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皆さん、日頃の業務の中で印鑑を使う機会はたくさんありますよね。
使う機会が多いぶん、
「効率化を考える上で、本当に押印の作業は必須なのか」
「定例の作業として行っているものの、押印する際のビジネスマナーに自信がない」
と不安に思う方も多いのではないでしょうか。
そんな不安を解消するため、本記事では、請求書押印方法の基礎知識と、そのほか押印業務の効率化に関する情報をご紹介します。
請求書への押印は必要なことなのか？
実は請求書への押印には義務や根拠はない
請求書の押印は法律によって定められていません。したがって押印のない請求書も法律上正式な書類となります。
実際には請求書の発行自体も法律上では定められてはいないため、口頭のみの合意で請求することもできます。
しかし、たとえ友人間であっても金銭貸借を口約束で行うのは危険ですよね。企業の場合はその影響範囲は甚大です。トラブルがおこってしまった場合に、証明となる書類がないとトラブル解消が非常に困難になるので、必ず請求書の発行と押印を行いあうようにしましょう。
法的に不要でも請求書への押印をする理由がある
非常に手間のかかる請求書の作成や押印作業ですが、他社との取引上のリスクを少しでも減らすために非常に重要となります。
法律上では必要なくとも、なぜ押印をする必要があるのか。その重要性について確認していきましょう。
発行元を明確にして改ざんのリスクを減らすため
請求書に押印をすると改ざんのリスクを減らすことができます。刑法159条の規定により、文書の偽造が発覚した場合には厳しく罰せられます。その中でも、押印がされていない書類よりも、押印のされている書類を偽造した場合のほうが罪が重いです。
そのため、押印がされていない請求書のほうが改ざん等の不正が起きやすいです。しっかりと押印をすることで発行元が明確になり、改ざんのリスクを減らすことに繋がります。
正式な書類には押印する慣習があり信頼性が高まるため
ほとんどの企業が請求書には押印をしており、一種のビジネスマナーとも言えるでしょう。ほかの企業は請求書に押印しているのに、自社だけしていない場合に先方からどんな評価を受けるか想像できますよね。
後ほどの章で詳しく紹介しますが、複製が比較的難しい丸印等を使用することによって、会社が正式に発行した書類であることの証明となり、信頼性が高まります。
スムーズな取引を行うためにも、無駄なトラブルを防止するためにも、請求書には押印するのが無難でしょう。
押印なしの請求書を受付ていない企業もあるため
近年はリモート化が進んだことによって、行政を中心に脱印鑑の動きが進んでいます。一方で日本の印鑑文化は非常に根強く、押印のない請求書を受付ない企業も一定数あります。
例えば、改ざんのリスク対策として押印されている請求書しか受け取らないという社内ルールを独自に設けている企業が存在するほどです。
月末等の何度も押印が必要な場合は大変ですが、取引先とよい関係性を築くためには請求書への押印は必須と言えそうです。
請求書の押印に適しているのはどの種類の印鑑か？
法人では角印を用いるのが一般的
印鑑の種類には様々なものがあり、名前は知っていてもどんな場面で使い分けたらよいか難しいケースもあると思います。請求書の押印については、法人の場合は角印がもっとも適していると言えるでしょう。
通常、角印には会社名が刻印されているので、その会社が承認した書類である証明になります。丸印や銀行印を押印した場合は複製のリスクや摩擦によって印影が変わる可能性もあるので好まれません。角印を使うことが一般的になっているので覚えておきましょう。
法人では主に4種類の印鑑を使い分けている
先程出てきた、角印、丸印、銀行印に加えて、シャチハタの4種類の印鑑が通常の法人では使われています。それぞれについての使い分けを紹介します。違いについてしっかり理解できるようになりましょう。
角印：いわゆる認印
請求書の押印にも使われる角印ですが、そのほかにどんなときに使われるのでしょうか。
角印は認印とも呼ばれます。郵便物の受取等の際や行政の手続きで使用する際にも使われるので馴染みのある人も多いでしょう。
