【請求書の宛名の書き方】知らないと恥をかく「様」「御中」の使い方

「請求書の宛名の正しい書き方がわからない」
「請求書の宛名につける敬称の使い方に迷ってしまう」
「請求書に悩まず、経理業務を効率的に済ませたい」

上記のようなお悩みをお持ちではありませんか?

請求書は売り手と買い手の取引を証明する大切な書類です。

請求書の宛名に関するマナーに不安を感じる方は多いのではないでしょうか?

取引先に失礼のないように、そしてあなたが恥をかかないように正しい宛名で請求書を作成したいですよね。

最近では請求書の宛名間違い等の人的ミスを防ぎ、経理の月末業務を効率化するために請求書を電子化するクラウド請求書サービスを利用する会社が増えてきています。

今回は請求書の正しい宛名の書き方と、請求書の電子化についても解説しています。

記事を読めば請求書の宛名の書き方がわかり、あなたの経理業務を効率化できる請求書の管理方法を見つけることができます。

是非、参考にしてください。

請求書の宛名の正しい書き方

請求書の宛名は、相手先にとっては自分の名前のようなものです。

もし宛名が間違っている請求書が届けば、相手先に不快な思いをさせてしまうだけでなく、会社の信用にも関わってくる危険性があるので請求書の宛名は慎重に記載しましょう。

請求書の宛名の正しい書き方は次の通りです。

  • 正式名称で相手先の宛名を記載する
  • 「御中」「様」は正しく使い分ける
  • 「殿」は請求書の宛名では使わない
  • 役職名の後ろには敬称はつけない

ひとつずつ、解説します。

正式名称で相手先の宛名を記載する

請求書の宛名は正式名称で記載しましょう。

略した宛名は相手先に失礼になってしまう場合があるからです。

また、正式な名称で記載された宛名の請求書には信頼感を感じられるので、正しく記載しておいて損はないでしょう。

請求書に宛名を記載する際には、相手先の名刺や企業のホームページ等で確認すると宛名間違いのミスを防ぐことができます。

「御中」「様」は正しく使い分ける

「御中」は組織や団体全体に対する敬称で、個人以外の企業や部署宛てに請求書を送る際に記載します。

例えば、「〇〇株式会社 御中」や「〇〇株式会社 経理部 御中」等のように企業名・部署名の後には「御中」を付けてください。

請求書に「様」を使う時は、宛名が個人名や担当者名の場合です。

「〇〇株式会社 △△様」や「〇〇株式会社 経理部 △△様」等のように、特定の個人に対して使われる敬称が「様」なので、組織全体に付ける「御中」とは使い分けをしましょう。

また、「御中」や「様」等の敬称は併用できないので注意してください。

「御中」と「様」を併用して宛名に記載してしまうと、企業の中の誰かと別の個人のどちらかに請求書を発行したことになり、相手先が混乱してしまいます。

具体的には、「〇〇株式会社 御中 △△様」や「〇〇株式会社 御中 経理部 御中 △△様」は間違いです。

宛名の敬称はひとつしか使えないので、思わぬところで恥をかかないためにも気を付けてください。

「殿」は請求書の宛名では使わない

「殿」は目上の人が目下の人に使う敬称なので、請求書の宛名で使うことはできません。

卒業証書や表彰状の宛名の敬称が「殿」となっているのは目上から目下に出されることが多いからです。

社内であれば「殿」が使われる場面もあるかもしれませんが、請求書の宛名の敬称には「殿」は不適切と言えます。

役職名の後ろには敬称はつけない

役職名の後ろに敬称をつけて宛名に記載するのは間違いです。

役職名には既に敬意が込められているので、「様」をつける必要がありません。

ただし、役職名と個人名の両方を宛名に記載する場合は「様」を付けることができます。

例えば、「〇〇株式会社 経理部長様」は間違いですが、「〇〇株式会社 経理部長 △△様」であれば正しい宛名の記載方法になります。

請求書の宛名間違いは再発行が基本

受領した請求書の宛名が間違っていた場合は、相手先に連絡をして請求書を再発行してもらいましょう。

請求書は取引の証拠書類なので、受領側が勝手に訂正することはできません

また、あなたが相手先の請求書の宛名を書き間違えてしまった場合も同様に、修正テープや二重線で書き直しをせずに、改めて再発行するのがマナーです。

請求書の宛名以外に記載すべき項目

請求書には宛名以外にも記載しなければならない項目があります。

宛名を正しく記載しても、そのほかの項目にミスがあれば相手先に迷惑がかかってしまうので、下記の表を参考にして確認してみてください。

相手先の名前請求書を受け取る側の企業名・氏名
取引年月日請求書を発行する日付
取引内容取引した商品や数量、単価
取引金額取引額に消費税を足した金額
発行者名請求書を作成した企業名・担当者名、住所

