出納業務とは？　入出金の管理をする業務内容や効率化のポイントを解説

現金や預金を確認する出納業務は、経理の中でも重要な業務です。明細の取得や突き合わせるプロセスを構築し、定期的に残高を合わせるようにします。

また、もし残高が合わない場合には問い合わせや確認も必要です。このように出納業務は業務範囲が多岐に渡ります。

今回の記事は、出納業務の内容や効率化のポイントをご説明します。

出納業務とは現金・預金の残高を管理する業務を指す

出納とはお金の出し入れのことを指します。出納業務とは経理・会計で現金の入出金を管理することです。

出納業務では、日々の取引で発生する現金や預金の出し入れを記録して残高を把握します。

現金に加え、預金についても口座が複数ある場合はそれぞれ管理が必要です。

また、記録している残高が記帳上の数字と合うかも確認します。出納業務で数えた現金や預金が違っていると、記帳や集計でも数字が合わなくなってしまうため、正確な管理を心がけると良いでしょう。

出納業務「現金の入出金管理」の基礎知識

現金管理では現金出納帳を用いて残高確認を行う

現金管理する際には、金額とその内容を明確に把握しておくことが重要です。

現金も自社にとって重要な資産ですので、不正や不明な点が残らないようにします。また、いきなり高額が引き出されてしまうことがないように、社内規定でいくら以上の場合は稟議が必要といったルールを定めておくと良いでしょう。

管理の上では現金出納帳を使い、伝票の番号・年月日・取引内容・金額・相手勘定・残高等を記入します。その後、帳簿に内容を転記します。

小口現金とは手元に置いておく少額の現金

小口現金とは手元に置いておく少額の現金のことです。現金は銀行に預けて手元には置かないのが原則ですが、現金が必要となる場合に備えてある程度手元に残しておきます。

小口は会社の備品購入・交通費の支払い・手数料の支払い・小切手の購入に使われることが多いです。また、会議費や接待費の支払いにも使われます。

小口は手元にあるため、紛失や盗みが起きないよう注意が必要です。定期的に手元にある現金の額を数え、出納帳や帳簿と数字が合うか確認すると良いでしょう。

現金には通貨代用証券も含まれる

現金には、紙幣や硬貨以外に通貨代用証券も含まれます。

通貨代用証券とは金融機関に持ち込めばいつでも現金化できる券で、支払いのために他人に振り出すこともできるものです。

具体的には次のものが含まれます。

• 小切手…他人振出小切手、送金小切手、預金小切手
• 郵便関連…郵便為替貯金払出証書、普通為替証書
• 株式・債券関連…配当金領収書、期限が到来した公社債の利札

これらの通貨代用証券についても、手元の現金と合わせて内容を管理します。

出納業務「現金の入出金管理」でやるべきこと

入出金の際は現金出納帳と会計システムへ入力

入出金があった際にはすぐに現金出納帳に記入をします。記入の際には何にいくら使ったのかを明確にし、記録に残しておくことが重要です。また、入出金から間が空いてしまうとわからなくなってしまうケースもあるため、すぐに記入するようルールを設定すると良いでしょう。

現金出納帳への記入と合わせて、会計システムに入力します。会計システムへの入力をすることで、貸借対照表や損益計算書にも反映できます。

適宜現金の残高と会計システムの整合性を確認する

適宜現金の残高と会計システムに入力されている内容が一致しているか確認します。

もし残高が合わなかった時はその場で解明するように心がけ、もし解明できなかった時には差額を調整する仕訳を入力しましょう。

1,000円不足していた場合は、仕訳は次のとおりです。

(差分が判明した日)

(差分が判明した場合)

(決算時まで判明しなかった場合)

金庫を管理する

金庫は盗難や紛失も起こりやすいため、大金を置かないことが重要です。

会社の規模や現金を扱う頻度に応じて、1万円・5万円・10万円等一定の上限を定めておくと安心でしょう。

また現金残高を管理する中で一定の金額以下になったら補充します。補充のタイミングや担当についても事前に定めておくと良いでしょう。

金庫の管理に当たっては、鍵をかけて特定の人だけが出し入れできるようにします。

また担当者を一人に固定せず、複数人で管理する体制を構築しましょう。

出納業務「預金の入出金管理」の基礎知識

預金管理では預金出納帳を用いて会社の銀行口座を管理する

企業が銀行に預けている預金についても管理をします。

預金の入出金や残高を預金出納帳に記入し、出納帳と預金明細の一致を定期的に確認します。企業の取引は預金口座を通じて行われるのが一般的なため、日常的に内容をチェックしましょう。

企業は用途や取引先に応じて複数の預金口座を持っていることも多いため、それぞれ管理をします。また、売上を受け取る入金口座と、取引先や従業員への支払いを行う出金口座が異なっていることも多いため、それぞれ管理が必要です。

企業で扱う預金には4種類ある

企業で扱う預金には次の4種類があります。

• 普通預金口座
  …個人でも広く利用されている一般的な口座です。入出金に制限がなく、キャッシュカードを利用すれば残高を引き出すこともできます。利息がつきます。
• 当座預金口座
  …小切手や手形の支払いを行う口座です。信用が必要なため、起業初期には信用が降りないケースもあります。利息はつきません。
• 定期預金口座
  …定められた期間、原則引き落としができません。資産運用が主な目的で、利息が普通預金よりも高く設定されています。
• 定期積金
  …定期的に掛金を支払うことで、満期日に給付契約金を受け取ります。納税や賞与支払いのために使われていることが多いです。固定金利です。

