【送付状ってどう書くの?】添付する種類別に送付状の作成の仕方を解説

取引先に郵送やFAXで書類を送る際になくてはならない「送付状」

送る書類ごとに記載内容が異なるため、作成するのに困る方も多いでしょう。

無料でダウンロードできる多くのテンプレートもありますが、何を記載するべきかわかればカンタンに作成することができます。

今回の記事では送付状の書き方を添える文書「送付状」について、種類別にしっかり解説していきます。

さらに効率的な業務に導く方法もお伝えしていきますよ。

是非、参考にしてみてください。

送付状とは?

そもそも、「送付状」とはビジネスにおいてどのような意味合いを持つのでしょうか?

送付状は「添え状」「送り状」「送付案内状」等とも呼ばれます。

取引先に請求書や領収書等の書類を送る際に、併せて送付する書面のことを言います。

郵送する場合はもちろん、FAXでの送信にも用いられることが多いでしょう。

送付状のもつ役割

取引先に書類を送る際に、送付状は必ず添付しなければならないもの、というわけではありません。

しかしながら、ビジネスにおける基本マナーとして添付するのが一般的とされています。

請求書や納品書が封筒の中やFAXから1枚だけペラっと出てくるのは、人によっては不躾な印象を受けることもあるかもしれません。

送付状があることで、発注する側も受注する側も気持ちよく仕事ができる、潤滑油のような役割があると言えるでしょう。

そのほかにも、送付状には以下の役割があります。

  • 取引先への礼儀
  • 誰から誰に送ったか明確にする
  • 何の書類を、いつ送るかを明確にする
  • ミスやトラブルを防ぐ
  • 補足の説明をする

ひとつめ「取引先への礼儀」

前述で潤滑油という表現をお伝えしましたが、送付状の持つ大きな役割がこちらでしょう。

書類を渡す際に、もっとも丁寧な方法は相手方に持参することです。

しかし、すべての書類を持参して手渡しする、というのは現実的ではありません。

書類を渡すにあたり、「直接伺う」という礼儀は欠いてしまうけれども、送付状を用いてあいさつ文を載せることで取引先への敬意を示すことができます。

二つ目「誰から誰に送るか明確にする」

多くの取引を行っている企業では取り扱う書類が多いため、誰が誰に宛てた書類かがわからなくなりがちです。

紙での仕事が多い企業では、紛失や取り違えるリスクも想定できます。

社員数の多い会社に送る場合は、相手先の会社の誰に届けたいのかも明確にしておく必要があるでしょう。

送付状には送信者・受信者の情報をしっかりと記載することができるため、「どこの会社の誰から、どこの会社の誰に」をはっきりと示すことができます。

大切な書類を相手方に届けるために重要なキーになると言えるでしょう。

三つめ「何の書類を、いつ送ったかを明確にする」

先ほどの宛先と同じように、送付状があることで「どのような」書類を「いつ」送ったかを明確にすることができます。

内容はもちろんのこと、日付はビジネスでは非常に大切なカギになります。

後から確認が必要になった場合に、送付状を見ることで日付や送付書類が明確にわかるでしょう。

四つ目「ミスやトラブルを防ぐ」。

送付状で宛先や書類の内容、日付を明確にすることは業務を円滑に進めるだけでなく、思わぬトラブルを防ぐことができます。

トラブルは書類を送る側だけでなく、受け取る側も避けたいものです。

お互いにリスクを回避できる、という点もまた送付状に託された大きな役割でしょう。

また、送付先の間違い、枚数不足や異なる内容の書類を送ってしまう等のミスをフォローする役割もあります。

書類の内容を明確に表示することで、送付先と受取先どちらにおいても滞りなく取引を進めることができるでしょう。

五つ目「補足の説明をする」

納品書や請求書等、あらかじめフォーマットが決まっていることの多い書類では追記で伝えたい補足の説明を入れにくいことがあります。

その点、送付状は送るかどうかも自由なので、明確に決まったフォーマットはありません。

会社でそれぞれフォーマットがある場合もありますが、基本的に記載内容は作成者に一任されているでしょう。

そのため、送る書類についての補足事項や注意点等を文書にして伝えておくことができます。

電話等、口頭だけで補足や注意点を伝えることは、大きなトラブルやミスを招きかねません。

書面でしっかりと伝えておくことで、第三者が見ても明確にわかります。

送付状の書き方

前述の通り、送付状の書き方に明確な決まりやフォーマットはありません。

しかし、送付状の持つ役割から、ある程度慣例となっている書き方があります。

書くべき文言を載せたテンプレートをひとつ作っておくと、入力作業の手間が省けるのでとても便利です。

テンプレートの作成には送付手段は何かどのような書類を送るのかが大きく関わります。

細かく言えば、郵送なのかFAX送付なのか、自社が販売先であるのか仕入先であるのか、添付する文書がどのようなものなのかによって送付状の書き方は異なるということです。