上記は国税庁に正式な請求書として認められるために記載しなければいけない5つの項目です。

特に決まったフォーマットはないので、ほかにも振込口座や振込期限を請求書の項目に追加しておくと、相手先の入金がスムーズになります。

インボイス制度で変わる請求書の記載項目

2023年10月から施行されるインボイス制度では、認められる適格請求書の記載内容が従来の請求書よりさらに細かくなるので注意してください。

適格請求書には、先述の従来の請求書に下記の記載項目を追加する必要があります。

  • 登録番号
  • 適用税率 
  • 消費税額 

ひとつずつ、解説します。

登録番号

課税事業者が税務署に事前に登録申請をすることで登録番号を付与してもらうことができます。

税務署から付与された登録番号は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で公開されます。

適用税率

現在、消費税は商品ごとに8%と10%に分けられています。

取引しているすべての商材の消費税が8%なのか、10%なのかを請求書に細かく記載しなければいけません

消費税額

上記の適用税率で計算した金額を税率ごとに正確に記載します。

また消費税の端数計算は、従来であれば買った商品ごとでしたが、「1インボイスにつき税率ごとに1回」と変更されたので、計算方法が変わります。

エクセル等で請求書を作成している場合は計算方法の変更をしたり、複数の事業所がある会社であれば請求書の作成の見直し等の対応をしなければいけません。

そこで、インボイス制度に対応する手間を省くために、請求書を電子化するクラウドサービスが多くの企業から注目されています。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するメリットは下記の通りです。

