【納品書の書き方は？】納品書に関する基礎知識を詳しく解説

納品書は、取引内容や金額を明確に記録し、請求や入金を円滑に進めるための書類です。しかし、作成や管理のやり方が適切でないと手間やミスが増え、業務効率の低下を招きます。

本記事では、納品書の役割と正しい書き方、効率的に管理する方法を解説します。あわせて、紙の納品書が抱える課題と、それを解決する方法として電子化のメリットもまとめました。納品書管理を見直したいご担当者様は、是非最後までご覧ください。

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納品書とは？

納品書は、商品やサービスが納品された際に発行される書類です。納品書を発行することによって、納品が完了したことの証明になります。

見積書と納品書の内容は、基本的に同でなければなりません。そのため、見積書と納品書を見比べることによって、納品された商品に間違いがないかを確認することも可能です。

納品書の役割

納品書の役割は大きく分けて以下のようなものがあります。

• 納品された商品のチェック、証明
• 安心感のある取引を可能にする

ひとつずつ解説します。

納品された商品のチェック、証明

納品書を発行することによって、納品された商品に間違いがないかチェックすることが可能です。納品する商品は、基本的に見積書の内容と一致しなければなりません。そのため、見積書と納品書の内容を比較することで、納品された商品に間違いがないか確認することができます。

安心感のある取引を可能にする

納品書を発行することによって、発注者が安心して取引を進めることが可能になります。

発注してから納品するまでの期間が空く場合は、商品と一緒に納品書を送付することで、発注した内容を確認することができます。

納品書の請求書や領収書との違いは？

納品書と混同しやすい書類に、請求書や領収書、見積書があります。

請求書、領収書、見積書、納品書はいずれも取引の際に必要となる書類です。

請求書、領収書、見積書はどのような書類なのでしょうか。

ここでは、納品書と混同しやすい書類について解説します。

納品書と請求書の違い

請求書とは、商品を納品した後にその代金を請求するための書類です。

商品やサービスの金額と、その支払期限等が記載されており、期限までに発注者に支払を促します。

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納品書と領収書の違い

領収書は、代金を受け取った際に発行する書類で、代金を受け取ったこと、または代金を支払ったことを証明するという役割があります。

商品を提供した側は領収書を発行することで、代金を受け取ったことを証明することが可能です。一方で、商品を購入し代金を支払った側も、代金を支払ったことの証明が可能になります。

【関連記事】納品書は領収書の代わりとして使える？役割の違いや代用方法について解説

納品書と見積書の違い

見積書は、発注された商品がどれくらいの金額になるか等の見積もりを記載した書類です。

見積書を発行することによって、発注者は発注する商品の数量や種類等を検討しやすくなります。また、納品書と比較することによってミスを減らし、トラブルを減らす効果もあります。

【関連記事】見積書・請求書・納品書・領収書の違いを解説｜違いは取引での役割

各書類の発行の流れ

ここまで請求書や領収書、見積書はどのような書類なのかをご紹介しました。

いずれの書類も取引の中で使用する書類なので混同しやすいですが、それぞれ発行するタイミングや役割も異なっています。

それぞれの書類が取引の中のどのタイミングで使用されるかの流れをまとめるとこうなります。

①発注者に「見積書」を発行し、発注者は商品の数量や金額等を確認し発注を行う。

②発注された商品を納品し、「納品書」を送付する。発注者は「納品書」を見て納品された商品に間違いがないか確認する。

③発注者に対して「請求書」を送付し、商品の代金を支払うよう促す。発注者は「請求書」に記載された支払期限までに代金を支払う。

④代金が支払われたら、代金を受け取った証明として「領収書」を発行する。発注者は「領収書」を受け取ることで、代金を支払った証明にもなる。

このような流れになります。

一見あまり違いがないように見える書類も、役割や使用するタイミングはそれぞれ異なります。取引の流れと合わせて、それぞれの書類の違いをしっかりと理解しするようにしましょう。そして、状況に合わせて適切な書類を使用することが円滑な取引に繋がります。

