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納品書の再発行が必要となった際、まず気になるのが「再発行しても法的に問題ないのか」という点ではないでしょうか。
また、「修正ペンで直すだけで済む？」「納品書番号や納品日は変えるべき？」といった疑問も浮かぶかもしれません。
納品書は取引先との信頼を築くうえで重要な書類だからこそ、対応を間違えるとトラブルにつながる可能性もあります。
本記事では、納品書を再発行する際の正しい手順や注意点、そしてそもそも再発行が発生しないようにするための対策を解説します。
【関連記事】請求書を再発行するには？再発行を依頼するケースや注意点を解説！
納品書は再発行してもよい
納品書は、企業が商品やサービスを納品したことを証明するために発行する書類で、品名・数量・納品日・単価などの情報が記載されています。
ただし、納品書は法律で発行が義務づけられている書類ではないため、例えば取引先から「納品書を再発行してほしい」と依頼された場合でも、応じる法的義務はありません。
とはいえ、納品書は取引内容の確認や社内処理を行ううえで、非常に重要な資料です。取引先との良好な関係を保つためにも、再発行を依頼された場合は応じたほうがよいでしょう。
納品書を再発行するケースとは？
納品書の再発行が必要になる理由は、大きく分けて「受領側のミス」と「発行側のミス」の2つあります。
納品書を紛失・破損した
納品書を紙で発行している場合は、紛失や破損といったトラブルが発生してしまう可能性が高まります。
例えば「取引先には届いたが、担当者に正しく渡らなかった」「ファイリング漏れで所在不明になった」「持ち出しの際に紛失した」などが考えられます。
このようなケースでは、発行側に非がない場合でも、迅速かつ丁寧に再発行を行うようにしましょう。
納品書の記載内容にミスがあった
納品書には品名・品番・数量・金額・納品先情報など、多くの項目を記載する必要があるため、手書きミスや漏れなどヒューマンエラーが起こりがちです。
また新規取引の場合は、取引先の住所や社名を誤ってしまうケースもあるでしょう。
正しい納品書が手元にないと請求処理や社内手続きが滞ってしまうため、記載ミスに気づいた時点ですぐに連絡しましょう。
再送付する際には、誤った情報を訂正したうえで「再発行」であることを明記し、謝罪文を添えると、より丁寧で誠実な印象を与えることができます。
納品書を再発行する手順
ここでは、納品書を再発行する際の基本的な手順を説明します。
納品書の内容を確認する
納品書の作成には法的なフォーマットが定められているわけではなく、企業ごとに様式や記載項目が異なります。ただし、取引内容を正確に伝えるために、基本的に次のような情報が盛り込まれます。
- 取引先の情報（会社名、住所、電話番号など）
- 納品日
- 納品書番号
- 納品した商品やサービスの詳細（品名、数量、単価）
- 合計金額や税込・税抜の区分
- 支払い方法や期日
- 自社名および納品担当者の連絡先
これらの情報をひとつずつ見直し、誤りがあった部分は正しい情報へと修正します。
既存の納品書番号を使用する
再発行だからといって新しい番号を付けてしまうと、帳簿や管理システム上の記録と一致しなくなり、後々の照合や確認作業で混乱を招く原因になります。
そのため、前回と同じ納品書番号を使用するのが原則です。
「再発行」や「再送付」を追記する
手元にある納品書と混同されてしまうと、取引先の社内処理や帳簿管理に支障をきたす恐れがあります。
そこで、納品書の備考欄に「再発行」「再送付」と記載しましょう。
送付状（案内状）を添えて取引先に送る
納品書を再発行する際には、ただ書類を送り直すのではなく、送付状や案内文を添えるようにしましょう。
特に記載ミスなど発行側に原因がある場合は、お詫びの言葉を明記することで誠実な姿勢が伝わります。以下は送付状の例文です。
お世話になっております。
さて、〇月△日付でお送りしました○月分の納品書（納品書番号：×××）につきまして、記載内容に誤りがございました。ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、内容を訂正した納品書を再発行いたしますので、恐れ入りますが、先にお送りした納品書は破棄していただけますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
【関連記事】請求書の送付状はどう書くの？役割と書き方をサンプル付きで解説！
納品書を再発行する際の注意点
納品書を再発行する際に対応が不十分だと、「同じ納品が二重に処理されてしまう」「記録の不整合が生じる」など、業務上のトラブルにつながる可能性もあります。
以下では、再発行時に注意しておきたいポイントを整理しました。
修正ペンは使わない
納品書の発行は法的な義務ではありませんが、納品書は「取引の事実を証明する」重要な証憑（しょうひょう）書類です。
もし送付前に記載ミスに気づいたとしても、「修正ペンや修正テープで直す」「二重線を引いて訂正印を押す」といった方法は避けるべきです。
内容が改ざんされたのではと疑念を持たれる原因になり、書類としての信頼性を損ねてしまいます。
