納品書をメールに添付する際の文例をご紹介！注意点や課題も解説

近年、納品書の送付手段として郵送からメールへの切り替えが進んでいます。

メールに添付することでコスト削減や作業時間の短縮などメリットがありますが、送付漏れや送り先の間違いなどのトラブルが発生する可能性もあります。

本記事では、納品書をメールで送る場合のメリットに加え、マナーや注意点を解説します。さらに、ミスや手間を減らしつつ納品書業務を効率化する方法も紹介していますので、是非最後までご覧ください。

納品書はメールで送っても問題ない？

「納品書はメールで送っても大丈夫？」と不安に感じる方も多いかもしれません。結論から言うと、納品書をメールに添付しても法的に問題ありません。

ただし、以下のようなポイントを押さえておく必要があります。

まず、納品書は取引の証拠として重要な書類です。そのため、改ざん防止のためにPDF形式など編集できないファイルで添付するのが基本です。

また、受け取った側が納品書をデータで保管する場合には、電子帳簿保存法の要件（タイムスタンプの付与や検索機能の確保など）を満たす必要があります。発行側も理解したうえで納品データを作成すべきでしょう。

さらに、すべての取引先が電子送付に対応しているとは限りません。「紙で発行してほしい」と要望されるケースもあるため、事前に送付方法の確認を取っておくことが大切です。

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納品書をメールで送るメリット

納品書をメールで送る方法には、紙でのやり取りと比べてメリットがいくつもあります。

コスト削減

2024年10月1日からの郵便料金値上げを受け、「納品書の郵送を見直したい」と感じた方も多いのではないでしょうか。

紙で納品書を送る場合は、郵送代、印刷費、封筒代、ラベル代などの細かい経費が積み重なります。メール送付に切り替えれば、そうした費用が一切不要になります。

【関連記事】【2024年10月実施】郵便料金の値上げ内容を解説｜納品書・請求書郵送への影響とコスト削減方法をご紹介

時間短縮・効率化

紙の納品書は、印刷・封入・宛名書き・郵送といった手作業が必要になり、どうしても時間と手間がかかります。

その点、メールでの送付なら、作成した納品書をPDF形式で添付し、数分で送信作業が完了します。ファイル名のルールや本文のテンプレートを整えておけば、さらに業務時間を軽減することができるでしょう。

【関連記事】請求書をPDFで送付するのは法的に問題ない？PDFの作成方法や注意点を解説

迅速な送付

紙の納品書を郵送すると、相手先に届くまでにどうしても1日〜数日を要します。

メールは送信してすぐに相手の受信ボックスへ届くため、納期が差し迫った取引や至急確認が必要な場面でも即座に対応できます。

また、記載ミスが発覚した場合でも、修正した納品書を即座に再送できるのはメールならではの利点です。

送付状況の把握

紙の納品書を郵送した場合は「確かに送ったはず…」という曖昧な記憶に頼るしかなく、実際に届いていないときに原因の特定が難しくなります。

郵便の遅延や誤配といった要因のほか、そもそも発送自体が漏れていたというケースも珍しくありません。

一方、メールなら送信履歴が残るため、誰に・いつ・どのファイルを送ったかをすぐに確認できます。CCやBccで関係者を追加すれば、部署をまたぐ共有も簡単に行えるうえに、対応漏れの防止にもつながります。

納品書をメールで送る際の注意点

ここでは、納品書をメールで送る際の注意点を、件名・本文・添付ファイルに分けて解説します（具体的な文例は後ほどご紹介します）。

件名

件名は、メールの開封率に大きく影響する要素です。

相手が受信トレイを見た瞬間に、「何のメールか」「どこから来たのか」がすぐにわかるようにすることがポイントです。そのためには、「納品書」「自社名」「取引先名」「日付」「納品書番号」などの情報を簡潔に盛り込むのが効果的です。

例えば「【納品書送付】2025年4月分（株式会社◯◯ ）」のような形式にしましょう。

本文

ビジネスメールとしてのマナーを意識しながら、必要な情報を過不足なく伝える構成を心がけましょう。基本的な流れは、宛名 → 挨拶 → 納品書の送付案内 → 添付ファイルの説明 → 結びの挨拶 → 署名です。

初めてメールで納品書を送る相手には、支払いに関する情報や問い合わせ先といった補足も入れると、より親切な印象になります。

なお、誤字脱字や表記ミスがあると、相手に不信感を与えてしまいます。送信前には必ず内容を見直し、問題ないかチェックしましょう。

添付ファイル

納品書をメールで送る際は、改ざんを防ぐためにPDF形式で添付するのが基本です。

ファイル名はすぐに内容を判断できるよう、会社名や発行日を含めるのがおすすめです。例えば「納品書_株式会社◯◯_20250415.pdf」のように命名すると、管理もしやすくなります。

