資料のご案内！
EDIとは「Electronic Data Interchange」の略で、データ交換を意味します。
企業間の契約や受発注、請求等の商取引のデータを通信回線を通じて標準的な規約でやり取りする仕組みです。
自社と取引相手先共に、紙文書の保管や管理が不要となるため、経費を削減できるメリットがあります。
物流業界でも広く用いられている技術「EDI」とは？
「EDI」とは企業間のデータの交換をする仕組み
従来は、請求書や納品書、契約書といった取引の証憑をメールや郵送等でやり取りをしていましたがこれらの方法は、紙の証憑の保管や各種システムへの入力時のミス、人員リソースを大きく割く必要がある等、様々な課題がありました。
EDIでは取引のデータをインターネット等でやり取りするため、情報の一元管理と保管コストの削減に寄与します。また、各種システムへの転記の必要もなくなるため、人的ミスと人件費の削減にも繋がります。
EDIと似ているシステム、EOSとの違いとは
EDIと似ているシステムにEOS(Electronic Ordering System)があります。
EOSは電子受発注システムのことで、インターネットや専用回線を利用して受発注を行うシステムです。主に小売業や多店舗展開しているサービス業で導入されています。
EOSは受発注に特化したシステムなのに対し、EDIは契約や納品、支払い等商取引のデータ交換全般に領域が及ぶものです。
つまり、EOSはEDIの一部と言えます。
物流業界の標準EDIとは
EDIには個別EDIと標準EDIがあり、個別EDIでは各企業ごとにフォーマットを決めるのに対し、各業界ごとに中立的な機関によって定められた、標準EDIがあります。
物流業界の標準EDIは、2006年までは専用回線やVPNの使用を前提とした、JTRNでしたが、2006年からはインターネットに対応した「物流XML／EDI標準」が開発され、2014年に、ほとんどの移行が完了しています。
EDI導入前後で変わる物流業務
EDI導入前の物流業務は、大まかに以下のようなステップで進むのが一般的です。
- 電話やFAX等で取引先から注文を受ける
- 発注書や注文確認書等を作成
- 在庫状況の確認、正式な注文受注
- 社内システムへ受注情報の入力
- 出荷
- 社内システムへ出荷情報の入力
- 納品書、検収書等の授受
- 社内システムで納品完了情報登録
- 請求書の発送
- 社内システムへ請求状況の入力
- 入金の確認
- 社内システムへ入金情報の入力
各工程の発注や請求等は担当部署がアナログで作成していることも多いのではないでしょうか。
そのため、発注書の作成や請求書の作成時に誤入力や伝達ミスが発生し、差替えの対応等も発生しがちです。
EDIを導入すると、取引先からインターネットを通じて発注情報が送られ、出荷情報や請求書もオンライン上の更新されたデータから作成できるため、EDI導入後は発注書の作成ミスや出荷指示の間違い等を防ぐことができます。
また、発注書や請求書等の証憑がオンライン上のデータになるので管理等コストを抑えることもできます。
物流業務にEDIを導入がもたらす３つのメリット
EDIが社内基準になり業務効率化が図れる
EDIの導入前でよくある事例として、発注書は営業担当が作成、出荷指示は在庫管理担当が作成、請求書は経理担当が作成等のように、それぞれ担当部署が違うケースがあります。
この場合は、はじめのうちは各部署間で足並みをそろえていても、時間がたつにつれて、それぞれ独自の手法が加わり、部署間の情報の受渡しに手間がかかることが多いです。
EDIを導入することで、EDIが社内の基準になるため、データの受渡し時にフォーマットを変換する等の作業が不要となります。
ミスが減り顧客からの企業への信頼が上がる
EDI導入前は、発注書から出荷指示、請求までアナログで処理を進めていたため伝達ミスや担当者によるシステムへの入力ミス等が発生していました。
EDIを導入することで、受注をインターネット上を通じてデータで受領し、そのあとの出荷指示や請求書の作成もオンライン上の更新されたデータから作成されます。これにより伝達ミスや入力ミス等が発生しなくなり、取引先企業からの信頼向上やミスの対応にかかる費用の削減等が期待できます。
時代の流れに遅れず競争力向上に繋がる
時代の流れは電子化、オンライン化へと向かっていて、これは企業でも同じです。
小売り・卸売りでもEDIを標準対応としている企業が増えています。そうした企業からはEDIで注文対応してもらえないことで、発注担当者の業務や納品確認・請求金額の確認がアナログで手間がかかる等、費用や労力が余計にかかってしまい避けられてしまうこともあるでしょう。EDIを導入することで、こうした時代の流れに遅れず、企業間の競争に後れを取らずに先行していける効果が期待できます。
>>冷凍・冷蔵倉庫物流代行サービスならAPI連携も可能なオープンロジが便利です。
物流業務にEDIを導入時におさえておきたい注意点
取引先も導入しているかを確認
EDIを活用するためには、取引先もEDIシステムを導入している必要があります。
ある程度の規模の企業になると取引先も膨大になります。すべての取引先にEDIシステムの導入が難しい場合は、主要取引先や発注処理・請求処理が煩雑な取引先を優先的に、EDI対応させていく方がスマートに移行でき、EDIによる恩恵も大きいです。
また、取引先のEDI導入状況を確認する際、すべての取引先の確認が難しい場合は、主要取引先等優先順位をつけて確認するとスムーズに進められるといわれています。
システムトラブルによる業務停滞リスク