多少手間がかかっても、最初から正しい情報で納品書を作り直すのが基本です。
納品書番号を揃える
再発行する場合でも、元の納品書と同じ納品書番号を使用します。
番号を付け直してしまうと、管理台帳や請求システムと記録が一致しなくなり、二重発行や請求漏れといったミスにつながるリスクが高まります。
特に納品書を手動で採番している企業では、あらかじめ「再発行時は番号を変えない」といったルールを社内マニュアルに明記しておくと安心です。
納品日の日付を変えない
納品書に記載する「納品日」は、実際に商品やサービスを納品した日を正確に反映させる必要があります。
再発行だからといって納品書を作り直した日付を記載してしまうと、実際の納品記録との整合が取れなくなり、取引先との確認作業で混乱が生じかねません。
たとえ再発行が納品から数日後であっても、納品日は変更しないようにしましょう。
再発行であることを明確にする
納品書を再発行する際は、再発行であることがわかるように記載します。備考欄や目立つ位置に「※本納品書は再発行分です」などの一文を追記するとよいでしょう。
納品書の再発行業務は電子化で改善
納品書の再発行業務は思っている以上に手間がかかるうえに、対応が遅れれば取引先との信頼関係にも影響を与えかねません。
こうした課題の解決策として、いま多くの企業が注目しているのが「電子化」です。
紙からデジタルに切り替えれば紛失や破損のリスクがなくなり、記載ミスもシステムで防止できるため、再発行の必要自体が減少します。
さらに、発送や保管といった業務もデジタル化でき、業務全体の効率が飛躍的に向上します。
ここからは、電子化によって得られるメリットを2つの視点からご紹介します。
電子化によって再発行を予防
納品書を電子化すれば、再発行そのものが不要になるケースが大幅に増えます。
紛失・破棄・破損リスクが下がる
紙の納品書は、ファイリングミス、持ち出しによる紛失、長期保管中の破損など物理的リスクにさらされています。
対して電子納品書はクラウド上に保管されるため、そういったトラブルとは無縁です。必要なときにすぐ取り出せるうえ、バックアップ機能があれば万が一のデータ損失にも対応できます。
記載ミスを減らせる
電子納品書は、あらかじめ設定されたテンプレートに沿って作成するため、手入力によるミスや記入漏れの発生を大幅に減らせます。
取引先情報や商品データをあらかじめシステムに登録しておけば、自動で情報を反映できるため、転記ミスも防止可能です。
電子化によって再発行業務を効率化
どれだけ丁寧に業務を進めていても、納品書の再発行が必要になる場面は完全には防げないかもしれません。
特に紙の納品書の場合は再度、作成・印刷・封入・郵送といった作業が発生し、担当者の負担も大きくなります。
しかし納品書を電子化していれば手間を大幅に削減でき、再発行対応が格段にスムーズになります。
以下では、再発行業務の効率化につながるポイントをご紹介します。
発送や保管にかかる費用を削減できる
紙の納品書は、発行のたびに印刷代や郵送費といったコストが発生します。1枚あたりの費用は小さく見えるかもしれませんが、件数が増えるほど積み重なり、無視できないコストになります。
特に再発行の場合は本来不要だったはずの手間と費用が発生するため、なるべく避けたい無駄な出費と言えるでしょう。
さらに納品書控えは、確定申告の提出期限の翌日を起算日として7年間の保管が義務づけられています。青色申告を行っていて欠損金が発生した事業年度については10年間に延びるため、その分スペースと維持コストがかさんでしまいます。
その点、電子化すれば納品書をクラウド上で一元管理できるため、紙の印刷や郵送、保管にかかるコストがほぼゼロになります。
【関連記事】納品書の保管期間を解説！作業効率が格段にあがる電子保管方法も紹介
過去の情報を見つけやすい
納品書を再発行する際には、過去に発行した納品書の内容を確認する必要があります。しかし、紙で管理している場合はキャビネットなどから該当の書類を探すことになり、時間も手間もかかるでしょう。
一方、電子化された納品書データであれば、発行日・取引先名・納品書番号などの条件で簡単に検索できるため、必要な情報にすばやくアクセスできます。
なお、電子帳簿保存法によって、データの保存には「検索性の確保」が求められています。問題なく電子化へ移行するために、法令に準拠したシステムを選ぶようにしましょう。
【関連記事】電子化した請求書と納品書の保存期間は？電子帳簿保存法の概要
まとめ
納品書は、紛失や破損、記載ミスによって再発行が必要となる場合があります。
再発行する際には「納品日や納品書番号を変更しない」「再発行であることを明記する」といった注意点を守らなければならず、業務負担が大きくなってしまうでしょう。
「そもそも再発行が発生しにくい環境を」「再発行作業を効率化したい」という要望に対して、納品書の電子化は非常に有効です。
紙からデータに切り替えれば紛失や記載ミスのリスクを減らせるほか、発行・再発行の手間やコストを大幅に削減できます。是非この機会に、納品書や請求書をクラウドで一元管理できる「oneplat（ワンプラット）」の導入をご検討ください。
