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経理の仕事に就くと、請求書の受け取りや発行、管理等の作業が必ず起こるでしょう。
本記事では基本的な請求書の役割説明はもちろん、請求書の受領後によくある問題点とその解決策をご紹介します。口座振込の手続きや、会計ソフトへの仕訳作業、また納品状況の確認作業に煩わしさを抱いている方は是非参考にしてください。作業を簡略化し効率よく経理作業が行えるようになるでしょう。
今さら聞けない請求書の役割とは？
請求書は、資産の譲渡、資産の貸し付けおよびサービスの提供に対する対価を回収するために発行します。取引先からもれなく金銭を受領することが目的です。
対価を回収する権利が発生する取引が存在することを証明し、なおかつ取引先の支払い漏れ等を防止する書類となります。そのため、請求書は発行することが望ましいでしょう。
請求書に規定のルールは存在しない
請求書を発行する場合は、法律で定められたひな型や表記方法等は存在しません。このため自由に作成して問題ないですが、漏れなく金銭を受領するためにも取引先が理解しやすい内容にしましょう。
記載する項目の例として、請求書元および請求先の名称・取引年月日・商品名や数量を含む取引内容・取引金額・支払先や支払期日等が挙げられます。
請求書の発行者は企業により異なる
請求書の発行担当者は企業によって異なりますが、主に経理部か営業部のいずれかに分かれるでしょう。
営業部が担う場合は、営業事務やアシスタントが営業担当者と連携して取引先への連絡を取ることが容易に進められます。
一方経理部が担う場合は、営業担当者による不正を防げるメリットがあるでしょう。
請求明細書との違い
取引内容をまとめて記載した請求書に比べて、請求明細書は取引の内容や内訳を詳細に記載した書類になります。
発行者によって請求明細書の表記は異なりますが、商品名・単価・数量等の記載がある請求明細書を見れば注文通りの内容かどうか確認が可能です。請求ミスがあったとしても、早期に気付くことができるため修正依頼も速やかに行えます。
請求書が発行されるタイミング
一般的に商品等を納品する前に請求書を発行することはないため、請求書が発行されるタイミングは納品と同時もしくは納品後です。
納品後の場合は、1か月分の取引をまとめて毎月請求されることになります。もし締め日を過ぎてしまった場合は、速やかに請求書が発行されるよう取引先へ促してください。締め日が月末であれば、注文月の月末を請求書発行日にしてもらいましょう。
納品と同時の場合は、一般的に請求書と納品書を一緒に渡されます。
【受領側】請求書受け取り後の管理
請求書を受け取ったら、支払いが完了するまでは未払いだと一目でわかるように保管しましょう。
重要なことは、請求書受領時に請求金額と内容に相違がないか確認することです。支払い忘れや支払いの重複にならないよう、受領した請求書は必ず確認してください。請求書の内容が正しいことを確認できたら、「支払い手続き待ち」の請求書として保管しましょう。
未払いと支払い済みに振り分けて保管
請求書を受領後、管理方法を誤ると未払い待ちか支払い済みか、わからなくなってしまう可能性があります。このため、前項のように「支払い手続き待ち」等として、未払いの請求書の保管場所を別途設けて管理することがおすすめです。
また、支払い手続き完了後は判別できるようにペンで支払日を記入するか、「支払済」のスタンプを押して保管することで、支払い忘れや二重払い等のミスを防げるでしょう。
請求月や取引先ごとに振り分けて保管
支払い手続き完了後の請求書をファイリングする際は、請求日付や取引先順に区分しておくとわかりやすくなり、後でファイルを確認する際に便利です。
経理部門は監査等により書類提出を求められる場面もありますので、支払済みとわかる書類とともに請求書をすぐ確認できるよう整理しておくとよいでしょう。
ファイリングの方法は、支払先の件数等を考慮し自社にとってより管理しやすい方法を選択しましょう。
法人の場合は7年間保管する必要がある
請求書の保管期間は、法人税法等で取り決められていて独断で処分することは許されません。法人は7年間保管することが必要です。保管期間である7年間というのは、請求書の発行した日からではなく法人税申告から7年間となりますので注意しましょう。
ただ、法人で赤字である欠損金が発生した場合は、その年度の請求書を10年間保管することが義務とされています。
さらに、法人の場合は請求書以外にも契約書、見積書、注文書、領収書等の書類すべてを7年間保管するよう求められているので注意が必要です。
【受領側】請求書周りでの問題点
請求書業務は金銭のやり取りが発生する業務のため、適切な処理をしないとトラブルになる恐れがあります。
また、請求書の受け取り業務は出社しないと対応できないことから、リモートワークが難しいともいえます。ほかにも請求書受領側が抱える問題点を見ていきましょう。
納品書・請求書の管理や請求額・納品確認も大変