法人の場合は、社名を刻印して会社印として使用されます。
丸印も法人では多く使われますが、大きな違いは法務局に届けを行わない点です。
なんらかの確認や承認をする際等の、法的効力が必要ない場面で活躍する印鑑です。
丸印：法務局に届け出済み・より重要な書類向け
丸印は角印よりも、より重要な書類に使われます。丸印は実印とも呼ばれます。
会社を登記する際に作成する印鑑で、もっとも重要な印鑑です。複製を防ぐためにも押印をする際には、重要な取引にのみ使用するようにしましょう。法務局に届け出を行い、認められる必要があるので信頼性が高まります。保管の際には金庫に保管する等、なくすことのないように注意して保管しましょう。
銀行印：小切手等に使用・一般書類には使わない
銀行印は、銀行で口座開設時に使用する印鑑です。銀行が認めれば、印鑑の種類は角印や丸印を使用することも可能ですが、一般的には分けることが多いです。
丸印や角印とは別に銀行との取引や小切手の振り出しの際にのみ使用する印鑑を作り、一般書類には使わないようにしなくてはいけません。こちらも丸印同様に使用するケースが限られるので、鍵のついた金庫でしっかりと保管するようにしましょう。
浸透印（シャチハタ）：サイン代わり・社内文書の回覧等の押印
シャチハタは朱肉が必要ないため、押印する際の手間はほかの印鑑と比べてかかりません。しかし、シャチハタは大量生産が可能で、簡単に偽造ができます。そのため、取引先とのやり取りでは基本的にシャチハタは使用しません。
使用する場面は、社内文書の回覧の際の押印や、出退勤を確認する際の押印等、社内での使用に留めましょう。
ビジネスの場面に限らず、役所への届け出全般や携帯電話の契約等の際にも、シャチハタ不可とされている場合が多いです。
個人事業主はどうするのがベターか？
法人の場合は4種類の印鑑を使い分けましたが、個人事業主の場合はどうでしょうか。
個人事業主の場合は、シャチハタだけでも問題ありません。しかし、信頼性を高めるという点では事業用の印鑑をひとつでも用意しておくと先方からの印象もよいでしょう。
重要な書類用に使用する事業用の印鑑と通常業務の際に使用するシャチハタの2つを使い分けられれば十分です。通常、個人事業主が請求書に押印する際はシャチハタを使用します。
きちんとした使い分けを覚えるのは大変ですが、先方によい印象をもってもらい、取引をスムーズに簡潔させるには必須となるので覚えておきましょう。
請求書の押印する位置はどこが適切？ 押印のマナー
社名に重なるように押印をする
請求書に押印をする際には社名に重なるように押印することがビジネスマナーとなっています。社名に重なるように押印をすることで複製が難しくなるため、改ざんのリスクを減らすことに繋がります。
請求書によっては押印欄が用意されている場合があるので、その場合は押印欄に押印する形で問題ありません。
押印する際は印影のかすれ・欠けはNG
印鑑を押印する際には、当たり前のことですが、印影のかすれや欠けがないように注意しましょう。心配な場合は一度捨ててもよい紙に試しで押印することをおすすめします。重要な書類であるほど、押印時はミスしないように緊張すると思います。押印が苦手な人でも、後ほど紹介する電子印鑑を使用すればミスをする心配がなくなります。
請求書に訂正印はNG
書類に不備があった場合は、二重線で取り消しを行い、訂正印を押すのが一般的です。しかし、請求書はお金に関する書類でミスがあると困るので、面倒ではありますが再度請求書を作り直すのが無難です。ミスをした書類は二重の請求にならないようにシュレッダーにかけてすぐに処分しましょう。
時間をかけて作ってきた請求書をひとつのミスで最初からやり直しになるのは大変ですよね。こちらも後ほど紹介する請求書の電子化で解決できるのでご安心ください。
広がりつつある「請求書の電子化」と「電子印鑑」
請求書の電子化と電子印鑑の利用はコロナ禍のリモートワーク化の背景もあり、多くの企業で取り入れられています。導入することで大幅な業務効率化やコストカットができる電子化ですが、法律的に認められているのか、また具体的な利用方法について確認していきましょう。
