納品書は領収書の代わりとして使える?役割の違いや代用方法について解説

取引を通じて納品書・領収書・請求書など複数の書類が発行されますが、それぞれ役割が異なります。そのため、経費精算や帳簿処理を適切に行うためにも、正しい知識の習得が欠かせません。 本記事では「納品書は領収書の代わりになるのか?」という疑問を出発点に、各書類の目的や記載項目、代用が認められるケース、さらにはインボイス制度や電子帳簿保存法との関係について解説します。 目次 1 納品書は領収書の代わりとして使える?1.1 納品書は領収書の代わりとしては使用できない1.2 納品書兼領収書として発行されている場合2 納品書と領収書の違い2.1 納品書の目的と記載項目2.2 領収書の目的と記載項目3 請求書・見積書は領収書の代わりになる?3.1 請求書3.2 見積書4 領収書がない場合の代用書類5 インボイス制度における納品書・領収書の扱い5.1 インボイスとして認められる条件5.2 簡易インボイスの場合6 電子帳簿保存法における納品書・領収書の扱い6.1 電子取引6.2 電子帳簿6.3 スキャナ保存7 まとめ 納品書は領収書の代わりとして使える? 納品書と領収書は目的や内容が異なるため、原則として納品書を領収書の代わりに使うことはできません。ただし、例外的に代用が認められるケースもあります。 ここでは、納品書が領収書として認められない理由と、例外的に代用が可能となる条件について解説します。 納品書は領収書の代わりとしては使用できない 納品書は、物品やサービスの納品事実を記録するための書類です。 たとえ記載内容が領収書と似ていても、支払いを裏付ける書類とは位置づけが異なります。そのため、経費処理や税務で求められる「支払いの証憑」としては不十分であり、領収書や振込明細など、金銭の授受を証明する書類を別途用意する必要があります。 納品書兼領収書として発行されている場合 納品書は原則として領収書の代わりにはなりませんが、「納品書兼領収書」として発行する場合は領収書としての効力を持たせることが可能です。 納品書兼領収書は料金の支払いが完了している場合に発行されるものであり、表題には「納品書兼領収書」と明記します。さらに備考欄などに「上記金額を正に領収いたしました」など、金銭の受領を示す文言を記載することが必要です。 領収金額、宛名、日付、受領印など、領収書としての記載要件をすべて備えていれ

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oneplus編集部

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