資料のご案内！
月末にやってくる請求書や納品書の帳票処理。
複雑な業務に雑多な作業、憂鬱になっていませんか？
財務・経理にとって、帳票の業務は多くの手間がかかります。
細かい作業の多い経理関係のお仕事、少しでも手間を省いて効率的に行うことはできないのでしょうか？
そんな疑問にお答えすべく、今回は「毎月の請求書の処理って大変！封筒を開封する手間を省ける方法は？」についてまとめました。
毎月の請求書の処理が大変
請求書や納品書の帳票類の処理は多くの工程を必要とします。
お金を扱う経理の仕事は煩雑です。
その上、書面でのやりとりをメインにしている会社ではその作業量は倍増。
では、どうしたら財務や経理の業務負担を軽減できるのでしょうか？
紙媒体の帳票のメリットとデメリットを理解すると、解決への糸口を見つけることができます。
封筒にまつわる作業は特に手間がかかることが多いです。
さっそく、それぞれの特徴を見てみましょう。
紙ベースでの帳票のメリット
紙ベースでの帳票のやりとりにもメリットはあります。
具体的なメリットを見てみましょう。
メリットは以下の3点です。
- 書面として残る
- メモ書きができる
- 丁寧さを感じる
書面として残る
メリットのひとつ目に挙げられるのは『書面として残る』です。
年配の上役等まだまだ紙媒体への信頼度は高く、パソコンのデータだけでは不安を感じる人もいるでしょう。
今までの帳票管理に慣れている人であれば、やはり書面が良いという意見もあります。
また、書面では作るとき、印刷するとき、押印するとき、封筒に入れるとき等、ひとつの書類を何度もチェックすることも可能です。
複数人が業務に携わればより多くの目に触れ、ミスを見つけやすくなることも大きな利点でしょう。
メモ書きができる
2つ目のメリットは『メモ書きができる』ことです。
帳票の作業中に、メモを書くことはよくあると思います。
請求書の金額が異なっていたり、次の担当者に渡す際の伝達事項等をポストイットに書いて貼り付けたりと、紙ベースであれば簡単にメモを残すことができます。
丁寧さを感じる
メリットの3つめは『丁寧さを感じる』です。
お仕事だけにかかわらず丁寧に書かれた手紙や封筒を見ると、うれしくなりますね。
きれいな字で書かれた書類を作成する会社は、しっかりとした仕事が期待でき、好印象を持たれます。
書類には多くの手間がかかるため、それだけで丁寧さを感じる人もいるでしょう。
紙ベースでの帳票のデメリット
紙ベースでの作業はメリットだけではありません。
続いて、デメリットについても見ていきましょう。
紙ベースの帳票を「送る場合」と「受け取る場合」に分けて解説いたします。
「送る場合」のデメリットは以下の5点です。
- ハンコが面倒
- 紙、インク、ペン等の経費がかかる
- 管理が大変
- 送付する手間
それぞれ詳しく見ていきましょう
ハンコが面倒
紙ベースの帳票を「送る場合」のデメリットのひとつ目は「押印の手間」です。
日本の書類はとにかく押印が求められます。
ましてや、お金を扱う経理の仕事ではほとんどの書類で押印が必要でしょう。
たかだかハンコを押すだけですが、これが実は結構手間ですよね。
忙しい上司に押印をお願いしたり、会社印の押印には上役の許可が必要だったり、担当者のタイミングが合わずに押印が進まなかったり…。
小さな印鑑ですが、その手間はとても大きいです。
紙、インク、ペン等経費がかかる
紙ベースの帳票を「送る場合」のデメリットの2つ目は「経費がかかる」ことです。
コピー用紙や各種帳票用の紙はもちろん、ペンやクリップ、ホッチキスの芯等ひとつひとつは高額ではないものの、社員が多い会社ではその経費もバカにはなりません。
プリンターのインクやトナーも意外と高く、一か月の費用はかなりかかります。
コピー機やFAXのメンテナンスにお金がかかることもあるでしょう。
管理が大変
紙ベースの帳票を「送る場合」のデメリットの3つ目は「管理が大変」なことです。
紙は劣化しやすく、長期の保存には向いていません。
そのため、これをきちんと保管し続けるのはとても大変。
