業務効率化とは? 進め方やアイデア、おすすめツールについて解説

最近よく耳にするようになった、「業務効率化」という言葉。

業務効率化とは、経営陣だけが考えるべきことではなく、それぞれ個人が身につけておくべき考え方です。

本記事では、日頃の業務効率化を考えている方向けに、必要な心構えや業務効率化に役立つツールをご紹介します。

目次

今、企業に求められる「業務効率化」とは

仕事上の非効率な業務を改善し生産性を高めること

業務効率化とは、業務上で不要なことを削ぎ落として、効率的な業務に改善することです。企業単位で業務効率化が行われることもありますが、個人での業務効率化もあります。

身近なところにも、無駄な作業は存在しています。一例として、パソコンの操作にショートカットキーを使うことも業務効率化です。作業のスピードが上がることで、別の作業に時間を充てられます。

間違われやすい「生産性向上」との違い

「業務効率化」と「生産性向上」は似た言葉ではありますが、意味が違います。「業務効率化」は前述のとおり、無駄な作業を削ぎ落とすようなイメージです。一方「生産性向上」とは、少ない資源で大きな成果を上げることを言います。

業務効率化の施策を行い投下資源を小さくすることで、生産性向上が図れます。似た言葉ではありますが、混同しないように気をつけましょう。

どうして今業務効率化が求められているのか

近年では、よく「業務効率化」の言葉を耳にしますが、どのような背景があるのでしょうか。一番大きな背景は「働き手不足」です。以前は、就職氷河期という言葉もあるほど、企業が人材を選べる時代でした。しかし、現在では人が企業を選ぶ時代となり、企業の「働き手不足」が加速しています。

「働き手不足」であっても少ない資源で企業を運営するために、業務効率化が必要とされているのです。

業務効率化を図るメリットとデメリット

この項目では、業務効率化のメリットとデメリットについて解説します。

業務効率化を図るメリット

業務効率化のメリットは以下の3つです。

  • 従業員の手が空く
  • 経費をおさえられる
  • 従業員の意欲が向上する

従業員の無駄な作業が減るため、空いた時間を別の作業に使えます。場合によっては必要な人材を減らすことも可能なので人件費削減にも影響します。また、従業員も無駄のないやりがいのある作業に集中できるので意欲の向上も見込めるでしょう。

業務効率化を図るデメリット

一方で、業務効率化のデメリットは以下の3つです。

  • 従業員の給料が減る(残業代が出ないため)
  • 場合によっては費用がかかる
  • 従業員の当事者意識が落ちる

従業員の無駄な作業が減ることは、従業員にとってよいことばかりではありません。

例えば、残業代が出ないため業務への意欲が下がったり、業務効率化によって業務がシステム化され、自分で考えずに作業するだけになってしまったりする危険があります。場合によっては業務効率化に費用がかかることがあるため、現在の業務コストと比較してから導入を進めましょう。

業務効率化を失敗なく進めるための5ステップ

①現状を把握してから改善が必要な課題を見つける

業務効率化は、現状の見える化から始めましょう。具体的には、現在の人員の把握や既存のオペレーションフローから、何にどのくらい時間がかかっているかを計測します。

この段階では現状を把握するだけに留めて、改善が必要そうな課題の列挙を行いましょう。

②効率化すべき業務の優先度を決める

①で列挙した課題の優先度を決めていきます。優先度を決める基準は、業務効率化の手間がかからないものから進めていくとよいでしょう。

関係する従業員が多い複雑な部分の業務効率化には時間がかかります。まずは、比較的時間のかからない部分の業務改善から進めていくことで、現場が混乱したり、効率化が中途半端になったりすることを防止できます。

③効率化を図る手法・ツールを決め、スケジュールを立てる

優先度を決めたら、どのようなアプローチで効率化を進めるかを考えましょう。決める際の軸として考えるべきなのが「ECRS」です。ECRSとは、以下の頭文字を取った用語です。

  • Eliminate(排除)
  • Combine(結合)
  • Rearrange(再配置)
  • Simplify(簡素化)

消す、まとめる、整える、簡略化するという視点でアプローチを考えていきましょう。

単純に業務をなくすだけで改善される可能性もありますし、工程がわかりにくくなっているだけで整理すると改善される可能性もあります。現状の課題に最適な手法を決めて、余裕のある計画で進めていきましょう。

④効率化するための改善策を実施する

業務効率化を実施する際には、細心の注意が必要です。業務効率化を行う際にも、日々の業務オペレーションは続いています。そのため、顧客とのやり取りに影響が出る可能性があります。

業務効率化を行う前には、現場を見て準備が整っていることを確認しましょう。事前に現場の従業員に周知しておくことも非常に効果的です。

⑤結果から検証し、さらなる業務効率化のための課題を模索

業務効率化の際にありがちなのが、業務効率化を行って燃え尽きるパターンです。業務効率化はすぐには結果が出ません。長期戦の覚悟が必要です。

業務効率化を行って、どのような効果があったかを忘れないように記録しましょう。結果を検証する過程では、なぜこのような結果になったのかを何度も深掘りして模索を続けることが重要です。

