業務コストと業務時間の大幅削減と人的ミスゼロを実現した秘訣とは？

─ oneplat導入前の課題について具体的に教えてください

鈴木様：当時の課題は大きく分けて三つありました。

まず一つ目は、全ての業務が紙に縛られていたことです。納品書は毎日のように届き、特に食材やアメニティ、トイレットペーパーやミネラルウォーターなどの消耗品はほぼ毎日納品がありました。そのため、月間で300〜400枚ほどの納品書が溜まり、最終的にはデスク脇の小型段ボール2箱分を埋め尽くすほどになっていました。紙の費用や保管スペースもかさむ上、年配スタッフが一枚一枚手書きで納品書の内容を転記していたため、非常に非効率だったんです。

また、事務所は常に書類で散らかった状態になっており、それがスタッフの意識にも悪影響を与えていました。散らかった環境を見て「これで良い」と感じてしまい、整理整頓や確認作業をおろそかにする雰囲気が広がる恐れがありました。
その結果、書類を探すのに余計な時間がかかったり、机上に紙があふれて作業スペースが狭まるといった二次的な問題も発生していました。

二つ目は、納品書の金額や内容を手作業で転記する過程で、後から振込金額のズレが発覚するなどのヒューマンエラーが発生していたことです。入力する人と入金する人の間で情報伝達が噛み合わず、支払いに誤差が出ることもありました。こうした小さなエラーは積み重なると取引先との信頼関係に影響を与えかねません。人為的な確認不足が背景にあり、誰も悪気はなくても「確認体制が甘い」と受け止められるリスクが常にあったのです。

三つ目は、食材やアメニティ、消耗品などの日常的に納品される品物の検品が徹底されていなかった点です。業者の納品書をそのまま信頼し、現物と突き合わせる習慣がなく、数の確認が十分に行われていませんでした。以前は受け取った担当者が確認するだけで、専任の担当者を置いていなかったんです。「納品書通りに届いているはず」という思い込みが根付いており、数の過不足に気づかないことも珍しくありませんでした。

─ oneplatの導入を検討されたきっかけは何ですか

鈴木様：紙の課題を解決したいという思いがきっかけですね。当社の社長は元々ITシステム系の学科を専攻していたこともあり、業界の中でも意味のあるITシステムは早めに取り入れるタイプです。2〜3年前にバックオフィスの納品書や請求書をITシステム化しようという話が出たのも、社長の「今が紙からデジタルに移行するタイミングだ」という強い判断推進によるものです。

また、oneplat導入をきっかけに、これまで徹底できていなかった納品物の検品を改めて徹底しようという狙いもありました。oneplat導入により、タブレットを見ながら実際の納品物を確認するスタイルが取れるようになり、マネージャークラスの人間が検品を行うという、従来の「慣習的に流してしまう」体制から、「現場の方がすべて必ずチェックする」という体制へ、意識改革を行う良いきっかけにもなりました。

─ oneplat導入の際に比較検討した他社サービスはありますか？また、その際の選定軸は何でしたか

鈴木様：はい、他社の類似サービスも検討していました。選定軸として、最も重要視したのは「とにかくシンプルで使いやすく、複雑でない」という点です。社長が何度も画面を確認し、現場のスタッフがいかに使いやすいかを重視していました。
旅館業のスタッフはパソコンを日常的に使う人間が少ないため、

たとえ正しく使えば便利なものだとしても、操作方法が分からないまま使うとミスを誘発してしまうようなITシステムでは合わないと考えていました。

ポチッと押すだけでシンプルに操作ができるoneplatの方が、当社には合っていたのです。

この点は、oneplat導入を決定する際に、非常に大きなポイントになりました。

また、「業者側の負担が少なく、料金が安いか」も重要な要素でした。当社が取引している業者さんは、地元の魚屋さんや卸売業者さんなど、ITシステムにはあまり精通しておられず、まだまだ紙ベースの文化が根付いている方が多いからです。

oneplatは、他社のサービスよりも料金が安く、魚屋さんや卸売業者さんなど、ITシステムに精通しておられない業界でも導入実績が数多くあること、さらに、業者さんへのサポートも手厚いという点が安心できるポイントになりました。

実際に導入前に、社長がハードルが高いだろうと見ていた魚の業者さんとoneplatの担当者が交渉してくれた際、その業者さんが「他のサービスよりこっちの方がいい、分かりやすい」とoneplatの導入を後押ししてくれたことで、導入への不安が大きく解消されました。最もシステム導入に慎重だった業者から前向きな反応を得られたことは、安心しましたね。