時系列にファイリングしたり、なくならないようきちんと管理していても、ほかの社員が書類の場所を変えてしまったり、うっかり持ち出してしまったり…と予想外の事態が発生することが多々あるでしょう。
結果的に紛失してしまうという最悪の事態も起こりかねません。
私自身、書類の山の中から数枚の見積書を見つけ出さなければならなかったときは呆然としました…。
膨大な書類を前に検索機能が使えたらいいのに、と何度思ったことでしょう。
このように、書類の管理と保管にはかなりの手間がかかります。
送付する手間
紙ベースの帳票を「送る場合」のデメリットの最後は「送付する手間」です。
作成した帳票を封筒で郵送する場合は、次のような手順が必要です。
- あて名書き、またはあて名を印刷
- 書類を確認
- 同封する送付状を記入、または印刷
- 折りたたんで入れる
- 封をする
- 切手を貼るまたは郵送用のハンコを押す
- ポストに投函
送付に関わる業務だけでも多くの手間がかかっていることがわかります。
さらに、封筒には以下を記載する必要があります。
- 企業名
- 郵便番号
- 住所
- 「請求書在中」等
自社用の封筒がない会社では、自社名を記載する必要があります。
これらを一度も間違えずに書くことはかなり大変ですよね。
コピー機で封筒を印刷する場合は、「手差し」部分から印刷することも多く、ここはかなり紙詰まりが起きやすいポイントです。
忙しい時のコピー機のトラブルは業務がストップするため、ストレスに直結します。
続いて紙ベースの帳票を「受け取る場合」のデメリットは以下の5点です。
- 会計システム等への入力が面倒
- 内容の確認が面倒
- 支払いの承認手続きが面倒
- 管理が大変
それぞれ詳しく見ていきましょう
会計システム等への入力が面倒
紙ベースの帳票を「受け取る場合」のデメリットのひとつ目は「入力が面倒」なことです。
例えば、納品書を紙で受け取った場合は、現場で検収作業が行われ、その内容を会計システムや、販売管理システム等へ入力する必要があります。
1日数枚であれば大した手間にはなりませんが、企業規模が大きくなり、受け取る枚数が増えてくると、この入力作業が大変になります。
焦って入力ミスをするわけにもいかないので注意する必要があります。
内容の確認が面倒
紙ベースの帳票を「受け取る場合」のデメリットの2つ目は「確認が面倒」なことです。
例えば、紙の納品書が各現場から本部に郵送されており、請求書は各取引先から本部に直接郵送されている場合は、本部の人間は「現場から送られてくる納品書」と「取引先からくる請求書」の金額があっているかを確認する必要があります。
本来、この時は金額が一致するはずですが、現場から送り忘れや、赤伝票の未計上等で、金額が合わないことが多々あります。
「現場から送られてくる納品書」と「取引先からくる請求書」の金額が間違っていた場合は、本部は各現場に確認をし、時には取引先に確認をして、金額が一致するまで調査を行う必要があります。
支払いの承認手続きが面倒
紙ベースの帳票を「受け取る場合」のデメリットの3つ目は「手続きが面倒」なことです。
請求書の内容がようやく確認できた後は、支払いをする必要があります。
まずは経理の課長が承認のハンコを押し、次に部長が、最後に社長がハンコを押して、ようやく支払い処理が行える。
取引先から「今日中に払ってくれないと困る」と言われている中で、「社長が出張でいない」なんて経験、一度はしたことがあるかもしれませんね。
管理が大変
紙ベースの帳票を「受け取る場合」のデメリットの最後は「管理が大変」なことです。
送る場合と同様に、紙で帳票を受け取った場合は、最大で7年間の保管が義務付けられています。
劣化や紛失のリスクを担保しながら安全に保管するにはコストも時間もかかります。
さらに、何年も前の特定の1枚の納品書を、探さなくてはならない場合、検索には膨大な時間がかかることは言うまでもないですよね。
帳票を電子化すると？
紙媒体での業務はメリットもありますが、デメリットも多くある事を伝えました。
では、書面での作業の不便さを解決する方法はあるのでしょうか？
