資料のご案内！
あなたは今、契約書管理ツールを利用するか悩んでいませんか？本記事ではそんな方のために契約書管理ツールについて詳しく解説をしています。契約書管理ツールのメリットや選ぶ際のポイントもご紹介するので、契約書管理ツールついて知りたいという方は是非最後までお読みください。
そもそも契約書管理ツールとは何か？
契約書管理ツールとは、契約書の一元化管理を行い、契約書作成や進捗管理機能、検索機能、更新期限通知機能等を備えたシステムです。
ここでは、契約書管理ツールの機能と種類を説明していきます。
契約書管理ツールの機能
契約書管理ツールの機能をひとつずつ紹介していきます。
・契約更新の管理
ひとつ目は契約更新や終了日の管理です。これは契約更新の時期になると、メールやアラートで知らせてくれるという機能です。
通知回数・条件・日時・通知先等も、カスタマイズが可能で、通知先に複数人設定できるため契約の期日や更新日を忘れてしまっていても問題なく対応することができます。
・閲覧権限の管理
2つ目は、閲覧権限の管理です。契約書管理ツールでは社員個人や部署単位で、閲覧権限を管理することが可能です。契約書の閲覧・編集・決裁等、必要に応じて細かな権限設定ができるため、情報漏洩や文書改竄といったリスクなく契約書を安全に管理できます。
・文書の検索
3つ目は文書の検索です。契約先や契約開始日、有効期限以外にも、複数単語や文字列によるキーワード登録が可能です。そして、その情報をもとに絞り込み検索が行えるため、業務に合わせて登録しておくことですぐに目的の契約書を開くことができます。
・関連契約の確認
4つ目は関連契約の確認です。基本契約・個別契約・覚書等の関連性や契約締結過程を確認できます。契約書の作成・編集・承認等の過程や、作成者・編集者・修正日時等も確認できます。
・紙媒体の契約書の電子化
5つ目は紙媒体の契約書の電子化です。
企業によってはまだ紙媒体の契約を結んでいる場合もあるかと思います。少量なら良いですが、ページ数の多い契約書をいくつも行っていると、大量の紙の契約書を保管することになります。
ですが、そんな企業にとっておきのサービスがあります。それは書類を送ればスキャン・データベース化してくれるサービスです。もちろん、自分でスキャンすることもできますが、大量の紙媒体の契約書を電子化してしまいたいという場合は、こういったサービスのあるツールを選ぶと良いでしょう。
契約書管理ツールの種類
次に契約書管理ツールの種類について見ていきます。
・契約書管理がメインのタイプ
入力や検索、期限管理等契約書管理を効率化する機能が充実したタイプがおすすめです。法務部門が存在するような中、大企業の契約書の分量が多くて管理できないという課題を解決してくれます。契約書のスキャンデータから自動で文章を読み取れる機能のツールもあるので紙媒体の契約書が多いという企業にもおすすめです。
・ 契約書以外の文書も纏めて管理できるタイプ
契約書以外の文書もまとめて電子化して管理したいという企業におすすめなタイプです。業務に必要な文書を電子化し、保存・管理ができるため大幅な効率の向上が期待できます。
・電子契約タイプ
紙の契約書を効率的に電子管理するのではなく、契約書の作成から締結、管理まですべてをシステム上で完結するのをメインとしているタイプです。電子契約で一本化していきたいという企業におすすめのタイプです。
契約書管理ツールの3つのメリット
ここからは契約書管理ツールのメリットを三つご紹介します。
業務の効率化
契約書管理ツールを利用し、契約書を電子化することでいつでも必要な書類の内容を確認することが可能です。検索やデータ共有による情報共有を行うことで従来の無駄な時間をなくし業務の大幅な効率化が行えます。
セキュリティ向上
契約書管理ツールでは、ユーザーごとの権限を細かく設定できます。
こうしたアクセス制限や操作権限設定によって第三者が勝手にアクセスしたり、内容を書き換えることができない仕様になっています。また、仮に問題が起きてもログ管理機能によって誰がいつどの文書を操作したのかも後から調べることができます。
契約書管理ツールの多くは外部からのアクセスに対してもしっかりとセキュリティ対策がされているため、リモートワークで仕事をしていても十分にセキュリティ環境を保てます。
有効期限を知らせてくれる
契約書の有効期限を知らせてくれる機能が付いているのも、契約書管理ツールの大きなメリットのひとつです。紙媒体での管理や、エクセルでの管理では契約期間が切れそうな契約書や承認待ち中の契約書に気がつかないことがあります。
しかし契約書管理ツールであれば、更新期限が近づいたらメールで通知してくれるため更新期限の見逃しを事前に防ぐことが可能です。
契約書管理ツールを選ぶ3つのポイント
最後に契約書管理ツールを選ぶ3つのポイントをご紹介します。
会社にあっているツールであるか
ここまで紹介した契約書管理ツールの種類や機能の中でも特に需要の大きい機能があったと思います。ほかのサービスよりも高価だという理由でそうした機能の採用を見送ってしまうと、契約書管理ツールを導入しても業務効率化が最大限に発揮されない可能性があります。
また、需要の小さい機能をつけることは、担当者の業務を増やす原因になると共に、無駄なコストが発生してしまいます。契約書管理ツールを選ぶ際は、バランスをしっかりと考えた必要最低限の機能を揃えた契約書管理ツールを利用するようにしましょう。
セキュリティがしっかりしているか
情報漏洩や不正アクセスを防ぐためにはセキュリティ面の機能を確認する必要があります。アクセス制限や操作権限設定、ログ管理機能は基本的にあるものを選びましょう。また、ダウンロードや印刷等の操作にも適切なセキュリティ機能が付いているかチェックした方が良いでしょう。
サポートが充実しているか
サポートが充実しているかどうかも契約書管理ツールを選ぶ重要なポイントの一つです。
マニュアルはわかりやすいか、土日もサポートは望めるか、質問に対してすぐにレスポンスを返してくれそうか、等丁寧なサポートを受けれそうか予めチェックしておいてください。
無料トライアルが設定されているツールであれば、トライアル期間に質問をして見てサポートの充実度を確かめるのも良いでしょう。
まとめ：契約書管理ツールを見定めましょう
今回は契約書管理ツールの機能と種類、メリットと選ぶ際のポイントをご紹介しました。
契約書管理ツールには色々な機能があり、提供している企業やそのツールによって機能は変わってきます。
便利な反面、無用の長物になってしまうこともあるので最低限の機能やセキュリティ、サポート体制があるものを探し、その中で自分の会社に必要な機能を持ち合わせている契約書管理ツールのサービスを選ぶと良いでしょう。
