納品・請求書処理の自動化へ！話題のRPAとは？　

毎月膨大な納品書・請求書の受け取り、承認作業…。

それが終了してからも膨大な会計システムへの仕訳作業等もあり、業務効率化が
うまく機能していない、そう感じたことはありませんか？

とは言え、販売者や購入者にとって「納品書と請求書の受け取り」と「会計システムへの入力」は必要不可欠です。
効率化を図るのであれば、どの業務フローを見直したらいいのか、新しいシステムを導入するならば、コスト削減を叶えつつ安全にシステム化出来るのか、という課題が浮上してきます。

そこで今回は、今全国で急速に導入が増えている「ロボティック・プロセス・オートメーション」という人間の代わりに業務を代行してくれるITシステムをご紹介したいと思います。

「複雑な処理をロボットに任せることが出来るのであれば、効率化に繋がる」
「IT部門に任せず、部門ごとでシステムの自動化が完結出来るなら嬉しい」

そんな無駄を省きたい企業の声に応える、ロボティック・プロセス・オートメーション（通称：RPA）について詳しく見ていきましょう。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？

では、ロボティックプロセスオートメーションに定義づけられている概念を分かりやすく、簡単に説明いたします。

人の代わりに機械学習を活用したシステムが仕事を代行・代替すること

RPAと略語されていますが、正式にはRobotic Process Automationと言います。

人のデスクワーク作業（主に定型作業）を、AI（人工知能）等の技術を備えたソフトウェアのロボットが代行・自動化する概念と定義されています。

また、このような業務を代行・自動化するソフトウェアやルールエンジン等のことを「デジタルレイバー（Digital Labor）」や「デジタルワーカー（仮想知的労働者）」と擬人化して呼ぶこともあります。
システム版のロボット、ソフトウェアロボットをイメージしていただければ分かりやすいと思います。

人がパソコン上で日常的に行っている作業を、人ではなく機械で自動化することができます。
その際のロボティック・プロセス・オートメーションの概念を実現するツールを「RPAツール」と呼びます。

このRPAツールは、複雑化する業務には適しておらず、単純な作業でかつ繰り返し型の業務にとても向いています。

逆を言えば毎回手順が変更になる、もしくは作業に対し判断まで伴うような業務には、適してないということになります。

簡単理解！RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の基本的な機能とは？

次にロボティックプロセスオートメーションが提供出来る基本的な機能について、最大の利点からポイントまで、簡単に説明いたします。

最大の利点はプログラミングの知識不要！誰でも自動化設定が可能！

人が行う処理手順を登録しておくと、その通りにRPAツールが動作して実行までしてくれます。

内容だけ聞けばExcelマクロ（VBA）と類似しているように感じますが、RPAに関してはプログラミング等の専門知識は必要ありません。

多くのRPAツールは、ダイアグラム上でのドラッグ＆ドロップの機能を備えているので、プログラミング知識がなくても、システムロボットに画面上で模範操作すれば、次回からその作業に基づいて動く仕組みになっています。

誰でも操作のシナリオを作れて修正もでき、IT部門以外でもシステムに基づいた自動化作業が出来ることこそ、最大の強みとも言えます。

人と協働しながら業務全体の効率化を図ることができる、頼れる相棒のような存在です。

処理速度はサーバー上で行うので、高速処理可能！

自動化が叶うシステムの中身はどうなっているのでしょうか？

処理速度やフリーズ等動作に問題はないのか疑問点が出てきます。

実際のところPC上で行うRPAもありますが、規模が大きくなると大量のデータを処理する必要が出てきますよね。

RPAは「人間が行っている業務をすべて機械化することを目的に作られたツール」です。

後ほど詳しく説明しますが、サーバーでの処理をメインとするRPAもありますので、データ処理に関しては「早い・かつ大量のデータ処理」が可能となってきます。

企業の規模に合わせたRPAを導入することが出来ます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）がIT業界で拡大している背景とは？

RPAが拡大した背景とはどういったものでしょうか？

いつ頃から日本のIT業界に浸透・拡大したのか確認していきましょう。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）のスタートは2016年からはじまっていた！

日本国内では、2016年からRPAという言葉が使われはじめました。

利便性や分かりやすさで2017年からブーム到来。
今ではAIと並ぶくらい有名なITワードの仲間入りに。

2022年の現在ではRPAから進化し、EPA、CA（後ほど詳しく説明）等も徐々に開発されており企業の業務フローに合わせて、使い分けが十分に可能になってきました。

2016年から開発が続き、いわゆる「働き方改革」による就業の変化にも柔軟に対応するように開発されていたようです。

少子化による労働人口の減少

日本では、生産労働人口の減少が問題視されています。

日本の人口は2053年に1億人を割り、2065年には8,808万人になると推計されています。
生産年齢人口が減少する中で、生産力を高める手段として注目されているのがRPAです。