「帳票を電子化する」ことでこのような問題をクリアすることができます。
帳票を電子化する場合のメリットはなんでしょうか？
セキュリティは本当に大丈夫？等、そのデメリットを心配する声も聞かれます。
それでは、帳票を電子化するメリットについて説明していきましょう。
電子化した帳票を「送る場合」と「受け取る場合」に分けて解説いたします。
「送る場合」のメリットは以下の6点です。
- 手書きの手間を削減できる
- 封筒での送付作業がなくなる
- コストを削減できる
- データの管理や検索が簡単にできる
- ヒューマンエラーを抑制できる
- 閲覧・使用に制限をかけられる
手書きの手間を削減できる！
電子化により、「手書きにかかる手間や苦労を大幅に削減」できます。
紙ベースにおける問題点でお伝えしたとおり、帳票や書類の手書きには膨大な作業があります。
伝票を手書きする必要がないため作業時間がぐっと短縮でき、さらには押印も必要ありません。
さらにデータをクラウド化することで、より多くのメリットが望めます。
忙しい上司やなかなか予定がわからない上役の確認も、データをクラウド上に保存することでお互いにスムーズに業務を行うことができます。
すべてパソコンでの作業になるため、なかなか実現しなかった財務や経理関係者での在宅ワークも可能になるでしょう。
封筒での送付作業がなくなる！
帳票が電子化されると、当然「作成した書類を封筒で郵送する」という業務がなくなります。
書面での帳票を郵送する場合は、多くの手順が必要でしたが電子化ではこれらの作業はすべて必要ありません。
取引先がメールを使用できれば、メールに添付するだけでOK。
郵送の場合は、集荷に間に合うように！と慌てて準備することもありますが、メールであれば出来上がり次第いつでも相手に送ることができます。
さらに、メールなら投函後に相手方に届くまでのタイムラグもなく、取引先を待たせる心配もありません。
送受信もすべて履歴に残るため、トラブルも起きにくく、必要であればすぐに再送も可能です。
コストを削減できる！
帳票を電子化すると、さまざまな面でかかっていた「コストを大幅に削減」できます。
経営者にとって最も大きなメリットと言えるでしょう。
例えば、書面での業務で使用していた消耗品はもちろん、さらには長時間の業務にかかっていた電気代等の削減も考えられます。
紙やインク等も必要以上に消費しないので環境にもやさしいですね。
それだけでなく、書類が発生しないため、今まで必要だった書類を管理するファイルや保管場所も不要になりスペースの無駄も省くことができるでしょう。
導入にお金がかかるから、電子化はちょっと…と考えている会社もあるかもしれませんが、今消耗している経費と導入費用を比較検討してみるのもおすすめです。
データの管理や検索が簡単にできる！
帳票を電子化することで「過去のデータの管理や検索を容易に行う」ことができます。
財務・経理関係者にさまざまなメリットがある電子化ですが、こちらに非常に魅力を感じる方も多いのではないでしょうか？
書面での帳票の作成は手間がかかりますが、それ以上に手間がかかるのが作成した書類の管理と捜索。
過去の資料を参考にしたいけど、欲しい資料が見つからない！という事も多いですよね。
担当者が多い会社では、だれが作ったかわからない資料を探すのは非常に骨の折れる業務です。
電子化して管理することで、ワード検索も可能になり、欲しい資料をすぐに探し出すことができるでしょう。
ヒューマンエラーを抑制できる！
書面での帳票の作成は作業量が多いためミスの発生が懸念されますが、電子化によりこの「ヒューマンエラーの抑制」を期待できます。
具体的には金額や内容、封筒の宛名の書き間違い、帳票の入れ間違い等を防ぐことが考えられるでしょう。
また、書類作成後に保管している際に紛失も起こりません。
気を付けていても、繁忙期等は人的ミスがどうしても起きてしまうものです。
手書きの帳票の内容に記入ミスがあった場合は、再度新しい紙を準備し、最初からすべて作成し直す必要がありました。
