納品書・請求書電子発行サービスの選び方を基礎から解説

納品書・請求書電子発行サービスは、関連業務をオンラインで完結させることができる便利なツールです。

紙ベースの運用から切り替えることで業務効率化が図れますが、新しいツールの導入には不安を感じる方も多いでしょう。特に、ITスキルに自信がない場合は、どのサービスを選べばよいのか悩むのは当然のことです。

本記事では、納品書・請求書電子発行サービスの選び方について分かりやすく解説します。

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納品書・請求書電子化サービスとは

納品書・請求書電子化サービスとは、紙で発行していた納品書や請求書をデータで電子的に作成・送付・保存できる仕組みです。詳しくは後述しますが、代表的な機能は次のとおりです。

• データとしての発行・送付
• タイムスタンプや電子署名
• オンラインでの承認フロー
• 会計システム連携
• リマインド・督促機能
• 保存・検索機能

例えば、毎月紙の請求書を郵送している企業が電子化サービスを導入すれば、郵送コストや保管スペースの削減に加え、処理時間の短縮にもつながります。結果として業務全体の効率が高まり、迅速で正確な取引環境を整えられるでしょう。

納品書・請求書電子化サービスの導入形態

納品書・請求書を電子化するサービスは、「パッケージ型」「オンプレミス型」「クラウド型」の3つの方式があります。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の業務規模やセキュリティ要件に応じて最適な方式を選ぶことが重要です。以下に、形態ごとの特徴をまとめましたので、ご参考ください。

パッケージ型

パッケージ型は、既製のソフトウェアを購入して導入する方式です。買い切り型が多いため初期投資は必要ですが、ランニングコストは抑えられる傾向にあります。

インターネット環境に依存せず、社内サーバーやPCに直接インストールして使えるため、外部への情報流出リスクを抑えやすい点も評価されています。

ただし、カスタマイズ性には限界があり、法制度改正や業務フローの変更に対応する際にはバージョンアップや追加費用が必要になるでしょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバー上にシステムを構築する方式です。外部ベンダーに委託して自社仕様にカスタマイズすることが多く、既存の基幹システムや会計ソフトとも連携しやすいのが特徴です。

セキュリティも自社基準で細かくコントロールできるため、機密性の高い情報を扱う企業や大規模な取引を行う企業に向いています。

しかし、開発や調整に時間を要し、ほかの形態に比べて高額になってしまう点がデメリットです。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する方式で、近年普及が進んでいます。社外や在宅勤務中でもアクセスが可能であり、請求書の送付や社内承認フローを迅速に処理できます。

料金体系は月額利用料や従量課金が主流で、初期投資を抑えながら導入できる点も魅力といえるでしょう。

ただし、インターネット環境に依存する特性上、通信障害が発生した場合は業務に支障をきたす恐れがあります。

納品書・請求書を電子化サービスの必要性

多くの企業で納品書や請求書の電子化が進んでいる理由は、大きく分けて二つあります。

第一に、経理業務の効率化です。かつてはExcelで請求書を作成し、紙に印刷して郵送するフローが一般的でした。しかしExcelでは手入力が中心となるため、入力漏れや請求金額の誤りといったミスが発生しやすいのが実情でしょう。

請求書業務でのミスは、取引先の信頼を失う要因となりかねず、企業にとって深刻なリスクになります。

第二に、法制度への対応です。改正された電子帳簿保存法では、請求書や納品書をデータで保存する際の要件が細かく規定されています。紙で発行したものをスキャンして保存する方法もありますが、それでは手間がかかるうえ、保存要件を満たしていないとペナルティを受ける可能性も否定できません。

最初から電子化サービスを利用すれば、法制度に準拠した形式での保存が可能となり、監査や税務調査の場面でも必要な証憑をすぐに提示できます。

つまり、電子化は単なる効率化のための仕組みではなく、法令違反を回避し企業の信頼性を高めるための防御策でもあるのです。いまや「便利だから導入する」段階を超え、法律を守るために不可欠な仕組みとして位置づけられているのではないでしょうか。

