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ビジネスの現場で目にする機会が多い証憑書類ですが、どのような情報を記載しておくべきか、正確に把握しきれていない方も多いのではないでしょうか。本記事では、発注書・納品書・請求書の役割から取引の流れ、必要な記載事項、注意点まで徹底解説していきます。
発注書、納品書、請求書。それぞれの書類の意味とは？
ビジネスにおいて、これらの書類はどのような目的で利用されているのでしょうか。ここでは、各書類の意味や目的について見ていきましょう。
発注書
取引相手が提出した見積書に対して、発注者が発注の申し込みを意思表示するために提出する書類です。法的に作成が義務付けられているわけではありません。しかし、認識の違いによるトラブルを避けて、取引を円滑に進めるために提出されることが多いようです。
書面には、商品やサービスの詳細や期限、提出方法等を記載して明確にしておくことが大切です。注文書と呼ばれることもあります。
納品書
商品やサービスの内容、納品日を確認するための書類です。発注を受けた商品やサービスを取引相手に納品する際に発行して同封します。納品が完了したという意味合いも持っています。
こちらも法的に義務付けられているわけではありません。しかし、取引相手は納品書と納品物が一致しているか確認でき、取引がスムーズになることを考えると、発行しておいた方が良いでしょう。
請求書
検収書が提出されたら、正式に代金の支払いを請求するために発行する書類です。支払いの請求忘れや、未払い、金額に関する認識の違い等の発生を防ぐ目的があります。
取引相手はこの請求書の内容に沿って代金を支払うため、請求先の会社名、振込先等の必要事項を漏れなく記載しましょう。また、正式な発行であることを証明するために角印で捺印します。
【関連記事】請求書に印鑑は必要？今さら聞けない請求書の常識と、電子化するメリット・効率よく電子化する方法を解説
企業間での取引の流れと必要な書類（発注書、納品書、請求書等）
受発注において、先に述べた書類以外にも企業間では様々な書類がやり取りされています。ここでは、取引の流れとやりとりされる各書類について見ていきましょう。
見積書を発行して商品の価格を把握する
買い手企業は、契約前に商品やサービスの価値が適切であるか検討する必要があります。これは日常生活において、コンビニやスーパーでモノを買う時のように単純ではありません。注文を検討している商品やサービスの詳細、数量を売り手企業に伝え、金額がいくらになるか提示してもらうことが必要です。
そのため、買い手企業は売り手企業に見積書の発行を依頼します。買い手企業はより優れた商品やサービスを低価格で発注したいと考えますので、複数の売り手企業から見積書をもらい比較・検討することもあります。複数の見積書を比較することで、より良い条件で発注が可能となるでしょう。
注文書を発行して商品の購入を伝える
買い手企業は提出された見積書を確認して、内容や金額に問題がなければ売り手企業へ申し込みを意思表示するために注文書（発注書）を発行します。注文書には品目や数量、金額、希望納期等を記載しておきましょう。
書類として注文内容を残しておくことで、その後に起こり得る認識の食い違いといったトラブルを防ぐことが期待できます。先ほど法的に義務付けられているわけではないと述べましたが、下請法が適用される企業は発注書を交付することが必須ですので注意しましょう。
下請法は親事業者と下請事業者の関係を対等にするために設けられています。発注側である親事業者が注文書を発行しないと、不正を行い下請事業者が不当な扱いを受けてしまう可能性があります。それを防ぐために、証拠となる注文書の発行が義務付けられているのです。
納品書を発行して商品の提供を知らせる
注文書を受けとった売り手企業は、商品やサービスを記載されている内容通りに納品する必要があります。この時に売り手企業側で発行するのが納品書です。これを納品物に同封して納品することで提供が完了したことを買い手企業に知らせる目的があります。
また、発注した商品やサービスが見積書通りに納品されているか買い手企業側も確認できます。複数の納品物がある場合は、どの商品やサービスが納品されたかわからなくなってしまうこともあるでしょう。こうした混乱やトラブルを避けるためにも欠かせません。
納品書の記載内容は基本的に見積書と同様です。合意なく変更がされていれば契約違反になってしまいます。そのため、発行時には見積書と納品書の内容に相違がないかしっかり確認しましょう。
検収書で商品の受け取りを通達する
納品物と納品書を受け取った買い手企業は、発注内容と実際の納品物が異なっていないか確認する必要があります。例えば、商品の種類や数量、内容に加えて、傷や汚れ、初期不良がないか等を検品します。問題がなければ受け取りが完了したことを売り手企業に伝えましょう。この時に発行されるのが検収書です。
検収所は、契約通り納品物に問題がなかったことを証明するために必要です。また、たとえ検収書を提出した後に不良品や不具合が発見されても契約解除はできません。しっかり検品を行って問題ないことを確認してから発行しましょう。このように検収所は企業間のトラブルを防ぐためにも大切な役割を果たしています。
【関連記事】納品書・請求書の電子化で検品・検収（承認）業務を効率化｜課題やスマホアプリを導入するメリットを解説
請求書で商品の代金を請求する
