請求書の送付状はどう書くの?役割と書き方をサンプル付きで解説!

取引先に郵送やFAXで書類等を受け取った時、送付状が同封されているのを見たことがある方は多いのではないでしょうか。 ビジネスの上では、契約書であっても請求書であっても、「送付状」を添付して送るのが一般的になっています。 送付状とは、送付する書類についての概要を記した書面を指しますが、その役割はいったいどのようなものなのでしょうか。 この記事では「請求書」に特化して、送付状の役割と書き方について解説していきます。 目次 1 送付状とは?2 送付状の役割とは?2.1 挨拶2.2 通知2.3 補足説明3 送付状に記載すべき内容とは?4 請求書と送付状の送り方4.1 ①郵送する場合4.2 ➁電子メールで送る場合4.3 ③FAXで送る場合5 送付状の記載例5.1 【郵送で送る場合の送付状の例】5.1.1 ■かなりシンプルな送付状5.1.2 ■シンプルな送付状5.1.3 ■標準的な送付状5.1.4 ■再請求書の送付状(期日までに振込が確認できなかった場合)5.2 【メールで送る場合の送付状の例】5.2.1 ■例①5.2.2 ■例②6 納品書・請求書の発行は電子化がおすすめ!6.1 業務が効率的になる6.2 ミスを気にしなくてよい6.3 コスト削減7 納品書・請求書の電子化には「oneplat」8 まとめ 送付状とは? まず送付状とは、契約書や請求書等の書類を郵送する際に同封したり、FAXを送信する際に一枚目に送る書面のことを言います。 主な役割としては、郵送またはFAXした書類の概要を記載し、相手に伝えるということです。 例えば請求書の場合は、封筒の中に請求書だけが一枚入っている状況を想像してみてください。 「なんでお金を請求されているの?何を買った時のもの?」と混乱してしまいませんか? また例え購入した記憶はあったとしても、請求書だけが突然送られてきたら、本当に取引先から送られて来たのか不安になるかもしれませんし、詐欺なんじゃ…と疑ってしまうこともあるかもしれません。 こういった事態を防ぐためにも、送付したのがどのような書類で、何枚あるのか等を送付状に記載して同封するのがビジネス上のマナーなのです。 送付状の役割とは? 送付状で相手に伝える主な項目は以下の3点です。 挨拶 通知 補足説明 それぞれの項目の役割についてもう少し詳しく見ていきましょう。 挨拶  必ずしも

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oneplus編集部

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