納品書・請求書を電子化するメリット

納品書や請求書をデータに切り替えるには手間が発生することから、ためらっているご担当者様も多いのではないでしょうか。しかし、それ以上に大きな利点があるため、多くの企業で電子化が進められています。

ここからは電子化の具体的なメリットをご説明します。

コスト削減

納品書や請求書を紙で扱う場合、印刷・封入・郵送といった手作業が欠かせません。1回ごとの費用は小さいように見えても、取引件数が多い企業では長期的に多額の支出になるケースもあるでしょう。

しかし電子化サービスを導入すれば、発行作業をすべてオンラインで完結でき、郵送費や人件費を削減できます。

さらに、紙の保管に必要だった棚や倉庫を縮小できるため、オフィススペースの有効活用にもつながります。

ヒューマンエラーの削減

請求書の作成や封入・送付といった業務は煩雑で、どれほど丁寧にチェックしてもミスを完全には防げません。請求金額の入力を誤ったり、発送先を間違えたりといったトラブルは現実に起こり得るものです。

こうしたヒューマンエラーは、発覚後の修正や取引先への説明などに余計な時間を費やす原因となり、企業にとって大きな負担となるでしょう。

電子化サービスを導入すれば、一度設定した作業を正確に繰り返せるため、記載漏れや誤請求を未然に防ぐことが可能です。無駄な業務を減らすだけでなく、取引先からの信頼を維持するうえでも欠かせないと言えるでしょう。

セキュリティ強化

電子化サービスには、アクセス権限の設定やデータ暗号化などの機能が備わっており、紙の書類に比べて紛失や改ざんのリスクを大幅に抑えられます。

さらに、システムは定期的にアップデートされるため、新たなセキュリティ脅威や法制度の改正にも対応しやすいのが特徴です。

監査や税務調査の場面でも、必要なデータを瞬時に検索・提示できるため、書類を探す時間を削減できます。

柔軟な働き方を実現

クラウド型の電子化サービスを利用すれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできます。出張先から承認作業を進めたり、自宅で請求書を確認したりと、場所に縛られない働き方が可能になるのです。

その結果、職場満足度の向上や離職率の低下が期待でき、人材定着の観点からもメリットは大きいのではないでしょうか。

ブランディング強化

紙の利用には印刷や輸送に伴うエネルギー消費、森林伐採や二酸化炭素の排出といった環境負荷が避けられません。

納品書や請求書を電子化してペーパーレス化を進めれば、森林保護やCO₂削減に直接つながります。さらに、環境への取り組みを社外に示すことで持続可能性を重視する取引先や消費者からの信頼を得やすくなり、企業ブランドの向上にも役立つでしょう。

納品書・請求書電子発行サービスの主な機能

ここからは、納品書・請求書電子発行サービスの基本的な機能をご紹介します。

電子納品書・請求書の作成・送付

紙の納品書や請求書を取引先に郵送する場合、例えば請求書をExcelやWordで作成し、印刷・三つ折り・封入、そして発送をする必要がありますが、これには手間がかかるうえ発送のための費用もかかります。

納品書・請求書電子発行サービスを利用すれば、こうしたコストを大幅に削減できます。

例えば、販売システムとデータ連携することで、数十件、数百件もの納品書や請求書を一括で発行して送付することも可能です。さらには納品書や請求書だけでなく、見積書も同様に作成できるサービスもあります。

データ連携機能

販売管理システムや会計ソフトと連携できるサービスも多く、入力の二度手間を省けるのが大きな特徴です。数十件、数百件規模の請求書を一括で発行・送付できるため、大量取引を扱う企業では業務負担を大幅に軽減できます。人為的ミスの削減にもつながり、請求業務の正確性とスピードを同時に実現できる点が魅力です。

承認制度

企業によって承認フローは異なりますが、紙ベースの納品書・請求書では上司や担当者に押印してもらうことが一般的です。この方法では、承認者が外出や休日で不在の場合に承認がストップしてしまい、タイムロスが発生するリスクがあります。

