納品書・請求書管理とは?効率化の方法や電子化の注意点も解説

納品書や請求書は、発行した側・受け取った側のどちらも原則7年間保存しなければなりません。 しかし従来の紙運用では管理が煩雑になり、支払遅延や二重処理などのリスクが伴います。さらに近年は、「インボイス制度や電子帳簿保存法に対応するために工程が増えた」と悩んでいるご担当者様も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、納品書・請求書管理の流れや課題を整理したうえで、効率化の方法をご紹介します。 目次 1 納品書・請求書管理とは?1.1 納品書・請求書を発行する側の管理1.2 納品書・請求書を受領する側の管理2 納品書・請求書管理の重要性3 アナログな納品書・請求書管理の課題3.1 受取方法や保管先のバラつき3.2 手入力のミスと手戻り3.3 承認フローが把握できない4 納品書・請求書管理は電子化で効率的に4.1 窓口の一本化4.2 ヒューマンエラーの削減4.3 承認フローの可視化5 納品書・請求書を電子化する際の注意点5.1 保存ルールを統一する5.2 改ざん防止と履歴管理の仕組みを作る5.3 電子帳簿保存法への対応6 納品書・請求書の一元管理なら「oneplat(ワンプラット)」6.1 発行・受領どちらにも対応6.2 承認・確認がスムーズ6.3 電子帳簿保存法に対応6.4 直観的な操作で入力作業を大幅に削減6.5 導入・運用をご支援する手厚いサポート7 まとめ 納品書・請求書管理とは? 納品書や請求書は取引の証拠となる重要な書類であり、受け取ったあとは内容を確認し、承認や支払いを済ませたうえで、後から参照できるよう適切に保存・管理する必要があります。 まずは納品書や請求書を「発行する側」と「受領する側」に分けて、それぞれの流れを確認してみましょう。 納品書・請求書を発行する側の管理 発行する側は、取引の記録を残すために納品書や請求書の控えを保存することが望ましいです。 受注:顧客から発注内容を受け取り、商品名・数量・金額などを記録します。 納品:発注内容を基に納品書を作成し、納品を行います。 承認:社内で請求内容をチェックし、承認を得ます。 請求送付・入金管理:取引先へ請求書を送付し、期日までに入金が行われているかを確認します。 保管:納品書や請求書の控えをルールに沿って保存します。 納品書・請求書を受領する側の管理 受領する側は、取引先から届いた納品書や請求書を正

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oneplus編集部

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