受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存(管理)方法もあわせてご紹介

請求書を紙で受け取る場合、処理する手間や保管スペースの確保、情報共有の難しさなど、様々な課題が伴います。特に小売・卸売業界では、日々多くの請求書を受け取るため、管理に苦労している企業も多いのではないでしょうか。 このような状況において、近年では請求書を電子化する企業が増えています。しかし、どんな方法でも電子化すれば良いという訳ではなく、電子帳簿保存法に基づく要件を満たす必要があります。 本記事では、請求書を電子化するメリットについて解説するとともに、電子帳簿保存法の要件をクリアしながら効率的に対応する方法をご紹介します。 目次 1 請求書の電子化、受領側は何をすべき?2 受け取る請求書を電子化するメリット2.1 受領までの期間が短縮される2.2 ファイリングの手間が減る2.3 他部署と情報共有しやすい2.4 システムと連携可能3 受け取る請求書を電子化するデメリット3.1 システム導入コストがかかる3.2 現場の負担が増加する3.3 取引先の承諾が必要4 【受領側】注意が必要な電子保存の義務化要件4.1 データをそのまま保存する場合(電子取引)4.1.1 真実性の確保4.1.2 可視性の確保4.2 紙をスキャンしてPDFにする場合(スキャナ保存)5 義務化要件を押さえた効率的な電子保存方法5.1 クラウドストレージを利用する5.2 電子契約サービスを利用する5.3 ペーパーレスFAXを利用する5.4 請求書受領ツールを利用する6 電子請求書を受領する際の注意点6.1 一定期間保存する義務がある6.2 セキュリティ対策が求められる7 【受領側】請求書の電子化サービスの選び方7.1 電子帳簿保存法に対応しているか7.2 既存システムと連携できるか7.3 操作性がシンプルで使いやすいか7.4 料金プランが予算に合っているか7.5 サポート体制が整っているか8 コスパよく受け取る請求書を電子化するなら「oneplat(ワンプラット)」8.1 oneplatで解決できる課題8.2 oneplatによる請求書業務の流れ9 まとめ 請求書の電子化、受領側は何をすべき? 2024年1月の電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受け取った請求書や領収書は、紙での保存ではなくデータのまま保管することが義務化されました。 ただ保存するだけでは不十分で、「真実性」と「可視性」の2つの要件が定

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oneplus編集部

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