受領した請求書の目視による確認等でヒューマンエラーが発生することがあります。ダブルチェックで防げるかもしれませんが、特に取引が多い会社は時間および人件費がかかってしまいます。
また請求書を紙で保管する場合は、紛失しやすい上に多くのファイルと保管場所の確保が必要でしょう。そしてさらに保管義務の期間を過ぎたあとの処分業務も発生します。
請求書受け取り後の会計業務が大変
請求書が営業部門に届いたら営業部長の承認過程等があるため、経理部門への提出が遅れてしまうこともあるでしょう。
経理担当者はやっと集まった請求書を確認し、会計システムへ仕訳を入力していきます。この仕訳入力は手作業のためミスが発生することがあります。ミスの発覚が遅れると、修正作業に時間がかかりほかの業務にも影響が出てしまうでしょう。
総合振込データ作成が大変
経理担当者は、受領した請求書を1枚ずつ確認しながら総合振込データを作成します。総合振込データを作成するにあたり、あらかじめ各取引先情報をインターネットバンキングに登録し、新規取引先が発生する度、このような作業を繰り返します。
振込データ作成後は、上長が再度データと請求書を確認していきます。とても時間のかかる作業と言えるでしょう。
【受領側】請求書管理や経理作業を最大限効率化させる方法
これまで述べてきた請求書に関わる業務を最大限効率化できるサービスとして「oneplat」があります。
経理作業時間を大幅に削減でき、受け取る納品書・請求書をすべて電子化できるサービスです。是非確認してみてください。
【請求書ペーパーレス管理】すべての書類を電子化して一元管理
oneplatでは日々の納品書や請求書をはじめからデータで受け取れます。請求書発行者である取引先がoneplatを利用しなくても「支払いデータ登録」という機能を利用すれば、データの一元管理ができるのです。
oneplat内で半永久的にデータが保存されるため、多くのファイルと保管場所の確保が必要なくなり、納品書・請求書の保管場所に対する費用がかかりません。
納品状況や請求情報もすぐに把握
納品情報をリアルタイムで管理および記録できるため、いつでも正確なデータを把握できます。さらに、締め日の後でもすぐに請求情報を把握することも可能です。
納品書と請求書との突合作業で不一致が起こった場合等、原因究明のため関係各所へ問い合わせる作業もなくなります。
納品書と請求書の電子化が可能なため、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
【データ自動取り込みで仕訳入力不要】会計システムと連携
会計仕訳はデータ取り込みによって、自動的に入力されます。作業時間の削減や仕訳ミスをなくすことが実現できるでしょう。
さらにCSVデータの取り込みが行える会計システムであれば、どの会計システムでも連携が可能です。
代表的な会計システムは以下の通りです。
- money forward
- freee会計
- 弥生会計
- 財務応援R4
- japan digital laboratory（JDL）
- TKC FX2クラウド・FX4クラウド
- 勘定奉行クラウド
現在の業務フローを大きく変えることなく、より利便性を上げて利用できるようになるでしょう。
【総合振込データに変換】煩わしい作業を排除して業務の効率化
請求書を1枚ずつ確認しながら総合振込データを作成、という煩わしい作業も不要になります。oneplatは全銀データへの変換が可能なので、変換したデータでそのままインターネットバンキングからお振込みができるのです。
会計仕訳の消込も自動で入力可能、振込手数料も自動計算されます。
このように支払い業務に関わる一連の作業が、データを利用することで簡略化および効率化され、作業工数の削減と経理担当者の負担軽減につながるでしょう。
【発行側】請求書の送り方
・紙ベース
請求書は金銭に関わる書類のため、とても重要です。紙ベースで送る場合は、宅急便ではなく郵送がいいでしょう。送付する際は、送付状を添えて送るようにしましょう。送付状の詳細は次項を参考にしてください。
・電子ベース
電子ベースで請求書を送る場合は、PDF形式でメール送付するのが一般的でしょう。郵送の場合よりも宛先のミスを起こしやすいので、CCを含めて送付先のメールアドレスも事前に確認しておくことも忘れないようにしてください。
送付状について
請求書の郵送やFAX送信の際に、送付状を添えることが一般的になっています。送付状を添える目的は、送付物の内容を知らせることにあります。送付状があることによって、書類の内容や用件がわかり、仮に送付物や送付先に誤りがあっても、重大なトラブルを避けることができます。
送付状について、記載しなければならない項目やルールは定められていないため、形式は自由で問題ありません。しかし、宛先・送付日付・送付元・送付書類および部数を明記するのが通例となっています。
【発行側】請求書を間違えて送ってしまったときの対処法
相手先へ到着前に誤送付に気づいた場合
請求書送付後に誤りに気付いた場合は、すぐ取引先にその旨を連絡してください。その際、誤送付してしまった請求書が届いたら、破棄してもらうよう伝えましょう。その後で正しい請求書を速やかに送ります。