納品書の書き方

取引を行う際に大切な書類となる納品書ですが、いざ納品書を書くとなるとどうしたらいいかわからないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは納品書の書き方をご紹介します。

納品書に記載するべき項目は以下の通りです。

• 書類名
• 日付
• 発注者（相手）の名前や会社名
• 自分の情報
• 商品（サービス）の名前等
• 金額

ひとつずつ解説します。

書類名

書類名として「納品書」と記載します。

なんの書類なのかわかりやすいように、大きくしっかりと書きましょう。

日付

納品書に書く日付は、商品が相手に到着する日付を記載します。

配送等の関係で、いつ相手方に商品が到着するかわからない場合は、出荷日を記載することもあります。

発注者（相手）の名前や会社名

発注した人の名前を記載します。発注した人とは、納品書を受け取る人の名前です。

個人の名前ではなく、納品書を受け取る側の会社名を記載する場合もあります。

発行元（自社）の情報

自社の情報は、できるだけわかりやすく詳細に書くようにしましょう。

名前だけでなく、会社名、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先も合わせて記載します。

また、これらの情報と一緒に社印も忘れずに押印しましょう。社印は住所や連絡先を書いた右下に少し被るように押印します。

商品（サービス）の名前等

商品の名前は、発注者にわかりやすいように、品目ごとに分けて記載する等の工夫をしましょう。

商品の名前だけでなく、数量も忘れずに記載します。

金額

金額に関しては、間違いがあるとトラブルの元となってしまうケースも多くあるのでしっかりと注意して書くようにしましょう。

金額を書くポイントは、単価や小計、小計と消費税を合わせた合計を詳細に書くことです。合計金額は特にわかりやすくなるように、はっきりと大きく書きましょう。

また、金額のはじめに「￥」をつける、末尾に「−」をつける、３桁ごとに「，」をつけることを徹底するようにしましょう。

金額の書き方に関するルールは多いので、まとめると以下のようになります。

• 金額のはじめに「￥」をつける
• 金額の末尾に「−」をつける
• ３桁ごとに「，」をつける
• 合計金額がわかりやすいように大きく書く

納品書を作成する際の注意点

ここからは、納品書を作成する際に注意すべきポイントをご紹介します。

収入印紙が必要な場合あり

納品書に収入印紙を貼る必要はありません。

ただし「納品書兼領収書」として発行し、合計金額が5万円以上（税込）の場合には課税対象となります。課税文書に収入印紙を貼らないと、印紙税法20条に基づき過怠税や罰金を科されることがあります。

※電子発行の「納品書兼領収書」は印紙税法上の文書に当たらないため、収入印紙は不要です。

再発行時に納品日を変更しない

紛失や記載ミスなどで再発行する際も、最初に発行したものと同じ納品日を記載しましょう。

納品日を変更してしまうと「商品を引き渡した日」が分からなくなり、請求書や発注書との整合性が取れなくなるかもしれません。

納品書の管理

納品書は発行した後も管理を行う必要があります。

納品書は税法では7年、会社法では10年保管するよう義務付けられています。個人事業主の場合でも5年の保管が必要です。この期間が過ぎれば納品書を破棄しても問題ありませんが、もしこの期間内に紛失してしまうと、納税金額を再計算されてしまう場合もあるので注意が必要です。

そのため、納品書はただ発行したり、受け取るだけでなく、その後もしっかりと管理する必要があるのです。7年や10年となると、納品書の数も膨大となり、データで管理する場合もかなりの労力が必要となるでしょう。

ここでは効率の良い納品書の管理の仕方についてご紹介します。

ファイリングして保管する

納品書を紙媒体で管理する場合はファイリングして保管するのがおすすめです。

ファイリングは年度別に行うか、取引先別に行うと管理しやすいでしょう。後から必要な納品書を探す際に見つけやすいようにルールを作ってファイリングするのがポイントです。

紙媒体でファイリングして保管するメリットは、パソコン等を操作できなくても納品書を管理できる点があるでしょう。一方でデメリットとして、数年分の納品書を保管するとなると納品書の枚数も膨大になるので、多くのスペースを取る点があります。

