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請求書の作成の作成においては細かなルールが多く、取引先によってもフォーマットが異なることがあるため、すべてを正確に把握できているという担当者はそう多くないのではないでしょうか。ルールを見落としたまま請求書を発行してしまうと、取引先との信頼を損ねる原因にもなりかねません。
特に近年では、インボイス制度や電子帳簿保存法など、新たな制度にも対応する必要が出てきています。
本記事では、請求書を作成する際に意識しておきたいポイントを解説します。また、ミスを防ぎつつ作業の手間を減らせるテンプレートもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
請求書とは？
請求書の存在については知っているものの、概要についてはしっかりと理解していない方もいるのではないでしょうか。
請求書とは、仕事を行う上で発生した対価を、取引先に支払ってもらうために発行する文書のことを指します。
請求書の発行は法律で義務となっているわけではないため、発行しなくても問題ありません。しかし、請求書がないと様々なトラブルや困りごとを引き起こす可能性があります。
例えば仕事を行った側が、請求書を発行せず口頭で代金を伝えたとします。
この際、支払う側が期日を過ぎても一向に代金を支払わず、後から「代金は請求されなかった」と主張したらどうなるでしょうか。
この場合は、仕事を行った側が代金を請求した証拠が何もないため、支払う側の虚偽の主張が通ってしまうリスクが出てきます。
トラブルを避け、互いが安心して取引を終えるためには、請求書を発行することが必要不可欠となるのです。
とはいえ、取引のたびに請求書を発行するのはやや面倒だと感じている方も多いのではないでしょうか。
また、請求書には記載項目や保存に関するルールがあり、これらを正しく理解していないとトラブルや手戻りの原因になってしまいます。
取引先とのやり取りをスムーズに進め、信頼関係を損なわないためにも、請求書は適切に管理することが大切です。
そこで次の章では、請求書を作成するうえで知っておきたいポイントを解説していきます。
請求書作成の上で知っておきたいポイント
以下からは、請求書を作成する方が知っておきたいポイントについて解説します。
請求書にはどんなことを書いたらいい？
請求書を作成する際は、以下の項目を網羅する必要があります。
- 書類を作成した者の氏名もしくは名称
- 書類を受け取る者の氏名もしくは名称
- 請求書を発行した年月日
- 取引の内容
- 取引金額（税込）
必須項目は上記の通りですが、場合によっては以下の項目を追加で用意する必要もあります。
以下項目を取り入れることで、より柔軟に取引先のルールに対応可能となったり、請求書の管理がしやすくなるメリットが生じます。
請求書番号
請求書番号を連番で振っておくことで、後からチェックする際に順番がわかり、見やすくなります。
振込みしてもらう口座情報
現金取引であれば必要ありませんが、請求書の情報をもとに振込んでもらう形での支払であれば、ほとんどの場合は必須となります。
大事な情報であるため、誤りがないよう特に注意して記入しましょう。
振込手数料について
口座振込で払ってもらう際は、振込手数料はどちらが支払うのかについての記載を行うようにしましょう。
なお振込手数料は、特別な契約を行っていない限り、原則代金を支払う側が負担することになります。
支払期限
支払期限がないと、仕事を行った側は「いつごろ支払われるのか」と不安を抱えるリスクが出てきます。また、万が一一向に支払われなかった場合も、期限を設けていないと「いつまで待ったら催促して良いのか」と悩んでしまうことに繋がるでしょう。
支払期限を記載することで、未払いを防げて安心できます。
取引先にとっても支払のスケジュールを立てやすくなるので、双方のために支払期限を設けることをおすすめします。
印鑑
印鑑の押印は法律上では義務付けられていないため、基本的には不要です。なお取引先によっては、請求書の偽造や改ざんを防ぐために押印を義務付けているケースもあります。取引先のルールに応じて押すようにしましょう。
請求書の保存義務について
請求書には、一定期間保存しておかねばならないという義務があります。
以下では、請求書の保存義務について解説します。
請求書の保存期間は？
請求書の保存期間は、法人の場合と個人事業主の場合とで異なります。
法人の場合は、原則7年間保存する必要があります。
一方で個人事業主の場合は、白色申告・青色申告どちらの場合も原則5年間保存することが必須となります。
また、保存する請求書は必ず原本である必要があり、コピーであってはならないことにもご注意ください。
コピーだと、請求書を偽造する等の不正が起きる可能性があるためです。
ちなみにこちらの保存期間の義務が適用されるのは、請求書を受け取った側です。
請求書を発行した側は控えを保存しておかなければならない？
先ほど「請求書の保存期間が適用されるのは請求書を受け取った側」だと説明しましたが、逆に請求書を発行した側に控えの保存義務はあるのでしょうか。
