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人材不足や長時間労働の問題等から、業務改善の必要性を感じている経営者や担当者は多いでしょう。しかし、どのように行えば良いのかわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、業務改善のためのフレームワークである「ECRS（改善の4原則）」について紹介します。思い当たる課題にやみくもに取り組むのではなく、まずはECRSによって現在の状態を見直し、改善点を洗い出すことからはじめましょう。
ECRS（改善の4原則）とは｜業務の改善点を抽出し施策を講じるためのフレームワーク
ECRSとは、業務を改善するためのフレームワークです。4つのステップから構成されており、ECRSはそれぞれの頭文字を取ったもので、「イクルス」と読みます。アルファベットの並びは業務改善効果が高い順になっており、次の4つの視点を上から順番に見直すことで改善点を洗い出すことができます。
- Eliminate（排除）
- Combine（結合）
- Rearrange（交換）
- Simplify（簡素化）
元々は製造業における業務効率化のために編み出された考え方です。しかし現在は、サービス業や小売業等、業種を超えて活用されています。また、デスクワークや営業等、各部署で業務プロセスを考える際にも役立つ考え方です。幅広く応用できるため、覚えておけば様々な場面で使えるでしょう。
ECRSには順番がある｜4つの視点による改善の進め方
①Eliminate（排除）｜業務を取り除く
Eliminateは、不要な業務をなくすことです。不必要な業務や目的が明確でない業務、惰性や習慣で行っている業務はないか見直しましょう。「その業務を何のために行うのか」「なくてはならないものか」という視点を持つと判断しやすくなります。
普段行っている身近な業務は見直しがしやすく、プロセス自体をなくすことで時間やコストの削減といった大きな効果が期待できます。4つのうち最も効果を得やすいものとされているため、まずは検討が容易で効果を得やすいEliminateから実行しましょう。
②Combine（結合）｜業務を繋げる
Combineは、業務を整理して繋げることです。業務が細分化され過ぎて煩雑になっている場合に有効な考え方です。業務の内容を精査して無駄を省き、効率的になるようにまとめましょう。業務を行う意味が明確になり、工数も削減できます。
そしてコンパクトになった業務を適切に役割分担します。「何人で行うと効率的か」「誰が行うと効率的か」という視点から、業務量のバランスを考えて分担しましょう。
ただ繋げるだけではなく、業務を分解した上でまとめるという視点も有効です。同時に行うとされている業務を切り離して考えることで、より適切なタイミングやまとめ方が見つかる場合があります。
③Rearrange（交換）｜業務の見直し・作り替える
Rearrangeは、業務を見直して作り変え、再構築することです。Combineが「繋げること」であったのに対し、Rearrangeは順番を入れ替えたり業務環境を変えてみたりといった、さらに踏み込んだ方法です。
上記のEliminateとCombineを行った後や、2つの視点での改善が難しい場合も有効です。「業務の順番や担当者を変える」「一部を外部に委託する」「作業スペース等の配置を変える」といった総合的な対策が考えられます。
また、ECRSによって業務改善を行い、効果測定をした上で再調整するといった俯瞰的な作業もRearrangeのひとつです。
④Simplify（簡素化）｜業務をシンプルにする
Simplifyは、業務をシンプルにすることです。Eliminateは業務自体の必要性を再確認するものでしたが、Simplifyでは業務の内容について精査します。業務の無駄をそぎ落とし、単純にしてパターン化する方法です。長期間同じ方法を踏襲している場合や、共有や承認のプロセスが多い場合は、効果を得やすいでしょう。
チャットを用いた連絡手段やクラウドの共有ツール等を導入することも、業務を自動化・高速化して簡素にする方法のひとつです。Simplifyは4つの中で最も効果が小さいものとされていますが、最新のサービスやツールを有効活用できれば日々の煩雑な業務が大きく改善する可能性を秘めています。
ECRSは企業にどんなメリットがあるのか
担当従業員が固定化した業務の減少（属人化を防ぐ）
業務が複雑であると、担当者でないと業務ができない「属人化」を招きます。無駄な業務を省き、整理して簡素化することで誰でも業務を行いやすくなり、「担当でないとわからない」という事態をなくすことに繋がります。
スムーズな情報共有・認識不一致の解消
ECRSによる業務改善やツールの導入によって、情報や認識を素早く共有できる環境が整います。チャットのできるツールを使えば、リアルタイムの会話と同様にスピーディーなコミュニケーションを取ることができるようになります。認識の齟齬や時間差による認識の違いを減らすことができ、円滑なコミュニケーションができるでしょう。また、迅速な情報のやり取りによる新たなアイディアの創出も期待できます。
