請求書発行を電子化するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点

請求書の電子化とは？

請求書の電子化とは、紙で発行・郵送していた請求書を、PDFファイルや専用システムを活用してデジタルデータとして作成・送付・保管する仕組みを指します。

メール添付やクラウドサービスを利用することで、発行から受領までの時間を大幅に短縮でき、印刷や郵送に必要な費用も削減できるのが特徴です。

近年は、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正により、デジタル形式での管理が強く推奨されるようになりました。税務調査や監査の際に重要な証拠として扱われるため、法令対応の観点からも欠かせないといえるでしょう。

請求書と電子帳簿保存法の関係

請求書は、取引内容や金額を証明する国税関係書類の一つであり、電子帳簿保存法の保存対象に含まれています。

電子帳簿保存法は1998年に施行され、データとしての保存を可能にするための制度的な枠組みが設けられました。2022年の法改正では、電子取引でやり取りした請求書を紙に印刷して保存することが認められなくなりました。

注意しなければならないのは、データとして保存すれば要件を満たすわけではないという点です。詳しくは次項で説明しますが、検索機能や改ざん防止機能を備えた形で管理する必要があります。

請求書を電子化する際には、電子帳簿保存法の要件を正しく理解し、法令に適合した管理方法を導入することが重要です。

請求書の電子化における発行側の要件

電子請求書を発行し、控えを保存する場合には、電子帳簿保存法で定められた条件を満たさなければなりません。

同法には大きく分けて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの区分があります。以下に、それぞれの保存要件を紹介します。

電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」とは、パソコンで作成した国税関係帳簿や書類を紙に出力せず、データのまま保存できる制度です。会計ソフトやExcelで作成した帳簿・決算関係書類、さらにはその写しも対象となります。

保存の際には、以下の要件を満たす必要があります。

• 訂正や削除の履歴を確認できる状態にすること
• システム仕様書や操作説明書を備え付けること
• 税務職員からの「ダウンロードの求め」に応じられること

詳細は「電子帳簿・電子書類関係｜国税庁」をご参照ください。

スキャナ保存

「スキャナ保存」とは、紙で発行・受領した国税関係書類をスキャナやカメラで電子化し、データとして保存することを認める制度です。

要件は細かく定められており、契約書・領収書・預り証・請求書など資金や物の流れに直結する重要書類と、注文書・見積書・検収書などの一般書類とで条件が異なります。

ここでは、重要書類の要件を簡単にまとめます。

• 書類を作成してからおおむね7営業日以内にスキャナ保存すること
• おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すること
• 訂正や削除の履歴を確認できる状態にすること
• 解像度200dpi相当以上、カラーは256階調以上で保存すること
• 14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタを備えつけること
• システム仕様書や操作説明書を備え付けること
• スキャナデータと帳簿との関連性を確認できること
• 取引年月日・金額・取引先の条件で検索できること

詳しくはスキャナ保存関係｜国税庁をご参照ください。

なお、上記の条件をすべて手作業で満たそうとすると、発行側・受領側の双方に大きな負担が生じます。その負担を軽減する方法として注目されているのが、次に紹介する「電子取引データ保存」です。

電子取引データ保存

「電子取引データ保存」とは、電子取引を行った場合に、その取引情報を紙に出力せずデータのまま保存しなければならない制度です。

請求書や領収書をメール添付やクラウドサービスで発行するケースが該当します。主な要件は以下のとおりです。

• 改ざん防止（データにタイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムで保存するなど）
• 保存データを確認できるディスプレイやプリンタ等を備え付けること
• 取引年月日・金額・取引先の条件で検索できること

詳細は電子取引関係｜国税庁をご確認ください。

手作業でタイムスタンプを付与する運用も可能ですが、実務負担を考えると訂正・削除の履歴を自動で残せるシステムを導入する方が現実的です。どのようなサービスを選ぶべきかは後述していますので、併せてご参考ください。

