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会計システムの導入は、業務の効率化や入力ミスの効果が期待できます。また、データを一元管理できるため、経営方針の決定に役立つメリットもあります。
当記事では、会計システムの種類や形態、メリットについて解説します。システム導入の参考にしてくださいね。
会計システムとは？
会計を行う目的は、企業が運営を行ううえで適切な投資を意思決定したり、外部へ自社の財務状況を伝えたりすることです。
会計システムとは、会計にとって必要なソフトウェアのことで、取引記録や会計帳簿の作成を電子的に行うことができます。
会計システムの種類とは？
会計システムとは、効率よく会計業務を進めるためのシステムです。
しかし、一口に会計システムといっても、細かく分類すると3種類にわけられます。そのため、自社に必要なサポートや予算にあわせて選択する必要があります。詳しく見ていきましょう。
財務会計システム
株主等に開示する財務諸表作成ができます。仕訳入力や帳簿、決算書の自動作成等、会計にまつわる業務を幅広くカバーします。
管理会計システム
社内経営の意思決定に必要な書類作成をサポートします。予実管理やプロジェクト管理、セグメント管理等もカバーできます。
債務債権システム
買掛金の支払いや、売掛・入金情報を管理できます。債務債権システムを導入することで、キャッシュフローが把握しやすくなります。
会計システムの導入形態
会計システムの形態には「クラウド型」「インストール型」「基幹システム」の3種類があります。それぞれの利用方法をご紹介します。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを通じてシステムを利用します。ソフトウェアを購入したりインストールしたりせず、すぐにシステムが利用できる特徴があります。設備や場所を選ばず利用が簡単なため、新しくシステムを導入する際はクラウド型が便利です。
インストール型
インストール型は、ソフトウェアを購入し、企業のサーバーにインストールしてシステムを利用します。最初に購入してしまえば、そのあと基本的に料金は発生しません。しかし、初期費用が高額な場合も多いため、予算と合わなければクラウド型も検討することをおすすめします。
基幹システム(ERP)
基幹システムは、人事や生産等と連携して利用されることが多く、業務の核となる役割のシステムです。企業の規模や事業内容にあわせて、会計以外の管理もカスタマイズすることが可能です。しかし、システムの再構築が求められるため注意が必要です。
会計システムの導入目的やメリット
会計システムを導入して、企業側はどのようなメリットが得られるのでしょうか？
ここでは、会計システムの導入を検討している方へ、目的別に得られるメリットをご紹介します。是非、現在抱えている問題点と照らし合わせてご覧ください。
経理業務の効率化
経理業務では、毎日のルーティンや定期的に発生する、必要な仕分けや取引の入力があります。この場合は、エクセル等のソフトウェアに入力するよりも、会計ソフトを利用することで入力をサポートする機能を活用できます。その結果、作業スピードの向上に繋がります。ほかにも、一度入力するだけで自動的に帳票やグラフを一括で作成できる製品もあります。また、外部のシステムからデータを取り込んで書類を作成することも可能です。そのため必要書類を毎回作成する時間を削減が可能となります。
人的ミスの減少
どの業務でも、人的ミスは発生します。伝票から帳簿へ転記する際に、人的ミスが発生した経験があるのではないでしょうか。しかし、入力ミスや二重計上等の単純ミスは防ぎたいところです。会計システムを利用すると、残高があわないデータを入力すると警告してくれる機能があるため、人的ミスを防げるでしょう。入力データに不備があったとしても該当箇所を特定しやすく、元のデータを修正して関連する帳票やグラフに反映する機能も備えています。
新しい制度や税制改正に柔軟に対応
「会計システムは制度が新しくなると対応できないのでは」と不安を感じる方もいます。しかし、会計システムは税制度の変更があった際にシステムの設定を変更したり、アップデートを行ったりできるため心配は不要です。特に紹介したクラウド型の会計システムを利用すれば自動でアップデートされます。制度変更に対応するための負担を抑えられるでしょう。
経営状況をリアルタイムに把握
これまでのシステムでは、入出金の際にデータへ反映されるまでタイムラグが発生していました。しかし、会計システムを利用すると入出金データがリアルタイムに反映されます。また、社内の情報を一カ所に集中して管理することもできます。そのため、複数の支店がある場合でも、本部に情報を集約することで一元管理が可能になります。いつでも最新のデータを確認できるので、経営判断をスピーディーに下せるようになります。
電子帳簿保存が容易
電子帳簿保存法の緩和により、帳簿を紙ではなくデータで保存することが可能になりました。会計システムを導入すると、データ保存ができるため紙での保管にかかるコストもかからず、少ない手数で対応可能です。
導入前に知っておくべき会計システムのリスク
ここまで、会計システムを利用するメリットをご紹介しました。しかし、同時に知っておきたいリスクも存在します。
データの改ざんや消失のリスクをあらかじめ理解し、適正な使い方を行いましょう。
データ改ざんのリスク
会計システムは作業の効率化を図るため、入力や修正がしやすくなっています。しかし修正が簡単ということは、同時にデータの改ざんも簡単にできてしまいます。
書き換えが不可能な紙の書類とは違って、印刷しないかぎり証拠が残らないため、不正行為がしやすいといえるでしょう。
データ改ざんのリスクを避けるためには、パスワードを登録したり、権限を制限して編集できる担当者を固定したりするような対策が重要です。
データの消失リスク
会計システムはデータを保存しています。そのため、紙の保管と違って、削除操作すると簡単に消失できます。消失対策として、会計システムには一般的にバックアップ機能が搭載されています。しかし、バックアップが通常のデータと同じディスク上に保存されている場合は、同時に消失することも考えられます。
このような事態にならないため、バックアップを保存する場所に注意が必要です。バックアップのデータを保存する際は、元のデータとは違う場所に保存しましょう。また、ウイルス対策やセキュリティ対策の準備も整えることが重要です。
まとめ：効果を理解して自社に合ったシステム選びを
会計システムは、業務効率化と経営方針の決定を実現できるシステムです。システムを導入することで、担当者の負担を減らすだけでなく、企業経営にも良い影響を与えるでしょう。
税制改正や制度変更によって様々な影響を受ける会計業務。日々アップデートしていないと、競合他社におくれを取ってしまいます。
今回紹介した導入効果や、メリットデメリットを理解して、現在抱えている問題を改善できるシステムを選びましょう。
