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取引を通じて納品書・領収書・請求書など複数の書類が発行されますが、それぞれ役割が異なります。そのため、経費精算や帳簿処理を適切に行うためにも、正しい知識の習得が欠かせません。
本記事では「納品書は領収書の代わりになるのか？」という疑問を出発点に、各書類の目的や記載項目、代用が認められるケース、さらにはインボイス制度や電子帳簿保存法との関係について解説します。
納品書は領収書の代わりとして使える？
納品書と領収書は目的や内容が異なるため、原則として納品書を領収書の代わりに使うことはできません。ただし、例外的に代用が認められるケースもあります。
ここでは、納品書が領収書として認められない理由と、例外的に代用が可能となる条件について解説します。
納品書は領収書の代わりとしては使用できない
納品書は、物品やサービスの納品事実を記録するための書類です。
たとえ記載内容が領収書と似ていても、支払いを裏付ける書類とは位置づけが異なります。そのため、経費処理や税務で求められる「支払いの証憑」としては不十分であり、領収書や振込明細など、金銭の授受を証明する書類を別途用意する必要があります。
納品書兼領収書として発行されている場合
納品書は原則として領収書の代わりにはなりませんが、「納品書兼領収書」として発行する場合は領収書としての効力を持たせることが可能です。
納品書兼領収書は料金の支払いが完了している場合に発行されるものであり、表題には「納品書兼領収書」と明記します。さらに備考欄などに「上記金額を正に領収いたしました」など、金銭の受領を示す文言を記載することが必要です。
領収金額、宛名、日付、受領印など、領収書としての記載要件をすべて備えていれば、税務上の証憑書類として扱われます。
ただし、すべての納品書が代用できるわけではない点には注意が必要です。
【関連記事】納品書兼請求書とは？書き方やメリット、管理を効率化する方法を解説
納品書と領収書の違い
ここでは、納品書と領収書それぞれの役割と記載項目について、より具体的に説明します。
納品書の目的と記載項目
納品書は、商品やサービスを取引先に納品した事実を伝えるための書類です。主に発送時や納品時に発行され、取引内容の確認や誤納の防止といった役割を担います。
発行義務はなく、形式も法律で定められているわけではありませんが、一般的には以下の項目が記載されます。
- 納品日または納品書の発行日
- 品名
- 数量
- 単価
- 合計金額
- 備考欄
「支払済み」や「金額受領済み」といった記載は通常含まれないため、金銭の授受を証明する書類としては機能しません。このため、経費精算や会計処理において、納品書のみで支出を裏付けることはできません。
領収書の目的と記載項目
領収書は、実際に金銭を受け取ったことを証明する文書であり、発行のタイミングは代金の受領後です。
民法第486条では、代金を支払った側には領収書の交付を請求する権利があり、請求された側は応じる義務があると定められています。
（受取証書の交付請求等）
第四百八十六条 弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。
領収書の書式に法的な決まりはありませんが、仕入税額控除や経費処理に対応するため、以下の情報を記載するのが一般的です。
- 取引年月日
- 支払者の氏名（宛名）
- 発行者名および押印（電子発行の場合は署名）
- 受領金額とその内訳（税率ごとに区分・合計）
- 但し書き
また、領収書は印紙税法上の「第17号文書（受取書）」に該当し、受領金額が5万円を超える場合には収入印紙を貼付する必要があります。
請求書・見積書は領収書の代わりになる？
請求書や見積書が領収書の代わりになると誤解されることがありますが、実際には代用できないケースがほとんどです。以下に請求書と見積書の役割を説明しますので、領収書との違いを明確にしておきましょう。
請求書
請求書は、代金の支払いを依頼するために発行される書類で、通常は支払い前の段階で発行されます。法律上に書き方は定められていませんが、一般的には以下の項目が記載されます。
- 宛名
- 発行年月日
- 発行者の名称・氏名
- 請求金額
- 振込先情報
- 支払期日
- 取引年月日
- 取引内容
請求書はあくまで「請求の意思」を示すものであり、実際に金銭の授受があったことを証明する書類ではありません。そのため、税務調査や経費精算においては、領収書の代用としては認められません。
ただし、銀行振込やクレジットカード決済など支払い記録が明細として残る場合には、請求書とあわせて証憑として扱われることもあります。
見積書
見積書は取引開始前に発行される書類で、価格交渉や社内稟議の判断材料として利用されます。記載項目に法的な規定はありませんが、以下の内容が含まれることが一般的です。
- 作成者の氏名・名称
- 発行日
- 見積内容（品目、単価、数量など）
- 小計・消費税・合計金額
- 備考欄（支払期限、支払方法、納期など）
見積書は「これから予定される取引内容と金額」を提示する書類であり、実際の支払いや金銭の受領を証明するものではありません。このため、見積書は領収書の代わりにはならず、経費処理の証憑書類として不適切とされます。
【関連記事】見積書・請求書・納品書・領収書の違いを解説｜違いは取引での役割
領収書がない場合の代用書類