働き方改革に加え、長時間労働の見直しも強まる一方で、業務効率化も課題として残っていました。

そんな課題をクリアにしつつ、優秀な人材の有効活用、なおかつ働く人の意欲や能力を存分に発揮できるよう、自動化を意識したことが拡大のきっかけとも言えます。

日本企業では既に14％の企業がRPAを導入が済んでおり、19％の企業がさらにRPAを導入検討中とのことで、将来に向けてシステムのクラウド化、ロボット化は必然とも言えるでしょう。

人的ミスによる防止対策として

納品書や請求書、会計システムへの入力等は量が膨大で、人的ミスに繋がるケースも少なくありません。

金額に関係する経理部門は集中力を切らさずに、業務効率を上げることを重要視されますが、RPAはロボットが代行してくれるため、ミスなく24時間稼働が可能です。
抜け漏れ等の大きな損害もありません。

人間しか出来ないと言われていた作業をRPAが代行してくれるので、業務精度が下がらず品質を保つことが可能となります。

コスト削減

企業の中で最も経費を占めているのは、「人件費」です。

そういった意味では、人的ミスも含めて、効率化を目指すのであればRPAは「うってつけ」とも言えます。

RPAを導入すれば、辞めることもないので退職リスクがありません。

素直に環境・変化を問わず命令通りにこなし、誤りやミスもありません。

単純作業とはいえ、確認から入力作業まで通常30分かかる業務が、RPAを用いれば半分以下で抑えられると言われています。

ロボットなので、集中力やペースが乱れることなく着実に業務遂行します。そのため作業時間を短縮することができ、休日出勤や残業は減少できるでしょう。
複数の人間で行われていた作業でさえも、RPAが代行することで、25％~50％の人件費削減が可能です。

外注人材を活用した社内業務の効率化の需要は低下し、ますます社内業務ロボット化の需要が増加します。
RPAを導入することで上限なく作業が可能ということを覚えておいてください。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とAIの具体的な違いは何？

すべて自動化できるRPAですが、人の手を借りずに、すべてシステムが行うという点ではAIと同じように感じます。違いはなんでしょうか？

学習能力があるか否か

RPAとAIの違いを確認していきましょう。

RPAは主にルール化、規定通りに単純作業をミスなく正確に業務を遂行していきます。

ですがさらにそこからデータ分析し、細やかな判断をする能力はありません。
意志決定等は完全にできないということになります。

それに比べてAIは学習能力がありますので、ある程度データの中から統計を抽出することができます。
指示したことだけを行うのではなく、見直し改善までAI自ら判断可能となります。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）には種類がある？

RPAを導入するにあたり、企業の規模や業務内容によって、導入すべきRPAの種類が変わってくると言われています。

ではRPAの種類を詳しく見ていきます。

クライアント型RPA

 RDA（Robotic Desktop Automation）とも言われており、デスクトップPC内のみで稼働出来るため、デスクトップ型RPAとも呼ばれています。

各端末ごとの作業に関して自動化が出来ます。

PCそれぞれで設定を行うことになるので、PCごとの作業レベルに合わせた単純・定型作業を行えます。

PCごとの設定ならば、業務をスムーズに進行することができますし、PCごとの担当者のレベルに合わせた設定となります。
企業全体のガバナンスも大切ですが、各PCごとの設定も業務自動化が複雑にならずに済むので効率は上がるでしょう。

クライアント型RPAは１台のPC単位で導入可能なため、個人単位でも導入可能な点が最大のメリットとも言えます。

コストを考えた小規模導入ならば、クライアント型がいいでしょう。

クラウド型RPA

クラウド型RPAとは、インターネット上のクラウドサービスにログインし、その環境中で

ソフトウェアロボットを導入し、ウェブブラウザ上での作業を自動化するツールです。

ネット上のみのやり取りを自動化しているので、企業が最もコストを抑えられる次世代のシステムとなります。

ウェブブラウザ上ですべて行っていくことに対しての最大のメリットは、PCの各端末ごとに設定が必要なクライアント型RPAに比べて、データ消滅するリスクがないことです。PCが万が一故障した際、クラウド上でデータ管理しているため、一から設定せずに済みます。

例えば納品書・請求書のシステムも、PCデータ（HDD内）に保存されている状態で故障してしまった場合は、バックアップを取得している場合でもPC復旧に時間を要します。

