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経理を担当する方の中には、納品書に記入をするべき中身や送り方に迷われる方、受領した後にどのように管理をするか迷われる方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では納品書の役割や送付側の注意点に加え、受領した後の流れもご説明します。納品書の扱いに悩んでいる方は、是非参考にしてください。
納品書とはどんなものか
納品書とは物やサービスを納めたことを示す書類で、物やサービスを取引先に提供する側がそれらを受け取る側に送ります。
やりとりの内訳やその日時等が明記され、納品の詳細を示す証憑となっているため、その後の支払処理を進めていく上でも重要な書類です。
発行は法律上必須とはなっていませんが、発行をすることでやりとりの流れをより明瞭にしてトラブルを回避する役割があるため、商慣習やマナーとして作成する企業が多いです。
納品書は請求書とどう違うのか
納品書は物・サービスが納められたことを示す書類で、納品の内容については詳細が書かれていますが、支払い義務の内容を示す内容とはなっていません。
一方、請求書は物・サービスを納め終えたことに対して支払い義務があることを示すものとなっており、支払いの内容や支払い期限・支払先・支払い金額等を知らせる目的で発行されます。
一般的には、納品書が作成・送付された後で請求書を作成するケースが多いですが、場合によっては同時に発行されることもあります。
納品書は見積書とどう違うのか
納品書は物・サービスが納められたことを示す書類であるため、それらが納められるタイミングか納められた直後に作成・送付されます。
一方で見積書はこれから納める物・サービスについて齟齬が生じないように事前に内容確認をする書類であるため、実際に納品される前に作成・送付されます。
見積書で内容を確認後、受領側が注文書を発行し、物・サービスが納められた後に納品書が発行される流れが一般的です。
納品書はどんな役割を果たすものか
納品の事実が示されているだけでなく、単価や数量等の内容が載っているため、その後の経理処理をスムーズに正しく進めていくことに役立ちます。また、契約(取引)の証明としても有効です。
商品やサービスの内容が確認できる
単価や数量等の内容が明記されるため、後から振り返る必要が生じた際にも書類を見るだけで正確にやりとりがあった中身を把握できます。
送付することで、請求書の作成や支払いといったその後の経理業務を進める際に参照できるだけでなく、万が一支払い関連でトラブルや不備があった場合にも双方で振り返ることができます。長く保管することで、万が一の事態に備えることができ、より安心してビジネスを展開できるでしょう。
契約（取引）の証明になる
取引の物等は消費するとなくなってしまうものもありますが、残すよう意識することで納品した事実を証明できます。
納品書を保管することで、お互いに内容を明確にできるため、ビジネスの相手としてより信頼感を持ってもらいやすくなるでしょう。発行義務はないため、書類に残さず口頭で済ませることもできますが、証憑として保存することで担当者が代わった際等にも証拠を残せます。
納品書に記入が必須な５項目
①書類製作者の名称または氏名
書類作成者の氏名に加え、齟齬や不備があった場合に連絡が取れるよう、電話番号・住所・部署名等も記載します。また、正式な書類であることの証明として会社の社印や担当者の印鑑を押すケースが多いです。
②取引年月日
納品があった時を明確にするため、正確に年月日を書きます。
商品についてはその到着日、サービスについては契約で定めた内容を履行した日付を掲載するケースが多く、時系列を示す重要な情報です。
③取引内容
納品したものの内容を記載します。商品等で数えられるものの場合、単価や数量も明記することでより内容が明瞭になります。内容の段階では税別の金額を記入するケースが多いです。
④税込みの取引金額
上述③の内容で記入した金額に対して、税率を掛け合わせて消費税を計算し、消費税額と税込の金額を示します。税率は商品や企業等によって異なるため、内容を把握して正しい税率を使用するのが重要です。
⑤取引先の名称または氏名
