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企業間の取引において、商品やサービスに対して値引きを実施する場面が出てくるかと思います。その理由は、お互いの手間を省くためや大量購入、相互トラブル等様々です。しかし、納品書の表記方法に関する厳密な決まりは存在していません。
そのため、どのような処理をしたらよいかわからないということも出てくるでしょう。本記事では、値引きが発生したときの納品書の書き方や、作成時の注意点、どのような場面で発生するか等について解説していきます。
納品書や請求書の値引き記載方法を解説！
品目名や金額表示の仕方に明確な決まりはありません。しかし、取引先が納品書を確認したときに減額やその理由がわかりやすいように、明記する必要があります。なぜなら、減額内容や理由がわかりづらいとトラブルの原因にも繋がるからです。
それでは、値引きが発生した場合の納品書の書き方を見ていきましょう。
①値引き金額の前には「▲」「-」をつける
品目名は「値引き」や「相殺」として、商品やサービスそのものではないことがわかるようにします。金額欄はマイナスであることがわかるような表記の仕方をしましょう。わかりやすいのは、金額の先頭に「▲」「-」を付けてほかの金額と区別がつくようにする方法です。
また、この表記は改ざん防止の役割もあります。金額はカンマ（，）で区切ることでも改ざんを防止できます。
値引きの記号は決まっていないが一般的には上記を使用
厳密に定められた決まりではありませんが、一般的に上記の表記方法が浸透しているようです。独自の表記が決められている企業もあると思いますが、取引先によっては意図がわからない恐れがあります。
長く取引を続けている企業との間であれば認識してもらえますが、新しく取引をはじめる企業との間では表記の意図が伝わらず、認識の食い違いが発生することもあるでしょう。そういったトラブルを避けるためにも、一般的に浸透している表記方法を利用する方が良いと言えます。
②値引き金額は対象品目の下段に記載
基本的には対象商品やサービスの下の項目に品目名を「値引き」や「相殺」として表記します。対象の商品やサービスのすぐ下に追加することで、どの項目に対する表記なのかがわかりやすくなります。
複数の品目名が一枚の納品書に表記されている場合は、対象品目を間違えないよう特に気を付けましょう。
③備考欄には値引きの事由を記載
金額の表記だけではなく、なぜ減額が行われたのかも表記しましょう。取引先が検品する際に、減額された金額だけの表記では、それが正しいのか誤りなのかが判断できません。
そこから問い合わせが必要になれば、手間を増やしてしまいます。取引先がスムーズに確認できるように、そして認識の食い違いを生まないためにも理由を明記しましょう。
納品書等の値引きはどんな時に起こる？
書き方がわかったところで、どのような場面で必要になるか見ていきましょう。取引をスムーズに行うためや、相互のトラブルを防ぐためにも利用されますので、しっかり把握しておきましょう。
不良品等のクレームによる値引き
不良品や納品内容の間違い、数量の間違い等が起こってしまったとき、クレームに発展してしまうこともあるでしょう。その時に売り手企業は、商品の返品や交換対応だけではなく、値引きで対応することもあります。
特に、大きな不具合ではなかった場合に要求されることが多いようです。また、納品書の理由には自社での不備があったことをしっかり明記し、さらなるトラブルに発展することを防ぎましょう。
まとめて購入したための値引き
同じ商品やサービスをまとめて大量に購入するときに適用されることがあります。一つ一つ違う種類のものを作るより、同じものをまとめて作ると手間が省けて、工程もスムーズに進むでしょう。また、生産コストが安く済むのでまとめて購入を依頼された場合は、値引きが可能になります。
買掛金との相殺
企業の相互の取引において、未払いの買掛金を売掛金と帳消しにするために行われることもあります。これにより、お互いに入出金の手間を減らすことが可能です。例えば、返品による返金対応が必要な場合は、両者の合意のもと新しく行われた取引時に、新たに購入する分の金額で返金分の金額を帳消しにすることがあります。
納品書の値引き記載時の注意点を紹介
基本的な表記方法については既に説明しましたが、ほかにも注意してほしい点が2つあります。計算間違いや対象の間違いはトラブルに繋がりかねません。ここで紹介する2つの注意点をしっかり覚えて、ミスを防ぎましょう。
消費税等の税率に注意
値引き前に消費税を計算するのと、値引き後に消費税を計算するのとでは金額に違いが出てしまいます。消費税は値引き後の金額にかかります。
そのため、値引き後の金額から消費税を計算しましょう。これが一般的なやり方であるため、様々な企業と取引している場合も活用できます。また、先に消費税を出してから値引きするには、売上時に税抜き価格を求めたり、端数処理をしたりと手間が増えるのでおすすめしません。
値引き対象を再度チェック
複数の商品やサービスを一つの納品書にまとめている場合は、対象品目を間違えないようにしましょう。対象ではない商品に対して値引きを表記してしまえば、合計金額が大きく異なってしまいます。
取引先にも迷惑をかけてしまいますし、場合によってはトラブルに発展することもあるでしょう。対象商品やサービスのすぐ下に表記されているか、項目がズレていないか、しっかり確認してこのような人的ミスを防ぎましょう。
参考：会計ソフトによっては値引きの項目がないため注意
取引量が多く納品書や請求書の発行頻度が高い企業では、会計ソフトを利用して書類作成を行っていることもあるのではないでしょうか。効率を上げて社員の負担を軽減させるために役立ちますが、値引きにおいては注意が必要な場合もあります。
実は、ソフトの種類によっては値引きの項目が実装されていないことがあるのです。せっかくソフトを利用して効率を上げていても、手間が増えてしまう可能性があります。その場合の作成方法については、以下で説明していきます。
値引きの項目がない場合は手入力で作成する
会計ソフトでは項目が実装されていない場合があり、手入力での対応が必要になることもあります。まず、減額分を表記するための項目を手入力で新しく追加します。品目名や単価、数量はソフトの指示に従って通常通り入力しておきましょう。
そして、品目名に手入力で理由を表記します。金額欄には値引き金額を表記し、先頭に「ー」を入力すれば減算処理が行われます。このように、入力作業の手間が増えてしまうことが問題です。処理数が少なければ良いですが、数が多いようであれば項目がある会計ソフトの導入を検討した方が良いでしょう。
納品書の値引きは書き方を知って正しく行おう
納品書における値引きの表記方法には厳密な決まりは存在しません。しかし、一般的に浸透している表記方法を利用することで、相互のトラブルを避けることができます。本記事を通して、基本的な書き方と注意事項について理解を深めておきましょう。
また、会計ソフトも種類によっては手間が増えてしまうことがありますので、導入を検討している場合は、値引きの対応が可能か確認しておくと良いでしょう。
