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会計業務を効率化して適切な処理を行うためには、もはや、会計システムは必要不可欠と言えます。
また、リモートワークの普及やDX推進に対応していくために、会計システムの見直しを検討している企業も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、会計システムの種類や機能、選び方のポイントについて解説いたしますので、是非ご参考にしてください。
導入すると効率的な「会計システム」とは？
会計システムとは、手書きで行っていた会計業務をIT化することで、帳票や財務諸表の作成を効率化することができるシステムです。
経理や会計業務をサポートするシステムの総称
会計システムは、仕訳入力、決算書作成、債権・債務管理、経営分析等、多岐にわたって経理や会計業務をサポートしてくれるシステムです。
会計業務のなかでも、決算書等の書類の作成は、転記の必要があることや、正確さを求められることから時間がかかってしまいます。
会計システムを利用すれば、時間がかかる作業から解放され、転記ミス等の人為的ミスも妨げるので、経理担当者の負担を削減することが可能です。
会計システムと経理システムに違いはあるのか
会計とは会社のお金の流れを全体的に把握して管理することを指し、経理とは日々のお金の流れを記録することを指します。
日々のお金の流れを正確に記録することで、経営状況の把握や、決算報告に必要な財務諸表を作成できるので、会計と経理は業務が重複している場合もあるのです。
したがって会計システムと経理システムに違いはあまりなく、会計システムの中に経理システムがあるといえるのではないでしょうか。
会計システムには3つの種類がある
会計システムに備わっている機能には、
- 財務会計システム
- 管理会計システム
- 債務・支払管理システム
の3つの種類があります。
ここでは、会計システムの主な機能について紹介いたします。
種類1．財務会計システムとは
財務会計システムは、財務諸表の作成を目的としているので、お金の流れを記録するために毎日のように利用するシステムです。
財務諸表をもとに、株主や融資を受ける金融機関、取引先に経営状況を示すことができます。
主な機能は、仕訳入力、自動仕訳、データ連携、帳票や財務諸表の自動作成、固定資産管理等。
種類2．管理会計システムとは
管理会計システムは、経営層や部門責任者が、自社の経営状況を確認するために利用する社内向けのシステムです。
主な機能は、予算実績管理、損益管理、セグメント管理、データ分析、シミュレーション等。
管理会計システムを利用することで、経営者は経営に関わる重要な意思決定を正確に行うことができます。
また、部門別、プロジェクト別等、あらゆる観点からデータを分析することで経営戦略に活用することも可能です。
種類3．債務・支払管理システムとは
債務・支払管理システムは、取引先に対する債務状況を管理するシステムです。
取引先によって支払期日が異なったり、支払金額によって振込・手形と支払方法が異なったりする、複雑な支払業務を一元管理して処理することができます。
一元管理することで、二重払いや支払漏れのミスを減らして債務の残高を正確に把握できれば、キャッシュフローの安定化にも繋がるでしょう。
会計システムは利用できる形態も様々
会計システムの導入にあたっては、主に
- クラウド型
- インストール型
- 基幹システム型
の3種類の形態があります。
「クラウド型」はインターネット上でサービス提供会社の会計システムを利用することです。
インターネットにつながっていれば、どこからでもアクセスできるので、リモートワークや税理士との情報共有にも適しています。
サーバー上にバックアップされるのでデータを失うこともありません。
また、常に最新の状態で会計システムを利用することができます。
「インストール型」はパッケージで購入した会計ソフトを自社の端末にインストールして利用することです。
初期費用がかかりますが、購入後の維持費は必要ありません。
また、インターネットにつながっていない状態でも利用することができます。
「基幹システム型」は業務の根幹を支えるシステムのことで、会計システムのほかにも、生産管理システムや販売管理システム、人事給与システム等があります。
ほかのシステムとの連携やカスタマイズが可能な反面、導入費用が高額になる傾向があるようです。
会計システムの導入によるメリット4つ
自動作成機能を活用し会計業務を迅速に行える
会計システムを利用すれば、仕訳を入力することで帳票は自動で作成されます。
月次決算の際に、ほとんどの会社が貸借対照表と損益計算書を作成するのではないでしょうか。
ひとつひとつ書類を作成する場合は、どうしても時間がかかってしまいますが、会計システムを利用することで書類作成の作業負担が減り、会計業務を迅速に行うことができます。
転記作業等によるミスを最小限に抑えることができる
転記作業をして帳票を作成する場合は、ミスの多発を避けられません。入力ミスや入力漏れ、計算ミス等の人為的ミスが生じてしまうからです。
また、書類の作成後に仕訳の段階でのミスが発覚すると、転記作業を最初からやり直す必要もあるでしょう。
しかし、会計システムを利用すれば、転記作業は不要になり、ミスした部分を修正するだけで、すべての帳票に反映されるので、ミスを最小限に抑えることができます。
税制改正という現在の制度に合った処理が行える