請求書の電子化、発行側は何をすべき？

電子帳簿保存法の改正により、電子的にやり取りした請求書や納品書は、データのまま保存することが義務化されました。
ここでいう「電子的」とは、PDFファイルをメールで送付するケースや、クラウド請求書サービスを使って発行するケースなどを指します。

保存義務は基本的に受け取る側に課せられますが、円滑な運用のためには、発行する側の理解と配慮も欠かせません。

また、発行側も請求書の控えを保存する際に「真実性」や「可視性」といった要件を満たす必要があります。

手作業での対応も可能ですが、担当者の理解不足や運用ミスによるリスクを伴います。法令に沿った形式で請求書を作成・送付できるよう、専用システムを導入することを検討してはいかがでしょうか。

【関連記事】請求書控えの保存義務とは？保存期間や保存方法、注意点などを解説

請求書発行を電子化するメリット

紙の請求書から電子請求書へ移行することで業務の効率化を図ることができます。以下に、具体的なメリットをご説明します。

郵送コストを削減できる

請求書を印刷する場合、紙やインクの使用により費用が発生するだけでなく、郵送するための印刷や封筒の準備、郵便局への持ち込み作業などの労力もかかります。特に、大量の請求書を発行する企業にとっては、このような費用・労力の負担が課題となっているのではないでしょうか。

請求書の発行を電子化することで印刷の必要がなくなるため、紙やインク、封かんや切手代などの費用を削減することができます。また、請求書の送付はメールや請求書発行システムから行うことができるため、これまで郵送にかかっていた時間・労力を軽減し業務の効率化にも繋がります。事前に送付先の氏名やメールアドレスを登録しておくことで、一括で請求書をメール送付するサービスもあります。このようなサービスを活用することで、より業務負担を軽減することが可能です。

【関連記事】【2024年10月実施】郵便料金の値上げ内容を解説｜納品書・請求書郵送への影響とコスト削減方法をご紹介

修正・再発行が容易になる

紙の請求書では、金額や単価、数量に誤りがあった場合、発行し直すのが原則です。このため、請求書を修正する場合、新しい請求書を作成し訂正前のものと区別して保存する手間が増えますが、電子請求書に切り替えることで、修正や再発行が格段に簡単になります。

例えば、電子請求書システムでは、誤りを修正した後、ボタン一つで新しい請求書を発行し、送信することが可能です。これにより、再発行にかかる時間と労力が大幅に削減されます。

押印のために出社する必要がなくなる

請求書への押印は法的な義務ではありませんが、慣習として押印を求める企業も多くあります。このため、担当者が押印のためだけに出社しなければならないケースも少なくありません。

しかし、電子請求書を導入すれば、現場や外出先からでもインターネットを通じて簡単に請求書の発行・押印が可能になります。例えば、出張中の担当者が急ぎで請求書を発行しなければならない場合でも、電子請求書であればその場で対応が可能です。

特にテレワークを推進したい企業にとって、このメリットは非常に大きいと言えます。

【おすすめ関連資料】経理業務をテレワーク化するためには

経理業務が効率化される

請求書発行を電子化すると、紙の請求書で必要だった印刷や封入、郵送といった作業が不要になります。特に毎月数十件の請求書を作成している企業にとっては、発行にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

さらに、販売管理システムや会計ソフトと連携すれば、請求データの入力や入金の消込作業を自動化することも可能です。例えば売上データから自動で請求書が作成され、入金確認までシステム上で完結すれば、入力漏れや計算ミスを防ぎながら業務全体を効率化できます。

