消込とは？　起きやすいミスや課題の解決方法をわかりやすく紹介

消込は、経理担当者にとって重要度の高い作業です。
手間がかかりますが、ミスをすると取引相手からの信頼を失いかねないため、気を使うでしょう。

この記事では、消込の意味を解説し、具体的な作業の流れを説明しています。
また、消込作業でよくあるミスや課題の例を挙げ、課題解決の方法をご紹介しますので是非参考にしてください。

消込とは？　読み方と経理での意味を解説

消込（けしこみ）とは債権や債務を帳消しにしていく作業のこと

BtoB取引では、納品の都度支払いを行うケースは少なく、決められた期日に支払いを行う掛取引が主流です。

取引先から注文を受けると売上計上されますが、入金前までは売掛金として扱います。
売掛金は債権です。
一方、取引先から商品が納品されると仕入計上しますが、支払い前までは買掛金として扱います。
買掛金は債務になります。

このようにして計上された債権や債務を、入金確認後または振込み処理後に消していく作業が「消込」です。

正しく入金が行われたか・間違いなく振込みを行ったかを確認するための重要な作業で、経理担当者が気を遣うポイントとなります。

「入金消込」とは債権に、「支払消込」とは債務にそれぞれ対応する言葉

消込には「入金消込」と「支払消込」があります。

入金消込は、売掛金や未収金等が入金されたら債権をゼロにする作業です。
取引先から入金された金額と請求額を見比べて、間違いがないか確認します。
もし、期日になっても入金がなければ催促の必要があり、金額に間違いがあればその旨を伝えなければなりません。

支払消込は、買掛金や未払金等を支払ったら債務をゼロにする作業です。
受け取った請求書を確認し支払データを作成、入金処理を行います。
入金額の間違いや、遅延を防ぐためにも大切な作業です。

入金消込も支払消込も、ミスをすれば取引先への信用問題に関わるため、慎重に作業を行う必要があります。

消込作業の基本的な流れと仕訳のやり方

入金消込：売掛金を消込する流れと仕訳

取引先のA社に自社の商品を50万円で販売しました。
A社とは掛取引の契約で、翌月末に入金の予定です。

債権である売掛金を資産として計上する必要があり、仕訳は次のようになります。

入金の約束期日に普通預金を確認したところ、A社から50万円の入金がありました。
売掛金を取り消し、普通預金に変える入金消込作業を行います。

入金消込を行わないと売掛金が資産として残ってしまい、財政状況が正確に把握できません。
入金が確認できたら、忘れずに入金消込を行いましょう。

支払消込：買掛金を消込する流れと仕訳

取引先のB社から30万円の商品を購入しました。
代金は翌月支払う約束です。
債務である買掛金を負債として計上する必要があり、仕訳は次のようになります。

支払期日が到来したので、仕入れた商品の代金30万円を振込みました。
買掛金を取り消し、普通預金を減らす支払消込作業を行います。

負債科目である買掛金が減ったので記載するのは借方です。
支払いを行ったにも関わらず買掛金を残しておいては、いつまでも負債が残っていることになってしまいます。
支払い後は早めに支払消込を行うようにしましょう。

消込作業で起きやすいミス

①銀行振込の消込漏れ

売掛金と入金金額の突合作業は、経理業務において重要な作業です。
しかし、件数が増えてくると処理は煩雑になり、消込漏れが発生しやすくなります。

消込漏れは、銀行振込で起こりやすいミスです。
銀行口座の明細はカタカナで読みにくく、請求書番号を紐づける情報もありません。
口座名義が取引先企業の名称と異なる場合や、同姓同名がいる場合にも間違いが起こりやすいです。

特に月末等、多くの企業が支払日に設定しているような日は入金件数が多くなるので、注意深く作業を行う必要があります。

②金額・振込み元の相違

請求金額と実際の入金額が異なっている場合は、そのままでは消込を行うことができません。
金額が違っているケースでは、振込手数料を差し引いて振込んでいる可能性もあるでしょう。
また、別の月の請求額と合算で振込むケースも考えられます。
取引先に連絡を取り、間違っている場合は正しい金額に修正してもらう必要があります。

請求先の企業名と、振込みを行った口座の名称が異なる場合もミスに繋がりやすいです。
同じ会社名・似たような会社名・振込金額が同じ場合も、間違いやすいので慎重に作業を行いましょう。

③イレギュラーなケースによるミス

イレギュラーなケースではミスが起こりやすくなります。

例えば、前月に未入金があったケースです。
未入金があれば消込を行わず繰り越し請求を行います。
前月と当月の合算で振込まれると、照らし合わせに時間掛かるでしょう。
また、繰越請求があることを、把握しておく必要があります。

売掛金と買掛金を相殺し差額を振込まれた場合も、間違いやすいケースでしょう。
手作業でデータを作成して振込みを行っていれば、単純に数字の読み間違いもあり得ます。

消込作業でよくある課題

業務の属人化による特定の人への負担増

手作業で消込業務を行う環境では、経験の浅い社員よりベテラン社員の方が正確に業務を進められます。
また、手数料を差し引いて振込んでいる・請求先と振込元口座の名称が違うけど同じ会社等、ミスが起こりやすいケースに気が付くのも経験豊富な社員の方が多いでしょう。