しかし、納品書・請求書電子発行サービスの承認制度を利用すれば、承認プロセスがデジタル化され、物理的な回覧が不要になります。例えば上司からの承認が必要な場合、出先からでもスマートフォンやタブレットで承認作業が行えるため、承認が滞ることがありません。

さらに、多くのサービスではアクセス権限を設定する機能も備わっており、誰がどの情報を閲覧できるかを細かく管理することができます。これにより、情報の漏洩リスクを減らし、セキュリティの強化にも繋がります。

進捗管理

紙ベースの納品書や請求書では、進捗状況を把握するのが難しいというデメリットが存在します。請求書が相手に届いたか、開封されたか、支払われたかを確認するために、取引先や経理担当者に確認を取らなければならず、余計な手間と時間がかかります。

進捗管理機能が備わっている納品書・請求書電子発行サービスなら、納品書や請求書の発行から支払い完了までの状況を一元管理することができます。例えば、「請求書は閲覧されたが未払いである」などが一目で確認可能です。

さらに、リマインド・督促機能も備わっているサービスもあります。これにより、自動的にリマインドや督促を送ることが可能なため、漏れや遅延が発生しにくくなります。

【関連記事】請求書を電子発行するメリットは大きい！効率的な運用方法と電子発行時の注意点

保存・検索機能

納品書や請求書を電子発行サービスで扱うと、すべてのデータをクラウド上で管理できます。電子帳簿保存法に準拠したサービスを利用することで、紙の原本を長期保管する必要がなくなり、ファイリングの手間からも解消されます。

また、検索機能を活用すれば、取引先名や発行日、金額などの条件から必要なデータを瞬時に呼び出すことが可能です。取引先からのお問い合わせはもちろん、監査や税務調査で提出を求められた際も、紙の書類を一枚ずつ探す必要はありません。

納品書・請求書電子発行サービス導入時の注意点

納品書・請求書電子発行サービスは便利な反面、準備を怠ると期待した効果を得られない場合があります。ここでは導入前に確認しておくべき注意点をご紹介します。

業務フローを見直す

新しいサービスを導入する際、現場任せにすると混乱が生じやすくなります。

まずは自社の納品書や請求書に関わる業務工程をすべて洗い出し、どの部分を電子化で置き換えるかを明確にすることが欠かせません。

特にパソコン操作に不慣れな従業員は抵抗を示しやすいため、導入時には説明会や研修を実施し、操作方法を理解してもらうことが重要でしょう。

取引先への事前案内

電子化は社内だけで完結するものではなく、取引先の協力が不可欠です。導入に伴い、取引先が納品書や請求書をどのように受け取るのかを事前に確認し、必要に応じて運用方法を共有する必要があります。

なかには「データに加えて紙の請求書も欲しい」と求める取引先もあるため、その場合は二重対応のフローを整える必要があるでしょう。十分な準備期間を設けて案内を行えば、取引先の信頼を損なわずに移行を進められるはずです。

システム障害のリスク

電子発行サービスはサーバーやクラウド上で稼働しているため、ネットワーク障害やシステムトラブルが起きればデータへアクセスできなくなってしまいます。

請求や納品のタイミングで利用できない状況になれば、取引先に迷惑をかけ、信頼を損なうかもしれません。

導入前にはサービスの稼働実績やサポート体制を確認し、万一のトラブルに備えた社内ルールを整えておくことが重要です。

納品書・請求書電子発行サービスの選び方

納品書・請求書電子発行サービスはそれぞれ機能や強みが異なります。選定の際に比較すべきポイントは以下の7点です。

• 自社の課題を解決できるか 
• 法改正に対応済みか 
• 既存システムと連携可能か 
• サポートは充実しているか
• 操作性はシンプルか
• 料金は予算に合っているか 
• セキュリティ対策は万全か

