「納品書在中」は必ず書くべき?記載方法・送付時のマナーや注意点、納品書作成を効率化する方法について解説

納品書を送付する際に「納品書在中」を記載することは、取引先の担当者にスムーズに届きやすくなったり、重要書類として認識してもらえるようになったりする等、多くのメリットがあります。 しかし、納品書を送付するたびに手書きするのは意外と手間がかかるため、「スタンプで済ませても問題ないか」「そもそも、記載は必須なのか」と疑問に思う方もいるでしょう。 そこで本記事では、「納品書在中」の記載ルールや、納品書送付時のマナーについて解説します。さらに、紙の納品書にかかる手間やコストを削減する方法についても紹介しますので、是非最後までご覧ください。 目次 1 「納品書在中」を記載する理由1.1 担当者にスムーズに届けられる1.2 重要書類として認識してもらえる1.3 取引先からの信頼度が高まる2 納品書在中の記載箇所と書き方2.1 縦書きなら左下、横書きなら右下に記載2.2 文字色は青が無難2.3 定規で四角く囲む2.4 「納品書在中」以外に書く言葉2.5 スタンプやハンコも可能3 納品書送付のマナーと注意点3.1 封筒のサイズ3.2 書類の向き3.3 宛名3.4 送付状3.5 切手3.6 同封物4 紙の納品書ならではの課題4.1 時間と手間がかかる4.2 ヒューマンエラーが発生しやすい4.3 コストが増大する5 納品書を電子化するメリット・デメリット5.1 納品書を電子化するメリット5.2 納品書を電子化するデメリット6 納品書の発行・送付を効率化するなら「oneplat(ワンプラット)」7 まとめ 「納品書在中」を記載する理由 封筒に「納品書在中」と記載することは、法律で義務づけられているわけではありません。 しかし、記載することで得られるメリットは多く、実務上多くの企業で記載されています。 主な理由として、以下の3つが挙げられます。 担当者にスムーズに届けられる 企業には毎日、大量の郵便物が届きます。特に、大企業や事務所の受付では、封筒の中身を1つずつ開封・確認するのが遅れ、担当者に届くまで時間がかかる場合もあります。 「納品書在中」と明記されていれば、封筒を受け取った従業員がすぐに中身を把握できるため、納品書を必要とする担当者へスムーズに届けられます。 重要書類として認識してもらえる 何も書かれていない封筒は、DM(ダイレクトメール)やその他の一般郵便と混ざってしまい、後回しに

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oneplus編集部

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