税制等の制度が改正されたとしても、会計システムを利用していれば、自社で対応すべきことは多くないので安心です。
特にクラウド型の場合は、自動でアップデートされるので、すぐに現在の制度に合った処理を行うことができます。
インストール型はアップデートが必要になりますが、負担は少ないでしょう。
売上が自動で連携され利益等の経営状況が把握できる
売上情報を連携できる会計システムを利用すれば、自動で売上が計上されるので、常に最新の利益や経営状況を把握することができます。
その結果、迅速な経営判断も可能になるでしょう。
会計システムの主な機能は5つ
自動仕訳等のデータ入力を補助する機能
自動仕訳とは、インターネットバンキングやクレジットカードの取引情報をデータで受信すると、自動で仕訳される機能です。
はじめてデータ受信した時の仕訳を記録して、次回から自動で同じ仕訳がされます。
そのため、勘定科目を分類したり、金額を入力したりする必要はなくなり、自動仕訳された内容を確認するだけで仕訳が完了するのです。
勘定科目の構築をする機能
勘定科目は、会社の規模や業種に合わせて柔軟に設定できます。
あらかじめ一般的な勘定科目が登録されていますが、追加、変更、削除をして自社に適した勘定科目を構築することが可能です。
また、補助科目を自由に設定できるので、勘定科目をより細かく分類したい場合に利用するとよいでしょう。
集計や財務を分析する機能
日々の仕訳入力をもとにデータが集計され、会計システムによって財務分析されることで、経営判断に必要な資料を迅速に作成できます。
また、財務分析するにあたっては、会計システムによって作成できる帳票の種類が異なるので注意が必要です。
科目体系・部門体系での分析や、分析単位の細かさを特徴としている機能もあり、対応できる範囲が異なりますので、自社に適した会計システムを検討しましょう。
セキュリティを強化する機能
会計システムにアクセスする際に、IDとパスワードを設定することによりセキュリティの強化が可能です。
IDごとに入力・訂正・削除を記録したり、利用権限を制限したりすることで不正防止にも繋がります。
また、クラウド型においては、データが暗号化されているか、サーバーでセキュリティ対策がされているか等を確認しましょう。
経理機能を分散する機能
会計システムのなかには、各拠点に分散して入力できる機能があります。
本社の経理部門で複数の拠点を管理している場合は、入力作業を分散させることで、本社に集中していた業務負担を大幅に削減することが可能です。
また、本社と各拠点で同じ入力作業をしている場合は、重複した作業をなくして効率化することができます。
会計システムの選び方のポイント7つ
導入目的を明確にして選ぶ
会計システムの導入にあたっては「入力作業を減らして経理業務を効率化したい」「様々な観点からデータを分析して経営戦略に活用したい」というように、会社によって目的が異なります。
また、会計システムによっても、対応できる機能が異なりますので、導入目的を明確にして自社に適した会計システムを選びましょう。
実務視点で選ぶ
仕訳入力や帳票作成の効率化を目的として、会計システムを導入する場合が一般的に多いのではないでしょうか。
自動仕訳はされるのか、データ連携はできるのか、仕訳入力を効率化する機能が備わっていることを確認しましょう。
経営視点で選ぶ
経営者にとって、経営判断をしたり、経営戦略を立てたりするために、データを分析することは必要不可欠と言えます。
分析機能は会計システムによって特徴がありますので、どのような分析が自社に必要か明確にしておきましょう。
会社にとって必要な機能があるかどうか
会計システムには多くの機能がありますが、選ぶシステムによって利用できる機能は異なります。
自社に必要な機能がすべて含まれているか、または、自社の理想に近い形で利用できるのかを確認しましょう。
カスタマイズや柔軟性があるか
今必要な機能だけでなく、事業の拡大にあわせてカスタマイズが可能かどうか等、将来を見据えてシステムを選択することが重要です。
柔軟な対応ができない場合は、別のシステムに替えざるを得ない状況になるかもしれません。
また、CSVで元帳を出力したり、取り込んだりができるかどうかも確認しましょう。
法改正や状況の変化に対応した処理ができるかどうか
会計業務は、法律に基づいて正確に行うことが求められますが、法改正への対応は、煩雑さもあり負担が大きくなります。
そこで、法改正に対応している会計システムを利用することで負担を減らしましょう。
クラウド型の会計システムを利用すれば、アップデートする必要もなく、法改正に対応した処理ができます。
サポート体制が充実しているかどうか
会計システムの提供会社によるサポート体制が充実しているかも重要なポイントです。
導入時に手厚いサポートが受けられるのか、不明点やトラブルが生じた場合は電話やメールで素早く対応してもらえるのか等、どのようなサポートがあるのか確認しておきましょう。
まとめ
会計システムは様々な機能で業務の効率化や、経営判断に必要な分析をサポートしてくれます。
これから会計システムを導入する場合は、手入力の作業が減ることで、想像以上に業務の効率化を図ることができるでしょう。
また、既に会計システムを導入している場合でも、すべての機能を使いこなせているとは限りません。会計システムをより理解して、さらに効率化を目指しましょう。
経営層においては、自社に適した分析機能をもつ会計システムを利用することで、より一層経営に役立てることができるのではないでしょうか。