電子化では入力時にミスをしてしまっても、データを修正するだけですぐにリカバリーできます。
メールに添付する書類を万が一間違えてしまった場合でも、取引先に連絡をしてすぐに削除をお願いすれば、多くの目に触れる危険性を抑えることができるでしょう。
取引先からの連絡でミスが発覚した場合は、帳票を作成し直して郵送すると急いでも数日間待たせてしまいます。
メールであればすぐに送信できるため、改めて正しいデータを送る際にも相手方を待たせることなく迅速な対応ができます。
閲覧・使用に制限をかけられる
帳票を電子化することで、「データの閲覧や使用を制限する」ことができます。
今まで書面での帳票の閲覧を完全に制限するのは困難でした。
棚にカギをかけて保管していてもカギの場所や暗証番号を知っていたら誰でも閲覧可能ですし、書類が多すぎて棚に収まりきらない等の問題も考えられるでしょう。
データ化した帳票であれば、閲覧や使用に必要なパスワードを設定しておくことで、知っている人しか操作できない環境を簡単に作ることができます。
電子化したデータの保存はバックアップ手段も豊富です。
事前に準備をしておくことで、万が一データを破損・紛失した場合でも復旧できます。
帳票を電子化することでセキュリティ向上の効果が期待できるでしょう。
続いて、電子化した帳票を「受け取る場合」のメリットは以下の5点です。
- 入力作業がなくなる
- 支払いの承認手続きが楽になる
- データの管理や検索が簡単にできる
- ヒューマンエラーを抑制できる
- コストを削減できる
入力作業がなくなる
電子化した帳票を「受け取る場合」のメリットのひとつ目は「入力作業がなくなる」です。
例えば、納品書をデータで受け取れると、今まで紙ベースで入力していた作業がデータ連携で入力する必要がなくなります。
導入するサービスによっては、会計仕訳の入力作業が一切なくなる場合もあります。
仕訳の入力作業が大変だと思っている場合は、電子化した後のデータの連携がどこまでできるか確認しましょう。
支払いの承認手続きが楽になる
電子化した帳票を「受け取る場合」のメリットの2つ目は「承認手続きが楽になる」です。
紙ベースで受け取る場合のデメリットでお伝えしたように、請求書の支払いには上長の承認が必要ですよね。
電子化されていれば、わざわざ紙の請求書にハンコを押してもらう必要はないので、社長が出張中でも、問題ありません。
データの管理や検索が簡単にできる
電子化した帳票を「受け取る場合」のメリットの3つ目は「データの管理や検索が簡単にできる」です。
電子帳簿保存法に則って、すべての帳票がクラウド上で保管されていれば、取引先名や日付、取引金額等で簡単に検索ができます。
その為にも電子化した帳票を単純に受け取るのではなく、電子帳簿保存法に対応した外部サービスを導入して、計画的に電子化された帳票を受け取るようにすることが大切です。
ヒューマンエラーを抑制できる
電子化した帳票を「受け取る場合」のメリットの4つ目は「ヒューマンエラーの抑制」です。
経理の入力作業にはミスがつきものです。
その根本的な原因は、「紙」の帳票を見て、会計システム等に手で入力をすることが原因です。
紙ではなく、データで受け取ることができれば、その情報をそのまま会計システム等に連携をすることで、入力ミスはなくなります。
また、ネットバンキングに一件一件支払い金額を入力する作業も、クラウド上で請求書が承認されて、その請求書がそのままネットバンキングと連携できれば、支払い金額の入力ミスもなくなります。
電子化した帳票を受け取ることで、今まではどうしようもなかった入力ミスを０にすることが可能になります。
業務コストを削減できる
電子化した帳票を「受け取る場合」のメリットの最後は「コストを削減できる」ことです。
納品書や請求書等、入力作業が多く発生する帳票をデータで受け取ることができると、作業効率は圧倒的に向上します。
入力作業がなくなり、入力ミスがなくなるので、確認作業が少なくなり、支払い業務もスムーズに行えるので、締め処理にかかる時間が大幅に削減されるので、人件費が節約できます。