請求書発行者は送付先を誤ったり、二重送付があったりというミスが発生してしまう可能性があるので十分な注意が必要です。
相手先からの連絡で誤送付に気づいた場合
請求書の誤送付に気付かず、取引先からの連絡によってミスが発覚した場合は、情報の管理体制について疑念を抱かれかねません。特に注意したいのは取引先によって単価を変えている場合です。もしも誤送付してしまった取引先よりも、他社とは低い単価で取引をしていることが知れてしまったら、重大なクレームにつながるでしょう。
このように、誤送付以外の問題に発展してしまうリスクがあるので、しっかり誠意をもって取引先をフォローすべきです。
請求書と軽減税率の関係性
10％の標準税率と8％の軽減税率の2つの消費税率があります。
標準税率と軽減税率が混在する場合は、標準税率の税込みの合計金額と、軽減税率の税込み合計金額を明確に区別して記載することが大切です。あわせて、対象品目には軽減税率である旨を明記しましょう。
軽減税率について知っておこう
軽減税率とは、標準税率より低く定めた特定商品の税率を言います。
消費税の税率が8％から現行の10％へ引き上げられたことに伴って、軽減税率が2019年10月1日に日本ではじめて導入されました。
あらゆる品目が2%増税の対象になると、家庭や事業者にとって負担が増えます。そこで、消費者の日々の生活における負担を軽減させる目的で「軽減税率制度」が実施されました。これによって生活する上で必要最低限なものは、消費税率が据え置かれています。
請求書の保存方式の変更について
データでやり取りした請求書は、出力して紙ベースで保存することが認められていましたが、電子帳簿保存法の改正により、データで受領した書類を出力して保存することがすべての企業を対象に原則不可となりました。
データでやり取りを行っていれば電子取引に該当しますので、電子化（電子データ）による保存が義務となります。
請求書の保存の電子化とは、請求書をデータとして保存することです。
請求書をデータで保存する方式へ変更する際は、保存と管理が適切に行われるよう一元化しておくことが理想的でしょう。
請求書発行に関する制度・法律
インボイス制度の概要と注意点
複数の税率が存在する軽減税率制度の実施により、販売者が購入者に対し、正確な適用税率や消費税額を伝える必要があります。インボイス（適格請求書）とは、販売者が購入者に対して、正しい税率や消費税の金額等を通知するためのものです。
インボイス制度（適格請求書等保存方式）が2023年10月1日に導入された後は、対象品目を扱っているかどうかに関係なく、インボイス制度対応の請求書発行が義務となります。
インボイス制度について、詳しくはこちらもご覧ください。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、請求書や決算書等をデータで保存することを認める法律です。
紙ベースでの保存はファイリングの事務的負担や保管場所のコスト負担が発生します。
さらにデータの文書をあえて紙に印刷することは、事業者にとって効率的でないと言えます。こうして業務効率化を推進させるという目的で電子帳簿保存法が1998年に施行されました。
しかし、決算書や請求書の保存は紙で、とルールを決めている企業も少なくないようです。このため、より多くの企業が業務をデジタル化できるように何度も法改正されてきました。
電子保存に必要な3つの条件
電子保存の運用をはじめるには、事前に所轄の税務署から承認が必要です。この事前承認制度は廃止され、必要条件を満たしていれば導入可能になる予定です。
ほかに、電子保存に必要な条件として「真実性の確保」および「可視性の確保」があります。「真実性の確保」は、保存データが虚偽や架空データでないことを示すのが目的です。一方、「可視性の確保」は、保存データを検索や表示が可能であることを目的としています。
それぞれ必要な対応措置がありますので、自社の環境に応じた対応をして備えましょう。
【まとめ】便利な管理サービスを利用して経理作業を効率化しよう
これまで触れてきた通り、経理業務は細かいチェック業務や手入力が多く、工数の削減および重大なミスの発生を防ぐことが難しいです。
また、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正により、経理業務のデジタル化を前提とした業務効率化の促進が大きく期待されています。
こうした流れに乗り遅れないため、本記事で紹介した「oneplat」の導入検討をおすすめします。利便性が高いoneplat独自の機能があり、操作方法も簡単です。
システム導入には初期費用等の不安がありますが、oneplatなら導入時のサポート費用は無料で、サポートは受け放題になります。
さらに、金融機関と開発されたoneplatなら高度なセキュリティが確保されているので安心してご利用いただけます。
是非oneplatの利用でデジタル化への急速な変化に対応しましょう。
