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近年は「働き方改革」「残業と人件費の削減」をはじめとした、業務の効率化が注目を集めています。特にバックオフィス業務は真っ先に効率化を目指す企業が多く、最近ではバックオフィス業務を代行会社に依頼する企業も増加しています。
今回は、効率化に最適なバックオフィス代行業者や外注するメリットを紹介します。業者を活用して効率的かつ低コストで業務を遂行しましょう。
バックオフィス業務とは？
最初にバックオフィス業務の概要を確認しておきましょう。バックオフィス業務は「売上に直結しない業務」を指します。営業等はお客様と直接関わりを持ち、売上に繋がる動きをするため「フロント業務」と呼ばれます。
一方で経理や総務等は、お客様とのやり取りはほとんどありません。しかし、社内で従業員が働きやすい環境を整えたり、お金の管理や勤怠の管理を影で行っているため「バックオフィス業務」と呼ばれています。
また、売上には直結しないものの、企業を底から支えているため「縁の下の力持ち」とも呼ばれています。
このように、企業が円滑に生産活動を行うため、お金や人の管理を行っている部署のことをまとめてバックオフィス業務と呼びます。
代行できるバックオフィス業務は？
企業において欠かすことのできないバックオフィス業務ですが、代行してもらうことが可能です。実際に、大手企業のバックオフィス代行が増加しているため、これからは珍しくない状態になると予想できます。
ここでは、業者に代行してもらえる業務を4つ紹介します。
経理・財務
企業内で動く金を管理したり、調達する部門の経理や財務は代行可能です。「企業の要となる部分を代行するのか」と不安に感じますが、幅広い業務を安全に委託することが可能です。
具体的な業務内容としては、決算書の作成や経費の精算にまつわる手続きや買掛金や売掛金の入力等、多岐にわたります。また、代行業者が経理のエキスパートの場合はサポートまでを行うことも可能です。
総務
企業によって担当業務が異なる総務。様々な手続きや社内で配布する書類の作成、備品の発注等、応用力が求められる仕事が多いという特徴があります。
しかし、総務の仕事もバックオフィス代行業者に依頼可能です。
特に、小さな規模の会社で総務の仕事をほかの部署の従業員が担っている場合は、代行業者に依頼すると従業員の負担を減らせます。
法務
法務は専門知識が求められる業務のため、代行業者への委託が不可能と感じる方も多いでしょう。
しかし、法務を専門とする業者を選択すると自社内で行うよりも遥かに効率的に業務を遂行できます。法務代行業者の多くは専門家を有する会社のため、商品を法的観点から点検したり、労務関連の業務を委託可能です。
人事
入退社にまつわる手続きや、求人に関連する業務のほか、既存の社員に対する対応等を担当する人事も代行可能です。
人事はバックオフィスの中でも特に業務量が多いため、どの企業も「人が足りない」「仕事が終わらない」と課題を抱えています。しかし、業務の一部を外注するだけでも担当者の負担を減らしたり、本当に必要な業務に時間を割くことができるようになります。
バックオフィスを外注するメリットとは？
ここでは、バックオフィス業務を外部に依頼するメリットを3つ紹介します。費用面だけでなく、業務の質を高められる利点もあるため、是非検討しましょう。
メイン業務にリソースを割ける
バックオフィス業務は煩雑なものが多く、書類の作成やデータ入力等の仕事に時間を費やしてしまい「改善課題の作成に取り組めなかった」というケースが多く見られます。しかし、データ入力や定型の書類作成は非属人化できる仕事のため、代行業者に任せることが可能です。
煩雑なルーティン業務を代行してもらうことで、自分にしかできない改善活動に時間を割ける大きなメリットがあります。この社内の人間しかできない専門的な業務を「コア業務」と言いますが、コア業務にかける時間を増やすことで、企業の生産性やサービスの質を高めることが可能になります。
人件費のコストカット
バックオフィス業務は売上に直接関与しない仕事ですが、ある程度の人員を必要とします。その結果「人件費がかさむ」と悩む企業が多い傾向にあります。
特に近年は、人件費の削減を徹底する企業が増加しており、仕事量は変わらないのに人員だけ減らされて負担を感じる方が増加しています。しかし、バックオフィス代行サービスに依頼すると人件費を削減しながらも業務の質を維持することが可能です。
プロに業務を委託できる
バックオフィス代行業務の多くは専門知識を有する人員や、事務の経験が豊富な人員を用意しています。そのため、「プロに仕事を依頼できる」と考えられます。
自社内でバックオフィス業務を回す時は、新人の育成や既存社員への教育にも時間を要します。しかし、最初からプロに依頼することで育成や研修の時間も大幅に削減できます。
オススメのバックオフィス業者を紹介
最後に、ここではバックオフィス業務の代行業者を3社紹介します。いずれも専門的かつレベルの高いスタッフが業務を担当します。そのため、自社の要となる業務を安心して任せることが可能です。
優秀なスタッフが代行してくれる「HELP YOU」
「HELP YOU」は厳しい入社試験をクリアしている優秀なスタッフばかりのため、安心して業務を依頼できる業者です。また、やりとりはすべてオンラインで行うため、オフィスに出向く時間を大幅に短縮できます。
さらに、料金形態も月10万円からと自社で人を雇うよりも大幅に低い費用で利用できます。月10万円の場合は30工数までの利用になりますが、余った場合は営業サポート等、ほかの業務に回すことが可能です。
バックオフィス業務はもちろん、営業や経営サポート等の幅広い業務に対応していることも人気のひとつです。
実績豊富な「NOC」
30年以上の実績を持つ「NOC」は、実績の多さが高評価の理由として挙げられます。これまで携わってきた企業は1000社以上のため、様々な企業の特徴を踏まえて適切に業務を遂行可能です。
料金設定は、一度業務内容を相談した後に決定します。そのため、事前に社内で業務の洗い出しを行い、相談に臨みましょう。
安価に導入できる「スーパー秘書」
費用面で安さを重視する場合は「スーパー秘書」がおすすめです。プランは複数ありますが、月10時間のプランだと「3万5,000円」で依頼可能です。
対応業務はバックオフィス全般のため、小さな会社で人手不足に悩む場合にサポート要員として活用すると良いでしょう。
まとめ：バックオフィス業務は外部委託して、コア事業にリソースを割こう
今回はバックオフィス代行業者について解説しました。バックオフィス業務は企業にとって重要な業務ですが、人件費がかさんだり必要な業務にまで手が回らないという課題が常に付きまといます。しかし、代行業者を利用することで非属人化できる業務を依頼し、コア業務に集中できるようになります。
コア業務が進めば、企業活動が活発になったり、新たなサービスを検討する時間も生まれます。企業の業務効率化や成長のために、是非代行業者の導入を検討しましょう。