そのため、業務が属人化しやすいのが、経理部門の大きな課題になっています。
特定の人しか消込作業が行えなくなると、業務の負担が増える・休みが取れない等の問題が起こりやすいです。
部署異動や退職で、消込作業が正しく引き継がれないリスクもあります。

手作業による人為的ミスが多い

請求書の金額確認や、振込金額を目視する方法は、人為的なミスが多くなります。
手作業で行う以上、慎重に行っていても間違いを完全になくすことはできないでしょう。

経理担当者の仕事は、消込だけではありません。
イレギュラーな対応に追われ忙しくなれば、必然的に業務の質も低下します。

消込作業でミスが発覚すれば、取引先への訂正等の対応は急ぐ必要があり、さらに新たなミスを引き起こしてしまう可能性もあります。

消込作業漏れのリスクが高い

入金消込は、入金後なるべく早めに行いたい作業です。
消込業務が遅れると、業務への支障が考えられます。

例えば、回収済みの売掛金がいつまでも残っていては、経営状態を正確に把握することができません。

また、入金漏れがあっても気が付くのが遅れば、回収に時間がかかってしまいます。
入金漏れを放置することは時効消滅の可能性を高くしてしまうでしょう。

さらに、入金消込が滞れば、請求額が繰り越されてしまい、次の請求書をいつまでも発行できない場合があります。

上記のことから、消込作業は早めに行うのが理想です。

消込作業の課題を解決する！　システム導入によるメリット

人為的ミスを防ぐ

前述した通り、消込作業にはミスがつきもので、課題も多くあります。
単純作業ではありますが、名義や金額の確認等チェックする点は意外に多いです。

課題を解決させるには、システムを導入し消込作業を自動化させるのもひとつの方法でしょう。
システムを導入すれば、見間違い・思い込み等の人為的ミスを防ぐことができます。
消費税や振込手数料等、人が見落としがちなポイントをシステムなら正確に行うことが可能です。

作業スピードと正確性が向上する

システムの導入で作業スピードと正確性が向上します。

システムでは、これまで手作業で行っていた転記をスピーディーに行うことが可能です。
また、売掛金と入金データの突合作業等を自動で行えます。

作業のスピードが上がり、正確に行えるようになれば、担当者の時間をほかの業務に充てられるようになるでしょう。
未回収の売掛金に早く気が付くようになり、催促業務に専念することもできます。

属人化を防ぎ作業の分担がしやすい

消込作業は属人化しやすくなる特徴があります。
システム化すれば、特定の担当者以外も入金消込ができるようになります。
誰が対応しても同じレベルで作業が行え、業務の効率化も進むでしょう。

また、作業が分担できるようになると担当者の負担やプレッシャーが減ります。
システムのマニュアルやサポートを上手に活用すれば、異動時の引継ぎもしやすくなるでしょう。
システム化は本人の負担軽減だけでなく、会社にとっても大きなメリットがあると言えます。

リアルタイムで入金状況を把握することが可能になる

売掛金の受取りは銀行振込を選択している会社が多いでしょう。
振込まれた売掛金の確認は、担当者が一定の間隔で口座を確認する必要があります。
この作業は意外と時間がかかり、ミスが発生しやすいポイントです。
また、口座の情報にアクセスできるパソコンでしか作業ができません。

消込作業に対応しているシステムを導入すれば、自動で入金情報を取得できます。
消込はほぼリアルタイムです。

そのため、売掛金の残高をいつでも把握できるようになります。
消込忘れで、取引先に誤請求してしまうようなトラブルを事前に防ぐことも可能です。

ほかの経理業務の機能もカバーが可能になる

消込作業のシステム化は、ほかの経理業務機能もカバーできるケースが多いです。

取引先とのやり取りで、経理業務の負担が大きい

• 請求書の発行
• 受領した請求書と納品書の照らし合わせ
• 振込データの作成

といった、ミスがあってはならない業務をシステム化できると、業務の効率化が図れます。

会計システムとoneplatを連携して消込作業の効率化が可能

消込作業の効率化には、会計システムと連携可能な「oneplat」が便利です。

通常、請求書を受け取ると、総合振込データを作成しネットバンキングから振込みすると共に、会計システムに支払情報を入力しているでしょう。

扱っている情報は似ているのに、2通りの作業が発生するのは効率的ではありません。
また作業数が増えるほど、ミスの発生に繋がります。

総合振込データ作成と仕訳の消込が自動入力されるoneplatなら、この手間をひとつにまとめることが可能です。
また、手作業や経験に頼る処理がなくなるため、消込作業にかかる時間やミスを大幅に削減し、会計業務が改善できます。

まとめ

売掛金・買掛金といった債権や債務を消していく「消込」について説明しました。
経理業務において大切な作業にも関わらず、ミスが発生しやすく負担の大きい業務です。

消込作業が抱える人為的ミス・属人化といった課題を解決するためには、会計システムと連携が可能なシステムの導入が近道です。

経理業務をシステム化している企業は多くありませんが、今後は、在宅ワークの広がりに背中を押され増えていくことが予想されます。
出勤が必須だと考えられていた経理業務を、効率的にかつ誰でもどこでも行えるようにすることで企業も社員も新たな取り組みや成長の機会に時間を費やすことができるしょう。