納品書の保管期間を解説!作業効率が格段にあがる電子保管方法も紹介

取引先から毎日届く大量の納品書。月末の請求書との突き合わせやファイリング作業に追われ、「保管スペースも取るし、処理が大変だ」とお悩みではないでしょうか? インボイス制度の運用開始により、納品書は単なる「確認書類」から「消費税の仕入税額控除を受けるための重要書類」へと役割が変化しています。これまで通りの管理をしていると、法律違反になるだけでなく、会社の税金負担が増えてしまうリスクさえあるのです。 今回は、税法・会社法で定められた「正しい管理期間」の基礎知識から、インボイス制度で複雑化した「保存ルール」、そして煩雑な紙管理から解放される「効率的な電子管理方法」までわかりやすく解説します。 目次 1 取引先とのやりとりで生じる納品書とはどんな書類? 1.1 納品物の内容を明示した書類1.2 納品書は取引の証憑(しょうひょう)書類にあたる1.2.1 税法上の証憑書類の例1.2.2 会社法の証憑書類の例1.3 作成の義務はないが保管(保存)義務はある2 納品書の保管(保存)期間は?2.1 納品書の保管は請求書と同じ保管期間2.1.1 企業では税法と会社法を合わせて保管期間を10年とると良い2.1.2 個人では消費税課税事業主かどうかで保存期間が異なる2.2 注意! 納品書の保管期間が終わるのは法人税の確定申告が済むまで2.3 注意! 納品書を管理不足で紛失すると税務調査で指摘される恐れあり 3 インボイス制度の導入で納品書の保存はどう変わる?3.1 納品書が「適格請求書(インボイス)」として扱われるケース3.2 納品書と請求書の「合わせ技」で要件を満たす方法3.3 インボイス制度における納品書の保存期間と注意点4 納品書の整理・保管方法には大きく2通りある5 紙の納品書を整理・保管する際のヒント5.1 ファイルでの管理方法を工夫する5.2 A4以下の納品書は台紙に貼って保管する5.3 インデックスやタグシールを利用する5.4 注意! 電子データで受け取った納品書を印刷して保存はNGに 5.5 【納品書発行側】控えをナンバリングして保管しておく6 納品書を電子化するメリット  6.1 保管スペースを削減できる  6.2 検索が容易になる  6.3 紛失・劣化を防げる  7 納品データを保管する際の注

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oneplus編集部

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