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「請求書に書く宛名、『御中』なのか『様』なのかわからない…」
このように悩んだことはありませんか？
請求書に記載する宛名は、非常に重要な部分です。
宛名の書き方が誤っていると、取引先に「マナーがなっていないのでは」と感じられ、 信用を失ってしまうケースもあります。
今回の記事をしっかりと読み込み、正しい宛名の書き方をマスターしておきましょう。
この記事では、請求書の宛名の後につける敬称は「御中」と「様」どちらが正しいのかをシチュエーション別に解説します。また後半では、請求書に宛名を書く際に気をつけたい注意点についても紹介します。
「御中」や「様」といった敬称に関して悩んだ経験がある方は、是非ご覧ください。
そもそも「御中」とは？
「御中（おんちゅう）」は、文書を送る際に使用する敬称のひとつです。
敬称のため「様」と同じような意味を持っていますが、「御中」は「様」とは違い、組織や団体に向けた敬称であるという特徴を持っています。
相手を敬う意味があるため、取引先等の目上に対して使っても失礼にはあたりません。
「御中」と「様」はいつ使う？使い分けの方法を解説
まずは、「御中」と「様」それぞれをどのようなケースで使用したら良いか解説します。
「御中」と「様」の使い分け方法を知り、適切に使用できるよう心がけましょう。
「御中」を付けるケース
まずは、「御中」の使い方についてです。
「御中」を使用するのは、組織全体や団体に向けて送る場合です。
例えば、以下のような場所全体に送る場合に「御中」を使用します。
- 企業
- 企業内の特定の部署
- 官庁
- 学校
- 財団
- 店舗
- チーム
書き方の例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 〇〇株式会社 御中
- 〇〇株式会社 営業部 御中
一方、以下のような書き方は誤りとなります。
「御中」を個人名に付けることはできません。
- 〇〇株式会社 田中太郎 御中
- 〇〇株式会社 営業部 佐藤花子 御中
ちなみに、御中という言葉を使用していいのは請求書等の書類や郵便物の宛名のみとなっています。
御中という言葉は、宛名で使用する敬称であるためです。
そのため、会話や手紙等の文章の中で「〇〇株式会社御中から頂いた〜」といった使い方をすることはできません。
文章の場合は、宛名とは違い「〇〇株式会社様」や「〇〇株式会社さん」といった呼び方が許容されるケースもあるため、宛名以外ではこちらを使用しましょう。
「様」を付けるケース
続いては、「様」を付けるケースです。
「様」を使用するのは、組織全体ではなく個人に向けて送る場合です。
使い方の例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 〇〇株式会社 田中太郎 様
- 〇〇株式会社 田中太郎 様 佐藤花子 様
逆に組織全体に対して送る際、「様」は使用できません。
以下のような宛名の書き方は不可となります。
- 〇〇株式会社様
- 〇〇株式会社 営業部様
ちなみに、「様」と似た言葉で「殿」というものがあります。
「様」と「殿」は似た言葉という印象があるため、使用しようと考えている方もいるでしょう。
しかし「殿」は、自分と同等または目下の立場の人に向かって使用する表現です。
取引先に請求書を送る際の言葉としては適していませんので、ご注意ください。
相手の名前がわからない場合は、「ご担当者様」を上手に利用しよう
請求書を送る際、受け取る相手の名前がわからないこともあるでしょう。
相手の名前が不明確である場合は、個人を宛先にせず、「〇〇株式会社 御中」と記載することで解決できます。
なお、明らかに特定の個人に向けて届く場合は、組織全体ではなく個人に向けて送ったほうがより親切です。
名前のわからない個人に向けて送る場合は、「ご担当者様」という言葉を使用しましょう。
実際に使用した場合の例としては、以下のようになります。
「〇〇株式会社 営業部 ご担当者様」
「ご担当者様」という言葉は、「ご担当」という「ご」が語頭に付いた敬語と「様」という敬称の双方がついているため、二重敬語とする見方もあります。
しかし「様」は、接頭語「ご」をつけた名詞をより丁寧に呼ぶ際に使用されることもあります。
したがって「ご担当者様」は文法的に適切であるため、問題なく使用可能です。
「ご担当者様」が使用できる主なシチュエーションの例としては、以下のようなものが挙げられます。
- はじめて連絡するため、相手の名前がわからない
- 口頭で相手の名前を聞いたため、漢字に自信がない
自信のない漢字で宛名を書いて間違えてしまうくらいであれば、「ご担当者様」の方が失礼がなく安心できます。
なお、「ご担当者様」を使用する際にはできる限り具体的な部署を書き記しましょう。
例えば、「〇〇株式会社 ご担当者様」だけでは誰を指すのかわからず困惑させてしまいます。
部署名や業務担当等、わかる範囲でできるだけ詳しく書くことをおすすめします。
例を挙げると、以下のような形になります。
「〇〇株式会社 人事部 ご担当者様」
「〇〇株式会社 営業部 テクニカルサポート ご担当者様」
宛名に関する注意点
ここからは、宛名を記載する際に注意したいポイントを解説していきます。
注意点1：「様」と「御中」を併用してはいけない
注意点のひとつ目は、「様」と「御中」を併用してはいけないという点です。
例えば、「〇〇株式会社」の「田中太郎」という人物に請求書を送信するとします。
