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「自身の会社で脱ハンコの導入を考えている」「脱ハンコのメリットを知りたい」と考えている方へ。本記事では脱ハンコについて詳しく解説します。近年推進される脱ハンコは「コストダウンできる」「手間が減る」というイメージがありますが、メリットと同時に知っておきたい注意点もあります。本記事では脱ハンコの良さだけでなく、導入時に気をつけたいポイントも解説するため、見通しを持って脱ハンコを検討できます。
利点だけでなく、注意点も確認した上で適切なタイミングで脱ハンコを目指しましょう。
脱ハンコとは?
はじめに、そもそも脱ハンコとはどういうものなのかを確認しておきましょう。
脱ハンコは、従来契約書や請求書等の紙の書類にハンコを押すとい日本特有の文化が、近年のデジタル化やテレワークといった働き方に合っていないとして、政府や民間企業での手続きにおける押印を無くそうとする動きです。
住民票の写しの交付請求
婚姻届や離婚届の届出
年末調整や車検の申請書類
既に上記のような行政手続きの押印の99.4％が廃止されると発表され、民間企業の間でも脱ハンコの動きが急速に進んでいます。
脱ハンコの4つのメリット
では、脱ハンコを行うとどのような効果が期待できるのでしょうか。
ここからは、実際に脱ハンコを行うことで起きる4つのメリットを説明します。
①生産性が向上する
②場所や時間に縛られなくなる
③コスト削減
④コンプライアンスの強化
順に見ていきましょう。
①生産性が向上する
ひとつめは、生産性が向上することです。
従来のやり方だと、契約を結ぶ際に書類を作成して印刷し、そこに両者の押印がされて初めて業務が開始されます。
しかし、このやり方では押印のために出社する必要があります。また、ほかにも印刷や製本作業、確認のための他社への郵送と多くの手間と時間がかかります。さらに、保管する際も必要な時に探す必要があり、契約内容の把握も大変です。
しかし、脱ハンコを行いこれらすべてを電子署名で行えるようにすれば、時間が大幅に削減されます。
ハンコだけのために遠方まで行く手間が省けると、その分別の業務に時間が割けます。その結果、生産性の向上に繋がります。
②場所や時間に縛られなくなる
2つめは、場所や時間に縛られなくなることです。
契約締結の書類作業をすべて電子化することで、相手先とのやりとりをオンライン上で行うことができます。そのため、何時にどこの場所で契約を結ぶといったやりとりが無くなり、場所や時間に縛られる事なく仕事ができるようになります。
これは、リモートワークが増えている現状に適しており、働く社員にとって仕事がしやすくなる大きなメリットと言えます。
③コスト削減
3つめは、コスト削減です。
契約の締結には、見えにくいですが、用紙代、インク代、封筒代、プリンターの維持費等の細かい支出が積み重なります。また、業務を行うための人的コストも大きいです。しかしデジタル化を行うと、積み重なったコストをすべてカットすることができます。
経費削減を行っている会社も多いと思いますが、契約の締結に関わる経費はこれまでは削れない必要な経費だったと思います。
しかし、そうしたコストを脱ハンコという選択によって減らせるようになります。
④コンプライアンスの強化
4つめは、コンプライアンスの強化です。
紙で契約を締結し、保管していれば数が増えていきます。するとどうしても、紛失や保管もれ、誤って破棄してしまう等の人為的なミスが発生します。
また、何者かが文書の改ざんを行うといったリスクもあります。
これらの問題も電子署名で行えば、契約書をきちんとサーバー上で保管することができます。たとえ誰かが書類を改ざんしようとしても、アクセスや編集の履歴で特定することができ、トラブルを防ぐことが可能です。
このように、脱ハンコを行うことで、従来のハンコ文化の無駄だった部分や、甘かったセキュリティの問題を改善できることが分かります。
上記の通り、脱ハンコによって得られるメリットは多くあります。
脱ハンコを行うだけで、この数の業務改善をできると考えると脱ハンコを導入する企業が増えてきている理由が分かりますよね。
脱ハンコを実践する場合の3つの注意点
メリットが豊富な脱ハンコの動きですが、普及していない会社や書類によってはハンコが必要なケースもあります。ここでは、脱ハンコを実践する場合に知っておきたい3つの注意点を紹介します。
電子印鑑の可否や、従業員への教育を徹底し、脱ハンコを目指しましょう。
電子印鑑が利用できない書類がある
行政手続き等の既に多くの文書がデジタル化によって、ペーパーレス化が行われています。しかし、まだ法律でデジタル化が認められておらず、書面で残しておかなければならないものがあります。
現時点では、不動産の賃貸契約書や重要事項説明書、投資信託契約の約款等がまだデジタル化が認められていません。
社員が使いこなせないという問題が出てくる
従来の紙での契約作業を行っていた社員は、業務が根本的に変わってしまうため、初めは戸惑うことや分からないことも多数出てくることを想定しておきましょう。
そのため、導入後はしばらく手続きに時間が掛かってしまったり、ミスが出てしまう等逆に業務効率が落ちる可能性もあります。
取引先が応じてくれない可能性がある
脱ハンコは自社だけでは行うことができません。
脱ハンコに対応している企業はまだ少ないのが現状なため、取引先の会社が契約に押印を必要としている場合は、脱ハンコに対応していない企業に合わせる必要があります。
その場合は、従来の業務と脱ハンコ後の2つの業務を行わなければならないため、業務が混乱してしまう可能性があります。
脱ハンコはまだ社会に浸透しきっていないため、上記のような問題が起こる可能性があります。次の章では、その問題の解決方法をお伝えします。
脱ハンコを推進していくには？
脱ハンコの注意点について理解していただけたと思います。
その上で、脱ハンコを推進していくにはどうすれば良いのかを解説していきます。
社内文書で少しずつ進める
まずは、社内文書を少しずつ脱ハンコ化していきましょう。
前述したように、長年ハンコ文化にいた人の中には「いきなり変えられたら対応できない」と混乱する方もいます。
そのため、抵抗がある方には少しずつ慣れてもらい、徐々に押印を無くしていきましょう。
また、脱ハンコ導入の前に社員の IT スキルを高める研修を行う等、業務に必要となるツールを使いこなせるようにするための取り組みを組み込むのもおすすめです。
取引先にも脱ハンコを勧める
これも前述したように社内の脱ハンコを推進するにあたり、取引先の脱ハンコ化は必須事項と言えます。
まだ脱ハンコを行っていない取引先には、脱ハンコの「自社が大幅にコスト削減できた例」等の脱ハンコのメリットを説明して、一緒に脱ハンコを行っていく提案を行うと、受け入れてもらえる可能性が高まります。
それでも脱ハンコに応じてもらえない取引先には、理由を確認し、その問題の解消が脱ハンコによって解決できるかどうかをしっかり検討しましょう。
脱ハンコの流れは間違いなく進んでいるので、数か月後には、取引先の社内で判断が変わっている可能性もあります。定期的に脱ハンコの提案を行うチャンスを伺い、提案を受け入れて貰えそうな時にサポートしましょう。
まとめ：脱ハンコで業務を効率化しましょう
今回は脱ハンコのメリットと注意点、脱ハンコを進めていく方法についてご紹介しました。
脱ハンコは、ハンコ文化が作っていた従来の無駄な作業やデメリットを解消することが可能です。
まだ脱ハンコが浸透していないため、導入するには障害が多いです。そのため、自分の周りから少しづつ普及させていきましょう。
浸透するまで時間がかかる脱ハンコですが、進めば進むだけ作業効率がアップします。是非脱ハンコを検討してみましょう。
