納品書・請求書管理とは？効率化の方法や電子化の注意点も解説

納品書や請求書は、発行した側・受け取った側のどちらも原則7年間保存しなければなりません。

しかし従来の紙運用では管理が煩雑になり、支払遅延や二重処理などのリスクが伴います。さらに近年は、「インボイス制度や電子帳簿保存法に対応するために工程が増えた」と悩んでいるご担当者様も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、納品書・請求書管理の流れや課題を整理したうえで、効率化の方法をご紹介します。

納品書・請求書管理とは？

納品書や請求書は取引の証拠となる重要な書類であり、受け取ったあとは内容を確認し、承認や支払いを済ませたうえで、後から参照できるよう適切に保存・管理する必要があります。

まずは納品書や請求書を「発行する側」と「受領する側」に分けて、それぞれの流れを確認してみましょう。

納品書・請求書を発行する側の管理

発行する側は、取引の記録を残すために納品書や請求書の控えを保存することが望ましいです。

1. 受注：顧客から発注内容を受け取り、商品名・数量・金額などを記録します。
2. 納品：発注内容を基に納品書を作成し、納品を行います。
3. 承認：社内で請求内容をチェックし、承認を得ます。
4. 請求送付・入金管理：取引先へ請求書を送付し、期日までに入金が行われているかを確認します。
5. 保管：納品書や請求書の控えをルールに沿って保存します。

納品書・請求書を受領する側の管理

受領する側は、取引先から届いた納品書や請求書を正しく処理し、期日通りに支払うことが求められます。しかし、紙やFAXやメールでバラバラに届く場合、確認や承認が遅れ、支払漏れや二重支払のリスクが高まります。

1. 受領：各取引先から届いた納品書を受け取り、現場担当者が商品名・数量・金額等を確認します。
2. 記録：現場担当者が確認した内容をもとに、販売管理システム（Excel表）に納品情報を入力します。この際に発注書と一致しているかも確認します。
3. 受領：請求書を本部経理部門や管理部門で受け取り、窓口を一本化します。
4. 確認：請求内容が発注書や納品書と一致しているかを確認します。
5. 承認：金額や部門に応じて承認ルートを設定し、社内での滞留を防ぎます。
6. 支払：期日までに正しく支払い、二重支払などがないかを確認します。
7. 保管：請求書と関連証憑を整理し、検索できる状態で保存します。

納品書・請求書管理の重要性

納品書や請求書の管理は、単なる事務処理にとどまりません。

例えば、受領側の処理が遅れれば支払期日を過ぎてしまい、遅延損害金や信頼低下を招きかねません。金額や内容に誤りがあるまま承認を進めれば、二重支払や過大支払が発生し、直接的な金銭的損失につながるでしょう。

さらに、業務を特定の担当者に依存していると、承認の進捗が見えにくく、問題発生時にどこで処理が止まっているのか把握できません。その影響で月次決算の遅延や監査対応の不備が起こることも考えられるでしょう。

反対に、適切な管理体制を整えれば支払や入金の流れを可視化でき、キャッシュフローを正確に把握できます。その効果として経営判断のスピードが大幅に高まり、事業運営の安定にも直結します。

加えて、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法令対応の観点からも、正確で透明性のある管理が求められています。納品書や請求書の管理体制を見直すことは、業務効率化だけでなく、会社の信頼性を守るうえでも大きな意味を持つと言えるでしょう。

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アナログな納品書・請求書管理の課題

納品書や請求書を紙で管理している場合は支払い遅延や誤処理が発生しやすく、取引先との信頼にも影響を及ぼします。以下に、アナログ管理の課題をまとめました。

受取方法や保管先のバラつき

取引先ごとに納品書や請求書の発行・受領手段が異なり、紙やファックス、メールなどで届くケースがあります。その結果、どこに保管されているのか分かりにくく、確認作業が滞りやすくなります。探す手間が増えるだけでなく、紛失や処理漏れのリスクも高まるでしょう。

紙で受領した情報をExcelに転記して管理する企業も少なくありません。Excelは検索機能があるため一見便利ですが、データが長年蓄積されると目的の情報を探し出すのに膨大な時間を要するのがネックです。

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手入力のミスと手戻り

請求書に誤りがあれば、発行側は紙を再印刷して郵送しなければならず、到着までに時間がかかります。その間、支払処理は進まず、期日に間に合わないリスクが高まるでしょう。

一方で、受領側も紙の請求書をシステムに転記する際に誤入力が生じやすく、金額や日付を間違えれば差戻しや再承認が必要になります。結果として処理が滞り、経理担当者の負担増加や取引先との信頼低下を招く恐れがあるのです。

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承認フローが把握できない

紙の請求書を回覧して承認を進める場合は、どの担当者で止まっているのか分からなくなることが少なくありません。承認が滞れば期日通りの入金が難しくなり、余計な問い合わせに追われる状況を生み出してしまいます。

特に多拠点で事業を展開している大企業では、承認者が複数部門にまたがることも多く、フロー全体の把握は一層困難になるでしょう。

納品書・請求書管理は電子化で効率的に

紙の納品書・請求書管理は、入力ミスや処理の遅延、承認フローの滞りなどを引き起こします。こうした問題を根本から解消する方法が電子化です。

ここからは、納品書や請求書をデータで管理することで、具体的にどのような改善が得られるのかをご説明します。

窓口の一本化

紙やメールなど複数の手段に分散していた納品書・請求書をデータに統合すると、検索機能を使って必要な情報をすぐに取り出せるようになります。探す手間が省けるだけでなく、紛失や重複の発生も防げるでしょう。