この場合は、「〇〇株式会社 御中 田中太郎 様」と書くことはできません。
「御中」と「様」を一緒に使用するのは誤りであるためです。
上記の宛先に送信する場合は、企業名に御中を使用する必要はありません。
「〇〇株式会社 田中太郎 様」と記載しましょう。
注意点2：「ご担当者様各位」はNG
続いての注意点は、「ご担当者様各位」はNGであるという点です。
「ご担当者様」という言葉は、相手が一人である時のみ使用可能です。
そのため、宛先が複数人であることを示す「各位」は、「ご担当者様」と併用できません。
2人以上の担当者に向けて送信する場合は、「担当者各位」と記載する必要があります。
なお、請求書の場合は「各位」ではなく「御中」や「ご担当者様」を使用するのが一般的です。
「各位」は複数人の相手一人一人に向ける際の宛名ですが、請求書は基本的に担当者1人に向けたものだからです。
以上の内容をまとめると、以下のようになります。
誤：「〇〇株式会社 人事部 ご担当者様各位」
誤：「〇〇株式会社 人事部 担当者各位」（請求書の宛名以外であれば使用可能）
正：「〇〇株式会社 人事部 御中」
正：「〇〇株式会社 人事部 ご担当者様」
注意点3：メール件名に「〇〇御中」は必要ない
続いての注意点は、メール件名に「〇〇御中」は必要ないという点です。
場合によっては、請求書をメールで送信することもあるでしょう。
メールで請求書を送る場合は、郵送物の封筒に宛名を書くイメージでメール件名に「〇〇御中」と書いてしまう方もいるかもしれません。
しかし、メールの場合は件名に「〇〇御中」をつける必要はありません。
メールの件名は、受取人が「そのメールがどんな内容であるか」を把握するためにあります。
そこに宛名が書いてあると、メール内容がすぐに確認できず、余計な時間を取らせてしまうことにも繋がります。
ビジネスマンの中には、一日に数十件〜数百件という膨大な数のメールを受け取っている方も少なくありません。
少しでも取引先の負担を減らせるよう、件名には「〇〇御中」ではなくメールの内容を記載するようにしましょう。
請求書を送る際の件名の例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 【請求書】〇月分の請求書送付のご案内【作成者側の会社名】
- 〇〇のご請求書送付について【作成者側の会社名】
- 【作成者側の会社名】請求書送付のご案内
注意点4：会社形態を略さない
続いて注意すべきポイントは、「会社形態を略してはいけない」という点です。
宛名を書く際、会社名についている「株式会社」や「有限会社」は略さないようにしましょう。
株式会社を「(株)」と書いたり、有限会社を「(有)」と書いたりするのは、宛名の場合は失礼にあたります。
しっかり「株式会社」や「有限会社」と書くようにしましょう。
注意点5：御中の前のスペースと文字サイズに気を付ける
続いての注意点は、御中の前のスペースと文字サイズについてです。
請求書を封筒に入れて郵送する場合は、「〇〇御中」と封筒に記すことになります。
封筒に「御中」と書く際は、以下の2点に注意しましょう。
- 「御中」とその前の文字の間はスペースを空ける
- 「御中」はその前の文字と同じ大きさで書く
会社名や部署名と、その後の「御中」の間にはスペースを空けるのが一般的です。
また、「御中」は会社名等と同じ文字サイズで書くようにしましょう。
中には、見やすいように「御中」を会社名よりも小さめに書いている方がいるかもしれません。
しかし「御中」は敬称であるため、相手に敬意を示す意味でも同じ大きさで書く必要があります。
注意点6：請求書を管理する部署がどこなのかを確認する
続いて注意すべきポイントは、「請求書を管理する部署がどこなのかを確認する」という点です。
請求書を管理する部署がどこなのかは、会社によっても様々です。
「請求書なのだから経理部ではないのか」と思われる方も多いでしょう。しかし中には、営業部や人事部等、ほかの部署が請求書を受け取ってから経理担当者に回しているケースもあります。
正しい部署に請求書を送信することで、取引先に手間をかけさせることなくスムーズに処理してもらうことができます。
できれば送信前に、取引先とコンタクトをとって請求書の送り先を確認しておくことをおすすめします。
その際に部署だけでなく個人名も聞いておけば、「ご担当者様」とせずしっかりと個人に届けることができるため、より安心です。
注意点7：前株と後株に注意する
続いて注意すべきポイントは、「前株と後株に注意する」という点です。
企業に向けて請求書を送信する際は、会社名の前に「株式会社」をつける前株なのか、後ろに株式会社をつける後株なのかをしっかりと確認しましょう。
些細な違いだと思われるかもしれませんが、会社名というのは企業にとっての顔のような存在です。
前株と後株を間違えるだけでも大きな失礼となってしまうため、請求書を送信する際には公式サイトや名刺等で必ず確認するようにしましょう。
まとめ
今回の記事では、「御中」をはじめとした請求書の宛名の書き方について解説しました。
「様」は個人に向けた宛名である一方、「御中」は団体に向けた宛名です。
ビジネスを行う中で、請求書を送付する機会は決して少なくありません。
請求書の宛名の書き方については、しっかりとマスターしておく必要があります。
宛名のポイントを理解して、確実かつスムーズに料金を受け取りましょう。
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