出納業務「預金の入出金管理」でやるべきこと

銀行で通帳記帳する

3日おき・月末月初等頻度を定め、定期的に銀行で通帳記帳します。インターネットバンキングを使えば、オンライン上で都度明細を確認することができて便利です。

記帳のタイミングは会社によって異なります。日常的に取引が多い場合は、毎日業務を終える前に記帳すると良いでしょう。25日付近や月末等金額が大きく動く日だけ連日確認し、あとは月末月初に記帳する企業もあります。

通帳と会計システムの整合性を確認する

記帳が終わったら記帳の内容と会計システムの内容の整合性を確認します。

もし残高が異なってしまった場合は、銀行調整残高を使って残高を一致させます。また、残高の金額だけでなく明細についても一行一行内容が正しいか再確認しましょう。

預金それぞれについて通帳と会計システムの内容を一致させる必要があります。特に当座預金は通帳がなく金額が合わなくなりやすいため、注意が必要です。定期口座で頻繁に動きがない場合でも念のため月に1度は残高を確認すると良いでしょう。

小切手や手形の処理

小切手や手形についても、現金と同様に管理をします。受け取ったものについては定期的に確認し、随時現金に変換します。

また、支払い義務の生じている小切手や手形については期日までに引き落としがされるよう注意が必要です。引き落としがされず不渡りとなると取引が停止されてしまうため、期日を定期的に確認しましょう。

通帳と銀行印の保管を厳重に行う

通帳も重要な経理書類となるため、古い通帳についても、ほかの決算書類と同様7年間保管が求められています。

紙の通帳を使う場合は、鍵のかかる金庫を使って厳重に管理することが大切です。また銀行印は通帳と別の鍵のかかる場所に保管しておくことで、セキュリティーを二重にできます。

インターネットバンキングを利用する際にも、明細を定期的にダウンロードするようプロセスを設計します。明細についてはPDF等の形で7年間保存が必要です。

会社の経営に欠かせない出納業務は正確さが大切

出納業務は会社の経営にとって重要です。現金・預金の金額を正しく把握することで、自社が持っている資産の総額を正しく理解でき、経営判断に繋げられます。

もし現金・預金のカウントを間違えてしまうと、その後の帳簿や決算も違うものとなってしまうため、正確に入力しましょう。

出納業務は重要な業務である一方、確認することも多く日常的にやりとりがあるため、間違いが発生しやすいです。正確な経営判断のため、効率化を図りつつ正確さも追求しましょう。

工数がかかり注意が必要な出納業務の例を見てみよう

次のような業務では特に工数がかかるため注意が必要です。

• 従業員の交通費等の経費精算
  …従業員から毎日のようにあがってくる経費を確認し、精算します。もし金額や日付等にミスがあった場合は、コメントをつけて従業員に差し戻す必要もあります。
• 帳簿残高と現金・預金の整合性の確認
  …整合性を確認し、不一致があった場合には明細を一行ずつ確認していきます。
• 入金があった際の消込作業
  …取引先から入金があった際に内容を確認して、未入金のものについては期日までに振込されるかチェックします。場合によっては取引先にも連絡を取ります。
• 手作業によるケアレスミスの修正
  …経理での入力や申請にミスがあった場合修正します。

出納業務を効率化する3つの方法

①キャッシュレス決済を利用する

キャッシュレス化を進めることで、現金を使う場面が減り現金出納帳への入力の手間も削減できます。現金の補充や倉庫のセキュリティー確保にかかる時間も削減でき、盗難や紛失のリスクも減らせるでしょう。

現金の代わりに預金を使うことで、預金明細を使えば取引内容を確認できます。そのため、明細がもし合わない時の確認もスムーズになるでしょう。

また、コーポレートカードを導入すれば経費精算にかかる時間も削減できます。

②経理を外部委託する

人員が不足している場合は、新規採用だけでなく外部委託も視野に入れると良いでしょう。

特に経理の仕事は忙しい時期とそうでない時期が事前にスケジュールとして見通せるため、忙しい時期だけ外部委託するのもひとつの手です。

外部委託であれば経理の実務がわかっている人材に働いてもらえるため、教育コストを低く抑えられます。また、外部の人材に入ってもらうことで新たな知見を得ることもできるでしょう。

③ツールを導入する

ツールを導入するのも有効です。出納業務は特定の時期に集中しやすいため、経理担当者が忙しくてミスをしてしまうことも多いでしょう。ツールを導入することで、ミスが起きる箇所を削減し効率化を進められます。

またツールによっては、出納業務で確認した内容を記帳システムや支払いシステムにもデータ連携できます。システム間での連携があるツールを使用することで、経理業務全体の効率化を進めることができるでしょう。

【まとめ】出納業務の基本を押さえ、効率化を図ろう

出納業務は企業が持つ現金・預金の金額を正確に知り、入金している金額や使っている費用を知る上で重要な業務です。タイムリーに正確に行うことで、その後の経営判断や資金繰りの判断を正しく行うことができます。

現金や預金の移動は月末や給料日等の特定の日付に集中しやすいため、経理担当者の負担の削減を図ることが重要です。キャッシュレス化を進めて業務そのものを縮小することに加え、外部委託やツールの導入等も検討すると良いでしょう。