面倒な事務作業を自動化しよう！事例やメリット・デメリットを紹介

単純作業やルーティーン化している事務作業はツールを使うことで自動化できます。企業のDXを推進していくためにも事務作業の自動化は必須で、RPAツールなどを活用した自動化が進められています。本記事では自動化の事例や自動化によるメリット・デメリットについて解説します。

事務作業を自動化の事例

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企業内のDX推進の一つとして、事務作業の自動化の導入が進んでいます。単純作業の自動化は、時間や人員のコストを大幅に削減でき、生産性の向上に大きく貢献すると期待されています。ここでは事務作業の自動化の種類を3つ紹介します。

OCRやFAXなど紙の帳票の電子化を行う>/h3>
OCRを利用すれば、紙の情報を効率よくデータベース化できます。
最新のOCR技術は読み取り精度が向上しているので、手書きの文字もしっかり読み取れます。社内の定型文書であれば大きな読み取りエラーも少なく、手入力による入力ミスも防げます。
取引先によってはFAXや郵便などの紙の帳票を使うケースもあります。そういった場合もOCRを使えば、先方に負担なく情報を電子化しデータベース化できます。紙で保管されている過去の社内データや名刺、マニュアル、日報などもOCRでデータベース化することで情報資産として有効活用できます。

RPAツールを導入する

RPAツールを導入することで事務作業を自動化できます。ただしRPAを導入するには、まず社内の業務を洗い出し、紙のデータは電子化する必要があります。その中から自動化できる業務をピックアップし、ロボットを作成し、業務を代行してもらいます。
主にRPAは総務や事務系のバックオフィスの業務に活用されています。導入の事例としては、表計算のデータ入力、経理の仕分けや請求書の作成、顧客管理（問い合わせの返信など）などがあげられます。

事務系作業やバックオフィスのアウトソーシング

社内に事務作業を自動ツール化するためのノウハウがない場合は、まるごとアウトソーシングするという方法もあります。
事務作業代行会社は、顧客情報の管理や請求書の作成（営業事務）、経費の清算や決算、給与計算や税の申告（経理業務）、社員の研修や採用（人事労務）など、さまざまな事務作業を代行しています。
外注費はかかりますが、現場での事務作業がなくなる分、コア業務に人員を再配置でき、生産性の向上が期待できます。

事務作業を自動化するメリット

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OCRを使った紙情報の電子化やRPAツールの導入、代行会社へのアウトソーシングなど事務作業を自動化することで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。ここでは3つのメリットについて解説します。

作業の負担軽減とヒューマンリソースを増やせる

自動化することで人の業務時間を大幅に軽減できます。自動化するとヒューマンエラーもなくなるので誤入力や対応の遅れなどの心配もなく、業務のスピードアップがはかれます。
例えば、RPAを使うと人よりも早くエラーなどを認識できたり、深夜に集計したりできます。その結果、迅速な対応ができ、生産性を高められます。
また、人の配置がかわることでヒューマンリソースを増やせ、人材不足の解消にもなります。

DX推進のための基盤づくりができる

自動化はDX推進のための基盤づくりとして有効です。
DXの実現には、まずアナログ・物理データのデジタル電子化が必要です。自動化によって紙の帳票などのアナログ情報はデジタルに変換されます。それを情報資産として蓄積させデータベースとして活用します。
個別の業務や製造プロセスのデジタル化、そして組織全体のDXを行うにはこのデジタルデータが基盤となるので、自動化はDXを推進する力になります。

ワークスタイル変革を推し進めることができる

自動化によってワークスタイルも変化します。
単純作業の繰り返しは、想像以上に苦痛をともない、充実感をえられないものです。こういったストレスのかかる業務から解放されることで、過度な疲労やストレスを回避できます。さらにほかの業務に集中でき、仕事に対する充実度が増します。
時間と心に余裕が生まれることで、公私ともに充実し、さらなる生産性の向上が見込まれます。

事務作業を自動化するデメリット

事務作業の自動化により、生産性の向上、ＤＸの推進といった効果が期待できるものの、自動化には次のようなデメリットも考えられます。自動化に失敗しないよう、十分な準備をしたうえで、導入の際には以下のような点に気を付けるとよいでしょう。

