【ビジネスマナー】送付状の書き方・添付書類別の文例も解説

取引先に郵送やFAXで書類を送る際になくてはならない「送付状」。 送る書類ごとに記載内容が異なるため、作成するのに困る方も多いでしょう。 無料でダウンロードできる多くのテンプレートもありますが、何を記載するべきかわかれば簡単に作成することができます。 今回の記事では送付状の書き方を添える文書「送付状」について、種類別にしっかり解説していきます。 さらに効率的な業務に導く方法もお伝えしていきます。 是非、参考にしてみてください。 目次 1 送付状とは?2 送付状のもつ役割2.1 取引先への礼儀2.2 誰から誰に送るか明確にする2.3 何の書類を、いつ送ったかを明確にする2.4 ミスやトラブルを防ぐ2.5 補足の説明をする3 送付状の書き方3.1 郵送の場合3.2 FAX送信の場合3.3 記載するべき事項3.3.1 1.宛先3.3.2 2.送付日3.3.3 3.差出人情報(社名・部署名・担当者名・連絡先)3.3.4 4.記載内容4 【書類別】送付状の文例4.1 自社が販売先の場合4.1.1 見積依頼書4.1.2 発注書4.1.3 受領書4.1.4 検収書4.2 自社が仕入先の場合4.2.1 見積書4.2.2 受注書(注文請書)4.2.3 納品書4.2.4 請求書4.2.5 領収書5 電子化なら送付状が不要に6 まとめ 送付状とは? そもそも、「送付状」とはビジネスにおいてどのような意味合いを持つのでしょうか? 送付状は「添え状」や「送り状」、「送付案内状」等とも呼ばれます。 取引先に請求書や領収書等の書類を送る際に、併せて送付する書面のことを言います。 郵送する場合はもちろん、FAXでの送信にも用いられることが多いでしょう。 送付状のもつ役割 取引先に書類を送る際に、送付状は必ず添付しなければならないもの、というわけではありません。 しかしながら、ビジネスにおける基本マナーとして添付するのが一般的とされています。 請求書や納品書が封筒の中やFAXから1枚だけペラっと出てくるのは、人によっては不躾な印象を受けることもあるかもしれません。 送付状があることで、発注する側も受注する側も気持ちよく仕事ができる、潤滑油のような役割があると言えるでしょう。 そのほかにも、送付状には以下の役割があります。 取引先への礼儀 誰から誰に送ったか明確にする 何の書類を、いつ送るかを明確にす

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oneplus編集部

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