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請求書を紙で受け取る場合、処理する手間や保管スペースの確保、情報共有の難しさなど、様々な課題が伴います。特に小売・卸売業界では、日々多くの請求書を受け取るため、管理に苦労している企業も多いのではないでしょうか。
このような状況において、近年では請求書を電子化する企業が増えています。しかし、どんな方法でも電子化すれば良いという訳ではなく、電子帳簿保存法に基づく要件を満たす必要があります。
本記事では、請求書を電子化するメリットについて解説するとともに、電子帳簿保存法の要件をクリアしながら効率的に対応する方法をご紹介します。
請求書の電子化、受領側は何をすべき？
2024年1月の電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受け取った請求書や領収書は、紙での保存ではなくデータのまま保管することが義務化されました。
ただ保存するだけでは不十分で、「真実性」と「可視性」の2つの要件が定められています。
- 真実性の確保：改ざんや削除ができない状態で保存されていること
- 可視性の確保：必要なときにすぐに内容を確認できること（検索機能など）
※詳しい保存要件は後述しています。
万が一要件を満たしていない場合は、青色申告の承認取り消しや重加算税の加重など罰則が科される可能性があります。
また、2023年10月に始まったインボイス制度でも、電子取引でやりとりした適格請求書は電子帳簿保存法に準じた方法で保存しなければなりません。
今後ますます取引のデジタル化が進む中、受領側は制度に対応した管理体制を早急に整える必要があるのです。
受け取る請求書を電子化するメリット
請求書を電子化した場合、業務効率の向上だけでなく、コスト削減や情報共有の円滑化などのさまざまなメリットにも繋がります。具体的なメリットについて、以下で詳しくご説明します。
受領までの期間が短縮される
紙の請求書では、取引先が発送してから自社で受領するまでに数日かかることが一般的です。これに対し、電子化された請求書は、メールやシステムを通じて即座に受け取ることができます。
例えば電子請求書が発行された当日に、経理担当者が請求内容の確認や承認・入金作業も可能となります。また、受領した請求書に修正が必要な場合でも再発行してから即座に受領できるため、支払い期日や毎月の締め日が迫っていても迅速に対応することができます。
ファイリングの手間が減る
紙の請求書をファイルに保管する作業は非常に手間がかかります。
特に、小売・卸売業界では膨大な量の請求書を受け取るため、その管理は一層困難です。書類を整理し、保管するためのスペースも必要で、これがコスト増大の一因となります。
しかし、請求書を電子化することで、ファイリングや用紙の管理作業が大幅に軽減され、保管スペースも不要となります。
他部署と情報共有しやすい
請求書は、商品部、経営層、税理士などと共有するケースが多いでしょう。紙の請求書では、原本の郵送やコピーを作成し相手に配布する手間が発生しますが、データならツールやサービスを利用して即座にアクセス可能です。
例えば、請求書がクラウドストレージに保存されていれば、商品部の担当者は取引先との商談に必要な情報をいつでも確認できて、経営層も仕入れ状況や請求の情報をリアルタイムで把握することができます。
システムと連携可能
大量の請求書を手作業で経理処理する場合、担当者の負担が大きく、転記ミスが発生する可能性も考えられます。一方、請求書の電子化に特化したサービスを利用したり、紙で届いた請求書をOCRでデータ化したりすることで、会計システムや販売管理システム、ネットバンキングなどと連携させることが可能です。受け取った請求書のデータを自動でシステムに取り込むことでデータの一元管理が実現するため、販売管理や在庫管理といったほかの社内システムとも連携しやすくなります。
ただし、OCRの文字識字率は100%ではないため、データ化した後で人の手による修正作業が必要になるケースが散見されます。電子化サービスであれば、紙の請求書を読み取らなくても、仕入れ先から決まった項目に入力してもらうだけでクラウド上に保存されるサービスもあるため、より効率的に経理処理を行うことができるでしょう。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、システムの選び方も解説
受け取る請求書を電子化するデメリット
請求書の電子化は多くのメリットをもたらす一方で、導入・運用の過程ではいくつかの課題も生じます。ここでは、受領側の視点で注意すべきデメリットについて解説します。
システム導入コストがかかる
請求書の受領や保存は手作業でも対応可能ですが、業務の正確性や処理スピードを重視する場合は、専用システムの導入が有効です。
電子請求書の受領サービスは、一般的に月額課金制で提供されており、ユーザー数や保存容量に応じて料金が変動します。
