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働き方改革や労働人口の減少等、従来とは変化してきている状況の中、バックオフィスの業務効率化に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、バックオフィスの抱える課題とともに、効率化へ向けてのポイントをご紹介していきます。
前提・バックオフィスの基礎
そもそもバックオフィスはどのような業務を指すのでしょうか。
最初に本項目では、バックオフィスの基礎から解説していきます。
バックオフィスとは
一般的な企業において、バックオフィスは企業の人事・総務・経理・法務等の管理部門のことを指します。直接顧客対応や営業活動を行うフロントオフィスとは異なり、企業の根幹を支えています。
なぜバックオフィスは重要なのか
バックオフィスはなぜ重要なのでしょうか。
バックオフィスは、企業が経営していく上で根幹をなす「事務・会計」という重要な業務を担っています。
ここがしっかりとオペレーションできているからこそ、営業やカスタマサポート等の顧客対応を行うフロントオフィスが安心して業務にあたることができます。
バックオフィス業務の例
具体的なバックオフィスの例をご紹介します。
例えば、会計・請求業務等を行う財務・経理部門や採用・研修・社員手続きを行う人事部門があります。
そのほかにも契約書の確認や社内コンプライアンス整備等を行う法務や株主対応・社内イベント等を行う総務部門等があります。
バックオフィスが抱える課題とは
企業の中枢をなす重要な部門であるバックオフィスですが、効率的な業務を行う上で課題があります。ここでは4つの課題をご紹介します。
業務量が多くミスが起きやすい
バックオフィスでは様々な業務を行っており、業務量が多いことから業務過多になりがちです。
例えば請求書作成や売上計上・社員の入社、もしくは退社の手続き等期日までにミスなく確実に遂行することが求められます。そのため業務の効率化が求められます。
業務量が多いにもかかわらず、期日までに必ず遂行しないといけないことは、ミスが起こりやすくなる要因でもあります。
業務が属人化しやすい
「この業務はこの人」というように、担当者が固定する点もバックオフィス業務の特徴です。
そのため同じ担当者がずっとその業務を行っていると、その人にしか分からないやり方になる「属人化」が起こります。
属人化してしまうと、その担当者が辞めてしまった時や、突然休んでしまった時等に代行者がおらず会社としてはリスクになります。
人手不足に陥りやすい
バックオフィスでは、必要最低限の人員でオペレーションを回すことが多く、人手不足に陥りやすいです。
多くの企業でバックオフィスは、直接的な利益を生み出す営業とは異なり、予算もそれほど割り当てられない傾向にあります。そのため、業務過多によるミスが起こりやすくなる悪循環に見舞われます。
また経理や人事・法務等バックオフィス部門は、ある程度専門性のある業務となるため、
担当者が辞めてしまった際に簡単に自社の他部署の人員異動では補えない理由もあります。
他部署との連携が多い
他部署との連携や調整が多いのもバックオフィス業務の特徴です。社員からの問い合わせや依頼に対応したりと自分の仕事以外にも業務が発生しがちです。
全社的な変更点やシステムの導入等もバックオフィスが主導で進めるため、自社内への落とし込み等何かと労力がかかる場面も少なくありません。
そのため、最小労力で他部署を動かせるように効率化が求められます。
バックオフィスの効率化を行うタイミングとは
これまで見てきたように業務量が多いバックオフィスですが、効率化の施策を行うタイミングはどのように見極めればよいのでしょうか。
主なタイミングを3つご紹介します。
体制変更時
会社の組織変更や大規模な異動等のタイミングで、思い切ってバックオフィスの効率化に踏み切ることがおすすめです。
とくに、年度切り替えのタイミングでは、大きな体制変更が起こりやすいです。
そのため、体制変更時のタイミングに合わせると、社員の理解も得やすくスムーズな導入が可能です。
しかし、効率化を進める際には混乱を防ぐために、前もって準備を進めましょう。
法改正や職場環境の改善の時
体制変更時と同じく、法改正等による職場環境の改善の時等も望ましいタイミングです。近年では「働き方改革」の導入やワークライフバランスへの意識の高まり等、従来とは働き方が変化しています。
そのため、働き方改革で残業時間の上限設定や、勤務時間の終わりと始まりの間に一定のインターバルを義務付ける等、これまでのように無茶な働き方はしづらくなりました。
そのような改善実施のタイミングに合わせて効率化を推進するのがおすすめです。
士業による助言を受けた時
弁護士や中小企業診断士等、法務や経営コンサルの専門家からアドバイスをもらったタイミングも効率化のきっかけになります。
自社内部にいると当たり前だと思っていたことでも、第三者目線で見ると改善が必要なこともあります。
そのため、他社の事例等豊富な経験をもとにしたアドバイスはできるだけ参考にしましょう。
バックオフィス効率化で着目すべきポイントとは
では、バックオフィス効率化を行う際にはどのようなポイントに着目すれば良いのでしょうか。主なポイントを4つご紹介します。
ペーパーレス可能な業務はないか
まずは、ペーパーレス化が実現できる業務はどれか検討してみましょう。ペーパーレス化はCSRやSDGs等環境保護的な意味合いだけでなく、業務がデジタル化されるため効率化向上に直結します。ペーパーレス化を行うことで社内での稟議や承認等のスピードも上がるほかテレワーク促進にも繋がります。
ツール等で自動化できる業務はないか
バックオフィス業務において、ツールで自動化できそうな業務は是非検討を進めましょう。バックオフィス効率化ツールの導入にはコストがかかりますが、生産性向上により長い目で見ればメリットが勝ります。
また、自動化することにより人的ミスの削減にも繋がると同時に、社員はよりコア業務に専念することができます。
自動化することで、業務の属人化を防止し、企業にとってはリスク軽減にもなります。
自社で行う必要のない業務はないか
現代では様々なテクノロジーや競合サービスが増え、企業は現状に満足せず常に自社のサービスの質や価値向上に向けてリソースを割くことが求められています。
必ずしも自社で行う必要のない業務は、アウトソーシングを検討しましょう。
アウトソーシングをすることで、自社のメイン事業や成長の必要な時期により多くの人的リソースや予算を割り当てることができ、企業競争力を高めることができます。
スタートアップ向けのサービス等もあるのでチェックしてみましょう。
テレワーク促進は可能か
テレワークの促進をすることで、業務生産性が向上する可能性が高まります。オフィスへの通勤時間がなくなるだけで、社員にとってはワークライフバランスの実現もしやすく、労働環境が大きく向上します。
ただし、テレワークの推奨を行うにあたり、システム導入やペーパーレス化等テレワーク可能な環境構築も必須です。
オフィスに行かないとできない業務がある状況だと、かえって効率が低下するため注意が必要です。
まとめ：バックオフィス効率化は企業成長に不可欠！
今回は、バックオフィスの抱える課題と効率化のためのポイントをお伝えしました。
売上を生み出す営業等とは違い、目立つ部署ではありませんが、バックオフィスは企業の経営を支える中枢部門です。
そのため、内部の課題が解決されないままだと企業の組織力も上がりません。バックオフィス効率化は企業成長に不可欠な要素だと言えます。
是非この機会に自社の業務効率化を検討してみましょう。