発生する費用・時間
無駄な業務を削減してシンプルにすることで、人員や時間、コストを削減することができます。例えば、ある業務を簡素化することで業務負担を削減し、コア業務を振り分けるといったことも可能です。会社の持つ様々なリソースを適切に配置でき、より重要な業務に集中させることができます。
ECRSの具体な事例｜導入によって成果を得た企業を紹介
某製造業①
大手の製造業を営むこの会社は、徹底的に無駄をなくした独自の生産方式を持っています。在庫や資料についての作りすぎのほか、不要な移動や持て余された時間、非効率な動線、機能しない体制等、7つの観点から無駄がないか考える仕組みです。様々な観点から網羅的に無駄を排除することで生産性を高め、魅力的なモノづくりに繋げています。
この会社が世界的にも大きなシェアを誇っているのは、極限まで効率化された業務の賜物でしょう。無駄を省いて効率性を追求するEliminateに特化した徹底的な例と言えます。
某製造業②
半導体等の加工を行うこの会社は、加工工程の管理や自動化を活用して業務を効率化しています。一般的には、それぞれの加工工程を別々の人が担当する分業体制で行うものですが、この会社は担当者が各工程を一貫して行う体制を整えました。また、製造現場のIT化にも力を入れ、作業状況や稼働データを把握してフィードバックできる環境を作りました。
分業していた行程を一貫してまとめることはCombine、フィードバックを生かすことはRearrangeの視点を生かしていると言えます。
某製造小売業
シンプルで老若男女問わず愛されるブランドを展開しているこの会社は、本社と店舗の2種類のマニュアルを作っています。両者とも数千ページにも及ぶボリュームで、現場で得た知見からあらゆる業務を網羅していると言われています。マニュアルを極限まで標準化することで、属人化を徹底的になくすことに成功しました。これまで蓄積されたノウハウに加え、現在働く人が随時更新する仕組みを持っていることも特徴的です。Simplifyに特化した例と言えます。
某食品製造業
主要商品をはじめ、学校給食やケータリング等幅広く事業を展開しているこの会社は、品質を保ちながらの生産性向上に成功した会社です。食品業界は安全基準等の制約が多いにもかかわらず、この会社は品質と生産性を両立させることができました。
まず品質管理の見直しを行って、工程ごとに満たすべき要件を明確化し、同時に不良品の発生要因を特定しました。工程を標準化することで、不良品を減らすことにも成功しています。このほか、事務的な業務においても見直しを行い、書類の様式や資料作成の方法等を適切にすることで、大幅な効率化を行っています。ECRSの基本的な視点をうまく取り入れた好例と言えるでしょう。
某サービス業
エステサロンや美容院の決済代行や信販事務代行を行うこの会社は、従来のグループウェアを有効に活用できず、トラブルの原因になっているという課題がありました。そこでクラウド型CRMプラットフォームを導入して情報を集約することで、情報共有をしやすくして業務効率化を目指しました。また、ビジネスチャットツールの導入によりスピーディーな意思疎通を可能としました。その結果、大幅な業務効率化に成功しています。
最新のITツールは、まず導入することに手間がかかり、導入して満足といった事態に陥りがちです。しかしこの会社はツールの利用によって業務の流れを円滑にすることに成功しました。Simplifyが功を奏した例と言えます。
ECRSを行う際に気をつけるべきポイント
事前にはっきりと目的を定めてから実施する
まずはECRSを行う目的を定めましょう。明確な目的がなければ、どのような方向性で業務効率化を行えば良いかが掴めず、十分な効果を得られません。また、その目的を達成するための方法を考えることも大切です。目標自体は達成しても、肝心の業務改善ができていなければ本末転倒です。数値の目標を立てる場合は、どのように改善したいかを土台として考える必要があります。
部署・取引間と認識のすり合わせを行う
多くの場合は、業務の改善には部署を超えた連携が必要です。取引先の協力が必要となることもあるでしょう。事前に目的を共有し、認識をすり合わせて連携を取る必要があります。また、視点が変われば課題の見え方や解決方法も違ってくる場合もあります。他部署や取引先、現場の従業員等の声をヒアリングすると、より真に迫る課題が見えてくるでしょう。その上で業務改善の方法を考えると、より解像度が高く効果のある施策を行うことができます。
まとめ
4つの視点を持つECRSを使って考えることで、業務をコンパクトにすることができます。そのためには、まず明確な目的を設定し、関係者と連携して行うことが不可欠です。
ECRSは、実際に多数の会社で活用されているため、業務改善の再現性は高いでしょう。会社全体だけでなく、部署内の業務改善や個人のタスク管理にも生かすことができます。是非ECRSを日々の業務に取り入れてみてください。