紙の請求書は、郵送の遅延や紛失、さらに相手先での受領確認に時間がかかるなど、トラブルが発生しやすい点が大きな課題でした。

電子化サービスを利用すれば、送付した請求書のダウンロード状況をシステム上で確認できるため、「届いていない」といった行き違いを防げます。

さらに、改ざん防止機能やアクセス権限管理を備えていれば、内容の不正変更や情報漏洩のリスクを抑えることも可能です。

結果として、取引先とのやり取りが円滑になり、請求処理に関する不安要素が大幅に減少します。

電子請求書を発行する際の注意点

電子請求書へ切り替える際のデメリットとして、以下の3点が挙げられます。

• 導入・運用コストがかかる
• 電子帳簿保存法への対応が必要
• 取引先からの了承が必要

注意すべきポイントを事前に確認しておきましょう。

導入・運用コストがかかる

請求書を電子化するためにシステムやツールを導入する場合、初期費用や月額費用が発生します。基本料金に加えて、カスタマイズに追加料金がかかる場合もあります。

さらに、従業員への教育コストも無視できません。新しいシステムの操作方法や運用ルールを習得するには一定の時間が必要です。特に、ITに不慣れな従業員が多い場合、この教育コストは高くなる傾向にあります。

そのため、システム・ツールを選定する際は「全体的なコスト」と「誰でも使える操作性」を重視すると良いでしょう。

例えば、電子請求書発行ツールであれば低料金で提供されているものが多く、直感的なインターフェースを持つため、導入や運用のコストを大幅に削減できます。

電子帳簿保存法への対応

請求書を電子発行する場合、電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法とは、帳簿や書類をデータで保存する際の要件を定めた法律です。

発行側は任意ですが、パソコンで作成した請求書はデータとしてそのまま保存します。

注意したいのは、受領側は電子取引のデータ保存が完全義務化されているという点です。

例えばメールでPDFの請求書を受け取った場合、2022年に施行された電子帳簿保存法の改正では、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置により紙に印刷して保存することも可能でした。しかし、2024年1月に宥恕措置が廃止されたため、今後取引先にはデータで受け取った書類をそのまま保存してもらう必要があります。

加えて、保存する際には「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。そのため、電子請求書を送付する前に、取引先が対応できるかどうかを事前に確認したほうが良いでしょう。

【関連記事】電子帳簿保存法改正　猶予期間・請求書電子化の義務化への準備を

取引先からの了承が必要

先述した通り、請求書を電子化する際には、受け取る側の企業も電子帳簿保存法を遵守する必要があり、そのための準備が求められます。

新しい業務フローを構築するにはコストがかかるため、すべての取引先が電子請求書に対応してくれる訳ではありません。また、社内の規程により、紙の請求書でなければ受け付けない企業も存在するでしょう。

そのためすべての請求書を電子化することは難しく、一部の取引先とは紙でやり取りを残ることも視野に入れる必要があります。

【関連記事】請求書の電子化における案内状のポイントは？　テンプレートも紹介

請求書発行の電子化を進める手順

ここでは、発行側が電子請求書へ切り替える際の流れをご紹介します。

現在の発行方法を整理する

はじめに、自社が現在どのように請求書を発行しているかを把握します。紙を郵送しているのか、PDFをメール送信しているのかなど、取引先ごとに発行方法を一覧で整理しましょう。

電子化の方法を決める

電子化の主な方法としては、「PDFをメールで送る方法」と「電子請求書発行システムを導入する方法」があります。

コストや操作性、社内の運用体制を踏まえ、自社と取引先の双方にとって無理のない手段を選ぶことがポイントです。

取引先へ周知する

社内で方針を決めたら、取引先への説明が必要です。システムを導入する場合は相手側にも対応を求めることになるため、切り替え時期や利用方法、メリットをわかりやすく伝え、納得を得ることが大切です。

フォローを行う

運用開始後も、取引先との連携を確認しながらフォローを続けましょう。特に導入初月は、操作ミスや送信漏れなどが起こりやすいため、事前にマニュアルを用意し、問い合わせ対応を整えておくと安心です。

電子請求書における運用方法別の特徴

紙の請求書から電子請求書へ切り替える方法はいくつか存在します。以下に、方法別の特徴をまとめましたので、ご参考ください。

メールにファイルを添付する

電子化の手軽な方法として、請求書をPDF形式で作成し、メールに添付して送信する方法があります。紙の請求書とは異なり、印刷や郵送の手間が省けるため、迅速に請求書を送信することができます。また、PDFファイルは広く利用されているフォーマットであり、発行側も受領側もほぼ問題なく対応できるため、導入のハードルが低い点もメリットです。