検収書を受け取った売り手企業は、正式に代金の支払いを請求するために請求書を発行します。送付漏れがあったとき、企業によっては請求書の送付を催促してくれるが、基本的に請求書を提出しないと支払いをしてもらえないことが多いようですので、請求書の送付漏れには注意しましょう。
未払いや支払いの遅延等のトラブルを避けるためにも、わかりやすい内容かつ必要な内容を忘れずに記載して作成します。
発注書、納品書、請求書の必要記載事項と注意点
認識の食い違いやトラブルを避けるためにも、各書類には必要事項を忘れずに記載する必要があります。ここでは発注書、納品書、請求書作成の際に必要な記載事項と、作成時の注意点について解説していきます。
発注書の必須記載事項と注意点
買い手企業が発行する書類となります。
必須の記載事項は以下の通りです。
・発行年月日
・宛先
・対象の商品やサービス名と数量
・単価と合計金額
・納品希望日
・納品場所
・発行者側の企業名と住所、電話番号、社印
・有効期限
特に注意してほしいのが「有効期限」の漏れです。記載しておかないと、古い見積書で発注を依頼されることがあります。発行当時から現在までの間に、仕入原価や宛先等の状況が変わっていることもあるでしょう。古い見積書の記載通りだと赤字になってしまうこともあり得ます。
しかし、トラブルを避けるために受けざるを得ないということにもなりかねません。そういった状況を未然に防ぐためにも有効期限の記載が必要です。
納品書の必須記載事項と注意点
売り手企業が発行する書類となります。
必須の記載事項は以下の通りです。
・発行年月日
・宛先
・納品した商品やサービス名と数量
・単価と合計金額
・発行者側の企業名と住所、電話番号
発行は義務ではありませんが、納品したという証明になるため一般的に発行されることが多いようです。買い手企業側も、発注した内容と実際納品された商品やサービスが異なっていないかチェックできて、経理処理に役立つこともあります。
請求書の必須記載事項と注意点
売り手企業が発行する書類となります。
必須の記載事項は以下の通りです。
・発行年月日
・宛先
・納品した商品やサービス名と数量
・単価と合計金額
・発行者側の企業名と住所、電話番号
・支払いの振込先情報
・支払期日
基本的に、買い手企業は請求書を受け取ってから支払いを行います。請求書を提出していないと支払いが行われないこともあるので、取引完了後すみやかに発行しましょう。
紙の証憑書類は電子化がおすすめ
証憑書類を紙で運用していると、管理や保管に多大な労力がかかるだけでなく、電子帳簿保存法やインボイス制度といった新しい制度への対応に遅れが生じる可能性があります。その結果、企業活動において余計なコストやリスクを抱えることにつながるでしょう。
近年はこうした背景から、発注書や納品書、請求書などを紙から電子へと移行する動きが加速しています。以下に、紙の証憑書類が抱える課題と、電子化のメリットをまとめました。
紙の証憑書類の課題
発注書や請求書（控え含む）は7年間保存するため、キャビネットや倉庫を圧迫してしまいます。さらに書類が増えるほど整理に手間がかかり、必要な書類を探し出すのに時間を要するため、作業効率が低下します。
また、紙は劣化や損傷のリスクが高い点も問題です。水害や火災といった災害だけでなく、日常的な扱いでも破れやすく、数年経過すると文字が薄れて判読できなくなる事例も珍しくありません。結果として、長期的な証拠性を維持することが難しくなります。
複数人で確認・承認を行う際の非効率さも無視できません。コピーや郵送に時間を要するうえ、取引先や別部署に届くまでに遅延が発生します。決裁フロー全体を停滞させ、企業の意思決定スピードを阻害する要因となるでしょう。
【関連記事】請求書控えの保存義務とは？保存期間や保存方法、注意点などを解説
紙の証憑書類を電子化するメリット
証憑書類を電子化すると、印刷や押印、郵送といった作業が不要になります。データとしてすぐに相手先へ送付できるため、郵送遅延や紛失の心配もありません。
また、過去の請求内容を簡単に検索でき、修正や再送付にも素早く対応できます。監査や税務調査で提出を求められた場合も、紙の束を探し回る必要はなく、スムーズに提示することが可能です。
加えて、改ざん防止やアクセス制御といった仕組みを取り入れやすくなるため、セキュリティの信頼性も高まります。電子化は業務効率を向上させるだけでなく、取引先への対応力を強化し、企業全体の信用にも結びつくでしょう。
【関連記事】納品書・請求書の電子化でペーパーレス化を推進！電子化の要件やメリット・デメリットも解説
まとめ：各書類（発注書、納品書、請求書等）の意味や必要なタイミングを理解すれば業務が効率的に行える！
本記事では、証憑書類の役割や実務の流れ、作成時の注意点について解説しました。発注書・納品書・請求書を正しく作成すれば、余計なトラブルを未然に防ぎ、取引先との信頼関係を維持できます。
しかし、紙での運用には多くの課題があり、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するためにも電子化が重要です。証憑書類を電子化する際には、クラウドで一元管理できる「oneplat（ワンプラット）」がおすすめです。
安全性と利便性を兼ね備えた環境を整えることで、バックオフィス業務を大幅に効率化でき、企業全体の信頼性向上にもつながります。証憑書類の電子化を検討しているご担当者様は、資料を請求してみてはいかがでしょうか。