システムを導入する時に必ずついて回る問題が、システムトラブルではないでしょうか。
アナログの最大の強みがシステムや通信不具合等の影響を受けにくいという点です。
システムトラブルのリスクに対しては、バックアップ体制やシステムトラブル発生時の業務フローを整備する等してリスク回避するのが一般的な対策となります。
また、システム自体の信頼性や、運用業者の信頼性が高いものを選ぶというのも、リスク回避のために重要です。
EDIシステム利用部署への教育体制を構築
EDIを導入する時は、はじめは社内の従業員へ教育する必要があります。
EDIシステムは、あらゆる商取引に関連するシステムですから、しっかりとシステム利用部署へ教育や研修を受けさせてから運用することがトラブル回避には重要です。
また、必要に応じて利用部署だけではなく、システムを管轄する部署へもEDIシステムの運用について教育を受けさせるとよいでしょう。
EDIツールの導入にかかる利用料と選ぶ際のポイント
導入にかかる基本的な料金の目安を確認しよう
EDIの導入には、システムの導入費用、利用料、データの移行費用等が発生することが多いです。
どれもシステムによって差があるので各社見積もりを取って比較しましょう。
例えば導入初期費用は、数十万円～数百万円のシステムもあれば初期費用0円のシステムもあります。
月額利用料も数万円～数十万円と幅が広いです。
自社にあったプランを選ぶようにしましょう。
データ移行の費用は、移行するデータ量によって金額が変動するシステムが多いので、どのくらいの量を移行する予定なのか確認して見積もりを取るとスマートでしょう。
料金だけでなく実績や品質等総合的にチェックしよう
EDIシステムは商取引のあらゆる場面に関わるシステムです。信頼性と品質は必須条件と言えます。
サービスの品質は、24時間365日サービス提供体制が整っているか、監視体制がしっかりしているか等、確認するようにしましょう。
また、EDIは業界の知識や特殊なノウハウを必要とします。
物流業界での導入実績がしっかりとあるシステムを選ぶようにしましょう。
物流業界のEDI導入事例
某卸売業者：情報を統一化して業務の効率化を実現
卸売業者のEDI導入事例を紹介します。
背景として、取引先が数百と多く、受注担当者の業務負荷が大きかった。
特にFAX等での注文が多く、納期や商品情報の確認等の問い合わせ対応にリソースを割かれていた。
WEB-EDIを導入したことでデータの連携ができ、ひとつの窓口でトータルサポートできるようになった。
自社と取引先との間でデータ連携でき、問い合わせ業務等の削減に繋がった。
某販売業者：取引業務係るリソースを低減
もうひとつ、販売業者でのEDI導入事例を紹介します。
背景は、受注業務がメール主体で、注文や請求等の情報を自社のシステムへ手入力で登録し、証憑類はスキャナと原本を保存管理していた。特に、締日間際の納品時にミスが発生したときは、その対応と手入力による修正に時間がかかり期ずれ等の問題が発生していた。
EDIシステムを導入したことで、取引データの電子化が実現し、自社システムへの入力や郵送、原本管理等の業務が効率化し、期ずれ等の問題も解消した。
EDI導入で今後は物流業界が主導権を握る可能性も？
物流業界では、人手不足が常に課題となっており、EDIシステムの導入で各種情報の転記や確認の業務を効率化でき、人手不足解消に期待されています。
また、EDIシステムは、物流企業のEDIシステムに顧客が合わせる必要があるので、物流企業が主導権を握るチャンスです。
物流業界では同一の基準に基づく標準化された、標準EDIシステムがあるので、既に標準EDIを導入してる物流企業と取引のある顧客間のEDI導入はスムーズに進めることができます。
「oneplat」ならEDIよりも導入が楽！
EDIシステムは導入時に取引先が、EDIに対応する必要があり、活用できるかどうかは取引先の対応に委ねられる部分があります。
「oneplat」は各取引先へ専用アカウントを発行し、取引先が「oneplat」へデータ登録します。
つまり取引先にシステムを導入してもらう必要がありません。
「oneplat」ならあらゆるシステムと連携可能
取引先では既に社内システムを使っていて、既存のシステム以外のシステムで受発注を行うと業務が煩雑となり、嫌がられるケースも多いのではないでしょうか。
これはEDI導入時によくある障壁のひとつです。
「oneplat」はあらゆるシステムと連携が可能なので取引先のシステムを変更することなく「oneplat」を活用することが可能です。
取引先だけでなく、自社で使用してる会計システムや銀行データへの変換にも対応しているため、業務効率や経理のリモート化に寄与します。
「oneplat」は、導入サポートが無料
「oneplat」は導入サポートが無料で、サポートが受け放題です。
導入時のサポートが無料なのでシステム入れ替えのハードルが低くなります。
また、取引先や支払いに関連するシステムは、サポートに時間制限があると後から苦労しますが、「oneplat」ならサポートに制限が無いので導入後も安心です。
まとめ
物流業界で課題になっている、人手不足や各種情報の転記ミス、確認の煩雑さ等は、取引先と情報をシームレスに扱えるシステムを導入することで解消可能です。
EDIシステムがその主流ですが、取引先にもシステムの変更を強いる必要があり導入ハードルが高いです。「oneplat」ならこうした導入ハードルの課題をクリアできます。
貴重な人材リソースを浪費せずにうまくシステムを活用し、業界での競争力を高めましょう。