しかし、メールを利用する方法では、請求書作成の手間は省けません。多くの企業はExcelやWordを利用して請求書を作成していますが、この作業は依然として手動で行う必要があります。効率化を図りたい場合は、システム連携や専用ツールの導入も視野に入れてみましょう。

クラウドストレージにアップロードする

請求書をWebサイトにPDFやPNGなどのファイル形式でアップロードし、取引先にダウンロードしてもらう方法もあります。この方法は、請求書を個別に送付する手間が省けるため、特に大量の請求書を発行する企業にとって便利です。

具体的には、取引先ごとに専用のダウンロードページを用意します。

取引先は自社専用のページにアクセスして請求書をダウンロードするだけで済むため、発行当日に請求書を受け取ることができます。また、過去の請求書もオンライン上で保管・管理できるため、取引履歴の確認も容易です。

ただし、インターネットを利用するため、接続トラブルが発生すると閲覧やダウンロードができなくなるリスクが考えられます。さらに、情報漏洩やデータの改ざんリスクも存在します。セキュリティ対策として「アクセス制限の設定」「暗号化通信」などを行う必要があるでしょう。

社内システムと連動させる

社内システムと連動させることで、請求書発行業務の効率化と正確性の向上が実現します。

例えば、販売管理システムと連携して、受注情報から自動的に必要な情報を取り込むことで、瞬時に電子請求書として発行することができます。

これにより、手作業によるミスを未然に防ぎ、確認作業の手間も大幅に削減されます。

しかし、システム連携やカスタマイズには専門的な知識が必要なため、外部に依頼する場合は高額な費用が発生することもあります。要件次第では予算を大幅に超える可能性もあるため、潤沢な予算がない場合は他の方法を検討したほうが良いでしょう。

電子請求書発行サービスを利用する

電子請求書発行サービスとは、請求書の作成、発行、保存に特化したサービスです。サービスによって機能の詳細は異なりますが、請求書の自動作成や送信機能が備わっているため、経理や総務などのバックオフィス業務の工数を大幅に削減できます。

ただし、電子請求書発行サービスは月額料金を支払うサブスクリプションタイプが多く、導入費用が必要になるサービスもあるため、選定する際にはコストの確認が重要です。

また、請求書の発行枚数や利用ユーザー数によって料金が変動する場合もあり、予算管理が難しくなる可能性があります。このため、固定料金で提供されるサービスを選ぶことをおすすめします。

電子請求書発行サービスの選び方

電子請求書発行サービスは種類が多く、機能や料金、サポート内容もそれぞれ異なります。導入にあたっては、自社の業務内容や目的に合っているかを見極めることが欠かせません。

ここからは比較検討時に押さえておきたいポイントを解説しますので、ご参考ください。

自社の課題を解決できるか

電子請求書発行サービスを検討する際は、まず自社が直面している負担を把握することが欠かせません。

特に取引先の数が多い企業では、請求書の作成に膨大な時間がかかり、担当者の残業や処理遅延につながりやすいという課題があります。

一括発行機能を備えたサービスを活用すれば、印刷・封入・郵送といった作業が不要となり、システム上で一度に発行処理できるようになります。発行業務が短縮されれば、取引内容の確認や未回収対応など、ほかの業務に時間を割けるでしょう。

インボイス制度や電子帳簿保存法に対応済みか

請求書の電子化は法制度と切り離せないテーマであり、導入時にはインボイス制度や電子帳簿保存法に準拠しているかどうかを必ず確認しましょう。

万が一、制度に未対応のサービスを利用すると、請求書の保存や管理に不備が生じ、税務調査で指摘を受ける恐れがあります。

既存システムと連携可能か

請求書が電子化されることで、関連する業務の効率化にもつながります。具体的には、販売管理ソフトや会計ソフト、さらには基幹システムとスムーズに連携できるかどうかを確認することが大切です。