それぞれの違いから、送付状を書く時のポイントをお伝えしていきましょう。

郵送の場合

郵送で送付する場合は、送付状のサイズはA4B5で作成します。

送付する書類に合わせて作成するのが良いでしょう。

自社間やグループ社間でのやり取りではA4やB5の1/2サイズの小さなものも便利です。

小さなことですが、紙や切手代の節約になり、紙を置くスペースもわずかながら少なくなります。

記載方法は横書きで書くのが一般的で、できる限り一枚に収めるように作成しましょう。

FAX送信の場合

FAXで送信する場合は、送付状のサイズはA4で作成します。

A4が相手方のプリンターでもっとも問題なく出力できるサイズであるためです。

B5や1/2サイズでの送付はできる限り避けましょう。

読み込む際、複合機にナナメに入ってしまったり、相手方でのプリントアウトが上手くいかなくなったりすることが考えられます。

記載方法はこちらも横書きで記載します。

相手方のプリンターでの出力を考慮し、できるだけシンプルに要件を伝えるのが望ましいでしょう。

記載するべき事項

自社が販売先であるか仕入先であるかにかかわらず、共通して送付状に記載するべき事項があります。

共通して記載するべき事項

  1. 宛先
  2. 送付日
  3. 送信者の社名・部署名・担当者名・連絡先
  4. 内容

それぞれ、記載する場所や内容について説明していきます。

1.宛先

宛先は左上に記載します。

窓付き封筒を使って郵送する場合は、送付状の宛名がそのまま見えるようにして送付すると便利です。

記載の方法は「会社名+部署名+役職名+個人名+様」となります。

しかし、役職や個人名がはっきりしない場合は「会社名+部署名+ご担当者様」もしくは「会社名+部署名+御中」とするのがよいでしょう。

相手のことを思い丁寧に記載するのは大切なことですが、気を付けるべきは二重敬語にならないことです。

会社名や部署名に「御中」を使った場合は、「ご担当者様」や「個人名+様」と続けて敬称を記載するのはNGです。

2.送付日

送付日は送付状を作成した日、もしくは発送予定日を右上に記載します。

この日付は同封する書類の日付と異なっていても問題ありません。

3.差出人情報(社名・部署名・担当者名・連絡先)

差出人情報は送付日の下に記載します。

注意するべき点としては、差出人情報を送付先の会社名や担当者名よりも必ず下になるよう配置することです。

差出人を送付先の上に記載するのは、失礼なことにあたります。

会社名や部署・担当者名はもちろん、同封する書類についての問い合わせや問題があったときのために、しっかりと連絡が取れる連絡先を記載しましょう。

具体的には電話番号(内線があれば記載)やFAX番号、電子メールアドレス、担当者の携帯番号等を記載します。

必要に応じて担当者が押印してもよいでしょう。

4.記載内容

送付状に記載する内容は主に以下のようなものがあります。

  • タイトル
  • 挨拶文
  • 添付書類について
  • そのほか・備考欄
  • 記書き

記載する順番に説明していきます。

まず、「タイトル」を差出人情報のすぐ下の中央に記載します。

タイトルは「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」等、どのような書類を送付するかを明示するものです。

同封する書類に応じて変えましょう。

次に、「挨拶文」を記載します。

送付状に用いられる挨拶文では、時候の挨拶の代わりに頭語結語を用います。

頭語を「拝啓」ではじめ、結語を「敬具」で締めるのが一般的ですが、「謹啓」「敬具」や「前略」「草々」等の組み合わせを使用するのも良いでしょう。

頭語を左側に記載し、改行して、次のような挨拶を述べます。

  • 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
  • 平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

挨拶文を述べたら、「添付書類について」、簡潔に説明をします。

  • 「下記書類を同封いたします。」
  • 「下記の通り請求書を送付いたします。」

送付する書類について説明する場合は、添付書類の後に記載します。

取引先に対して、良い取引ができるように心づかいを込めた下記のような文章を書くのもよいでしょう。

  • 「ご多忙の中とは存じますが、ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。」
  • 「ご不明な点等ございましたら、些細なことでも構いませんのでお気軽にご連絡ください。」
  • 「今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。」 