無理やりな自動化で従業員が混乱する

社内での十分な説明がないまま自動化すると、「人件費削減」「仕事がロボットに取られる」などといった不安を抱かせることになります。不安や疑心から離職、退職する原因にもなります。
自動化はあくまでも現場の負担を軽減し、職場環境を改善するためであり、ヒューマンリソースの確保のために導入することをしっかり現場に理解してもらう必要があります。現場の丁寧な説明とヒアリングをもとに進めていきましょう。

適切なツールを選択できないと逆に負担になる

適切なツールを選択できないと、逆に現場の負担を増やしてしまいます。
取り扱い方が難しく現場にそぐわないものだと使い勝手が悪くなります。あるいはデータが正しく格納できているか確認したり、修正する必要があったりすると、むしろ仕事が増えてしまいます。負担を増やさないためには現場の人が使いやすいツールを選択するか、アウトソーシングするなどしたほうがよいでしょう。

ITリテラシーが低いとセキュリティが脆弱になる

セキュリティリスクを考慮しないまま導入するとサイバー攻撃にあったり、管理がずさんなために情報が漏洩してしまったりということが起きます。
自動化の際には、まず現場に即したセキュリティの見直しが必要です。管理の仕方、ツールの安全な使い方などは社内で教育し、社内コンプライアンスとして共有するとよいでしょう。また十分なセキュリティが社内で確保できない場合はセキュリティ自体をアウトソーシングすることも可能です。

特に注目の自動化ツール：「RPA」とは

ここでは自動化ツールとして注目されている「RPA」について紹介します。
RPAはRobotic Process Automation（ロボットによる過程の自動化）の頭文字をとった言葉です。一般的にオフィスのパソコン上で行っている業務を自動化できるツールのことを言います。ロボットに対象となる業務を覚えさせて稼働させることで業務を自動化できます。

総務や事務などのバックオフィスでの単純作業に導入しやすく、次のようなメリットがあります。

人的ミスが減ることによる業務の効率化
人材不足の解消
人材をコア業務へシフトさせて生産性を上げる

RPA導入で関連してよく利用されているツールが、Excelのマクロとプログラミング言語「Python」です。詳しく紹介します。

最もポピュラーなExcelのマクロ

RPA導入以前から、活用されてきたのがExcelのマクロです。ExcelのマクロはExcel上の作業を自動化するものでVBAというプログラミング言語を使います。
Excelにはマクロ機能が標準装備してあり、簡単に利用できます。一度記録したい操作をマクロに記録すれば、それ以降、記録した操作を自動的に行ってくれます。難しい操作が要らない分、気軽に活用できるメリットがある反面、細かい操作や複雑な処理はVBA（プログラム言語）を使わないといけないので技術が必要になります。
また、パソコン上のすべての自動化が可能なRPAと違い、Excelマクロの自動化の範囲はExcel内のみに限られています。VBAをつかえばほかのOffice製品の自動化は可能ですが、そのほかの自動化はできないので自動化の範囲はRPAよりはせまいといえます。
Excelのマクロをすでに導入している場合はRPAツールを併用しながら全体の業務効率化を図るとよいでしょう。

最近注目のプログラミング言語「Python」

Excelマクロが長い間使われてきた一方で、最近ではPython（パイソン）というプログラミング言語が注目を浴びています。
Pythonはアプリケーション開発など様々な分野のプログラムを作れるオープンソースのプログラミング言語です。コード入力もかんたんで分かりやすく、プログラムをまとめた「ライブラリ」の数が数万とあり多くの人に利用されています。
RPAではプログラミングなしに使えるツールもありますが、プログラミング言語を使うことで細かいカスタマイズが可能になるためPythonの活用が期待されています。

まとめ：適切なツールで事務作業を自動化しよう

事務作業の自動化の事例と、メリット・デメリットを解説してきました。
企業のDXを推進するためには事務作業の自動化は欠かせない分野です。自動化にはRPAツールが有効とされ、ExcelマクロやPythonといったプログラミング言語を併用しながら自動化システムを導入できます。
自動化によって、生産性の向上につながるメリットがある一方で、無理な自動化を進めると現場が混乱し、セキュリティの問題も発生してしまいます。
適切なツールを取捨選択しながら事務作業の自動化を導入していきましょう。