請求書を封筒で送る時はここに注意!封筒の書き方・気をつけたいポイントを徹底解説

「請求書を郵送で出したいけど、封筒の書き方に自信がない…」

そのようにお困りではありませんか?

請求書を送る際は、封筒の書き方や扱い方にも十分に注意する必要があります。

封筒の書き方を誤ってしまうと、送付先に届くのが遅くなったり、マナーがなっていないのではないかと不信感を抱かれてしまったりすることにも繋がりかねません。

相手に気持ちよく請求書を受け取ってもらうためにも、正しい封筒の書き方や扱い方を覚えておくことをおすすめします。

当記事では、請求書を郵送する際の封筒の記入方法や注意点等について詳しく解説します。

請求書の郵送に不安や疑問点がある方は、是非お読みください。

請求書の封筒(表面)に記載する内容

請求書の封筒の表面に記載すべき内容は、主に以下の通りです。

  • 送付先の住所、会社名、部署名、担当者名
  • 「請求書在中」の文言

上記に加えて、左上には忘れずに切手を貼り付けましょう。

記入内容それぞれについて、以下で詳しく解説します。

送付先の住所、会社名、部署名、担当者名

相手に正確に届くよう、送付先の住所、会社名、部署名、担当者名を大きくはっきりと記入しましょう。

個人に送付する場合は、封筒表面の右から、送付先の住所、会社名、担当者名を記載します。

この際、担当者名のあとには「御中」ではなく「様」を記載します。

また、もしも個人名がわからない場合は「ご担当者様」と記載しましょう。

部署に宛てて送る場合は、封筒表面の右から、送付先の住所、会社名、部署名を記載します。

会社宛の場合は、右に送付先の住所、真ん中に会社名を記載する形となります。

部署または会社に宛てて送る場合は、最後に「様」ではなく「御中」を付けることに注意しましょう。

住所を書く際は、郵便番号も忘れないようにする必要があります。

封筒に郵便番号用の枠があれば、その中に書きます。ない場合は、封筒の右上に記入してください。

「請求書在中」の文言

続いて記載すべき内容は、「請求書在中」の文言です。

取引先には、日々様々な郵便物が届きます。

膨大な郵便物の中から請求書という重要書類がすぐに見つけ出せるようにするため、「請求書在中」と記しておく必要があります。

請求書以外にも、重要書類は「〇〇在中」と記すのが一般的なビジネスマナーです。

封筒の重要性を伝えたり、大事な書類が埋もれないようにしたりする際に役立つため、書類を送付することの多い方は必ず覚えておきましょう。

請求書用の封筒であれば、あらかじめ封筒に「請求書在中」の文字が印刷されている場合もあります。

印刷済みの封筒を利用すれば、送付するたびに記載しなくて良い上、書き忘れることも防げるので便利です。

「請求書在中」が印刷された封筒は、印刷会社で作成を依頼することができます。

クオリティは担保されるものの、やや割高となる点に注意が必要です。

ほかには、パソコンとプリンターを利用して自社内で作成することも可能です。

印刷されているものがなければ、「請求書在中」のデスクスタンプを利用しましょう。

スタンプは、ハンコ屋や文房具屋等に行けば1,000円前後で購入可能です。

少し質は落ちますが、100円ショップでも購入できます。