取引先にも影響してくる話になるので、PCごとの設定にはリスクが発生します。

クラウドRPAでは、データがクラウド上で安全に保守されているので、PCの本体が故障しても余程のことがない限りデータが消えることはありません。

そしてコスト削減の面では、クラウド上の自動化に絞ることで、導入費用をかなり抑えることができます。

「RPAの導入を考えているが、導入費用が掛かるので難しい」
そんな企業の課題に対し、クラウド型RPAはコストを抑えて導入することができるので、評価もしやすくなるでしょう。

サーバー型RPA

サーバー型RPAとは、ロボットがサーバー内で稼働するシステムです。

PC1台に対し、複数のロボットが同時に稼働することが出来ることもメリットですが、処理に負担が掛かりそうな部分をサーバーで補うことができます。大量のデータやさまざまなルールをサーバー内で一括管理してくれますので、社内での大規模展開が可能です。

サーバ型RPAには、最初に説明しました「クライアント型RPA」と「バックグラウンド処理型」と2種類あります。
クライアント型RPAでは、端末上で自動化の動作を行うため、大量のデータ処理には不向きで安定しません。
それに比べてバックグラウンド処理型では、PCに影響することなく動作が可能です。

全ロボットの稼働状況の把握も出来ますし、データが大量な分管理機能も安定しています。
ただデメリットは導入費用が高いため、企業内の業務フローをよく確認して、どの部分を自動化させるのか十分に考慮しておく必要があります。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）には３つの性能ごとのクラスがある！

総務省ではRPAの性能に応じて、クラスを1から3に分類しています。

それでは早速、クラスごとの定義をご紹介します。

Class1：RPA（Robotic Process Automation）

最もポピュラーなRPAです。
デスクトップ上での動作を可能とし、定型業務の自動化に活用されています。

ミスなく的確に遂行することができ、いくつかのアプリケーション連携が必要とされる単純作業にも対応可能です。
単純作業や定型業務というのは、決まった入力作業や、検証作業等、人間的な思考判断が必要ない範囲となります。

例：ネットに接続→リンクをクリック→ID・パスワード入力→ログインをクリック→特定のファイル検索→該当するものを抽出しダウンロード→保存等

このような作業は自動化が可能であり、業務効率の向上に大きく貢献することができます。

RPAは主に販売管理や経費処理に使われています。
経理・総務・人事システム等のバックオフィス事務および管理業務等、企業の面倒な事務処理と言った業務を中心に、効率UPすることができます。

Class2：EPA（Enhanced Process Automation）

Class2と呼ばれるEPAは、データの収集や分析に自動化対応できるツールです。

例えば、自由記述式アンケートの集計やログ解析等、さまざまなデータを基にした分析を自動化する処理に用いられます。

RPAと比べると、一部の非定型作業の自動化が可能になります。

結果、画像解析やマシーンラーニングの技術の搭載、そして人間的判断が必要な非構造化データの読み取り等、RPAより高度な技術が期待されます。

非構造化データというのは、売上データや顧客データ等、データベースでは整理不可なものを指します。
主にメールの文面やファイル等がそれにあたり、従来なら人間にしか出来ない作業です。

例：顧客から受信した商品の発注メールを読み取り→内容理解し、配送手続き→顧客へ請求書作成

この一連の作業は人間的判断が必要ですよね。

ここにAI(機械学習)が搭載されると、RPAの知能が上がり、簡単なメールの文面なら理解することが可能になります。

顧客から送付されてきた発注内容のキーワードを理解でき、請求書を自動的に発行するまで、すべて自動化してロボットが行ってくれます。
未来的な要素で非現実的なように感じますが、もう既に現実化されて活用されています。

Class3：CA（Cognitive Automation）

CAはRPAの最終形態と呼ばれるものです。

より高度で自律化されたRPAと定義されています。
AIの自律的な判断力を備えており、プロセスの改善や解析、意思決定まで自動化が可能です。

多種多様なデータに基き、整理から分析まで自動化ができるので、経営改善まで大きな期待が出来ます。

例えば経営コンサルティングのサービスで、各店舗ごとの日次の売上等のデータを分析し、店舗ごとに最適なプランを提供する業務があります。

このように込み入った業務でも、CAを利用すれば自動で作成が出来るのです。
データを与えることにより、自ら学習しながら意思決定の精度を向上させることができるので、企業にとって頼りにできる相棒になるでしょう。

ですが深層学習（ディープラーニング）を搭載したRPAは、未だ存在しておらず、Class３まで到達していないのが現状です。

近い将来必ず出てくるシステムなので、多くの企業で導入されることは間違いないでしょう。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入する際のデメリットとは？