ひとつずつ分かりやすくご説明します。現場の状況を踏まえて検討し、自社に最適なシステム・ツールを選定しましょう。

自社の課題を解決できるか

まずはじめに考えるべきポイントは、自社が抱える課題を解決できるかどうかです。

例えば、請求書を電子発行するだけで十分な場合は、基本的な機能を備えた低価格なサービスでも問題ないでしょう。一方で、発行枚数や取引先が多く、「経理担当者の業務負荷を減らしたい」「入金消込までのプロセスを効率化したい」といった企業には、より高度な機能を備えたサービスが必要です。

自社のニーズに合わないサービスを選んでしまうと、契約してから後悔するかもしれません。そのため、自社の課題をしっかりと洗い出し、それに対応できる機能を持つサービスを選ぶことが、業務の効率化とトラブルの予防に繋がります。

法改正に対応済みか

自社で紙の納品書や請求書を作成する場合には、法改正があるたびに記載内容や保存方法を見直す必要があります。正しく理解していないと、法律違反となり罰則を受けるリスクもあります。

そのため、電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法律に対応しているサービスなのかを必ず確認しましょう。

また今後、納品書や請求書に関する法改正が行われる可能性も考慮し、サービス側が自動的に対応するのかといったことも確認する必要があります。特に、クラウド型の納品書・請求書電子発行サービスであれば、自社の業務フローを変更することなく、法改正に併せてアップデートしてくれる可能性が高いでしょう。

既存システムと連携可能か

納品書・請求書電子発行サービスを選定する際には、現在使用している社内システムと連携可能かどうかも重要なポイントです。

例えば、データ連携した会計システムや販売管理システムからCSVデータをダウンロードして納品書や請求書の電子発行用システムに取り込むだけで、自動で納品書や請求書を作成できるサービスもあります。手動での入力が不要になるため業務の正確性とスピードが向上するだけでなく、担当者の負担も軽減されます。

サービス導入前に、自社のシステムやソフトウェアに対応しているか、API連携があるかを確認することが大切です。業務フローに適応できるサービスを選ぶことで、より電子化の効果を高めることができるでしょう。

API連携についての詳細は以下の記事で解説しています。

【関連記事】API連携で解決できる経理課題とは？基本構造や仕組みなど基本事項も解説！

サポートは充実しているか

これまで納品書や請求書を紙ベースで運用してきた場合、パソコンの専門的なスキルを持ち合わせておらず、新しいサービスやシステムの導入に抵抗感がある担当者の方も一定数います。

そのためどこまでのサポートが可能なのか、充実度をチェックしておく必要があります。初期設定の方法がわからない場合や、運用中にトラブルが発生した場合でも、迅速かつ丁寧なサポートがあれば安心です。

また、発行側(自社)だけでなく、受領側(取引先)へのサポートも重要です。取引先が操作方法で困った場合でも、サービス提供会社が対応してくれるなら、自社のリソースを割く必要がなくなります。

このように、サポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、導入時の混乱を最小限に抑え、取引先との良好な関係を維持することができます。

操作性はシンプルか

紙ベースの運用から納品書・請求書電子発行サービスへ移行する際、慣れるまでに時間がかかる可能性も考えられます。複雑な操作を必要とするサービスを選んでしまうと、かえって担当者の負担が増えてしまい、「元の紙ベースでの運用に戻りたい」と不満を抱くことになるかもしれません。

そこで重要なのが、直感的でわかりやすく操作手順が少なくて済むかどうかです。デモ版が提供されているサービスであれば、検討段階で実際に使用する担当者に試してみてもらうことをおすすめします。誰でも使いやすい納品書・請求書電子発行サービスを選ぶことで、新しいシステムにすぐに慣れ、業務改善がより加速するでしょう。

料金は予算に合っているか

納品書・請求書電子発行サービスは長期的に利用するケースを考え、毎月の負担が大きすぎないかを確認しましょう。料金体系は主に「月額従量課金タイプ」と「月額固定費用タイプ」の2種類があります。

