請求書をPDFで送付するのは法的に問題ない?PDFの作成方法や注意点を解説

紙の請求書を送付するとき、押印や封入の作業、そして取引先への発送等に労力やコストがかかります。 そこでPDFの請求書で送付すると、作成や発送等にかかる経費や労力も削減可能です。 しかしPDFの請求書を送付するには、一定の条件を満たさなければなりません。 ここでは、請求書をPDFで送付するときの注意点ややり方を解説します。 目次 1 PDFで発行された請求書は法律上有効2 請求書をPDFにするメリット4つ・紙の請求書との違いは?  2.1 1.PDFのほうが請求書送付にかかる時間が短い 2.2 2.発行にかかるコストを削減できる 2.3 3.【受取側】請求書を紛失するリスクが軽減される 2.4 4.【受取側】保管スペースを確保する必要がない3 請求書PDFに記載すべき項目は?3.1 基本的には紙の請求書と変わらない3.2 2023年10月開始のインボイス制度にも注目4 請求書をPDFで作成する4つの方法4.1 手書きの請求書をPDFにする方法4.2 ExcelやWordで作成した請求書をPDFにする方法4.3 会計システムを使ってPDFを発行する方法4.4 クラウド請求書サービスを利用する方法5 請求書をPDFで送る時は電子印鑑を活用しよう5.1 そもそも請求書に押印の義務はない5.2 それでも押印するのは信頼性を高めるため5.3 電子印鑑を使えばPDFの請求書でも押印できる6 PDF化した請求書を電子メールで送る際の注意点6.1 送付先の会社がPDF化された請求書を認めているか確認する 6.2 ファイル名は分かりやすいもので送付する6.3 タイムスタンプ付きのものがベスト6.4 PDFファイルには必ずパスワードをかける6.5 請求書を送付していることを電子メールの件名に明記する6.6 送付先のアドレスはいつも以上に確認する7 請求書PDFを電子メールで送る際の例文を紹介8 発行する請求書の電子化にはoneplatがおすすめ9 まとめ PDFで発行された請求書は法律上有効 PDFで請求書を発行すれば、印刷や封入、郵送といった手間を省けるため、業務の効率化やコスト削減につながります。ただし、PDFで発行した請求書を法律上有効なものとして扱うためには、「電子帳簿保存法」で定められた条件を満たさなければなりません。 具体的には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの

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oneplus編集部

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