スタンプを利用すれば、一瞬で「請求書在中」の文字を印字できるので便利です。

印刷済みの封筒もスタンプもない場合は、手書きで記載しても問題ありません。

手書きの際は、視認性が落ちないよう、大きくはっきりと書くようにしましょう。

なお1枚1枚丁寧に書くことを考えると、手書きはほかの方法に比べて効率が落ちやすくなります。

また、書き間違えてしまうリスクや、スタンプ等に比べて見栄えが悪くなってしまうというデメリットもあるでしょう。

現代では、手書きで「請求書在中」と記載する企業はかなり少なくなってきています。

請求書を定期的に発行するのであれば、スタンプや印刷済み封筒の導入を検討してみましょう。

「請求書在中」は、縦型封筒であれば表面の左下に記載するのが一般的です。

横型であれば、表面の右下あたりに記載しましょう。

請求書の封筒(裏面)に記載する内容

請求書の裏面には、主に以下の内容を記載します。

  • 送り主の住所、会社名、担当者名
  • 送付した日の日付
  • 封じ目

送付した日の日付については、左上に縦書きで記載します。

次に必要となるのが、送り主の住所や会社名、担当者名です。

送り主の情報を記載しておくことで、相手に不信感を与えず、安心して受け取ってもらうことが可能となります。

送り主の情報を書く場所は、封筒に継ぎ目があるかどうかによって異なります。

継ぎ目がある場合は、継ぎ目のすぐ右に住所を、すぐ左に会社名と名前を記載します。

継ぎ目がない場合は、封筒の左下に住所、会社名、名前を書きましょう。

表面同様、住所を書く際は郵便番号も一緒に記入します。

郵便番号用の枠があればそれを使用しますが、ない場合は住所の上に横書きで記載しましょう。

封字について

封筒には、必ず最後に封字を記載することを忘れないようにしましょう。

封字を書くことで、第三者が開封していないことの証明となります。

ビジネスの場で封字として用いられるのは、主に以下の文字です。

  • 「封」(「封じる」と言う意味)
  • 「緘」(「とじる」と言う意味)
  • 「〆」(「締」の略字)

封筒に封をしたあと、上記の封字のいずれかを綴じ目の中央に書きましょう。

なお、「×」は封字として利用できません。

「〆」は「×」とよく似ているため、「〆」を書く際は「×」に見える書き方にならないよう注意する必要があります。

封字は手書きでも問題ありませんが、「請求書在中」と同じくスタンプがあるとより効率的に作業を進められるでしょう。

封筒を送る際の注意点

続いては、封筒を送る際に注意すべきポイントについて解説します。

請求書封筒の注意点1:請求書の封筒を宅急便で送ってはいけない

ひとつ目の注意点として、請求書の封筒を宅急便で送らないように注意しましょう。

「相手に届きさえすれば、送り方はどのような形でも良いのでは」と思われるかもしれません。

しかし、宅急便の形式で請求書を送付するのは法律上禁止されています。

請求書は、郵便法において「信書」に定められています。

この「信書」に当てはまるものを宅急便で送った場合は、郵便法違法として3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金が課せられます。