  • 長期的な保管が可能
  • 保管スペースがいらない
  • いつでも確認ができる
  • コストの削減

ひとつずつ、詳しく見ていきましょう。

長期的な保管が可能

請求書を電子化すると、紛失したり捨ててしまったりすることなく、長期的に保管ができるようになります。

また、電子帳簿保存法で請求書の発行側も写しを手元に残すことが義務付けられ、保管期間は法人の場合は7年間とされています。

7年の間、紙で請求書を保管するよりもデータとして保管した方が効率的で確実です。

保管スペースがいらない

請求書を電子化すれば、保管スペースが必要なくなります。

取引先が多ければ、膨大な量の紙の請求書を受け取ることになります。

電子請求書は、クラウド上にデータを貯めておくことができるので保管スペースの心配はいりません。

いつでも確認ができる

電子化した請求書は、オンライン上でいつでも確認することができます。

特にリモートワークをしている方であれば、請求書のチェックや再発行でわざわざ会社に行くことなく、電子で請求書のデータを引き出せるのでメリットは大きいでしょう。

コストの削減

請求書を電子化した場合は、大幅なコスト削減が期待できます。

紙やインク、郵送代が必要なくなり、作業量も減るので人件費をカットしたり、別の業務に集中することが可能になります。

請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化するデメリットは下記の通りです。

  • コストがかかる
  • 導入までに時間がかかる
  • すべての請求書が電子化できるわけではない

ひとつずつ、解説します。

導入コストがかかる

請求書の電子化を導入するには初期費用が必要になります。

中には初期費用が10万〜20万円もかかってしまうシステムもあるので、導入をする際には慎重に検討する必要があります。

導入までに時間がかかる

今までの請求書の取り扱いを新しいやり方に変えるためには、社内でマニュアルを作り、定着させなければいけません。

請求書を電子化できても、システムに慣れるまでには時間がかかることが予想されます。

すべての請求書が電子化できるわけではない

請求書を電子化しても、中には紙の請求書を希望する取引先もいるでしょう。

その場合は、紙で請求書を発行する必要がありますがインボイス制度が施行されれば、ほとんどの企業で電子請求書を扱う流れになると考えられます。

請求書を電子化するクラウドサービスの選び方

請求書を電子化するクラウドサービスを選ぶ時のポイントは下記の通りです。

  • インボイス制度への対応
  • コスト設定
  • 導入までのステップ
  • システムの使いやすさ
  • サポート内容

ひとつずつ、解説します。

インボイス制度への対応

インボイス制度へ対応しているかは確認しておいた方が良いでしょう。

法律は今後も改正されていくので、対応しているクラウドサービスを選ぶと後々も柔軟に対応ができ、慌てる心配がありません。

oneplatはインボイス制度だけでなく、電子帳簿保存法にも対応しているので、システムのアップデートが都度行われます。

そのため、次回以降の法改正に戸惑うことなく安心して利用することが可能です。

コスト設定

仕事の効率化を図るために導入するにしても、高額な費用がかかってしまっては、継続することが難しくなってしまうでしょう。

請求書を電子化するクラウドサービスを選ぶ際には、コスト設定も大切です。

oneplatなら初期費用、導入、サポート費用もすべて無料

月額1,100円(税込)で利用でき、追加費用もないのでリーズナブルに継続して利用することができます。

導入までのステップ

システムの導入までのステップが煩雑なクラウドサービスは時間がかかり、かえって仕事が混乱してしまう可能性があるので、簡単にすぐ利用できるクラウドサービスを選ぶことをおすすめします。

oneplatのシステムの導入ステップはシンプルで、登録した翌営業日から利用することが可能です。

具体的なステップはあなたが取引先の情報を登録し、取引先が必要な情報を登録すれば完了です。

登録情報は簡単な内容なので、相手先に負担をかけてしまう心配もありません

システムの使いやすさ

導入後のシステムは使いやすいクラウドサービスを選ぶことが大切です。

複雑な設定や操作方法では、仕事の効率化は難しくなってしまいます。

oneplatのシステムの利用方法は、取引先が登録する情報をあなたがチェックをして承認するだけです。

また、パソコン・スマホどちらでも承認することができるので効率的に作業することができます。

導入のサポート内容

新しいシステムを導入する際にはサポートが手厚いクラウドサービスを選びましょう。

今までのやり方を全く新しいやり方に変えるのは大変ですし、パソコンが苦手な方もいるでしょう。中には、契約した後は丸投げにするクラウドサービスもあります。

oneplatなら無料で充実した導入サポートを受けることができます

マニュアルや操作手順のガイド機能があり、カスタマサポートへの電話相談も無料でできます。

「利用方法や細かい質問にも丁寧に回答してくれる」と実際に導入した企業から高評価なクラウドサービスです。

正確な宛名の電子請求書ならoneplat

oneplatなら、相手先が入力したデータを利用して請求書を作成できるので、宛名を自分で入力する必要がなくミスが起こりません

また、新しいシステムの導入に初期費用がかからず、特別な業務の変更もしなくて良いのが魅力です。

請求書を電子化すれば費用はかかってしまいますが、従来の膨大な紙の請求書の管理が一気に楽になり、月末の経理業務が削減されるので会社全体としてのメリットは大きいのではないでしょうか?

oneplatの詳しい資料は、PDFで簡単に1分でダウンロードできますので、詳しい料金やあなたへのメリット等を資料で確認してから導入するかを検討しても損はないです。

インボイス制度は2023年の10月から施行されます。

土壇場で慌てることがないように、早い段階から請求書を適切に出せる状況を作っておくことが大切です。

是非、会計・経理業務を効率化するためにも請求書の電子化を検討してみてください。

この記事を読んだ方で「受け取る」納品書や請求書を「電子化」することに興味がある方はいませんか?

oneplatは、納品書や請求書をデータで受け取れるサービスです。

会社組織の財務・経理部門や、支店・店舗・工場などの、 管理業務における下記の課題解決にoneplatは大きく貢献できます。

  • 会計/販売管理システムとの連携で仕訳入力が不要に
  • 取りまとめたデータを自動で取り込み
  • 総合振込データの作成や仕訳の消込も自動入力

導入後は複雑なデータ入力業務に時間を奪われることなく、本来の業務へ時間とコストを割くことが可能です。

このウェブサイトでは、他にもコスト削減・業務効率化に役立つ資料を無料で配布しておりますので、 是非、この機会に一度資料ダウンロードをしてみください。

oneplus編集部

この記事の執筆者

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