─ oneplatを導入してから、業務や職場環境はどのように変化しましたか

鈴木様：導入してからは、これまで抱えていた課題が一つひとつ解消されていきました。
まず、紙に縛られていた業務については、紙の納品書が80％以上削減されました。

以前は月に300〜400枚ほど届いていましたが、現在はそのおよそ6分の1にまで減っています。帳票類が大幅に減ったことで、保管や管理の手間がなくなり、事務所のスペースに余裕ができるようになり、スタッフの負担も軽くなりました。

段ボール箱をめいっぱい埋めていた帳票類は、今では小さなカゴひとつで収まる程度になり、事務所が帳票類でごちゃごちゃすることもなくなったので、職場環境がすっきりとし、スタッフの意識にも良い影響を与えていると感じています。

次に、ヒューマンエラーの部分です。oneplatを導入したことで、手書きによる転記作業や複数の担当者間での確認不足によって起きていた、金額に差異が発生するといったヒューマンエラーも解消されました。

以前は「支払金額がずれていた」ことが後から判明することもありましたが、今では同様の事象が起きることはなくなりました。振込金額がズレてしまうことで業者さんへ謝罪をすることがなくなり、再処理も不要となり、精神的な負担も軽減されています。

そして、検品の徹底についても大きな変化がありました。タブレットを使って納品物を確認するスタイルが定着し、マネージャークラスのスタッフが責任を持って検品を行うようになりました。その結果、現物確認が徹底されるようになり、検品結果に対する信頼性も大きく高まったと思います。

─ oneplatのサポート体制についてご感想をお聞かせください

鈴木様：oneplatのスタッフさんは非常に人間味があり、皆様親身に丁寧にサポートをしてくれます。

他社のサービスでは、マニュアルのPDFを渡されて「これでやってください」というケースも少なくありませんが、oneplatは電話だけでなく、オンラインで実際の操作画面を一緒に確認しながら、一つ一つ丁寧に教えてくださいます。

特に、導入当初は不安が多く、頻繁にoneplatさんに問い合わせをしましたが、担当者さんがそのたびに何度も丁寧に説明をしてくれ、根気強く対応してくれたことで、安心して運用を進めることができました。

これは取引先の業者さんに対しても同様で、ITシステムに慣れていない業者さんが多い中で、oneplatのサポートチームが早急に対応してくれるのは、大変助かります。

当社としては、業者さんへの説明やフォローアップにかかる工数を大幅に削減できました。チャットボットのように機械が自動で応答するのではなく、スタッフさんが状況に合わせてきちんと対応してくれるという点も、話が噛み合わないということがなくスムーズに困りごとが解決できるので、とても良いですね。

当社の社長も、旅館業である私たちも、「人が介入して親切に対応する」ということを大切にしているので、最終的にoneplatを選んだのはこの「サポート体制の手厚さ」が大きかったと思います。

oneplatさんにとっては、工数がかかり大変だとは思いますが、顧客に対して全力で寄り添うこの姿勢が、お勧めできるポイントだと強く感じています。

─ 今後、oneplatをどのように活用していきたいかお考えがあれば教えてください

鈴木様：正直なところ、導入当初に様々な要望を出させていただきましたが、丁寧にサポートいただき、現在は快適に利用できており、特別な要望もなく満足しています。

─ oneplatについてのご感想や、お勧めコメントをいただけますでしょうか

鈴木様：oneplatは、まさに「シンプルで使いやすい」という点が最大の魅力です。ITシステムにあまり慣れていない現場のスタッフでも、直感的な操作で簡単に業務をこなせるため、導入後の定着もスムーズでした。

また、当社だけでなく、取引先の業者さんに対しても手厚いサポートがあるのは本当に助かります。

旅館業という「おもてなしの業界」において、人の温かさや顔の見える対応はとても大切です。その点で、oneplatのサポート姿勢は私たちの価値観とも重なり、強い共感を覚えました。単なるシステム提供にとどまらず、伴走してくれるパートナーとして信頼できる存在だと思います。ITシステム導入に不安がある企業様にとって、oneplatの人間味ある丁寧なサポート体制は、他にはない大きな安心材料となるでしょう。

紙ベースの業務で困っている企業様には、ぜひoneplatの導入を検討していただきたいです。