業務効率化を図る上で有効な5つのアイデア

①業務の優先順位を決め、無駄な業務は省く

「なぜ」この業務が必要なのか自分自身に問いかけてみてください。

意外と必要のない作業もあるのではないでしょうか。優先順位を決める際は、目的意識をもって、目的達成のために直結しているかどうかを再確認することが大切です。

②業務を分業化、または統一化する

業務効率化には、分業化や統一化という考え方があります。複数の作業を同時に行うよりも、1点集中で作業に取り組むほうが効率がよい場合があります。

一方で、無駄に作業を分けているために効率が悪い場合があります。似たような仕事を1人の担当者に統一化することで解決できる可能性があるので検討してみましょう。

ただし、時と場合によるので、しっかりと自分の目で見て分業化や統一化を行うことが大切です。

③フローやマニュアルの作成で定型業務の生産性を上げる

フローやマニュアルの作成は業務効率化に役立ちます。特に定型の業務がある場合は、業務の質を落とさないような仕組みが必要です。

フローやマニュアルを作成することで、従業員も決まり通りに動けばよいので生産性が上がります。一方、従業員が自分で考えなくなる原因にもなりがちなので、気をつけましょう。

④業務を適切な担当者に配置替えする

人には誰にも長所と短所があります。現在の配置がその人の適材適所になっているかを確認してみましょう。適材適所になっているかを確認する方法として、業務の満足度アンケートを取ってみたり、希望の配置を聞いてみたり等が実践できます。

同じ業務フローであっても、人が変わるだけで生産性が大きく変わることも珍しくありません。

⑤外注して負担する業務を軽減する

現在の業務を本当に社内で負担する必要があるのか検討してみましょう。必要ない部分は外注することで業務効率化に繋がります。

どの業務を外注するか考える際には、改善しようとする業務が自社のコア事業に直結しているかや、外注するのと自社で負担するのでは、どちらがよりコストがかかるかという視点で考えるとよいでしょう。

ツールも活用して業務効率化する【おすすめツール3選】  

企業内で情報共有ができる:情報共有サービス

業務効率化におすすめのツールに情報共有サービスがあります。どんな業種であっても企業内でのコミュニケーションは発生するでしょう。特に、他部署間での連携はお互いの業務内容がわからないため困難です。

情報共有サービスを使うと社内の必要なデータに従業員ならだれでもクラウド上でアクセスできるため、情報共有の精度が高まり業務効率化に繋がります。

図解や文章作成の手間が省ける:スクリーンショット機能・画像加工ソフト

普段のパソコン業務の手間を省くことも重要な業務効率化のひとつです。資料を作成する際に図解を作成したり、文章を考えたりと大変ですよね。

そこでスクリーンショット機能や画像加工ソフトを使用すれば、資料作成の時間を短縮できます。

業務自体を減らす:RPA

「RPA」とは、ロボテック・プロセス・オートメーションの略で、今まで人が行ってきたことをAIの搭載されたロボットに代行させる取り組みです。RPAは働き手不足によって、様々な業界で導入が進んでいます。

すべての業務をRPA化させることは難しいですが、事務の一部で導入してみる等少しずつ導入を検討するとよいでしょう。

業務効率化の過程で生じる可能性のあるリスクと対処法 

業務を効率化すること自体が目的になる

業務効率化を実施する際に注意が必要なことは、効率化自体が目的となることです。業務効率化を行う前に、きちんとなぜ業務効率化が必要なのか、目的をはっきりさせておくとよいでしょう。

また、業務効率化の過程では目的達成に近づいているかや、過程で新たな課題が発生していないかをフィードバックしながら進めることが重要です。

検証が不十分で中途半端に終わる

業務効率化には長期的な計画が必要です。場合によっては業務効率化が悪い方向に影響してしまう危険性もあります。忙しい中で、業務効率化のフィードバックをすることは大変ですが、PDCAを回すことによって、業務効率化の質が高まります。

経理業務効率化に役立つ「oneplat」がおすすめ

業務効率化を考える上で、どこの企業も経理担当者への負担は大きくなりがちです。例えば、普段の仕訳を紙に書く作業や納品書や発注書の管理は必要な作業ですが、時間がかかりますよね。

そのような悩みはoneplatを導入して電子化を進めると簡単に解消できます。電子化を進めることでペーパーレスとなり、書類の管理作業の時間をほかの業務にあてがえます。

【まとめ】自社に必要なツールを導入し、業務効率化を図ろう

本記事では、業務効率化のための心構えや必要なツールについて解説しました。日々の忙しい業務の中には、改善できる点が多くあるはずです。業務効率化は焦らずに改善しやすそうなところから手を付けるのが鉄則です。

特に経理業務は電子化に対応するだけで、大幅に生産性が上がります。

まずは、経理業務の電子化からはじめてみるのはいかがでしょうか。

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