納品書をメールに添付する際の文例をご紹介!注意点や課題も解説

近年、納品書の送付手段として郵送からメールへの切り替えが進んでいます。 メールに添付することでコスト削減や作業時間の短縮などメリットがありますが、送付漏れや送り先の間違いなどのトラブルが発生する可能性もあります。 本記事では、納品書をメールで送る場合のメリットに加え、マナーや注意点を解説します。さらに、ミスや手間を減らしつつ納品書業務を効率化する方法も紹介していますので、是非最後までご覧ください。 目次 1 納品書はメールで送っても問題ない?2 納品書をメールで送るメリット2.1 コスト削減2.2 時間短縮・効率化2.3 迅速な送付2.4 送付状況の把握3 納品書をメールで送る際の注意点3.1 件名3.2 本文3.3 添付ファイル4 納品書をメールで送る際の文例4.1 基本的な文例4.2 納品日を再送する場合5 納品書をメールで送る場合の課題5.1 手作業が依然として残る5.2 ヒューマンエラーのリスクが高い5.3 納品書管理が煩雑になる6 納品書の発行業務を効率化するなら「oneplat(ワンプラット)」6.1 発行から送付までワンクリックで完了6.2 納品書・請求書の一元管理6.3 月額2万円~でコスト削減に7 まとめ 納品書はメールで送っても問題ない? 「納品書はメールで送っても大丈夫?」と不安に感じる方も多いかもしれません。結論から言うと、納品書をメールに添付しても法的に問題ありません。 ただし、以下のようなポイントを押さえておく必要があります。 まず、納品書は取引の証拠として重要な書類です。そのため、改ざん防止のためにPDF形式など編集できないファイルで添付するのが基本です。 また、受け取った側が納品書をデータで保管する場合には、電子帳簿保存法の要件(タイムスタンプの付与や検索機能の確保など)を満たす必要があります。発行側も理解したうえで納品データを作成すべきでしょう。 さらに、すべての取引先が電子送付に対応しているとは限りません。「紙で発行してほしい」と要望されるケースもあるため、事前に送付方法の確認を取っておくことが大切です。 【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は?電子帳簿保存法の概要 納品書をメールで送るメリット 納品書をメールで送る方法には、紙でのやり取りと比べてメリットがいくつもあります。 コスト削減 2024年10月1日からの郵便料

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