結語として「敬具」等を右端に記載します。

結語の後に、添付している書類の内容や枚数等について「記書き」で記載します。

挨拶文の結語の下行の中央に「記」と記載し、改行します。

続けて、添付する書類の種類、枚数を箇条書きで記載しましょう。

  • 添付書類 見積書       3枚
  • 添付書類 請求書       1枚 

最後に、右下に「以上」と記載して、締めくくりましょう。

ここまでが、すべての送付状に共通して記載する事項です。

次に、送付状を作成するのが販売先なのか、仕入先なのかで分けてみていきましょう。

作成する書類に合わせた送付状のテンプレートも紹介していきますよ。

自社が販売先の場合

まずは、自社が仕入先から商品を購入して支払いをする立場、つまり「販売先」である場合の送付状から。

販売先である場合は、主に以下の書類を作成・送付する必要があります。

  • 見積依頼書
  • 発注書(注文書)
  • 受領書
  • 検収書

見積依頼書

最初に発生する書類が仕入先に見積もりをお願いする「見積依頼書」。

別途、見積依頼書のフォーマットが用意されている場合は、送付状に品名や数量等を記載する必要はありません。

以下の二点を送付状に記載しましょう。

  • 見積書の提出期限
  • 見積依頼書を同封する旨

見積依頼書のフォーマットがない場合は、送付状で見積もりの依頼をすることもできます。

以下に、送付状で見積依頼をする場合の文例を紹介するので参考にしてください。

【文例】

「お見積書送付のお願い」

拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

さて、このたび弊社におきまして、貴社の商品「△△」の購入を検討 しております。

つきましては、下記内容にてお見積書をご送付くださいますようお願い申し上げます。

なお、お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までに御見積をお送りいただければ幸いです。

ご多忙の中と存じますが、よろしくお願い申し上げます。

敬具

  • 商品名・製品名
  • 数量
  • 納期
  • 支払い方法

以上

見積依頼書を別途用意している場合は、上記の文例の記書き部分を以下のように記載します。

見積依頼書 1通

以上

発注書

発注書もしくは注文書は、商品やサービスを正式に発注する際に提示する書類です。

発注書(注文書)の送付状は、以下の要点を盛り込みながら作成するとよいでしょう。

  • 見積書をいただいたお礼
  • 発注をお願いする旨
  • 発注書を送付する旨

発注書(注文書)の送付状の文例を紹介します。参考にしてください。

【文例】

「発注書(注文書)送付のご案内」

拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。

このたびは△△の御見積書をご送付いただき、誠にありがとうございます。

検討しました結果、貴社へ発注することに決定いたしました。

つきましては、発注書(注文書)を同封させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明点や変更点等ございましたら、お手数ではございますが、ご一報くださいませ。

敬具

発注書(注文書) 1通

以上

発注書(注文書)の作成・送付は、ミスやトラブルが起きないよう、細心の注意を払う必要があります。

取引の多い仕入先や商品名や案件名が間違えやすい発注を行う際は、発注書(注文書)のタイトル内や文章内に商品名や案件名、もらった見積書のナンバー等の詳細な情報を入れると仕入先に伝わりやすく、ミスやトラブルを未然に防ぐことに繋がります

商品名・案件名を含んだタイトル例、文章例を紹介しましょう。

  • 【タイトル例】
    「△△発注(注文)の件」
    「◇◇(案件名)の発注書送付のご案内」
  • 【詳細を記載した文章例】
    「このたびは御見積書(◯年◯月◯日付 見積No.123)をご送付いただき、誠にありがとうございました。」

受け取る側に伝わりやすい書類を送付することで、スムーズな取引ができるでしょう。

また、発注書(注文書)と併せて受注書(注文請書)を販売先が作成し、同封する場合もあります。

このような場合は受注書(注文請書)を同封する旨を記載し、「内容に承諾いただけましたら、受注書(注文請書)を弊社までご返送ください。」等の一言を添えましょう。

受領書

受領書は、商品を受け取った際に納品書と共に仕入先から送られる書類です。

そのため、受領書については販売先が作成する必要はないでしょう。

商品が無事に届いたことを証明するために、届いた受領書に押印やサインをして仕入先に返送する必要があります。

受領書の送付状には、以下の点を記載するとよいでしょう。

  • 商品を納品してもらったお礼
  • 商品を受け取った旨
  • 受領書を返送する旨

受領書の送付状の文例を紹介します。

【文例】

「受領書返送のご案内」

拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたびは注文品を納品いただきまして、誠にありがとうございました。