名称や氏名を書き記します。担当者の元にスムーズに届くよう、部署名まで書くとより親切でしょう。宛先が会社や部署の場合には「御中」、個人の場合には「様」を使用するのがマナーです。
インボイスとして納品書を発行する場合の項目
適格請求書等保存法方式(インボイス方式)として発行する場合には、上記の内容に加えて次のような内容も明記する必要があります。
- インボイス登録番号
- 税率ごとに区分した対価の金額と消費税率
- 税率ごとに区分された消費税の金額
インボイス制度は令和5年10月に施行が予定されており、表記に関してルールが厳しくなり経理作業の増加が予想されています。納品書についても、内容に追加が必要ないか事前に確認し導入を進めると安心です。
納品書の作成に必要なもの
納品書
記載するべき内容が複数あるため、当記事等を参考に書き記す内容を確認し、ミスや失礼のないように心がけます。
送付側はひな形やテンプレートを使用することで、内容やフォーマットを都度考える時間を削減でき、不備を減らすことができます。
手書きで作成することも可能ですが、手間がかかってしまうため、なるべくデジタル機器を使って作成すると効率的でしょう。
封筒
郵送する際には、納品書を封入するための封筒も用意します。
封筒には正しい宛名を書き、正確に届くよう注意が必要です。
また、自社の情報が既に印字されている封筒を使用すれば、都度自社の住所や差出人を書く手間を削減できます。
判子
納品元となる送り手の情報を書く際、差出人情報の右下あたりに判子を押すのが一般的です。
場合によっては発行する担当者の個人の印鑑や部署の印鑑を押すこともありますが、多くの場合は社印を押します。角印を使うか丸印を使うかも会社によってはルールで定められているため、確認しておくと安心でしょう。
納品書作成時の注意点
形式は統一する
作成時には形式を統一することで、作成側にとっては都度考える手間を削減でき、ミスの防止に役立ちます。また、後から見返す際にも形式が統一されていた方が見直しやすく、便利で効率的になるのもメリットです。
受領側にとっても毎回同じフォーマットで送られてくることで確認がしやすくなるというメリットがあります。
取引先から指定された場合はそちらを優先する
作成に当たっては、原則自社で定めている形式を利用しますが、先方から指定があった場合にはそちらを優先するのが一般的です。
先方から指定された場合には、自社のフォーマットと見比べ、足りていない内容がないかを確認し、もし不足があれば確認・交渉してフォーマットを定めるのが一般的な流れとなります。
見積書と請求書の内容との相違はないか確認する
一般的な流れとしては、見積書を発行して双方合意の上、物やサービスが届いた際に納品書を発行。その後請求書を発行という流れになりますが、この3つの書類の間で内容に相違がないことが重要です。
納品書を作成する際には、前に作成している見積書の内容と相違がないかを見比べることで、数量や内容の的確な納品に役立ちます。
納品前に納品書の送付はしない
納品書は物やサービスの納品が完了したことを示す書類のため、実際の納品前に送付をしないよう注意が必要です。
物品と納品書を別々に郵送する場合、先に先方に届いてしまわないように注意し、記載する日付も商品が届く日にちとなるように気をつけると良いでしょう。
納品後、遅すぎる送付はマナー違反
納品書は納品前に送付しないよう注意が必要ですが、一方で届くのが遅すぎることもマナー違反と捉えられます。
請求書等のその後の支払い業務でも参照することが多いため、送付が遅くなりすぎてしまうと適切なタイミングで参照できません。マナーとして、納品と同時か直後に届くように手配することが重要といえます。
【受領側】納品書を受け取った後の対応方法
受領書を発行する
納品書を受領した後は、そこに示されている内容と実際の納品内容が一致しているかを確認した上で、受領書を作成するのが一般的な流れです。
万が一、納められた内容と納品書で証明されている内容に齟齬がある場合には、受領書を作成する前に確認・訂正することで、その後の請求業務をスムーズに進めることができます。
特に決まりがなければ受領メールのみも可
納品元や受領側での社内規定等が特になければ、受領書の作成や送付を省き、受領メールのみを送るという対応も可能です。
受領メールを定期的に送る場合には、テンプレートを用意することでミスなく効率的に業務を進められます。また、後にトラブル等があった場合に証拠となる可能性もあるため、メールはなるべく保存するよう心がけると良いでしょう。