自動化されるのであれば、是非取り入れたい！

その前にいくつかRPAについてデメリットを知っておく必要があります。

システム障害の問題

RPAはあくまでもITツールになるので、PCやネットワーク障害が起きれば、停止する恐れがあります。

ほかにもPCのバージョンアップの際のシステム障害も起こりますし、特にクライアント型RPAは、デスクトップ上で行う自動化ツールなので、PC環境に不具合が起きるとデータに直接影響を受けるでしょう。

この問題の対策としては、RPAのメンテナンスやRPAが停止した時に、業務を継続できるようにサポートセンターの体制や対応範囲、保守サービスの確認をしておくことです。
データを失うという最悪な結末にならないよう、発生するリスクには万全を期するよう準備をしておきましょう。

業務のブラックボックス問題

RPAの自動化システムは、指示を変更しなければ永遠に繰り返し、遂行してくれます。

その状態のまま、月日が経過しRPAを設定した業務担当者が異動や退職をした場合は、後任者は、どのように設定をしたのか不明なので、対応が複雑化する事態に陥ります。
引き継ぎをきちんと行われていたら問題ありませんが、次の担当者の業務自体があまり分からず、RPAに対しての理解力が弱いと言った場合は、業務の中身が分からない状態、つまりブラックボックス化してしまう恐れがあります。

それを防ぐためにも、社内ルールの統一化が必要になります。
社員のRPAに対する理解力の向上に努めていきましょう。

業務の変更に伴う設定変更の問題

法律や制度の追加変更が発生した場合は、自動化を任せていた業務もそれに合わせて変更することも出てきます。

今までのロボットに任せていた業務の自動化を停止し、ルールの変更を再度修正する必要性が出てきます。
RPAは決められたルール通りに動作をしていくので、適切な処理がされずにいると、誤った方法で自動化してしまい、意図しない処理が行われてしまいます。
最悪なケースで、情報漏洩するリスクも考えられます。

ロボットが誤作動しないよう、RPAに任せる業務の見直し、どこまで自動化を任せるか企業は見極めが必要です。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）導入を成功させるポイントとは？

では、実際導入する際の重要なポイントをお伝えしたいと思います。

今後のために、是非参考にしてくださいね。

業務フローの見直し、洗い出しを徹底的に行う

まずどの部分を自動化させるか、業務フローの見直しからスタートしましょう。

業務範囲の明確化することにより、企業が抱える効率化における新たな問題点や課題等が、浮上してきます。

導入前の目的意識や、業務の選別にズレが出てくると、思った通りの効果が得られなくなるので、全部洗い出しを行った後、低コストが叶うRPAの必要性について考えていきましょう。

「低コスト」「スモールスタート」が鍵

業務フローで見直しができたとしても、コストが大幅にかかるサービスや、保守サービスが十分ではないRPAを導入してしまうと、自社に合った最適なパフォーマンスは生まれません。

小さな部署単位で、お試し導入し、ロボットの動きをテストするといいでしょう。
RPAで得られた効果を分析し、ロボットに任せる部分と、人間が行う部分の設定を再設計して確認していきます。

情報量も多くなく、単純・定型作業で可能な範囲であれば、RPAの中でもコストを比較的抑えられ、保守サービスの内容が充実しているクラウド型RPAを選択肢の中に入れるのもいいでしょう。

導入後のRPAのフォローを定期的に行う

「デジタルレイバー」「仮想知的労働者」と言われているRPAは、企業の頼もしい相棒として新たな即戦力になると言われてきました。

確かに自動化できるという部分では優秀かもしれませんが、RPAの役割は「命令通りに遂行する」ことで、とてもシンプルです。

優秀な社員というよりは、「素直な新入社員」と捉えておくといいでしょう。

「システムロボットなのでフォローが必要」「教育の必要性」「得意・不得意がある」

この３つは必ず抑えておく必要があります。

自動化はとても利便性が高いですが、導入を検討している企業は、「どの業務部分をRPAに任せるか」といった部分の見極めが大事になります。RPAのポテンシャルを保つには、導入後のRPAのフォローが鍵になってきます。

業務の効率化を叶えるためにも、業務が滞っている手順を確認してみてください。

低コストでRPAを検討するなら株式会社Oneplat

今回の記事では、RPA：ロボティックプロセスオートメーションについて解説しました。

RPAを導入した上で、納品書・請求書のやり取りを自動化するメリットは、とても大きいと言えるでしょう。

なぜなら手間を省けると同時に、人件費やコスト削減の影響もより大きくなるからです。

システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。
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納品書・請求書・会計システムの業務フローを効率良くするためにも、次世代技術のRPAを是非検討してみてくださいね。