エクセルで契約書管理するメリットとデメリットを徹底!代替案もご紹介

契約書管理をエクセルで行いたいと考えるあなたへ。本記事では、契約書管理をエクセルで行うメリットとデメリットについて詳しく解説します。 「社内で契約書管理を簡単かつ確実にしたい」という方は是非最後までお読みください。 目次 1 エクセルで契約書管理を行うメリット1.1 エクセルを使っている人なら直ぐにできる1.2 手作業に比べて項目や計算処理が簡単1.3 コストがほとんどかからない2 エクセルで契約書管理を行うデメリット2.1 契約を更新時が大変2.2 情報管理が困難2.3 データが重くなると作業時間がかかる3 契約書管理ツールを使う選択肢も!3.1 一元化管理できる3.2 有効期限を知らせてくれる3.3 多人数で共有が簡単3.4 セキュリティ対策ができる4 まとめ:規模が大きくなるほど管理に向かない エクセルで契約書管理を行うメリット ペーパーレスで契約書を管理するには、契約書管理ツールを利用する方法と、エクセルを利用する方法があります。でも、「違いがよくわからない」「どっちを使ったら良いか分からない」と悩む方に、エクセルで契約書管理を行うメリットをご紹介します。 エクセルを使っている人なら直ぐにできる まずはじめにエクセルは、ビジネスの世界でよく使われているMicrosoft(マイクロソフト)社が開発、販売している「表計算ソフト」です。 そのため、社会人ならエクセルを使ったことがあるという人は多く、ある程度の知識があれば契約書管理方法として導入した場合でも、すぐに使いこなすことが可能です。 社員の抵抗が少なく、社員教育を新たに行わなくても良いのは大きなメリットです。 手作業に比べて項目や計算処理が簡単 エクセルはカスタムの自由度が高く、フォーマットを自由に設定し、項目の追加や削除、編集が簡単に行えます。 また、計算をすることにも特化していて、関数を利用すれば高度な処理も行えます。 設定にはある程度知識が必要ですが、一度設定してしまえば誰でもそのフォーマットを使うことができるため、多くの処理を自動化でき、業務の効率化が期待できます。 コストがほとんどかからない エクセルで契約書の管理を行うと、紙媒体で管理を行っていた時よりも探す時間が省けて効率化することができ、人的コストが安くなります。また、保管しておく場所も必要ないので契約数が多い企業であれば収納スペースも節約で

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oneplus編集部

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