データで管理する

基本的には納品書等の証ひょう書類は紙で保管することが定められていますが、管轄の税務署で承認を受ければ、データでの管理が可能となります。紙媒体でなく、データで納品書を管理する場合は、スキャン等で納品書を電子化し、PDF等のデータをファイルに分けて管理します。

ファイル名を取引先に設定してデータを分けたり、日付ごとに整理したり、わかりやすく保管することが重要です。

紙媒体で保管すると多くのスペースを取りますが、データで保管する場合はその心配はありません。一方で、USBメモリやSDカードで管理している場合は紛失してしまうとすべてのデータをなくしてしまったり、情報漏洩のリスクもあります。

紙の納品書管理における課題

納品書を紙で管理する際には多くの手間が伴い、業務全体のスピードを損ないやすいのが実情です。以下に、主な課題をまとめました。

発行作業に時間を取られる

紙の納品書は、印刷や封入、宛名書きといった手作業が求められます。承認や押印の工程が加わる場合には処理が滞り、発行が完了するまでに想定以上の時間を奪われることも少なくありません。

さらに、内容に誤りが見つかれば最初からやり直しとなり、余計な手間を強いられます。

郵送にコストがかさむ

納品書を紙で発行するたびに、用紙代やインク代、切手代、封筒代が発生します。1回あたりの金額は小さくとも、年間では無視できない金額となるでしょう。

【関連記事】【2024年10月実施】郵便料金の値上げ内容を解説｜納品書・請求書郵送への影響とコスト削減方法をご紹介

保管や検索が非効率

紙の納品書は、発行後にファイルやキャビネットで保管することとなります。取引件数が増えるほど書類は膨大になり、整理に時間が取られるでしょう。

また、過去の情報を参照する際は一枚ずつ確認しなければなりません。さらに、別拠点で保管している場合は取り寄せが必要となり、対応までに余計な時間がかかります。

破損や紛失のリスクが高い

紙媒体である以上、長期保管中にインクが薄れたり、湿気や日焼けで劣化したりするケースも考えられます。

また、書類の差し替えや整理の過程で誤って廃棄してしまうケースもあります。郵送中の事故や配達先での取り違えなど、外部要因による紛失リスクも無視できません。

納品書・請求書の電子化を取り入れるメリット

納品書・請求書を電子化するメリットはいくつかありますが、多く挙げられるのは「コストを削減することができる」、「リモートワークが可能となる」、「紛失のリスクの軽減」、「環境問題に対する配慮が可能となる」の4点です。

ひとつずつ、解説します。

コストを削減することができる

納品書・請求書を電子化することで、書類に関するコストの削減が可能です。

まず、紙代やインク代、印刷代、ファイル代等のコストがかからなくなります。そして、納品書・請求書を郵送する際の郵便代や封筒代も不要になります。

こういったコストは単品だとあまり高くないように感じます。しかし積み重なると大きな額になるので、積極的に削減していきたいところです。

リモートワークが可能になる

近年、働き方の多様化が進みリモートワークを取り入れる動きが急速に進んでいます。

納品書・請求書の電子化を行うと出社して書類を直接やり取りする必要がなくなり、リモートワークが可能になります。

様々な働き方に対応することが可能となるので、他社とのやり取りがスムーズになったり、多様な働き方が重視される場合は魅力的な会社として評価が上がることもあるでしょう。

【関連記事】経理業務のDX推進で人材課題を解決！従業員と企業の成長につながる方法を解説

紛失等のリスクの軽減

基本的に、取引に関する書類には保管期間があります。

取引に関するトラブル等で納品書・請求書の内容を確認する必要があったり、税務調査で書類が必要となったりすることも少なからずあるでしょう。そういったときのために、わかりやすく管理することが大切です。

しかし、この保管の作業をアナログでしようとすると時間と手間が必要となり、かなりの労力を費やします。

また、管理する中で納品書・請求書を紛失してしまうこともあるかもしれません。そうなってしまうと、書類に記載された顧客に関する情報や商品の代金等の情報が流出してしまう恐れもあるので、細心の注意が必要です。