ヒューマンエラーの削減

請求書・納品書の電子化サービスでは、「支払期限をリマインドする」「二重支払を自動的にチェックする」といった機能が備わっているものもあります。

さらに、OCR（光学文字認識機能）を利用すれば、紙の書類を読み取り、テキスト情報をデータに変換することが可能です。これにより手入力の作業が大幅に減り、金額や日付の入力間違いも防げます。

その結果、差戻しや再入力といった手戻りが少なくなり、処理スピードが向上します。

ただし、OCRは紙の状態や手書きの癖などにより入力精度が左右され、100%の精度で読み取ることが難しいため注意が必要です。より情報の精度を高めたい場合は、一度入力されたデータを納品書・請求書に反映できる電子化サービスを検討した方が良いでしょう。

承認フローの可視化

承認フローを電子化すれば、金額や部門ごとに自動でルートを設定でき、進捗も可視化されます。誰の段階で止まっているかが一目でわかるため、対応の遅れを防ぎ、支払期日を守りやすくなるでしょう。

処理が効率化されれば、決算や監査対応のスピードも高まります。経営数値を迅速に確定できれば、資金繰りの判断や経営戦略の立案を早めることにもつながります。

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納品書・請求書を電子化する際の注意点

納品書や請求書を電子化する際には、単に紙をデータに置き換えるだけでは不十分です。ここでは、アナログからデジタルへ切り替える際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

保存ルールを統一する

電子化を進める際は、ファイル名の形式や検索キー（取引先名、日付、金額など）を統一することが大切です。ルールが定まっていれば、担当者が変わっても迷わず運用できます。

取引先から紙の請求書が届く場合はスキャンしてPDF化し、同じルールで保存します。

改ざん防止と履歴管理の仕組みを作る

データは紙に比べて加工が容易なため、改ざんを防ぐ仕組みが欠かせません。ログ機能を備え、編集や承認の操作が記録されるようにしておけば、不正や誤操作が発生しても原因を確認できます。

ファイルサーバーではセキュリティが十分ではないため、アクセス権限や改ざん防止機能を持つシステムを活用することが望ましいです。

電子帳簿保存法への対応

請求書や納品書を電子保存する場合は、「電子帳簿保存法」で定められた要件を満たす必要があります。主なポイントは次の3点です。

• 真実性：改ざんを防ぐ仕組み（タイムスタンプ付与、訂正削除の履歴保持 など）
• 可視性：モニターやプリンタで内容をすぐ確認できること
• 検索性：日付・金額・取引先などで検索できること

要件を満たさなければ法令違反となる恐れがあるため、電子帳簿保存法に対応したサービスを選ぶことが欠かせません。

【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要

納品書・請求書の一元管理なら「oneplat（ワンプラット）」

納品書や請求書の電子化サービスは数多く存在しますが、その中でも多くの企業に導入されているのが「oneplat（ワンプラット）」です。リリースから約3年（2025年5月時点）で、登録社数が16,000社を突破しており、ユーザー満足度三年連続1位を獲得している、業務コストと業務時間を大幅に削減できるサービスです。

月額22,000円から利用でき、発行から受領、承認、法令対応までを幅広くカバーしています。ここからはoneplatの特徴を説明しますので、経理業務を見直したい経営者様、経理ご担当者様は是非ご検討ください。

発行・受領どちらにも対応

一般的な電子化サービスは発行側か受領側のいずれかに特化しているものが多いですが、oneplatは双方に対応しています。

そのため、これまで紙やメールでやりとりしていた書類をすべてシステムに集約できるのです。「どの取引先の請求書がどこに保存されているか分からない」「請求書を発行したかどうか確認に時間がかかる」といった問題を解消でき、業務効率を飛躍的に高められるでしょう。

承認・確認がスムーズ

oneplatでは、承認や確認のプロセスをシステム上で完結できます。二次承認や三次承認といった複数段階の承認ルートも柔軟に設定できるため、承認者が多い企業でもスムーズに対応できるのが強みです。

さらに、コメント機能や資料添付機能が備わっているため、電話やメールでの別途確認が不要になります。

電子帳簿保存法に対応

納品書や請求書を電子化するうえで無視できないのが法令対応です。oneplatは電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠した保存方法を標準搭載しており、利用者が複雑な設定を行う必要はありません。

さらに、紙の原本を別途保管せずに済むため、倉庫費用の削減に加えてファイリングの手間も大幅に減らせます。

直観的な操作で入力作業を大幅に削減

oneplatは直感的に操作できる設計がされており、決まった項目に入力するだけで簡単に納品書・請求書を発行・処理することができます。また、様々な販売管理システムや会計システムとの連携も可能であるため、これまで入力作業にかかっていた時間を大幅に削減します。

導入・運用をご支援する手厚いサポート

せっかく電子化サービスを導入しても「使いにくい」「従来のやり方のほうが早い」といった声が出れば、定着せず投資が無駄になりかねません。

oneplatでは初期設定を無償でサポートし、導入後も電話での相談に対応しています。取引先への案内も代行しているため、社内外共にスムーズに電子化へ移行できるのが特徴です。

まとめ

納品書や請求書の管理は、業務効率を左右するだけでなく、経営にも関わる重要な業務です。

しかし紙で運用していると、入力ミスや承認の停滞など多くの課題が発生してしまいます。そこで解決策として注目されているのが電子化です。紙からデータへ移行することで、管理作業の無駄を省くことが可能です。

なかでもおすすめなのが、発行と受領の双方に対応できるoneplatです。クラウド上に納品データと請求データをまとめて管理できるため、承認や確認が円滑に進みます。

さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度にも準拠しており、面倒な対応をせずとも要件を満たせる点もメリットです。

経理部門の負担軽減と経営基盤の強化を同時に実現したい方は、是非oneplatをご検討ください。