◯月◯日に問題なく商品が到着いたしましたことをここにご報告いたします。

つきましては、受領書を返送させていただきますので、ご確認の上ご査証ください。

敬具

受領書 1通

以上

次に説明する検収書と混同しやすい書類ですが、受領書は「商品が問題なく届いている」事を証明する書類です。

検収作業を待たずに、商品が手元に届いた時点で返信できる書類ですので早めに送り返してあげることで、仕入先も安心できるでしょう。

検収書

納品された商品・サービスに問題がなければ、検収書を発行します。

検収書の送付状には以下の点を記載しましょう。

  • 商品・サービスを納品してもらったお礼
  • 検収が完了した旨
  • 検収書を送付する旨

検収書の送付状の文例を紹介します。

【文例】

「検収書送付のご案内」

拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたびは注文品を納品いただきまして、誠にありがとうございました。

◯月◯日をもちまして検収が終わりましたことをここにご報告いたします。

つきましては、検収書を発行させていただきましたので、ご確認の上ご査証ください。

ご不明点や変更点等ございましたら、お手数ではございますが、ご一報くださいませ。

敬具

検収書 1通

以上

検収書の発行により、仕入先は請求書の作成等、請求の準備に取り掛かります。

仕入先にとっては重要な書類になることが多いため、スムーズな発行・発送を心がけましょう。

仕入先から納品書と共に検収書が送られており、販売先が返送する場合は、上記のタイトルや文章を「返送」と記載することで対応できます。

【文例(仕入先から検収書が送られている場合)】

「検収書返送のご案内」

拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたびは注文品を納品いただきまして、誠にありがとうございました。

◯月◯日をもちまして検収が終わりましたことをここにご報告いたします。

つきましては、検収書を返送させていただきますので、ご確認の上ご査証ください。

ご不明点や変更点等ございましたら、お手数ではございますが、ご一報くださいませ。

敬具

検収書 1通

以上

自社が仕入先の場合

続いて、自社が販売先に商品を販売し、金銭を受け取る立場である「仕入先」である場合の送付状について解説していきます。

仕入先である場合は、主に以下の書類を作成・送付する必要があります。

  • 見積書
  • 受注書(注文請書)
  • 納品書
  • 請求書
  • 領収書

見積書

販売先から見積依頼書を受け取ったら、見積書を作成し、送付します。

見積書を送付する際には、以下の点を送付状に記載しましょう。

  • 見積依頼をいただいたことのお礼
  • 見積書を同封する旨
  • 補足説明や注意するべき点等

以下に、見積書の送付状の文例を紹介します。参考にしてください。

【文例】

「御見積書送付のご案内」

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、このたびは弊社商品の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。

早速、下記のお見積書と関係書類を送付いたしますので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

添付書類 全3部

(内訳)

1.御見積書 1通

2.商品概要資料 1通

3.納品について 1通

以上

同封する書類が複数枚ある場合は、上記のように全部で何枚か記載し、内訳として添付書類と枚数を書くと伝わりやすいでしょう。

上記の記載方法はどの書類に添付する送付状にも共通して記載することができます。

覚えておくと、ちょっと便利な記載方法です。

受注書(注文請書)

販売先から発注書を受け取り、受け取った注文書の内容で注文を受ける際に仕入先が作成するのが受注書(注文請書)です。

請書や発注請書と呼ばれることもあります。

実務上は、販売先から発注書と共に送付されることもよくあるでしょう。

受注書(注文請書)を送付する場合は、送付状に以下の事項を記載します。

  • 発注書をもらった事へのお礼
  • 受注書(注文請書)を同封する旨

受注書(注文請書)の送付状の文例を紹介しますので、参考にしてください。

【文例】

「受注書(注文請書)送付のご案内」

拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。

このたびは△△の発注書(注文書)のご送付、誠にありがとうございます。

受注書(注文請書)を同封させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明点や変更点等ございましたら、お手数ではございますがご一報くださいませ。

