を同時に実現できます。
本記事では、ホテル・旅館業が抱えるアナログ業務の課題から電子化によって得られるメリット、そして電子化サービスの選び方までを分かりやすく解説します。
ホテルや旅館が抱える納品書・請求書の課題
宿泊施設が納品書や請求書を紙でやり取りしている場合、次のような課題が発生しがちです。
- 取り扱う納品書・請求書の量が多い
- 検品・検収作業に時間がかかる
- 手作業による人為的なミスが発生する
- 現場のデジタル知識が不足している
ひとつずつ見ていきましょう。
取り扱う納品書・請求書の量が多い
宿泊施設では、食材や清掃用品、アメニティ、設備、備品など、多岐にわたる物品を発注しています。また、仕入先の数が多いため、納品書や請求書が毎月数百枚に及ぶことも珍しくありません。
これらの書類を紙ベースで運用している場合、膨大な枚数の納品書や請求書を一枚ずつ確認しながらシステムへ手入力する必要があり、入力ミス防止のために二重チェックも欠かせません。結果として、単純作業に多くの時間を取られ、担当者の大きな負担となっています。
さらに、紙の書類はファイリングや保管にも手間がかかり、保管場所の確保や過去分の検索・整理にも多くの時間が必要です。
こうした事務処理の積み重ねが、結果的にほかの業務を圧迫してしまうことも少なくありません。
検品・検収作業に時間がかかる
納品書をもとに品目や数量を確認し、請求書の金額と照合する検品・検収作業は、多くの時間と労力を要します。
特に、宿泊施設では大量の納品が発生するため、この作業が煩雑になる傾向があります。
その結果、「特定の従業員しか手順を把握していない」といった属人化が進み、ミスの発見が遅れたり、支払いの遅延につながったりするケースも少なくありません。
手作業による人為的なミスが発生する
紙の伝票からシステムへ手入力する際は、転記漏れや金額の誤りに注意が必要です。
複数人で確認できれば防げるケースもありますが、人員が限られている施設では、常に二重チェックの体制を整えることも難しいでしょう。
取引に関する情報は、わずかな入力ミスでも経営に関わる数字の誤差や支払い遅延につながり、結果的に取引先との信頼関係を損なうリスクがあります。
現場のデジタル知識が不足している
電子化やシステムの必要性を感じていても、「操作が難しそう」「自分たちには扱えない」「費用がかかりそう」といった現場の反発から、導入が見送られてしまうことも少なくありません。結果として業務効率化の取り組みが進まず、紙の処理に追われる状況が解消されないままとなってしまいます。
「操作がシンプルでサポートが手厚いサービスを選びたい」と考えても、数多くのサービスの中から自社に合うものを見つけるのが難しく、検討段階で立ち止まってしまうケースもあるでしょう。
納品書や請求書を電子化する4つのメリット
ここでは、ホテル・旅館業が納品書や請求書の電子化を進めるメリットをご紹介します。
事務作業の大幅削減とヒューマンエラー防止
電子化によって、これまで手作業で行っていた入力や照合作業を大幅に削減できます。
例えば、納品データと請求データの差異を自動で検出するため、確認ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることが可能です。
担当者の負担を軽減しつつ、処理のスピードと正確性を高められるため、業務全体の効率化にも直結します。特に、日々多くの伝票を扱うホテル・旅館では、その効果を実感しやすいでしょう。
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仕入状況をリアルタイムに可視化
宿泊施設では従業員や業務ごとの関係者の人数が多く、情報共有に時間を要することが大きな課題となります。
例えば、納品書を取引先から各施設へ、担当者・上長が確認、さらに施設から本部へ郵送するといった流れではタイムラグが生じ、仕入れ状況を正確に把握することが困難です。
しかし、クラウド上で納品書や請求書のデータを一元管理すれば、経理担当者や支配人、本部がリアルタイムで共有できます。
日々の仕入れ金額や支出傾向をすぐに把握できるため、経営状況の可視化が進み、迅速かつ的確な意思決定につながります。
保管・管理コストを削減できる
宿泊施設では、毎月数十枚から数百枚に及ぶ納品書や請求書が届きます。そのため、保管するためのスペースがすぐに埋まってしまい、ファイリングや整理、過去の書類を探し出す作業にも労力がかかるでしょう。
書類を電子化すれば物理的な保管場所が不要となり、事務所やバックヤードのスペースを有効に活用できます。
さらに、検索機能の活用で過去の取引内容を迅速に確認でき、問い合わせ対応や経理処理のスピードも向上します。
紙の書類がなくなることで、事務所に散らばる書類が減り、デスクまわりの煩雑さも解消されます。日々の業務に取り組む意欲や集中力が高まり、書類の山に追われるストレスが軽減され、従業員一人ひとりがより前向きに仕事へ向き合える環境づくりにもつながるでしょう。
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法改正に対応しやすくなる
ご存じの通り、2023年10月にインボイス制度が開始しました。また、2023年12月には電子取引におけるデータ保存義務化の宥恕期間が終了し、2024年1月から原則義務化となりました。
紙ベースで運用していると、法改正のたびに帳票の書式や保管方法などを手作業で対応する必要があり、現場の負担が大きくなります。