さらに、導入時に初期設定費用が発生するケースや、高度な機能を使うには追加のオプション費用が必要となるケースもあります。
運用開始後に想定外のコストが発生しないよう、導入前に見積もりを取り、予算とのバランスを見極めましょう。
現場の負担が増加する
システムや運用ルールを導入すると、これまでと異なる操作や手順への対応が求められ、慣れるまでのあいだは業務効率が一時的に低下する可能性があります。
特に紙ベースの処理に慣れている担当者にとっては、画面操作や電子保存のルールなど習得すべき内容が多く、大きな負担となってしまうでしょう。
加えて、社内ルールの整備やマニュアルの作成なども必要となるため、教育にかかる時間やコストも軽視できません。スムーズな移行を実現するには、習熟期間をあらかじめ見込んだうえで、段階的に進めていくことが重要です。
取引先の承諾が必要
紙の請求書が慣習として根強く残っている企業では、電子化の提案そのものに抵抗感を示すケースが見受けられます。加えて、フォーマットや運用システムの変更を求めると、相手先にとっては業務負荷の増加と受け取られかねません。
そのため、一方的に電子化を進めると、信頼関係に悪影響を及ぼす恐れがあります。導入にあたっては、事前に丁寧な説明を行い、双方が納得できる運用方法を擦り合わせることが欠かせません。
【関連記事】請求書の電子化における案内状のポイントは？ テンプレートも紹介
【受領側】注意が必要な電子保存の義務化要件
請求書をデータとして保存する際には「電子帳簿保存法」に基づく要件を満たす必要があります。受け取り側の電子保存方法としては「電子取引を保存する方法」と「紙で受領した請求書をスキャナ保存する方法」の2つがありますが、以下のように要件が異なるため注意が必要です。
データをそのまま保存する場合（電子取引）
電子取引とは、具体的にはメール添付やWebページからのダウンロード、電子決済サービス経由での受領などが該当します。
請求書や領収書などをデータで受け取った際は紙に出力して保管するのではなく、データのまま保存することが法律上義務付けられています（2024年1月1日より完全義務化）。
ただし前述した通り、単に保存すれば良いわけではなく、「真実性」と「可視性」という2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保
データの改ざんや削除を防ぐために、以下のいずれかの対応が求められます。
- タイムスタンプが付与された取引データを受領する
- 受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
- 保存を担当した人物または監督者の情報を記録・確認できるようにする
- 訂正・削除履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで保存を行う
- 訂正・削除を防止するための事務処理規程を定め、実際の運用に組み込む
タイムスタンプとは、データが特定の日時に存在し、以降改ざんされていないことを証明する技術です。まずは取引先に「タイムスタンプ付与済みのデータ」を発行できるかどうか確認し、難しい場合は自社で付与する方法を検討するとよいでしょう。
可視性の確保
保存したデータを必要なときにすぐに確認できるようにします。
- システムやプリンタの操作方法を記したマニュアルを保存場所に備え付ける
- 使用しているシステムの概要をまとめた書類を管理する
- 「日付」「金額」「取引先名」の3項目で検索できる状態にしておく
専用システムを使わずに対応する場合は、ファイル名を規則的に設定しなければなりません。具体的には「250301_A商事_100000_請求書.pdf」のように、取引年月日・取引先名・金額を含めて保存します。
あるいはExcelなどで索引簿を作成して検索に対応する方法もありますが、いずれにしても担当者の作業負担は増えてしまいます。業務効率や確実性を重視するなら、専用システムの導入を検討した方が良いでしょう。
詳細は国税庁の適用要件【基本的事項】をご確認ください。
紙をスキャンしてPDFにする場合（スキャナ保存）
紙の請求書をスキャンしてPDF（画像データ）として保存する方法も、要件を満たしていれば認められていま紙で受け取った請求書などをスキャンし、PDFなどの画像データとして保存する方法です。要件を満たしていれば、原本は廃棄しても問題ありません。
スキャナ保存の対象書類は、「重要書類」と「一般書類」に分類されます。
重要書類とは、資金や物の流れに直接関係するもので、請求書・領収書・契約書・納品書などが該当します。
一方、見積書や検収書など取引に直接関わらないものは一般書類とされ、保存要件も一部異なります。
以下に、スキャナ保存における要件を一覧表にまとめました。
| 項目 | 重要書類 | 一般書類 |
| タイムスタンプの付与 | 7営業日以内（※） | 入力期限なし |
| 解像度（200dpi以上） | 必須 | 不要 |
| カラー階調（赤・緑・青 各256階調以上） | 必須 | グレースケールでも可 |
