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近年、業務の流れが複雑になり全体像を把握しきれていないという人も多いのではないでしょうか。この問題を解決するためには業務の可視化が欠かせません。本記事ではこの必要性と進め方のポイント、おすすめのツール等について紹介していきます。
業務の可視化がなぜ必要か？
業務を可視化して、共有することは企業にとってとても大切な役割を果たしています。ここでは必要となる理由について紹介していきます。
仕事の全体像を把握するため
改善を図るためには一部だけではなく全体の流れを把握することが大切です。自分の部署や担当部門についてはもちろん把握できていると思いますが、それだけではなく連携している他部署や流れを理解できれば、課題点の発見や改善方法の提案もしやすくなるでしょう。そのため業務プロセスの可視化が欠かせません。
作業効率を向上させるため
各仕事内容や作業時間が把握できるようになるため、改善策を挙げやすくなります。作業時間が共有できれば、人員配置のバランスを取ったり、時間短縮のための改善策を考えたりできます。
それにより、仕事の効率向上を目指すことができるでしょう。このように全体の効率を上げるためにも欠かせません。
課題を社内全体で共有するため
全体が見えていないと、自分が担当する作業にしか目がいきません。しかし、可視化することでプロジェクトに対して共通の認識を持って推進することができます。
どこで利益が発生しているのか、担当作業が利益にどう繋がっているのか、ほかとどのように連携しているのかを知ることで、課題を理解しやすくなるでしょう。
BPMやRPMを導入するため
BPMは「Business Process Management」の略で、業務プロセスの改善を目的にした管理方法です。これを実施するために、まずは作業を可視化して改善ポイントを見つける必要があります。
RPMは「Robotic Process Automation」の略で、定型業務をロボットにより自動化することです。ロボットにどの作業を自動化してもらうか検討するためにも必要となります。
内部統制システムを構築するため
内部統制は、企業が事業目的や経営目標を達成するために必要なルールです。これに必要な「フローチャート」「リスクコントロールマトリックス」「業務記述書」を作成するためにも欠かせません。特にフローチャートでは、業務プロセスを図式化して流れを共有するため、必要となります。
可視化しないことで起こるリスクとは
業務全体の効率や生産性の低下を引き起こしてしまいます。例えば、担当者の状況や残業時間を把握できずに過労に繋がってしまうことがあります。また、利益が出ていたとしても、気づかないうちに経費がかさんでしまうこともあるでしょう。
そして、属人化が進むことで担当者が休んだ時や退職したときに作業が滞ってしまう危険もあります。このような問題を避けるためにも必要不可欠です。
業務の可視化を進めるポイント
可視化の必要性については理解できたでしょうか。ここでは進めていくための方法やポイントについて紹介していきます。併せて確認しておきましょう。
プロセスマップを作成して全体像を把握する
プロセスマップは組織の業務フローや全体の階層を図式化するための手法です。これにより、どの組織が何の業務を担っているのか把握できるようになります。
全体の流れを共有することができるため、個々の作業に関する問題点だけではなく、繋がりに潜む課題を見つけることも可能です。また、業務に対する共通認識が生まれるため、部門外でのコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。
スキルマップを作成して社員のスキルを可視化する
スキルマップは社員一人一人や組織が業務を行うにあたって、必要なスキルを持ち合わせているか、可視化することができます。それにより、個人の能力に合った作業を割り振ることが可能になります。
また、足りない技術や知識が明確になれば、研修を実施したり、不足を補える人材を新しく採用したりといった対策ができるようになるでしょう。
業務可視化ツールを活用して効率を上げる
どの作業にどのくらい時間を使っているか確認することができるツールです。パソコンでの作業では個人の進捗や効率が把握しづらいですが、ツールを導入することで、パソコン作業を可視化できます。
これにより、個人の課題を見つけやすく適切な改善に繋げられるでしょう。また近年、テレワークが普及してより個人の作業状況を把握しづらい状況です。そのため、このツールがより必要になると考えられます。
業務可視化ツールとは
社員の勤務中の動きを見えるようにし、傾向を分析するためのツールです。これにより状況を把握しづらいパソコン作業の進捗や状況を確認することができます。また、パソコンにソフトウェアをインストールするだけでデータの収集が可能であるため、リモートワークが進む中で注目を集めています。
業務の可視化を目的とした導入
業務時間と作業量を把握することができるため、人事評価の判断材料になります。時間が長くても効率がよくなかったり、反対にいつも定時に上がっているが平均以上の作業量をこなしたりしている人もいるでしょう。このような状況を客観的なデータから評価することができるため、人事において適切な判断が可能となります。
そのほかにも、パフォーマンス改善のための状況把握ができることや、ツールに作業状況を収集しているため日報の省略が可能となることや、業務全体の流れを把握することで経営判断の質を向上させることも可能となるでしょう。
従業員の管理を目的とした導入
操作ログを管理することで、個人情報や機密情報の漏洩や持ち出しを防ぐことが可能です。許可のないUSBとの接続やスマホへのデータ保存を制限することもできます。このようにセキュリティ面の強化にも役立つでしょう。
また、ソフトウェアの利用状況やスクロール・タップ等のパソコン操作、作業しているファイルデータの内容等から社員の作業状況を確認できるため、働きすぎていないか、反対にサボっていないか等を把握することができます。
おすすめの業務可視化ツール4選
ここでは、おすすめの業務可視化ツールを4つ紹介します。それぞれに特徴がありますので、詳細は各ツールのURLからご確認ください。
AssetView（アセットビュー）
パソコン内の情報収集に加えて、パソコンの設定コントロールや制御・警告・ウイルス対策等も一括して対応できます。必要な機能やサービスのみを購入できるオーダーメイド制であるため、企業の規模や目的に合わせた利用が可能です。
https://www.hammock.jp/assetview/
Qasee（カシー）
アプリをインストールするだけで、パソコン上での作業データを自動で収集できます。収集されたデータはAIにより分析・採点して、レポートとして提出されます。これにより、コストの算出や業務上の課題点の発見だけではなく、人材育成や効率化の向上、DX推進に役立てることも可能です。
https://qeee.jp/products/441
MeeCap（ミーキャップ）
最先端のITを活用したツールが特徴です。パソコン操作を自動で収集し、業務フローを図式化して表示してくれます。また、AIによる自動分析機能も搭載しています。これにより、人の目だけでは気づけない課題を発見することも可能となるでしょう。
https://www.mee-cap.com/
MITERAS（ミテラス）
タイムレポートによる労働時間の乖離把握とジョブレポートによる仕事状況の可視化の2点から、労働環境の適正化を図ることができます。隠れ残業や非効率な業務を見つけ出すことにも役立ちます。アラート機能搭載のため、忙しい管理職の方にも使いやすいツールと言えるでしょう。
https://www.persol-pt.co.jp/miteras/work-visible/
まとめ：業務可視化ツールを利用して業務改善を図りましょう
仕事の全体像を把握し、業務の改善を図るためには可視化が欠かせません。プロセスマップやスキルマップを活用することで可能となりますが、より効率的にシステム化するためにはツールの利用がおすすめです。目的を明確にして、ツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