電子化に切り替えても一定の運用見直しは必要ですが、法改正があれば自動的に対応するサービスもあり、必要最小限の準備や更新作業で済みます。そのため、紙ベースでの納品書・請求書運用よりも、手間やコストを抑えつつコンプライアンスの強化につながりやすくなります。
電子化サービスの失敗しない選び方
納品書や請求書を電子化するサービスには様々な種類があり、それぞれ機能や特徴も大きく異なります。
自社の運用に合わないまま導入してしまうと、現場が混乱し、効率化どころか手間が増えてしまう恐れもあるでしょう。
この章では、電子化サービスの導入に失敗しないための、事前に確認しておきたいポイントをご紹介します。
機能が自社の目的に合っているか
電子化サービスを選定する際は、単に帳票をデジタル化できるかどうかだけでなく、自社の課題に合った機能を備えているかを確認することが重要です。
例えば、取引先ごとの仕入れ金額を正確に把握したい場合は「仕入れ金額の自動集計」機能を、膨大な書類の転記作業を効率化したい場合は「会計システムとのデータ連携」機能を備えたサービスを選ぶとよいでしょう。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法では、帳票をデータで保存する際の要件が細かく定められています。
主な要件として、「タイムスタンプの付与」「改ざん防止機能（訂正や削除の履歴が残る）」「日付・金額などによる検索機能」が挙げられます。
要件を満たしていないツールを利用すると、後から修正対応が必要になるだけでなく、青色申告の承認取り消しや重加算税の課税といったリスクを招く可能性もあります。
使用を検討しているサービスが電子帳簿保存法に正式対応しているかどうか、必ず確認しましょう。
【関連記事】納品書の電子化に対応するための電子帳簿保存法や電子化する方法を解説
料金プランは用途に見合っているか
電子化サービスの料金体系は、主に「従量課金制」と「月額定額制」の2種類があります。
従量課金制は、基本料金が低コストに設定されているものが多く、小規模施設でも導入しやすいのが特徴です。しかし、帳票の枚数が増えたり、ユーザー（アカウント）を追加したりすると、月々のコストが想定以上に膨らむ可能性があります。
月額定額制の場合は、基本的に帳票数が増えても追加費用は発生しません。長期的なコスト管理がしやすく、繁忙期や施設拡張時でも安定して運用できるでしょう。
初期費用や最低料金の安さだけで判断せず、施設の規模や帳票の取り扱い量、将来的な運営方針なども踏まえて選定することが重要です。
サポート体制は充実しているか
新しいサービスを導入した直後は、「操作が分かりにくい」「やはり紙の方が使いやすい」といった声が上がることもあります。
特に納品書や請求書は金銭に関わる重要な書類のため、トラブル時にすぐサポートを受けられない環境では、紙運用に戻ってしまうケースも少なくありません。
従業員が安心して利用を続けられるよう、サポート体制が十分に整っているかどうか事前に確認しておきましょう。
【関連記事】受け取る納品書・請求書の電子化サービスの選び方｜7つの活用事例もご紹介
ホテル・旅館業界の電子化なら「oneplat（ワンプラット）」
納品書・請求書の電子化サービスの中でも、ホテル・旅館業をはじめ多くの企業に選ばれているのが「oneplat（ワンプラット）」です。ここでは、oneplatの特徴をご紹介します。
シンプルな操作で使いやすい
oneplatは、納品書・請求書を電子的にやり取りするプラットフォームです。受領側は、基本的にPCやスマートフォンでデータを確認・承認するだけです。
難しい設定や専門知識は必要ありません。直感的で分かりやすい画面設計のため、デジタル機器の操作に慣れていない現場の従業員でも、マニュアルに頼らずすぐに使い始められるでしょう。
納品書・請求書を発行する側の負担が少ない
紙からデータに切り替えたくとも、「取引先に負担をかけてしまうのでは」「理解が得られないかもしれない」と懸念する方もいるでしょう。
しかし、oneplatではCSVデータをoneplatに連携するだけで、全取引先への納品書・請求書をワンクリックで発行できます。さらに、納品データをもとに請求データへ自動変換する機能も備わっています。
発行作業の効率化につながるため、取引先にも受け入れてもらいやすくなります。
低価格で分かりやすい料金体系
新しいサービスを導入する際、気になるのはやはりコスト面でしょう。
oneplatは月額33,000円の定額制で、初期費用やサポート費用は一切かかりません。
納品書や請求書の枚数が増えても追加費用は発生しないため、時期によって取引量に変動があったり、取り扱い枚数が多かったりする企業様でも安心してご利用いただくことが出来ます。
充実した手厚いサポート
oneplatでは、ITに不慣れな現場でもスムーズに移行できるよう、導入時の初期設定や導入後の各種サポートを無償で提供しています。
初期設定や操作説明はもちろん、取引先への案内も代行しており、紙ベースから電子化に切り替える際の負担を最小限に抑えられます。運用中に不明点やトラブルが発生した際も専門スタッフが対応しますので、お気軽にご相談いただけます。
まとめ
納品書・請求書を紙で受け取っていると、確認・転記・保管に手間がかかります。紙からデジタルに切り替えることで業務を効率化できますが、特に取引先が多いホテル・旅館業では効果を実感しやすいでしょう。
従業員の負担が軽くなるだけでなく、経営判断の精度も高まり、結果的に「おもてなし品質」の向上にもつながります。
この機会にぜひ、受け取る納品書・請求書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
