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「請求書」と「請求明細書」はひとつの書類にまとめられることも多く、違いがあいまいなまま使われているケースも少なくありません。
しかし役割が異なるため、使い分けを誤ると経理処理の手間が増えたり、取引先とのトラブルを引き起こす原因になったりすることもあります。
本記事では、請求書と請求明細書の違いや、請求明細書ならではのメリット・注意点を整理しました。
また、帳票業務を効率化するサービスも紹介していますので、請求業務を見直したい方はぜひ最後までご覧ください。
請求書と請求明細書の違い
「請求明細書」は、提供した商品やサービスの詳細が記載された書類です。一見、請求書と同じように思えますが、どのように違うのでしょうか。
以下では「目的」「発行義務」「記載項目」の3つの視点から、違いを解説します。
目的
請求書は金額や支払期日を記載し、取引先に支払いを促すのが目的です。それに対して請求明細書は「請求の内訳を説明する補足資料」として使われます。
どんな商品やサービスを、どの単価・数量で提供したのかを具体的に示し、請求金額の根拠を明らかにします。
要するに、請求書が「支払いのお願い」を伝える書類、請求明細書は「なぜこの金額になるのか」を示す書類のようなイメージです。
発行義務
請求書と請求明細書、どちらも法律で発行が義務づけられているわけではありません。極端にいえば、請求書がなくても取引そのものは成立します。
しかし、書面が残っていない場合は取引内容の確認ができず、トラブルの原因になりかねません。
さらに、法人は請求書を原則7年間保存する義務があり、税務調査でも「請求書が存在していること」を前提にチェックが行われます。そのため、ほとんどの企業が請求書を発行しています。
一方、請求明細書は発行されないケースが多く、別途発行されるのは取引内容が複雑な場合や取引先から提示を求められた場合が中心です。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
記載項目
請求書には以下のような情報が記載されます。
- 取引先の名称・住所・担当者名
- 発行者（請求元）の情報
- 請求書の発行日
- 実際の取引日（納品日やサービス提供日）
- 取引内容
- 請求金額の合計
- 振込先
- 支払期日
取引内容については「一式」とまとめられることもあり、内訳までは記載されないケースもあります。
一方、請求明細書は取引の詳細を正確に伝えるための書類で、より細かい情報が含まれるのが特徴です。例えば、商品名・単価・数量・小計といった情報が記載され、どのような取引が行われたのかが一目でわかるようになっています。
請求明細書を発行するメリット
請求明細書は法的に発行義務はないものの、あえて発行しているのには理由があります。以下では、請求明細書ならではのメリットを説明します。
請求書処理がスムーズになる
請求書を受け取った側は、金額や内容を確認したうえで、社内の承認を経て支払い手続きを進めます。
しかし、複数の取引が1枚の請求書にまとめられている場合は、「この金額は何の分？」といった確認作業が必要になり、担当者の負担が増えてしまいます。
請求明細書に取引の内訳が記載されていれば、金額の根拠を把握することができます。
取引先への問い合わせが不要になり、発行側・受領側の双方にとって時間と労力の節約につながるでしょう。
二重計上などのミスを防ぐ
請求書をExcelで作成する場合は、取引内容を別の資料から転記する作業が必要になります。この手作業の過程で、数量や単価を入力ミスしてしまうと、請求金額自体が誤ってしまう可能性があります。
また、受け取る側でも請求書の処理が重複してしまい「二重計上」になる、あるいは請求書を見落として「支払漏れ」が発生するなど、ヒューマンエラーは避けられないリスクです。
こうしたトラブルを防ぐためには、請求書とは別に請求明細書を作成し、取引の内訳を明確に提示するのが効果的です。
明細書に商品名や単価、数量、小計が一覧で記載されていれば、金額の妥当性を簡単に確認でき、発行側・受領側の両方でチェック精度が高まるでしょう。
【関連記事】請求書や売上で起こりがち！二重（重複）計上の原因と防止する方法
過去の取引情報が分かりやすい
法人では請求書を原則7年間保存する義務があるため、蓄積することで膨大な量になります。過去の取引内容をさかのぼって確認したいとき、請求書の記載が「一式」と簡略化されていると、具体的な内容を把握するには保存された大量の資料の中から別の書類やデータを探し出す必要があります。
その点、請求明細書があれば「いつ、どのような取引が、どれくらい行われたのか」が一目で把握できます。
取引の全体像が見えることで、経理担当者だけでなく他部署のメンバーにも情報を共有しやすくなり、税務調査や監査などで証拠書類の提示を求められた際も、迅速かつ的確に対応できる点が大きなメリットです。
請求明細書を発行する際の注意点
請求明細書は取引内容を明確に伝えるうえで非常に有効な書類ですが、運用の仕方によってはかえって混乱を招く可能性もあります。
ここでは、請求明細書を発行する際に押さえておきたいポイントを解説します。
発行日は請求書とそろえる
請求明細書と請求書はセットで扱われる書類のため、発行日をそろえるのが基本です。日付がバラバラだと、「どちらの書類が正しいのか」といった不要な確認作業が発生してしまいます。