また、保管や管理にもコストがかからなくなるので、企業規模によっては年間数千万円の削減に繋がることも。
自分たちが削減できる業務コストがどれくらいあるのか、一度検討してみるのも良いかもしれませんね。
帳票の電子化によるデメリット
メリットの多い帳票の電子化ですが、デメリットも少なからずあります。
大きく分けて3つのデメリットが想定されます。
- 導入時の初期費用と作業負担
- 取引先が郵送を希望する場合がある
- 情報を活かしきれない可能性
まずは、「導入時の初期費用と作業負担」の問題。
電子化を取り入れる場合は、パソコンやスマートフォン、タブレット端末等の電子機器が必要になります。
また、導入するシステムに応じてソフトウェアやアプリケーションが必要です。
したがって、導入時には多少の費用がかかります。
また、新しいシステムの導入には作業に慣れるまでは負担がかかります。
多くの従業員がシステムを問題なく扱えるようになるには、少なからず時間が必要でしょう。
操作が簡単なサービスを選ぶことで、作業を行う従業員にとって負担にならずに電子化を促進できます。
また、サポート体制が手厚いことも重要です。
2つ目は、「取引先が郵送を希望する場合がある」ことです。
帳票類をデータではなく、郵送で送ってほしいと要望する会社も少なからずあるでしょう。
業界や地域によってはまだ、電子化の導入に温度差があるものです。
しかし、電子化を検討している企業も多くあり、今後はますます多くの企業が導入を進めていくと考えられます。
取引先の多くが電子化に対応してくれるのであれば、十分に電子化を進める価値があります。
例えすべての取引先で電子化に対応できなくても、業務の効率化やコストの削減のメリットの方が大きいです。
3つめは「情報を活かしきれない可能性」。
これは電子化を導入する際の大きな壁でしょう。
情報を扱う会社側がその重要性や利便性をきちんと理解をする必要があります。
場合によってはメリットで紹介した「閲覧・使用に制限をかけられる」がデメリットになってしまうことも。
従来の体質や組織を重要視する「旧態依然」の会社では、せっかく帳票を電子化したのに役職や部署、担当等のしがらみが邪魔をして情報を活かしきれない可能性が考えられます。
このような組織では、本来は社内でオープンにするべき重要な情報さえも内密にすることが懸念され、結果的にせっかく電子化を導入したのに全く力を発揮しないという事態が起こるでしょう。
電子化を導入する会社には、情報が持つ「問題」だけを見るのではなく、その情報にある「価値」についても考えられる柔軟な思考が必要です。
安全性は大丈夫？
帳票の電子化についてさまざま説明をしましたが、多くの方が導入に二の足を踏むのはその「安全性」に懸念があるからではないでしょうか？
近年は「ブロックチェーンによるセキュリティ」で安全性を高めているサービスが多くあります。
ブロックチェーンとは一般的に「取引履歴を暗号技術によって過去から1本の鎖のようにつなげ、正確な取引履歴を維持しようとする技術」と言われています。
簡単に言えば、ひとつの取引を改ざんするためには、それより新しい取引もすべて改ざんする必要があるという仕組みです。
つまり、「データの破壊や改ざんが極めて難しい」ということです。
また、通信を暗号化することで、第三者による盗聴・改ざんを防いでくれるサービスも安心できるでしょう。
高い安全性を誇るサービスを提供している会社も多くあり、安全性には問題ないと言えます。
まとめ
いかがでしたか？
今回は「毎月の請求書の処理って大変！封筒に入れる手間を省ける方法は？」についてお伝えしました。
帳票の電子化は導入時を中心に多少のデメリットもありますが、慣れてしまえば紙媒体の作業よりもずっとスムーズに業務を行うことが期待できます。
今までは難しかった財務・経理のお仕事も在宅ワークが可能になるでしょう。
ここ数年で働き方は大きく見直されています。
これを機に、紙の取り扱いを改めて見直してみるのはいかがでしょうか。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