納品書・請求書を電子化して管理することで、こういった保管に関する労力を大きく軽減できるだけでなく、紛失するリスクもなくなります。

環境問題に対する配慮

納品書・請求書を電子化することで紙やインク等の多くの資材の節約に繋がります。

企業全体で電子化に取り組むことで、「環境問題に対して配慮した企業である」という姿勢を表すことも可能でしょう。

近年、SDGs（持続可能な開発目標）にも注目が集まっているので、積極的にペーパーレス化を進めて環境問題に対する前向きな姿勢をアピールしましょう。

納品書・請求書電子化サービスの選び方

ここまで納品書・請求書の電子化サービスを取り入れるメリットを解説してきましたが、実際に導入しようと検討したけど、どうやってシステムを選べば良いかわからない、どのようなシステムがオススメなのかわからない、という方もいるのではないでしょうか。

「納品書・請求書を電子化したい」と思った時に、チェックすべき点は以下の点が挙げられます。

まず、「ニーズに対応した機能が揃っているか」という点です。そして「操作方法がわかりやすいか」、「継続して利用できそうか」という点も重視しましょう。

ひとつずつ、解説します。

ニーズに対応した機能が揃っているか

まず、自社が必要としているサービスがどういったものなのか、どういった機能が必要なのかといった自社のニーズをよく検討しましょう。

それぞれのサービスによっての特徴や可能な作業が違うので、どういった部分が強みなのかをよくリサーチし、自社のニーズに合ったサービスを導入することが大切です。

oneplatの場合は、納品書・請求書を電子化することができるという大きなメリットがあります。

操作方法がわかりやすいか

システムを導入するのにはとても労力がかかります。そのため、導入サポートがついているサービスを選択することが重要です。

せっかくシステムを導入したのに操作方法が複雑でわからないといった場合もあるでしょう。操作が複雑でわかりにくく、扱うことができないとなってしまっては元も子もありません。

そのため、操作のサポートを行ってくれるサービスの有無や、チュートリアル機能の有無等も必ずチェックしましょう。

oneplatでは、導入に関する様々なサポートがあり、取引先の情報の登録、会計システムの登録まで行ってくれます。

oneplatでは、以下の導入サポートがついてきます。

• 登録フォームの入力や必要書類の添付作業をサポート
• 取引先の登録作業をサポート
• 取引先との打ち合わせをサポート
  ※必要に応じて説明会も行う
• 会計システムを確認して、会計システム情報の登録作業をサポート
• 取引先が登録した納品データの承認作業をサポート
• oneplatへの支払データ登録作業をサポート
• 取引先から受け取った請求書の承認作業をサポート
• 総合振込データ作成作業をサポート

上記のサポートは、アカウント発行から90日間有効です。これだけ多くのサポートがあれば、安心して作業を進められます。

また、操作に迷ったときのためのチュートリアル機能もついているので、パソコンが苦手な方も安心です。

継続して利用できそうか

納品書・請求書の電子化サービスを選ぶ際には、利用し続けられるコストなのかどうか確認しておきましょう。予算をオーバーしてしまうと、継続して利用し続けることが難しくなってしまうからです。仮に継続できなくなり他社に乗り換える手間を考えると、はじめから余裕を持って続けやすいコストを重視しておくことが大切です。

oneplatは、初期導入費用0円・請求書発行の電子化は月額料金22,000円(税込)で利用可能です。

また、納品書から電子発行する場合でも、月額33,000円（税込）で利用することができます。

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納品書・請求書の作成・管理ならoneplat

今回の記事では、納品書の作成の仕方や役割等の基礎知識について解説しました。

納品書を目にしたことはあるけれど、細かい知識までわからなかったという方も、ビジネス上の取引の際には必要となる知識なのでしっかりと抑えるようにしましょう。

納品書・請求書の作成、管理は手間がかかるからこそ、電子化するメリットはとても大きいと言えます。電子化することで、大幅にコストの削減やリスクの軽減等のメリットを得ることができます。

システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。

納品書・請求書の作成、管理を効率良くするためにも、電子化を検討してみてはいかがでしょうか。