立替金とは何かをわかりやすく説明｜仕訳方法や仮払金との違いも解説

普段気にするタイミングは少ないのですが、会社が金銭を暫定的に払っておくときに使う勘定科目があります。

それは「立替金」です。

名前は聞いたことがあっても、使い方を説明できる人は少ないかもしれません。

この記事では、立替金とは何かを説明するとともに、仕訳方法を詳しく解説します。

また、仮払金との違いも説明していますので、是非参考にしてください。

立替金とは会社が金銭を立替えた時の勘定科目

立替金とは、会社が支払いを代行した時の勘定科目です。

あくまでも暫定的な処置で、すぐに回収する予定のある金銭債権に用いられます。

相手は社内・社外を問わず、取引先の場合もあれば自社従業員のケースもあります。

「一時的」であることがポイントで/す。

あとから精算して返してもらう権利があるので、貸借対照表では資産として扱われます。

また、回収までのスパンが短いことが特徴です。

支払ったときと、返済された時に仕訳を行います。

どういう時に立替金の勘定科目を使うのか

立替金勘定は、従業員や役員・取引相手を代行して、会社が一時的に支払いを行うときに使用します。

特に、相手が従業員のケースは、「従業員立替金」勘定でほかと区別することもあります。

イメージしやすいように、具体的な例を挙げて確認してみましょう。

従業員が支払うべきものを立替えた時

従業員が負担する次の支払いを、会社が代わりに払ったときに使用します。

• 休職時の社会保険料
• 社員旅行の費用
• 親睦会費
• 役員の旅費
• 給与の前借

会社を休職する等で一定期間賃金が発生しないとき、会社が社会保険料を従業員の代わりに用立てて払います。

会社の社員旅行や親睦会等では、会社が一括して費用を払うことが多いです。

あとから集金するまでは、立替金勘定を用いて記帳しておきます。

期限は設定していないまでも、すぐに回収する予定のある金銭債権です。

取引先が支払うべきものを立替えた時

取引相手が負担する費用を暫定的に支払うこともあります。

• 配送料
• 材料費

商品を送る時に配送料（500円）を支払ったとしましょう。

相手負担の約束でも、元払いで発送することはよくありますよね。

商品が届いた後に代金と一緒に振込んでもらうまでは、500円を「立替金」として計上しておきます。

先に取引相手から商品代金と配送料を振込んでもらい、あとから発送した場合は立替金ではなく「荷造運賃」です。

また、取引先に商品（材料費含む）を発注し、材料費は自社で負担したとしましょう。

このとき、材料費は立替金として計上しておきます。

立替金と混同しやすい勘定科目 　

【仮払金】事前に仮で支払った金銭

仮払金とは、用途や金額が不明な支払いを、事前に会社が仮で支払った場合に用います。

使用後、用途・金額が明確になれば、再度仕訳が必要です。

大きな違いは経費になるかどうかで、仮払金は経費です。

また、誰が出費するべきなのかが異なります。

【貸付金】従業員や取引先に貸した金銭

貸付金とは、金銭を貸したときの勘定科目です。

立替金が貸付金に振替えられることもあるので、混同しやすいかもしれません。

大きな違いは、貸付金は使い道の指定はなく、返済期日が指定されている点です。

返済されずに回収が難しい場合は、貸付金として計上し直す必要があります。

貸付金は期限が決められ利息も発生するため、回収しやすくなるでしょう。

【預り金】支払期限の前に預かって都度支払う金銭

預り金は、一時的に金銭を預かり、税務署等に納めるまで使う勘定科目です。

身近な預り金は、給与から天引きされている源泉所得税や社会保険料があります。

給与明細を見ると、源泉所得税や社会保険料は、予め控除されているでしょう。

これは、会社が預かっているだけで、会社は後に支払いを行う義務があります。

支払いが先なのか後なのかで区別すると、わかりやすいです。

【未収入金】営業活動以外の取引による債権

未収入金は、未回収の債券です。

ただし、営業活動で発生した債権は含まれません。

主な未収入金は以下のケースが考えられます。

• 会社が固定資産を売却して債権が発生した
• 保険の解約金が発生した
• 補助金が発生した

いずれも未回収であることが条件です。

大きな違いは、どのような理由で債権が発生したかです。

立替金が単純に立替えたのに対し、未収入金は営業活動以外とは言え企業の取引で債権が発生しています。

立替金と仮払金の混同に注意が必要

混同しやすいものはいくつかありますが、特に気を付けてもらいたいのは仮払金との混同です。

法人税の算出に影響が出てしまいます。

次の点を参考にして、間違えないようにくれぐれも注意してください。

違いをわかりやすくいうと経費になるか否か

2つの違いは、経費になるかで判断すると間違いを防げます。

立替金は経費ではなく、そもそも会社が支払うお金でもありません。

あくまで義務があるのは、従業員・役員または取引先です。

一方、仮払金は経費で、用途や金額が明確でないため、「仮払金」勘定を一時的に用いています。

その費用を払うべき人は誰？　という視点で確認するのも、間違いを防ぐポイントとなるでしょう。

負債ではなく資産であることは共通している

両者は、どちらも資産であることが共通点です。

立替金は金銭の債券に該当します。

代わりに払っているということは、お金を貸しているのと同じことですよね。

債権とは、金銭等を請求することができる権利なので「資産」です。

仮払金は貸借対照表上でその他の流動資産に分類されます。

従業員が一時的でも高額な出費をしなくて済むように、貸してあげるとイメージするとわかりやすいでしょう。

使わなければ返ってくるお金なので「資産」です。

混同すると法人税の算出に問題が出る

立替金と仮払金を間違えてしまうと、法人税の計算に影響が出てしまいます。