結論から言うと、請求書の控えを発行した場合はその控えに保存義務が生じます。
しかし、請求書控えには発行義務がありません。つまり請求書の控えを発行していない企業や個人事業主であれば、控えを用意して保存する必要はないということになります。
ちなみに請求書の控えの保存期間も、請求書同様に法人は原則7年間、個人事業主は原則5年間となります。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、請求書などの帳簿類をデータで保存する際のルールを定めた法律です。
単にデータを保管するだけでは不十分で、いくつかの条件を満たす必要があります。例えば、真実性を確保するためには「タイムスタンプ付きの書類を受け取る」「受領後すぐにタイムスタンプを付ける」「修正履歴が残るシステムで保存する」「訂正や削除を防止する事務処理規定を整備する」のいずれかに対応する必要があります。
電子帳簿保存法は、発行側・受領側のどちらにとってもルールの理解が欠かせません。詳しい保存要件や対応方法については、以下の記事をご参照ください。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
インボイス制度
インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除に関する新しい制度です。取引先が控除を受けるためには、「適格請求書（インボイス）」と呼ばれる要件を満たした請求書を受け取る必要があります。
- 発行者の氏名または企業名
- 商品・サービスの提供日
- 取引内容の詳細
- 適用税率
- 各税率ごとの税込・税抜金額
- 各税率の消費税額
- 購入者の氏名または企業名
- 登録番号
情報が一つでも欠けていると、インボイスとして無効となってしまいます。取引先に迷惑をかけないためにも、制度を理解したうえで請求書を作成しましょう。
詳細については、以下の関連記事をご確認ください。
【関連記事】インボイス制度を発行するには登録が必要！ 期限や手続きを解説
請求書テンプレートを使用しよう
請求書を作成するのが面倒に感じる方や、正しい請求書を作成できるか不安な方は、請求書のテンプレートを使用することをおすすめします。
テンプレートを用いることで、必要事項の記入漏れ等のミスを防げるほか、作成にかかる時間のロスも防止できます。
以下からは、おすすめの請求書テンプレートを紹介していきます。
請求書テンプレート1：Microsoft提供のシンプルな請求書
Microsoftが提供している、非常にシンプルで汎用性の高い請求書テンプレートです。
ファイル形式は直感的に使用しやすいWordとなっているため、Excelの使用に慣れていない方でも安心して利用できるでしょう。
右上には、会社のロゴを入れるスペースも用意されています。
請求書番号を記載する欄もあるため、管理のしやすさにも長けています。
請求書テンプレート2：見やすく使いやすい請求書
シンプルで実用性に優れた、bizocean（ビズオーシャン）の請求書テンプレートです。
捺印欄が2つ用意されているため、担当者と上長の2人が押印できる設計となっています。
品名や単価を記入する欄は青と白が交互になっており、書き間違いや見間違いをしにくい親切なデザインとなっています。
リンクはこちら
https://www.bizocean.jp/doc/detail/102724/
請求書テンプレート3：Excel・Wordなしで作れる請求書
請求書のほとんどは、ExcelやWord等のソフトを用いて作成されます。
また、テンプレートをダウンロードしても、編集はExcelやWordで開かなければ行えないケースがほとんどです。
ExcelやWordを持っていない・使い方がわからないという方におすすめなのが、こちらの請求書テンプレートです。
当テンプレートは、ブラウザ上でPDFを作成できるため、ソフトを使用しなくても簡単に作成が可能です。
パソコンだけでなくスマートフォンからでも利用できるため、出先等でも気軽に作成できるでしょう。
新規会員登録の必要もなく、無料で利用可能な点も強みのひとつです。
リンクはこちら
https://labelmake.jp/blog/create-invoice-using-template/
まとめ
請求書の発行に法的義務はありませんが、トラブルを防ぐためにもできる限り発行することをおすすめします。
テンプレートを使用することで、正確性の高い請求書をよりスピーディに作成できるようになります。
テンプレートを使用する際は、自分が必要な情報が記載されたものを選ぶようにしましょう。
効率的に請求書を管理したい方はoneplatがおすすめ
oneplatは、納品書や請求書をデータの形で受け取れるサービスです。
oneplatを導入することで、仕訳入力の時間が削減されたり、データの自動入力・自動取り込みが実現したりと、業務を行う上での様々な手間が解消されます。
テンプレートを使用して請求書を作成するように、業務を行う上ではあらゆる面で効率化を図り、生産性を上昇させていくことが欠かせません。
さらなる業務の効率化を行い、本当に必要な業務に時間を割きたい方は、是非oneplatの導入をご検討ください。