請求書を封筒に入れて郵送する際は、日本郵便の普通郵便で送るのがおすすめです。

請求書封筒の注意点2:切手の料金に気を付ける

封筒で請求書を送る場合は、切手の料金を間違えないように注意しましょう。

切手の料金が不足していると、差出人に返送されて到着が遅れてしまったり、取引先に不足額が請求されてしまったりするリスクもあります。

長形3号で送る際の料金は、以下の通りです。

  • 重さが25g以内:84円
  • 重さが50g以内:94円

角形2号で送る場合は、以下の通りです。

定形外郵便となるため、やや値段が高くなります。

  • 重さが50g以内:120円
  • 重さが100g以内:140円
  • 重さが150g以内:210円

請求書を送る際は、事前に重さをしっかりと測りましょう。

請求書封筒の注意点3:支払期限は到着までの日数を考慮する

続いて、支払期限は到着までの日数を考慮する、ということに注意しましょう。

請求書には、一般的に支払期限を設定します。

封筒で請求書を送付する場合は、到着までに数日かかることを考慮して支払期限を設定するようにしましょう。

2021年の10月2日より、郵便物の土曜日配達が休止となっています。

これにより、金曜日に発送した場合は通常よりも1日ほど到着が遅れることが予想されます。

こうした事情も考慮した上で請求書を発行するようにしましょう。

請求書封筒の注意点4:「株式会社」の書き方に注意

続いて、「株式会社」の書き方にも注意が必要です。

送付する宛先を封筒に書く際は、「株式会社」も含め、正式名称で正しく書くことを心がける必要があります。

会社名は会社にとっての顔とも呼べる部分です。

勝手に略してしまったり、誤りがあったりすると、大きな失礼に当たってしまいます。

会社名を書く際に間違えやすいポイントは、以下の2点です。

  • ㈱と省略して書かない
  • 前株と後株を間違えない

「株式会社」は、㈱と略さずしっかり書きましょう。

また、前株か後株かにも注意が必要です。

取引先の会社名が「〇〇株式会社」なのか「株式会社〇〇」なのかについては、意外と間違えやすいポイントです。

書く前に、取引先のウェブサイト等を通してチェックしておくことをおすすめします。

請求書封筒の注意点5:宛先はできるだけ詳しく書く

請求書の封筒の宛先は会社名や部署名まで書く形でも届きますが、もし判明しているのであれば担当者名までしっかりと記載するようにしましょう。

より詳しい宛先を記載することで、取引先の手を煩わせることなく正確に届けることができるためです。

請求書封筒の注意点6:封筒のサイズと色に注意

封筒で請求書を送る際は、封筒のサイズと色にも気をつけましょう。

請求書のサイズに厳格な決まりはありませんが、A4サイズで発行するのが一般的です。

ほとんどの請求書はA4サイズのため、同じサイズにしておくことで、相手がほかの請求書と一緒に管理しやすくなるというのが主な理由です。

封筒のサイズは、長形3号がおすすめです。

A4の請求書を三つ折りにし、封筒に入れましょう。

長形3号以外だと、角形2号も頻繁に使用されます。

請求書が複数枚ある場合は、長形3号だと分厚くなってしまいます。

そのため書類の枚数が多い場合は、A4サイズを折らずにそのまま入れられる角形2号がおすすめです。

封筒の色にも特に厳格なルールはありませんが、できれば白や薄い青色がおすすめです。

一般的な薄茶色の封筒よりも目立ちやすいため、重要書類だとわかりやすくなるというのが主な理由です。

また、封筒に記載された「請求書在中」の文字がより目立つというのも理由のひとつです。

なお、一般的な封筒の色である薄茶色でもマナー違反とはならないためご安心ください。

請求書封筒の注意点7:送付書を忘れない

請求書を封筒で送る場合は、送付書は必ず同封しましょう。

送付書を同封して請求書を送ることも、ビジネスの上では基本的なマナーとなっています。

また、送付書を付けることで、誤発送等のトラブルを防ぐことにも繋がります。

送付書には「請求書のご送付」等の題を記載して、すぐに請求書だとわかるようにしましょう。

そのほかに記載すべきことは、以下の通りです。

  • 送付先の宛名
  • 日付
  • 送り主の会社名、名前、住所
  • 簡単な挨拶文
  • 同封書類の一覧(今回の場合は請求書)