法人税は、【所得 × 税率】で求められますが、税金計算のもととなる所得は【益金 – 損金】です。

仮に決算時に、両勘定科目が残ってしまったケースでは、仮払金は使途不明金に付け替えます。

立替金を仮払金と間違えて処理し、ミスに気が付かず使途不明金になれば、課税対象になってしまうのです。

決算のタイミングで過去に遡り間違いを探すのは、時間と労力を要する作業です。

慎重に仕訳し混同しないよう注意しましょう。

詳しくはこちらもご覧ください。

立替金の仕訳方法

立替払いをした場合の仕訳

3つの取引を例に挙げて説明していきましょう。

いずれも仕訳はシンプルですね。

①休職中の従業員の社会保険料10,000円のうち、本人負担分5,000円を代わりに払っておいた

②役員の旅費50,000円を用立てた

③商品を送る時に配送料の500円を一時的に支払った

立替金を回収した（返金された）場合の仕訳

前述の①で支払っておいた本人負担の社会保険料5,000円が返金されたら消込処理が必要です。

返金され次第、立替金を消していきます。

今回は、現金で返金されたとしましょう。

あとから精算し返してもらう権利が無くなるので、貸方に計上します。

回収のたびに消込が基本です。

その際、残っている金額が実際とデータ上で異なっていないか確認しておくと良いでしょう。

例は1件だけなので、わかりやすく処理時間も短く済みますが、消込処理の件数が増えるとミスが出やすい業務です。

立替金の回収に時間がかかっている場合の勘定科目の振替え

立替金には返済の期限が設けられておらず、利息も発生しないため、回収までに時間がかかってしまう可能性があります。

そこで、貸付金に振替えて、期限を設け利息を発生させることも検討が必要です。

前述の②で用立てた役員の旅費が、何らかの事情で精算できなかったとしましょう。

そのときは、貸付金に振り替える仕訳を行います。

帳簿上「資産」として扱われますが、手元の現金は減っています。

回収時期と方法は予め決めておくと良いでしょう。

立替金が売上金になる場合

次に、立替金が売上金になるケースをご紹介しましょう。

前述の③で代わりに払っておいた配送料500円を現金で受け取った際、領収書を取引相手に渡せば、次のようなシンプルな仕訳となります。

ところが、領収書の宛先が自社で取引相手に渡せないケースでは、立替金が売上金になります。

商品を送る時に払った配送費は、通信費として仕訳を行い入金時に売上計上します。

【発送時の仕訳】

【入金時の仕訳】

契約で配送料を先方負担と決めてあれば、配送料を払ったとしても領収書は取引相手の名称で発行してもらうのが一般的です。

領収書の宛先には注意しましょう。

取引先への手土産を従業員が購入する例で仕訳を考える

前もって金銭を支給した場合は仮払金処理

取引先に挨拶に行くとき、手土産を持って行くことはビジネスではよくあるシーンです。

このお土産代を、従業員が出費しておくのは負担が大きいですよね。

会社では総務等で用意できなかったときは、先に仮払金としておおよその金額を従業員に預けることがあります。

例えば、お菓子を手土産として持っていくように言われ、現金5,000円が仮払いされたケースの仕訳は次の通りです。

3,000円の手土産を購入したときは、領収書と残金2,000円を持ち帰りますね。

すると、次のような仕訳が発生します。

※用途によっては会議費として処理される場合もあります。

急遽従業員が立替えた場合は帰社後に精算する

取引先にお土産を持っていくことが予めわかっていれば仮払いされますが、急遽決まった場合は、従業員が払っておくことがあります。

その場合は、帰社後に精算するだけで、一時的な仕訳は発生しません。

3,000円の手土産を購入した場合は、次の通りです。

経理で行われたことだけに注目すると、お土産代3,000円の領収書と現金3,000円を交換します。

それをそのまま仕訳したと考えると理解しやすいでしょう。

従業員が立替えたからといって立替金ではない

お土産代を「立替えた」という言葉に惑わされてしまいますが、立替金はあくまでも「会社が」代わりに払った場合の勘定科目です。

ほかにも出張経費等は、従業員が立替えておき経費精算することが多いでしょう。

普段からなじみのある経費ですね。

従業員が自分のお金で払っても、経費精算するまでは仕訳が発生しないので注意してください。

立替金処理時の消費税の扱い

社内で発生した立替金には消費税が課税される

原則として、立替金は消費税の負担が必要です。

例えば、役員の旅費を用立てた場合は、社内のことなので消費税がかかります。

また、従業員が給与の前借りを希望した場合も同様です。

課税対象となるかを正確に判断するためにも、内訳は記載しておくようにしましょう。

消費税についてはわかりにくいケースもあるでしょう。

悩んだ時は、専門家に相談してみましょう。

社外で発生した立替金には消費税が課税されない

立替金の消費税には例外もあり、社外の場合は課税されません。

取引先が負担する約束の配送料を、一時的に自社が払っただけなら課税対象にはなりません。

また、相手負担の商品の材料費を一時的に出した場合も、課税対象外です。

詳細を記載しておくことで、課税対象から外れる可能性があります。

会社が代わりに出費した金銭は、詳細を記載しておくようにしましょう。

まとめ

立替金と仮払金は、どちらも会社が一時的にお金を払っているため混同しやすいです。

特に経理業務を始めたばかりの頃は、混乱しやすいかもしれません。

誰が支払うべきお金なのか、会社の費用になるかという視点で見ると迷うことも少なくなるでしょう。

2つを混同することは、法人税の算出等の影響が大きいので十分注意してください。

また、決算時まで不明瞭なまま両勘定科目が残ることのないように、細目にチェックして精算しておくようにしたいですね。