請求書をメールで送って良い?関連する法律や送る際のポイントを解説

経理の仕事に携わっていると、毎月必ずやらなければならない業務の一つが請求書の発行です。 経理部署の人数が少ない企業が多く、請求書の発行、封入そして郵送することは経理担当者にとって負担が大きいのではないでしょうか。 電子帳簿保存法の改正が2022年1月に施行され、2023年12月31日までは猶予期間があるものの「この機会に請求書をメールで送って、経費削減・負担軽減を図ろう」と考えている企業もいると思います。 ですが、経理という仕事だからこそ安易に考えてはいけません。 そこで請求書をメールで送る上で、知っておかなければいけない法律や送る際のポイントを 解説いたします。 目次 1 請求書をメールで送るのは法律上問題ない2 請求書をメールで送るメリットは3つ2.1 ペーパーレスでコスト削減と環境への配慮ができる2.2 テレワークを導入しやすくなる2.3 郵送の手間や未着等のトラブルを回避できる3 請求書をメールで送る場合のポイント3.1 必ず事前に取引先へ承諾を得る 3.2 ファイル形式はPDFがおすすめ 3.3 印鑑は電子印鑑か廃止か検討・取引先にも相談する3.4 ファイル名をわかりやすくしパスワードをかける4 電子帳簿保存法を確認しておこう4.1 データの保存に必要だった税務署の承認は不要になった4.2 電子帳簿保存法でデータの保存要件が定められている4.3 保存要件は受領側に必要な要件  5 請求書をメールで送る際の注意点5.1 送信先と宛名を必ず確認する5.2 不審な添付ファイルは開かない5.3 送付状は添付しない5.4 原本を郵送した旨は明記する6 請求書をメールで送付するときの例文(ケース別)6.1 ケース1:請求書の原本は郵送しない場合のメール例6.2 ケース2:請求書の原本を郵送する場合のメール例6.3 ケース3:初めて請求書をメールで送る場合のメール例7 請求書をメールで送付する場合の件名の例8 メール送付より請求書発行システムをおすすめする理由8.1 作成・送信・管理が一元化できる8.2 誤送信や添付忘れのミスが減る8.3 PDF変換・パスワード設定が不要8.4 電子帳簿保存法の要件をクリア9 まとめ 請求書をメールで送るのは法律上問題ない 「経費削減を考えているが、そもそも請求書をメールで送るのは法律上良いのか」 と心配する人もいると思います。 結論は

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oneplus編集部

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