例えば販売管理システムと連携していれば、受注情報をそのまま請求書に反映でき、担当者が手入力する手間を省けます。

サポートは充実しているか

電子請求書発行サービスは、運用を続ける中で新たな課題や疑問が出てきます。そのため、初期設定のサポートや法改正時のアップデート対応など、導入後にどの程度の支援が受けられるかを確認することが欠かせません。

マニュアルやFAQが用意されているか、電話やメール・チャットなど複数の問い合わせ手段が用意されているかをチェックすると安心です。

操作性はシンプルか

どれほど機能が充実していても、操作が複雑だと社内での活用が進まず、導入効果が十分に得られない恐れがあります。

そのため、導入前にデモ画面や無料トライアルを利用し、請求書の発行から送付、保存までの一連の流れを直感的に操作できるかを確認しましょう。

料金は予算に合っているか

電子請求書発行サービスの料金体系は、月額固定制または従量課金制が一般的です。

導入を検討する際には、基本料金にどの機能が含まれているのか、オプション料金がどの範囲で発生するのかを事前に確認することが欠かせません。

例えば従量課金制は利用が少ない月に経費を抑えやすい反面、繁忙期に請求書が急増すると想定以上の負担となる可能性があります。

中長期的な運用を見据えて、自社の予算と業務量に合致したサービスを選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策は万全か

請求書には取引先情報や金額など、機密性の高いデータが含まれています。そのため、通信や保存の際に暗号化されているか、アクセス権限を細かく設定できるか、操作ログが記録されるかといった点を必ず確認することが重要です。

特にクラウド型サービスを利用する場合は、第三者からの不正アクセスを防ぐ仕組みが備わっているかどうかが信頼性を左右します。セキュリティ機能が十分であれば、情報漏洩のリスクを下げられるだけでなく、取引先にも安心して利用してもらえるでしょう。

電子請求書発行サービスに共通する主な機能や、比較時にチェックすべきポイントについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

【関連記事】【紙ベース/アナログ管理企業向け】納品書・請求書電子発行サービスの選び方を基礎から解説

低コストで電子請求書の一括発行を始めるなら「oneplat（ワンプラット）」

出費を抑えつつ請求書の電子化を進めたいなら、コストパフォーマンスに優れた電子請求書発行サービスを推奨します。その中でも、多くの企業に選ばれているのが「oneplat」です。

ここからはoneplatの特徴をご紹介しますので、ぜひご参考ください。

月額22,000円、初期費用0円

oneplatの利用料金は月額22,000円（税込）です。取引先が増えたり、発行枚数が増えたりしても追加料金はかかりません。

初期導入費用やサポート費用も一切不要です。予算管理がしやすく、安定して利用することができます。

販売管理システム・会計システムと連携可

oneplatは各種システム連携に対応しており、請求書をワンクリックで発行可能です。

例えば「弥生販売」からCSVデータを取り出し、oneplatに連携するだけで、請求書の一括発行作業が簡単に行えます。

この連携により、手作業のミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させることが可能です。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応

電子帳簿保存法により、電子取引のデータ保存が義務化されました。発行側・受領側双方が細かい要件をクリアしなければいけませんが、oneplatは要件を満たした形で請求書の発行と保存が可能です。

さらに、2023年10月に開始したインボイス制度にも対応しているため、安心してご利用いただけます。oneplatなら法令遵守と業務効率化を両立させることができます。

まとめ

本記事では、請求書を電子発行するメリットや注意点、効率的な運用方法について解説しました。

紙の請求書から電子請求書へ切り替えることで、コスト削減や出社不要といった多くの利点が得られます。しかし、導入には初期費用がかかり、発行側・受領側ともに電子帳簿保存法に対応する必要があります。

運用方法としては、メールにファイルを添付する方法や、取引先にクラウドストレージからダウンロードしてもらう方法などがありますが、おすすめは電子請求書発行サービスの利用です。

特に「oneplat」は、月額22,000円（初期費用0円）と手ごろながら、販売管理システム・会計システムと連携でき、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、多くの企業に選ばれています。

詳細は以下のページにて紹介しておりますので、ぜひご覧ください。