また同じ理由で、請求書と請求明細書は同時に送付するのが望ましいです。郵送の場合は同封し、メールで送る際には同じPDFファイルにまとめるか、添付ファイルとして一緒に送付するようにしましょう。
事前に取引先の了承を得る
突然、請求明細書が届くことで、「どちらが正式な請求書なのか分からない」「どの書類を元に処理すればいいのか」と混乱してしまうかもしれません。
事前に「請求書とは別に、内訳の詳細を記載した請求明細書もお送りしましょうか」と確認しておくと、余計なトラブルを回避できます。
適格請求書として扱うには条件を満たす必要あり
2023年10月1日からインボイス制度（適格請求書等保存方式）が開始されました。
請求明細書を「適格請求書（インボイス）」として使うことも可能ですが、以下の項目をすべて記載する必要があります。
- 発行事業者の氏名または名称、登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計金額（税抜または税込）、適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
万が一、請求明細書に不備があると、買い手（受領）側は原則として仕入税額控除を受けることができません。つまり、売り手（発行）側が正しく理解していないと、取引先に不利益を与えてしまうのです。
詳しくは国税庁「適格請求書等保存方式の概要」をご確認ください。
請求書・請求明細書を効率化するなら「oneplat」
請求書や請求明細書を手作業で作成していると、項目内容が多い上に細かい注意点もあるため、どうしてもミスが発生してしまいがちです。
加えて、紙の印刷や封入作業、ファイリングといったアナログな手順が積み重なり、担当者の負担は大きくなります。
こうした課題を一気に解決してくれるのが、請求書・納品書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」です。
oneplatは、帳票作成から送付、保存をクラウドで管理できるため、紙ベースに比べて大幅な効率化が可能です。以下では、特に注目したい特徴について紹介します。
システム連携でワンクリック発行
請求明細書をExcelなどで作成する場合は、手元のデータや資料から必要な情報を転記していく必要があります。こうした作業は手間がかかるだけでなく、数字間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。
oneplatを導入すれば、会計システムや販売管理ソフトと連携するだけで、請求書がワンクリックで発行可能です。取引データを元に自動で書類を生成するため、請求明細書をわざわざ作成する必要もありません。
月末や月初などの処理が集中する時期でも、正確かつスピーディに業務を進めることができるでしょう。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
インボイス制度では、請求書や請求明細書を「適格請求書（インボイス）」として扱うために、登録番号や税率別の金額、消費税額など法定の記載項目をすべて満たす必要があります。
Excelでこれらの情報を毎回正確に入力・管理するのは非常に手間がかかり、ミスのリスクも高まります。
さらに、電子帳簿保存法では請求書などのデータをそのまま保存することが求められますが、単に保存すればよいわけではありません。「真実性の確保（改ざん防止や適切な管理など）」と「可視性の確保（検索性や見読性）」といった厳しい条件をクリアする必要があります。
例えば、PDFで帳票を保存する際には、「取引年月日」「取引先名」「金額」といった情報をファイル名に含めるなどのルールが課されますが、oneplatを導入すればこのような煩雑な対応は不要となります。
適格請求書の要件を満たした帳票を簡単に発行できるほか、電子帳簿保存法に準拠した管理も可能で、余計な手間をかけずに法令対応と業務効率化を同時に実現できるのです。
月額2万円、初期費用・サポート費用0円
請求書や請求明細書を効率化するにはシステムやツールが有効ですが、「費用対効果が合わない」と感じて導入をためらう企業も少なくありません。
しかしoneplatは、請求書の発行にかかる月額料金が税込20,000円と非常にリーズナブルです。納品書の発行も含める場合でも、税込33,000円で利用できます。
さらに、初期費用やサポート費用は一切不要。発行枚数に応じた追加課金もないため、取引件数が多い企業でも安心して使い続けることができます。
まとめ
請求書は取引先に対して支払いを依頼するための書類ですが、取引内容を簡略化して記載することも多く、情報が不足すると処理ミスの原因になります。
請求明細書をあわせて発行することで取引の内訳が明確になり、確認作業がスムーズになるほか、支払漏れや二重計上といったミスの防止にもつながります。
とはいえ、記載内容が細かくなる分、請求明細書の作成には時間と手間がかかるのも事実です。そうした負担を軽減できるのが「oneplat（ワンプラット）」です。
請求書や納品書の作成・送付・保存といった一連の業務を効率化し、さらには電子帳簿保存法やインボイス制度への対応までカバーしています。
紙やExcelによる手作業から脱却し、スピード・正確性・法令遵守を兼ね備えた運用へと移行するために、是非oneplatをご検討ください。