【受領側】納品書の管理方法と問題点
納品書の保存には細かなルールがあって保存期間も長いため、手間やコストがかかるという問題点があります。電子での保存も可能ですが、現状認知が進みきっておらず、導入が進められていない企業もあります。
基本は紙で保存
基本的に証憑を紙で保存している企業が多いですが、紙での保存にはファイリングやラベリング等の手間がかかり、担当者が決算等のコア業務に時間を割けないという問題点があります。
また、後から探す際にも紙の保存だと物理的にファイルを遡っていく必要があり、手間がかかってしまうというのが多くの企業が抱える課題です。
保存期間は税法では7年、会社法では10年
請求書や決算書類等の保存期間は税法で7年・会社法では10年と定められており、納品書もこの期間保存する必要があります。
紙で保存をする場合、保存期間が長いため紙の書類が膨大な量となり、物理的な置き場所に困ってしまう企業が多く、災害や盗難等による紛失・粉飾等のリスクもあります。
保存期間の例
保存期間については、税法で7年の期間が設けられています。書類の作成日でなく事業年度の確定申告の期限から7年を数えることに注意が必要です。
例えば2019年8月に受け取った書類についても、その年の確定申告の期限が2020年5月だった場合、保存期限は2027年5月となります。
このように保存期間の数え方が少し複雑なため、間違えないように注意が必要です。
電子帳簿保存も可能
紙での保存にはコストや手間がかかってしまうため、電子帳簿での保存が便利です。
電子上で保存することで、ファイリングやラベリングの手間を削減でき、保管場所に困ることもなくなるでしょう。また、電子化を進めることでテレワークがしやすくなり、コロナへの対応や人材獲得もスムーズになります。
電子帳簿保存を進めるためには、適したシステムを選ぶ必要があります。以下で納品所の管理を効率化できるおすすめのシステムについて紹介しますので、是非参考にしてください。
納品書の管理を効率化する方法
各社から送付される納品書が手書きのものだったり、フォーマットの揃っていないものだったりすると確認に時間がかかります。oneplatを使うことで、各相手先から送られてくる書類を一元化してはいかがでしょうか。
納品書をはじめとする書類をペーパーレスで一元管理
納品書や請求書等の書類をペーパーレスで管理することで、紙のファイリングや保存にかかる手間を削減し、経理部のテレワークも推進できます。
oneplatを利用することで納品書をデータで受領でき、ペーパーレス化に効果があります。また、oneplatでは納品書はもちろん請求書のデータ受け取りも可能なため、一元管理が可能となります。
納品情報をリアルタイムで管理・記録し、面倒な工数を削減
oneplatを利用することで納品情報をリアルタイムで管理・記録できるため、より精度の高い支払い管理や決算が行えるようになります。
また、oneplatを使用して発行する請求書は、納品データのうち購入者が承認したものだけが自動集計され、納品元から発行されるため、購入者側での突合作業を行う手間も削減できます。
データ自動取り込み・総合振込データ変換で経理業務の効率化
oneplatでは会計システムと連動し、会計仕訳の入力や消し込みを自動で行うため、納品書の受領のみならずその後の会計処理も効率化できます。
また、総合振込データ作成サービスも併用することで、oneplatで承認した請求書を総合振込データとしてダウンロードできるため、振込みにかかる転記や確認の手間も削減していくことができます。
このようにoneplatを使うことで、経理業務にかかる手間を広く削減していくことができるでしょう。
【まとめ】納品書の管理にお悩みならDXサービスを活用しよう
今回の記事では、納品書の役割や注意点をご説明しました。納品書のやりとりは義務ではありませんが、正しく作成することでトラブルの防止や関係強化につながるため、積極的に使用していくと良いでしょう。
納品書の受領は様々な形式で行うと管理が面倒になるため、なるべく電子の形で形式を揃えることをおすすめします。
今後電子化を進めたいと考えている方は、oneplatを使って経理業務のペーパーレス化・効率化を進めてはいかがでしょうか。