| バージョン管理 | 必須 | 必須 |
| 帳簿との関連性の確保 | 必須 | 不要 |
| 見読可能装置の備付け（14インチ以上等） | 必須 | グレースケールでも可 |
| 出力可能な環境 | 必須 | 必須 |
| システム概要書等の備付け | 必須 | 必須 |
| 検索機能の確保 | 必須 | 必須 |
※スキャナ保存の入力期間には2種類の運用方法があります。
- 早期入力方式：書類を受領後、おおむね7営業日以内に保存
- 業務処理サイクル方式：最長で2か月＋おおむね7営業日以内に保存
業務処理サイクル方式を採用するには、受領から保存までの業務手順を定めた「事務処理規程」の整備が必要です。
義務化要件を押さえた効率的な電子保存方法
電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、効率的に請求書を管理する方法はいくつかあります。ここでは、具体的な方法とその特徴について解説します。
クラウドストレージを利用する
クラウドストレージはインターネットを通じてデータを保存するサービスです。請求書をアップしておくとどこからでもアクセス可能となるため、複数拠点でも情報共有がスムーズになります。
クラウドストレージには無料のサービスも多く存在しますが、電子帳簿保存法に対応するために、タイムスタンプ機能やバージョン管理機能などが付いているものを選びましょう。
ただし、こうした機能が付いているクラウドストレージは、一般的なクラウドストレージよりも毎月のコストがかかることがあります。また、保存容量を増やしたり、高度なセキュリティ機能を付与したりする場合には、追加のオプション料金が発生するため注意が必要です。
電子契約サービスを利用する
電子契約サービスを利用することで、紙と印鑑を使うことなく、オンラインだけでやり取りが完結します。電子契約サービスと聞くと、契約書の作成や管理をイメージするかもしれませんが、実際には請求書や注文書、納品書なども対象となります。
一般的な電子契約サービスでは、受け取る側がアカウント登録なしで利用可能なものもありますが、閲覧期間が短く設定されているケースがほとんどです。このため、長期間の保存や検索機能を利用するには、有料プラン（目安として月数万円）を契約する必要があります。
ペーパーレスFAXを利用する
ペーパーレスFAXとは、受信したFAXをデータとして保存するサービスです。
例えば、インターネットFAXサービスを利用すれば、FAXをメールとして受け取り、そのままデータとして保存できます。これにより、紙の管理が不要になり、データの検索や共有も効率的になります。
しかし、ペーパーレスFAXは入会金や初期費用、基本料金（月額料金）に加えて受信料金がかかります。受信料金は「毎月一定枚数までは無料」「無料枚数はなく1枚目から有料」など、サービスによって異なるため、受け取る請求書が多い場合、予想以上の費用が発生することが考えられます。
請求書受領ツールを利用する
請求書受領ツールを利用することで、請求書の受領から保存までを一元管理することができます。この方法は取引先が対応してくれることが前提となりますが、請求書の発行者と受領側の双方にとって多くのメリットがあります。
具体的には、仕入先に発行者名、請求日、支払期限、金額など等の情報をデータ入力してもらうことで、請求情報を電子化するサービスもあります。これを活用すれば、双方の請求書に関わる業務工程が大幅に簡素化されます。各請求情報がデータで保存されるため、必要な情報を迅速に検索・閲覧することも容易になります。
電子請求書を受領する際の注意点
請求書をデータに切り替えることで業務効率の向上やコスト削減につながりますが、法的要件や情報管理の観点から慎重な対応が求められます。
ここでは、受領側が留意すべきポイントを解説します。
一定期間保存する義務がある
電子請求書も、保存期間は紙の請求書と同様に法令で定められています。
法人の場合は「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」から起算して、7年間の保存が必要です。欠損金が生じた年度については10年間（※平成30年4月1日以前に開始した事業年度は9年間）の保存義務が発生します。
起算日を「発行日」や「受領日」と誤解しているケースもあるため、制度上の定義を正しく理解しておくことが重要です。
セキュリティ対策が求められる
データで請求書を保存することで、紙にはないリスクも生じます。例えば、サイバー攻撃による不正アクセスや、内部関係者による改ざん・漏洩、ウイルス感染などが挙げられます。
これらを未然に防ぐには、アクセス権限の設定、ログの記録・監視、定期的なバックアップといった対策を怠らないことが前提となります。
なお、専用システムは高度なセキュリティを備えているものが多いため、是非この機会に導入をご検討ください。
【関連記事】発行する納品書・請求書の改ざんや偽造のリスクと対応方法とは？防止策や電子化によるメリットも解説