同封書類や要件がわかりにくくなることを防ぐためにも、挨拶文は簡単なもので済ませるようにしましょう。

請求書封筒の注意点8:請求書の封筒への入れ方に気を付ける

請求書等の文書を封筒に入れる際は、その入れ方にもルールがあります。

請求書を縦型の長形3号封筒に入れる際は、以下の2点に注意する必要があります。

  • 下半分→上半分の順で三つ折りにして入れる
  • 封筒の裏面にした際、請求書の右上が封筒の右上に来るように入れる

請求書は、三つ折りにして封入します。

三つ折りにする際は、下半分を先に折り、その上に上半分を重ねる形で折りましょう。

この際、封筒への入れ方にも注意が必要です。

まずは封筒の裏面を自分に向けて持ちます。

この状態で、三つ折りにした請求書の右上(一般的に日付や送り主の名前等を書く部分)が封筒の右上に来るよう封入しましょう。

ややこしいと思われるかもしれません。しかしこうすることで、相手が請求書を封筒から出した際、上下の向きが逆さにならずスムーズに見てもらえるようになります。

一般的によく知られたマナーですので、覚えておいて損はありません。

請求書に限らず封筒を利用する際には、是非この入れ方で封入しましょう。

請求書封筒の注意点9:「請求書在中」の文字は青色で書く

封筒の表面に記載する「請求書在中」の文字色には、青を使用するようにしましょう。

就職活動の履歴書を送る際の「履歴書在中」等には、一般的に赤色を使用します。しかしビジネス上でのやり取りにおいて、赤文字を使うことはあまり好ましくありません。

ビジネスシーンで赤文字が避けられる主な理由は、赤字、つまり損益を連想させるためです。

赤文字だと縁起が悪く、かと言って黒文字ではほかの文字と同色になってしまい、目立ちません。

取引先にネガティブな印象を与えずに目立たせる色として、青文字が一般的となっています。

請求書封筒の注意点10:封筒を閉じる際、剥がれやすいのりやセロテープを使用しない

最後に注意すべきこととして、封筒を閉じる際は剥がれやすいのりやセロテープを使わないようにしましょう。

封筒は、中の請求書を紛失しないようしっかりと封をする必要があります。

封をする際使用するのりに指定はありませんが、できればスティックタイプののりをおすすめします。

液体状ののりは封筒にシワができたり、封の外にはみ出てシミになったりしやすく、取引先にネガティブな印象を与える可能性があります。

また、セロハンテープ等のテープで止めるのは厳禁です。貼ったり剥がしたりできるため、重要書類の封緘には適していません。

封緘の際には、粘着力に問題のないスティックのりで封をするようにしましょう。

まとめ

請求書には主に、取引先や送り主の住所・会社名・名前を正式名称で記載します。

加えて、相手がすぐに請求書だと判別できるよう「請求書在中」と青文字で記しておきましょう。

封は剥がれにくいのりでしっかりと接着を行い、「〆」等の封字も忘れずに記載してください。

「請求書在中」や「〆」は毎回記載する文字のため、スタンプ等の用意があると便利です。

封筒の中には、請求書だけでなく送付状も入れることを忘れないようにしましょう。

また、請求書は信書のため、宅急便で送るのは違法となります。

請求書の送付には、普通郵便がおすすめです。

請求書は、とりわけ大切に扱う必要のある重要書類です。

封筒の書き方が誤っていると、到着が遅れたり、取引先に不信感を抱かれたりしてしまったりすることにも繋がりかねません。

今回の記事を参考に、正しい形で請求書を送るようにしましょう。

重要書類は紙ではなくデータで管理しよう

納品書のような重要書類は、紙で受け取ると様々なコストやリスクが発生します。

受け取るたびに1枚1枚販売管理システムへ手入力するのは面倒な上、時間もかかってしまうものです。

その上、紙である以上紛失や劣化の危険性も伴います。

oneplatを利用することで、納品書を紙ではなくデータの形で受け取れるようになります。

ペーパーレスとなるため、紙からPC上にデータを移すための入力業務や封筒に入れて送る郵送業務等の手間がかからなくなります。

また、紙のようになくしたり経年劣化したりするリスクも限りなくゼロに近付けることができます。

楽かつ安全に納品書を管理したい方は、是非oneplatの導入をご検討ください。

この記事を読んだ方で「受け取る」納品書や請求書を「電子化」することに興味がある方はいませんか?

oneplatは、納品書や請求書をデータで受け取れるサービスです。

会社組織の財務・経理部門や、支店・店舗・工場などの、 管理業務における下記の課題解決にoneplatは大きく貢献できます。

  • 会計/販売管理システムとの連携で仕訳入力が不要に
  • 取りまとめたデータを自動で取り込み
  • 総合振込データの作成や仕訳の消込も自動入力

導入後は複雑なデータ入力業務に時間を奪われることなく、本来の業務へ時間とコストを割くことが可能です。

このウェブサイトでは、他にもコスト削減・業務効率化に役立つ資料を無料で配布しておりますので、 是非、この機会に一度資料ダウンロードをしてみください。

oneplus編集部

この記事の執筆者

最短5分

財務・経理部門における
DXのお問い合わせやご相談についてはこちら