敬具

受注書(注文請書) 1通

以上

販売先に受注書(注文請書)を作成してもらい、仕入先が返送する場合は上記のタイトルや文章を「返送」と記載することで対応するとよいでしょう。

【文例(販売先から受注書(注文請書)が送られている場合)】

「受注書(注文請書)返送のご案内」

拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。

このたびは△△の発注書(注文書)のご送付、誠にありがとうございます。

いただいた受注書(注文請書)を返送させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明点や変更点等ございましたら、お手数ではございますがご一報くださいませ。

敬具

受注書(注文請書) 1通

以上

納品書

商品やサービスを販売先に渡す際に作成する書類が納品書です。

納品書があることで商品やサービスを納めたこと・受け取ったことを確認することができます。

納品書の送付状には以下の点を記載します。

  • 発注についてのお礼
  • 納品書を同封する旨
  • 商品を納品する旨(商品と一緒に同梱する場合)

続いて、納品書の送付状の文例を紹介します。

【文例】

「納品書送付のご案内」

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。

さて、このたびは数ある中から弊社の商品を選んでいただき、誠にありがとうございました。

早速ですが、納品書を送付いたしますので、ご査収くださいますようよろしくお願い申し上げます。

梱包には細心の注意を払っておりますが、万が一破損していた場合はお手数ですがご連絡ください。

敬具

納品書 1通

以上

納品書と一緒に検収書を作成して送付する場合や商品に同梱する場合は、記書き部分に記載を追加しましょう。

【文例 検収書・商品を一緒に送る場合】

納品書 1通

検収書 1通

△△  50セット

以上

請求書

商品の納品が完了したり、販売先から検収書が送られてきたら請求書を発行します。

請求書の送付状には以下の点を盛り込むとよいでしょう。

  • 請求書を送付する旨
  • 支払い期日

請求書の送付状の例文を紹介します。参考にしてみてください。

【文例】

「請求書送付のご案内」

 拝啓 平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

早速ではありますが、納品させていただきました△△に関しまして、請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

 恐れ入りますが、〇年〇月〇日までにお済ませいただけますようお願い申し上げます。

敬具

 記

請求書(請求書No.123) 1通

以上

支払い期日を過ぎても相手方からの入金が成されない場合は、再請求をする必要があります。

再請求を依頼する場合の例文をご紹介しましょう。

【文例】

「 商品代金のお支払いについて(再請求)」

 拝啓 平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

さて、〇年〇月〇日付で請求書を発行し、ご請求申し上げた代金がお支払い期日の〇年〇月〇日を過ぎた本日になってもお振込みいただいておりません。

つきましては、別紙のとおり再請求書を送付いたしますので、内容をご確認の上、〇年〇月〇日までに、下記の口座までお振込みくださいますようお願い申し上げます。

なお、本状と行き違いでご返金処理が完了している場合は、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

敬具

 記

1.商品名 △△

2.お買い上げ代金:  ¥〇〇〇〇

3.振込先

 銀  行:   〇〇銀行〇〇支店

 口座種別:   普通預金

 口座番号:   12345678

 口座名義:   〇〇〇〇

以上

上記の例文は期日を過ぎても支払いがないことを想定しています。

販売先が請求書を紛失してしまい再発行する場合は、請求書に再発行の押印をし、通常の送付状で送付するのがよいでしょう。

領収書

商品やサービスの代金を受け取ったら領収書を発行します。

領収書は必ずしも発行する必要はありませんが、販売先が求める場合は発行する必要があります。

領収書の送付状には以下の点を記載します。

  • 支払いに対するお礼
  • 領収書を送付する旨

領収書の送付状の例文を紹介します。参考にしてください。

【文例】

「領収書送付のご案内」

 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、〇月〇日付で請求させていただきました△△の代金につきまして早々にお振込みいただき、誠にありがとうございます。

つきましては、領収書を送付させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

 記

領収書 1通

以上

電子化なら送付状が不要に

今回は各書類を送る際に添付する送付状について解説しました。

納品書や請求書等の重要な書類を紙でやり取りする場合は、送付状は業務をスムーズに、かつ丁寧に進めるためになくてはならないものでしょう。

送付状のテンプレートは作成しておくととても便利ですが、入力や印刷、郵送作業やFAX送信はその都度必要になるため、結果的に雑務が減ることには繋がりません

これらの帳票業務を電子化することで、送付状作成や郵送にかかる手間を減らすことができ、効率的に業務を行うことができます。

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oneplus編集部

この記事の執筆者

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