また、パスワードを設定する場合は、そのパスワードをどう伝えるかも重要です。送信メールと同じ本文に記載するとセキュリティ面で不安が残るため、別メールで送る、もしくはFAXで伝えるなどあらかじめ取り決めておきます。

さらに、ファイルサイズが大きすぎると、相手側の受信設定でブロックされる可能性があります。容量を確認し、必要に応じてZIP形式で圧縮するなどの工夫を忘れずに行いましょう。

納品書をメールで送る際の文例

以下に、納品書をメールで送る際に使えるテンプレートをご紹介します。

基本的な文例

ビジネスメールとしての基本構成を押さえた文例です。内容や宛先を調整してご活用ください。

件名例：【納品書送付】 2025年4月分（株式会社●●）

本文例

株式会社〇〇  

△△様  

いつもお世話になっております。  

株式会社●● 経理担当の□□です。  

2025年4月分の納品書を添付ファイル（PDF）にてお送りいたします。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。  

ご不明点などございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。  

今後ともよろしくお願い申し上げます。  

――――――――――――――――――――  

株式会社●● 経理部 □□

TEL：000-0000-0000  

Email：xxxx@●●.co.jp  

納品日を再送する場合

納品書の内容に誤りがあった場合や再送を依頼された場合は、修正済みであることを明確に伝えることが重要です。

件名例：【納品書再送】 2025年4月分（修正済）

本文例

株式会社〇〇  

△△様  

いつもお世話になっております。  

株式会社●● 経理担当の□□です。  

先日お送りした納品書に一部誤りがございましたため、  修正済みのデータを再送いたします。ご確認いただけますと幸いです。  

この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。  

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。  

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。  

納品書をメールで送る場合の課題

手作業が依然として残る

メール本文の作成、件名の入力、PDFファイルの添付、ファイル名の修正など、1件ごとに手作業が発生します。

納品書の封かんや郵送だけをデジタル化したとしても、ほかの部分で手間が残っていれば、業務負担はあまり軽減されないのが現実です。

ヒューマンエラーのリスクが高い

メールを送る際にありがちなミスが、「ファイルの添付忘れ」や「送信先の間違い」です。特に納品書は金額や納期に関わる重要書類であるため、取引先との信頼関係に大きく影響してしまいます。

送信前に何度も確認することでミスを減らすことは可能ですが、完全に防ぐことは難しいでしょう。

納品書管理が煩雑になる

納品書をメールで送れば、紙よりは管理しやすくなるように感じますが、かえって管理が煩雑になるケースもあります。

例えばファイル名に一貫性がなかったり、担当者ごとに保存方法がバラバラだったりすると、後から別の担当者が「どの納品書がどこにあるのか分からない」という状況に陥りがちです。

また、必要な納品書を探すためにいちいちメール本文を開いて確認するのは、時間も手間もかかる非効率な作業です。

納品書の発行業務を効率化するなら「oneplat（ワンプラット）」

メールで納品書を送る際の手間やミス、管理の煩雑さを解決したいと考えている方には、「oneplat（ワンプラット）」をおすすめします。

以下に、oneplatの主な特徴をまとめました。

発行から送付までワンクリックで完了

oneplatは、納品書や請求書の作成・送付・保存までをクラウド上で完結できるサービスです。

普段使っている販売管理システムや会計ソフトからCSVデータを取り込むだけで、販売先ごとに帳票を作成します。

さらに作成された納品書・請求書は自動的に送信され、受信状況まで確認できるため、「届いたかどうか分からない」といった不安から解放されます。

納品書・請求書の一元管理

oneplatは保存容量に制限がないため、納品書・請求書を何年分でも保管できます。紙やローカルフォルダでの管理のように、保管場所を気にする必要がありません。

過去の帳票を確認したいときも、キーワードや日付ですぐに見つけることができます。メールを遡って探す必要がなくなり、作業が圧倒的にスムーズになります。

また、oneplatは電子帳簿保存法やインボイス制度にも完全対応。特別な設定をしなくても、法令要件を満たした状態で帳票を発行・保存できます。

月額2万円～でコスト削減に

「専用サービスを導入したいが、費用面が心配」という方も多いのではないでしょうか。

oneplatの料金プランはリーズナブルで、請求書の電子発行は月額22,000円（税込）、納品書の電子発行を追加しても月額33,000円（税込）です。

販売先や発行枚数が増えても追加費用は一切なく、初期導入費用やサポート料金もかかりません。

まとめ

納品書をメールで送る方法は、郵送に比べてコスト削減ややり取りの迅速化といったメリットがあります。しかし、依然として人の手に委ねられる部分が多く、属人化やミスのリスクが残っているのも事実です。

oneplatは帳票の作成から送信・保存までをカバーしており、メール送付よりもさらに高いレベルで業務を効率化できます。

納品書運用を見直したいとお考えの方は、以下のページから詳細をご確認ください。