契約書管理台帳はなぜ必要なのか?作るときのポイントもご紹介!

あなたは今、契約書管理台帳はなぜ必要なのかと考えていませんか?本記事ではそんな方のために契約書管理台帳について詳しく解説をしています。作るときのポイントや簡単に管理する方法もご紹介していますので、契約書管理について詳しく知りたいという方は是非最後までお読みください。 目次 1 契約書管理台帳を作る理由は?1.1 リスク回避1.2 業務の効率アップ2 契約書管理台帳を作るときのポイント2.1 契約書の種類を分類する2.2 契約書管理の規程を作成する2.3 契約書管理権限を定めておく2.4 契約書管理台帳に記載するべき項目3 契約書管理台帳を簡単に管理する方法3.1 エクセルを使う3.2 契約書管理ツールを使う4 まとめ:契約書管理台帳は作成必須 契約書管理台帳を作る理由は? そもそも契約書管理台帳とは、契約締結後も適切に管理する必要がある契約書を探しやすいように纏めたものを言います。 ここではそんな契約書管理台帳をなぜ作るのかを解説します。 リスク回避 契約書管理台帳を作る理由のひとつはリスクを回避するためです。 契約書は業務の遂行やリスク管理を行うのに欠かせない重要書類であるため、その管理はしっかりと行われていなければなりません。 契約書には契約の際のさまざまな条件が記載されており、それに基づいて取引が行われます。取引先と契約後に問題が起きた際、契約書の取り決めを遵守していた場合は、正当な判断をしてもらうための重要な証拠になります。 しかし、契約書管理がしっかりできておらず、問題が起きた時にすぐに契約書を確認できない場合は、自社が不利益を被るといったリスクが生じる可能性があります。また、契約書管理がうまく機能していないと契約書の紛失や、情報漏洩、契約書の改竄といった問題が起きる危険性があります。 業務の効率アップ 契約書管理台帳を作るもうひとつの理由は、業務効率化にあります。契約書のフォーマットや内容は取引先ごとに異なり、その媒体も紙やPDFファイル、電子契約等、さまざまな形式があります。 契約数が多くこれらが混在してしまっている場合は、保管の仕方が統一されていないと、過去の契約の確認に時間が掛かってしまいます。そんな中、契約書管理台帳があれば名前や日付といったキーワードを入力するだけですぐに見つけることができるため、探すという手間が要らなくなります。 契約書管理台

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oneplus編集部

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