電子化した請求書とは？ 法的根拠はあるのか？
これまで請求書等の書類は紙での保存のみが認められていましたが、平成17年に施行されたe-文書法によって、データでの請求書等の書類の保存が認められるようになりました。
電子帳簿保存法によって、企業は請求書等の書類を7年間保存する義務があります。大量の書類を保管するにはコストがかかり、管理も大変です。このような負担を軽減するために電子化の動きが進んでいます。
電子印鑑とは？ 法的根拠はあるのか？
電子印鑑とは、自分の印鑑をパソコン等の電子機器上で利用できる印鑑のことです。手を使って押印する場合と異なり、ミスをするリスクを減らせます。
こちらも平成17年のe-文書法の施行によって法的に電子印鑑が認印と同じ効力を発揮するようになりました。今まで無駄に時間がかかっていた押印業務ですが、電子印鑑によって大幅に時間短縮できます。
電子印鑑を使用する方法は？
電子印鑑を使用する方法は大きくわけて2つあります。
ひとつ目は、実際の印鑑の印影をスキャンする方法です。手軽に作成できますが、スキャナーと画像編集ソフトを用意しなくてはいけません。
2つ目は、電子印鑑を作成してもらえるサービスを利用方法です。こちらは、事前に用意するものはないですが、月額数100円かかります。そのかわり、誰が押印したかをクラウド上で確認できる追加機能を付与することができるので、セキュリティーを強化したい方にはおすすめです。
請求書の押印を省略・廃止する民間企業や自治体が増えている
請求書の押印を省略や廃止する民間企業や自治体が増えています。その背景には新型コロナウイルス流行の影響が大きく関係しています。政府としても、2020年9月には河野大臣が全省庁に向けて、原則ハンコを使わないように呼びかけを行いました。
企業の間でもコロナ禍でできるだけ外出を避けるために、押印のためだけに会社に出勤することがないように多くの企業が電子印鑑の利用を進めています。
請求書への押印に関するよくある質問
押印のない請求書を受け取ったらどう取り扱うか？
今までご紹介してきた通り、押印のない請求書を受け取ったとしても法律的に問題ありません。しかし、はじめて取引をする企業や、いつも押印があるのに今回は押印がないという場合は、先方に連絡を取るのが無難です。
少し面倒ではありますが、不正な取引を減らすためのコミュニケーションは欠かさないようにしましょう。
電子印鑑で請求書に押印するメリットは？
請求書の押印に電子印鑑を使用するメリットは大きくわけて業務効率化とコストカットの2点です。従来はオフィスに担当者が来ないと押印ができないため、出張中や出先の際にはプロセスが進まないという難点がありました。
電子印鑑の場合は、出先であっても、どこでも押印ができるためプロセスがスムーズになります。また、書類の印刷代や郵送費が抑えられるため、コスト削減に繋がります。
このように業務効率化とコストカットの2点から電子印鑑を使用するメリットはおおいにあるでしょう。
請求書の押印を省略・廃止するにはどうしたらよいか？
押印省略や廃止には電子印鑑の使用をおすすめします。行政等でも押印省略や廃止の流れを進めています。それでも不安な方は、現状押印の作業にどのくらい時間が取られているかやコストがどのくらいかかっているかを見積もってみることをおすすめします。
意外と労力やコストがかかっているのではないでしょうか。そんな大変な業務も電子化をするだけで解決できるので、是非電子化を検討してみてください。
【まとめ】業務効率を上げるなら「請求書の電子化」と「電子印鑑」の導入を検討しよう
本記事では、請求書の押印についての基礎知識を解説しました。
日々の業務が忙しい中で、押印が失敗していちからやり直しのようなことは避けたいですよね。従業員も押印のためだけにオフィスに出社することがなくなり、働きやすい環境づくりにも繋がります。
電子印鑑の導入や請求書の電子化をすれば大幅に手間・時間・コストの削減ができるため、経営者視点で考えればはじめない手はないでしょう。
この機会に各種サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