民法第486条では、代金を支払った側（弁済者）は、相手方に対して領収書の交付を請求できるとされています。ただし再発行の義務はなく、不正防止の観点からも二重発行を避けるのが一般的で、事業者側が応じないケースも少なくありません。
しかし、領収書を紛失した場合や発行してもらえなかった場合でも、支払いを証明できる書類があれば経費処理や税務対応は可能です。
- レシート
- 銀行振込明細（ネットバンキングの画面印刷・PDFなど）
- クレジットカードの利用明細
- 振替伝票
- ICカードの利用履歴
- ETCの利用明細
- 支払い証明書や支払い報告書（自社作成）
なお、これらの書類を証憑として扱うには、「支払日」「金額」「支払先」「取引内容」が明記されていなければなりません。
インボイス制度における納品書・領収書の扱い
2023年10月1日から、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されました。
消費税の仕入税額控除を受けるには、インボイス発行事業者が交付する適格請求書（インボイス）の保存が必要です。
では、納品書や領収書はインボイスとして利用できるのでしょうか。ここでは、認められる条件と、簡易インボイスに関する取り扱いについて整理します。
インボイスとして認められる条件
インボイスには、次の6項目が記載されている必要があります。
- インボイス発行事業者の氏名または名称
- 登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率対象品目である旨を含む）
- 税率ごとに区分した合計金額および適用税率
- 消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
要件をすべて満たしていれば、書類の名称は問われません。納品書や領収書、請求書、レシート、仕入明細書などであっても、インボイスとして認められます。
簡易インボイスの場合
小売業・飲食業・タクシー業など、不特定多数の顧客と取引する事業者は、簡易インボイス（適格簡易請求書）を交付することができます。
簡易インボイスの記載要件は以下のとおりです。
- インボイス発行事業者の氏名または名称
- 登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨を含む）
- 税率ごとに区分した合計金額および適用税率、または消費税額等
※簡易インボイスでは宛名の記載は不要で、「上様」でも差し支えありません。
詳しい要件については国税庁の公式サイトをご確認ください。
【関連記事】インボイス制度で変わることは？適格請求書の書き方・準備を解説
電子帳簿保存法における納品書・領収書の扱い
電子帳簿保存法は、書類を電子的に保存する際のルールを定めた法律です。
保存方法は「電子取引」「電子帳簿」「スキャナ保存」の3つに分類されており、それぞれに対応が求められます。
電子取引
2024年1月の改正により、納品書・領収書・請求書・注文書・見積書などをメールやWebで受け取った場合は、電子のまま保存することが義務化されました。
単に保存するだけでなく、以下の2つの要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保（タイムスタンプ付与、訂正や削除の履歴が残るシステムなど）
- 可視性の確保（検索機能、整然とした保存、操作マニュアルなど）
詳細は、国税庁の「電子取引関係」ページをご確認ください。
電子帳簿
会計ソフトなどで作成した帳簿は、紙に出力せず、データとしてそのまま保存できます。
対象となる主な書類は以下のとおりです。
- 国税関係帳簿（仕訳帳、売掛帳、現金出納帳など）
- 決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表など）
- 自社で作成した書類の写し（請求書控え、納品書控え、領収書控えなど）」
詳細は、国税庁の「電子帳簿・電子書類関係」ページをご参照ください。
スキャナ保存
紙で受け取った取引関係書類を、スキャナやカメラで読み取って電子保存することが認められています。
対象書類は大きく2種類に分けられます。
- 重要書類：資金や物の流れに直結・連動する書類（契約書、領収書、納品書、請求書など）
- 一般書類：流れに直接関係しない補助的な書類（見積書、検収書、注文書など）
スキャナ保存にはタイムスタンプや解像度要件などもあるため、詳細は国税庁の「スキャナ保存関係」ページにてご確認ください。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
まとめ
本記事では、納品書・領収書・請求書の役割について解説しました。
納品書はあくまで納品の事実を示すための書類であり、原則として領収書の代わりにはなりません。金銭の受領を証明するには、領収書や振込明細など支払いの事実を示す書類が求められます。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正により、帳票の記載要件や保存方法の見直しも必要になっています。経理担当者は、「どの書類を、どの形式で保管すべきか」を正確に把握しておくことが重要です。
制度の複雑化に伴い、対応には手間がかかり、抜けや漏れも発生しやすくなっています。煩雑な請求業務の効率化、コスト削減のためにも、納品書・請求書の電子化サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