月額従量課金タイプは、実際の発行枚数や取引先数などに応じて料金が変動するため、発行枚数が少ない場合にコストを抑えることができます。ただし、毎月の利用料金が予測しにくく、予算管理が難しいというデメリットがあります。

月額固定費用タイプは、毎月の費用が一定のため、予算管理がしやすい点がメリットです。しかし発行枚数に関わらず一定の費用が発生するため、発行枚数が少ない月は費用に対して割高になることもあります。

また、月額料金だけでなく、初期費用や追加機能のオプション料金、サポート費用なども含めて総合的に比較しましょう。料金プランについて比較検討するためにも、各サービスの資料請求やお問い合わせすることをおすすめします。

セキュリティ対策は万全か

納品書や請求書には顧客情報や取引情報が含まれるため、セキュリティ対策が万全な納品書・請求書電子発行サービスを選びましょう。

例えば閲覧制限機能が備わっていれば、経理担当者や管理職だけが請求書データにアクセスできるように設定可能です。また、「SSL暗号化」は、インターネットを通じてデータが送受信される際に第三者による傍受を防ぐための重要な技術です。

セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶことで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑え、安心して業務を進めることができます。

納品書・請求書電子発行サービスを導入するなら「oneplat（ワンプラット）」

ここまで納品書・請求書電子発行サービスの選定ポイントをご紹介しましたが、市場には数多くのサービスが存在するため、どれを選ぶべきか悩むことも多いでしょう。

よく比較せずに契約してしまうと、予想外の出費がかさんだり、担当者からの不満が高まったりすることがあります。その結果、業務改善がうまくいかず、元の運用に戻ってしまうことも考えられます。

そこでおすすめしたいのが、多くの企業に選ばれている納品書・請求書電子発行サービス「oneplat（ワンプラット）」です。以下に、oneplatが納品書・請求書の発行処理業務の改善を成功に導く理由をご紹介します。

納品書・請求書をワンクリックで発行

oneplatは、納品書や請求書をワンクリックで簡単に電子化できる便利なサービスです。

会計システムや販売管理システム等からCSVデータをダウンロードし、oneplatに取り込むだけで、自動で納品書・請求書の作成が可能です。

また、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、法令を遵守した状態で作成・保管が可能です。oneplatを利用することで、従来の煩雑な作業から解放され、効率的に納品書や請求書の管理ができます。

取引先への説明も代行

納品書・請求書電子発行サービスを導入する際、受け取る取引先も電子帳簿保存法への対応が必要になり、準備が必要になります。特に、先方がパソコンやシステムに不慣れな方が多い場合は、この点が大きな障壁となるケースが多いでしょう。

しかしoneplatでは、取引先の企業は届いたデータを受け取るだけでよく、面倒な登録作業も一切不要です。さらに、操作説明やお問い合わせ対応もoneplatが行います。

お客様自身が取引先に説明する手間が省けるため、発行側・受領側双方が安心して導入することができます。

月額22,000円、初期費用0円

oneplatの料金体系は非常にシンプルで、コストパフォーマンスと使いやすさを兼ね備えたサービスとして人気です。

請求書の発行サービスは月額22,000円（税込）、納品書の発行もご希望の場合は月額33,000円（税込）で利用することができます。初期費用やサポート料金は一切発生しません。さらに、取引先や発行枚数が増えても追加の費用はかかりません。

例えば、発行枚数が多い月でも料金は一定のため、予算を超える心配がありません。コストを抑えながら納品書や請求書の電子化を開始したい方は、是非oneplatをご検討ください。

まとめ

本記事では、納品書・請求書電子発行サービスの選び方について基礎から解説しました。

契約後に後悔しないよう、比較ポイントをご参考ください。特に、パソコンやシステムに不慣れな方でもすぐに導入できるかどうかが、成功のカギとなります。

oneplatはシンプルな操作方法、ご利用中のシステムとの連携、充実したサポートなどの特徴から、多くの企業に選ばれています。最短1週間程度で導入が可能ですので、納品書・請求書電子発行サービスの導入に不安がある方も、ぜひ一度ご検討ください。