請求書を再発行するには?再発行を依頼するケースや注意点を解説!

経理作業や会計業務において、非常に重要な書類である「請求書」。 しかし、発行枚数が多くなることから、紛失等によって請求書の再発行を依頼しなければならないケースも、度々あるかもしれません。 この記事では、請求書の再発行を依頼する場合の依頼方法や再発行してもらう上でのリスク等について解説していきます。 目次 1 請求書の再発行を依頼する際の対応方法1.1 請求書を紛失した場合1.2 請求書の支払い方法を変更する場合1.3 請求書の記載内容に誤りがあった場合2 請求書の再発行を依頼する際の日付の書き方2.1 請求書の再発行をした場合の日付2.2 支払期日を過ぎてから再発行をした場合の日付3 請求書の再発行を依頼する際の注意点・リスク3.1 税法上の保管義務を履行できない3.2 仕入税額控除が適用できない恐れがある3.3 税務調査で指摘を受ける可能性がある3.4 延滞利息が発生する場合がある4 請求書の再発行を依頼する際の文面4.1 請求書を紛失した(自社のミス)場合4.2 請求書の記載内容に誤りがあった(先方のミス)場合5 まとめ 請求書の再発行を依頼する際の対応方法 まずは、そもそも請求書の再発行を依頼する必要があるケースは、どういったものがあるのかみていきましょう。 請求書を紛失した場合 請求書を取引先や消費者が紛失してしまった場合は、再発行が必要です。 請求書は取引の証拠となる証憑書類のひとつに該当するため、非公式な書類や口頭で伝える等の手段は取れません。また、自社内で請求書を紛失してしまうこともあるでしょう。書類のプリントアウトや郵送等の過程で紛失することは、しばしば起こります。 たとえば、役所が請求書を紛失したことで謝罪したというニュースを聞いたことのある人は多いのではないでしょうか。請求書の数が膨大な企業は、こうした問題は他人事ではありません。 また、支店から本社にいったん請求書を集める等業務プロセスが複雑な場合も、紛失リスクは高まるでしょう。 再発行を依頼する際には取引先の「二重請求」への配慮が必要です。 取引先の企業から記載内容の情報を聴取されたら、丁寧に答えるようにしましょう。 また、再発行の理由を取引先に伝えることも忘れずに行いましょう。 お願いする理由によっては取引先の対応や処理方法が変わってくるので、正直に伝えるようにしましょう。 請求書の支払い方

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oneplus編集部

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