【受領側】請求書の電子化サービスの選び方
電子請求書をスムーズに運用するために、専用のツールやシステムを検討する企業も少なくないでしょう。しかし様々なサービスが存在しますので、どれが自社に合っているのか判断が難しいかもしれません。
ここでは、選定時に確認しておきたいポイントを簡単にご紹介します。より詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
【関連記事】受け取る納品書・請求書の電子化サービスの選び方｜5つの活用事例もご紹介
電子帳簿保存法に対応しているか
保存要件（真実性・可視性など）に対応しているかどうかは、最初に確認すべきポイントです。ほとんどのサービスが対応をうたっていますが、念のためパンフレットや公式サイトで対応範囲を確認しておきましょう。
既存システムと連携できるか
会計ソフトや経費精算システムなど、現在利用しているツールとの連携性も重要です。例えば、受領した請求データを会計システムにそのまま連携できれば、仕訳作業や金額の転記といった手間が不要になります。
操作性がシンプルで使いやすいか
画面がわかりやすく、直感的に操作できるかどうかは業務効率に直結します。作業工程が少なく、簡単な操作のサービスであれば、従業員の教育コストも抑えることができるでしょう。
料金プランが予算に合っているか
サービスによっては、初期費用や月額費用のほかに、ユーザー数や取引先数に応じて追加料金が発生します。自社の業務規模と照らし合わせ、無理のない範囲で導入できるプランを選びましょう。
サポート体制が整っているか
日々の運用で不明点が出たとき、すぐに相談できる体制があると安心です。電話やチャット対応の有無、マニュアルやFAQの内容など、サポートの充実度もあらかじめ確認しておきましょう。
コスパよく受け取る請求書を電子化するなら「oneplat（ワンプラット）」
請求書を電子化するためのサービス・ツールを選ぶ際は、コストパフォーマンスを重視することがポイントです。費用を抑えつつ電子化を進めたい場合は請求書受領ツールがおすすめですが、中でもコスト面で優れているのが「oneplat（ワンプラット）」です。ここからはoneplatの特徴をご紹介します。
oneplatで解決できる課題
oneplatは、請求書や納品書の電子化に関する多くの課題を解決に導くツールです。以下に主要な特徴を挙げます。
- 電子帳簿保存法、インボイス制度対応済み
- あらゆる会計システムや販売管理システムと連携
- シンプルな操作性で、誰でも簡単に利用可能
- PCだけでなくスマホでも承認作業が可能
- コメント・資料添付機能でコミュニケーションも可能
例えば、oneplatは他のシステムとの連携が容易で、会計システムや販売管理システムなどから、CSVデータをダウンロードし、oneplatに取り込むだけで、自動で納品書・請求書を作成できます。これにより、受け取る請求書や納品書の手入力作業がほとんどなくなり、入力ミスを防ぐことが可能です。
oneplatを導入することで、請求書の関連業務が一層スムーズになり、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現可能です。
oneplatによる請求書業務の流れ
oneplatでお客様が行う作業は、お取引先様が登録したデータを確認するだけです。請求書業務の流れがどのように改善されるかを見てみましょう。
- 販売者様：現在お使いのシステムからワンクリックで、データ連携（明細情報が少ない方は、oneplatに直接入力をして納品データを作成することも可能）
- 購入者様：商品やサービスを検品後、納品データを確認・承認
- 販売者様：承認された納品データを基に、請求データを作成。
- 購入者様：請求データを確認・承認（納品書との突合作業は不要）
ITの知識がないご担当者様でもスムーズに完了できることを重視し作られたサービスであり、プロセスにおいて難しい作業はなく、操作も直観的で簡単です。
まとめ
受け取る紙の請求書を電子化することで、管理の手間やコストを削減し、業務の効率化を図ることができます。しかし、電子帳簿保存法に対応するためには、真実性と可視性の要件を満たす必要があり、適切な方法を選ぶことが重要です。
具体的な電子保存方法としては、請求書受領ツールが非常に有効ですが、特にコストパフォーマンスに優れた「oneplat」をおすすめします。
oneplatは、初期費用0円、月額33,000円（税込）でご利用いただけます。処理件数や従業員の増加に伴って追加費用が発生することもありません。操作に特別な知識は必要なく、無償のサポートも提供されているため、導入もスムーズに行えます。
oneplatを利用することで、電子帳簿保存法の要件を満たしながら、請求書業務の効率化を実現することができます。
請求書の電子化を検討している方は、ぜひこの機会に「oneplat」を導入し、業務の効率化とコスト削減を実現してみてはいかがでしょうか
