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あなたは今、契約書管理について知りたいと考えていませんか？本記事では、契約書管理について詳しく解説します。契約書管理やペーパーレス化について詳しく知りたいという方は、是非最後までお読みください。
契約書管理とはどういうものか？
あなたの会社の契約書はどうやって管理していますか？契約書の管理は、問題の対処や契約内容の確認を行うためにとても重要なことです。
また、適切に管理しない場合は、情報漏洩や犯罪に巻き込まれる可能性も考えられます。そのため、ここでは契約書が必要な理由と、おすすめの管理方法をご紹介します。
契約書管理が必要な理由
契約書管理が必要となる最大の理由は、リスク管理のためです。
そもそも契約書の作成は、知的財産や、不動産や動産の売買・貸借、各種商取引等あらゆる企業間の取引内容で定められた条項を書面に正しく残すために行われます。
そして、この取り決めをきちんと遵守し、問題が起きた場合には正当に判断してもらうために契約書は厳重に管理しなければなりません。
もし、契約書が適切に管理されていない場合は、誰かが勝手に持ち出して紛失したり改ざんされて不利益を被る可能性が考えられます。
そのため、契約書の管理は担当者が確実に保管する必要があります。
契約書管理はペーパーレスがおすすめ
次に、契約書の管理方法について解説していきます。
結論から言うと、契約書はペーパーレス化をおすすめします。
近年、どこの分野でもデジタル化が進み、契約書管理もペーパーレス化が進んでいます。
理由としては、低コストで管理できること。また、紙面で管理する際に発生するデメリットを避けられるためです。紙面での管理の際に起こりうるデメリットは以下の点です。
・商談中に顧客や取引先と、契約書を結んでいるか確認できない。
・契約内容の違いを指摘された時に、すぐに契約書を確認できない。
・別部門で締結していることに気づかずに、同じ契約書を再度締結してしまう。
これらすべてに共通していることは「契約書が手元にない」「探しづらい」というものです。しかし、ペーパーレス化を行えば、これまで締結した契約を即時に確認することができます。
・ 契約書の出納工数が膨大すぎてすぐに対応できない。
・ 契約書の参照関係をすぐに探し出せない。
・過去の契約書を作成の参考にしたいときにすぐに出てこない。
また、上記のように社内の人間に契約書を求められた際、すぐに提出できない問題はどの企業も抱える問題です。しかし、ペーパーレス化を行えば、名前や日付といったキーワードを入力するだけですぐに見つけることができるため、探す手間が省けます。
ペーパーレスで契約書管理を行う2つの方法
では、ここからはペーパーレスで契約管理を行う2つの方法をそれぞれご紹介します。
自社のニーズやコストに適した方法を選択しましょう。
エクセル
ひとつ目は、エクセルです。
エクセルは、Microsoft（マイクロソフト）社が開発、販売している「表計算ソフト」です。特徴としては、計算をすることに特化しており、様々な計算式を使いデータを管理します。現在、ビジネスの世界で最もよく使われているソフトのひとつなので聞いたことがある人も多いでしょう。
エクセルで契約書管理を行うメリットは、エクセルを使っている人なら直ぐにできることや、手作業に比べて項目や計算処理が簡単なこと。また導入コストがほとんどかからないことがあげられます。
もっと詳しく知りたい方は、エクセルで契約書管理を行うメリットについて詳しく書いた記事も上げているので合わせて読んでみてください。
契約書管理ツール
次に契約書管理ツールです。
契約書管理システムとは、契約書の一元化管理を行い、契約書作成や進捗管理機能、検索機能、更新期限通知機能等を備えたシステムを指します。
契約書管理ツールを使えば、業務の効率化が期待でき、セキュリティ向上や、契約の進捗管理も行えるというメリットがあります。
こちらも、契約書管理ツールで契約書管理を行うメリットについて詳しく解説してる記事を上げているので合わせて読んでみてくださいね。
契約書管理方法を選ぶ際の3つのポイント
さてここからは、契約書管理方法を選ぶ際のポイントを3つご紹介します。
一元化管理ができるものを選ぶ
「一元管理が行えるかどうか」は、契約書管理方法を選ぶ際に重要なポイントです。
管理しやすいように電子契約書で契約するにしても、これまでの紙媒体の契約書も保管しておかなければなりません。
その際に、紙媒体の契約書は保管庫に保管し、電子契約書はクラウド上に保管しておく等、それぞれの契約書を異なる場所で保管していると、必要な時に探し出せないという問題が生じます。
そのため、これから電子契約書に切り替える企業や、紙の契約書も残さなければならないという企業は紙の契約書の取り込み機能があるシステムをおすすめします。
この機能があれば、契約書が一元化されて保存されるため検索しやすくなり、契約書を探す手間を大幅に削減できます。
また、PDFや電子契約書といった形式の違いや、契約を行った部署が違っていても、契約情報を一元化して管理ができるかを確認しておきましょう。
契約内容の管理ができるものを選ぶ
契約書管理ツールを選んだ場合は、システムに搭載されている基本機能はどこもほとんど同じなため、大切なのは付随機能です。
例えば、バージョン管理機能があるものを選んでおけば新旧の契約書探しがとても便利になります。
また、お気に入り機能が搭載されていれば、閲覧することの多い契約書へ即座にアクセスすることも可能です。
さらに、契約更新日を通知する期限管理機能は、詳細な条件が設定できるものを選んでおくと良いです。
ほかにも、契約期間が切れそうな契約書や、承認待ち中の契約書は通知機能がないと気がつかないことがあります。しかしツールによっては、契約書の更新期限が近づいたらメールで通知してくれるものもあるため、更新期限の見逃しを防止できます。
すべての契約書管理システムにこうした機能がついているわけではないため、契約書管理方法を考える際に必要な機能を検討しましょう。
セキュリティ対策ができるものを選ぶ
契約書管理には、人為的ミスや不正アクセスによる情報漏れや改ざんといったリスクは付きものです。そのため、契約書管理方法を選ぶ際には、自分の会社に合ったセキュリティ対策のものを選択しましょう。
契約書管理ツールを利用する場合は、権限設定によってアクセスを制限したり、操作履歴を残せたりする機能を搭載していることが多いです。また、PDF化した契約書のコピーを制限できるツールもあるので、契約書管理方法で悩んでいる方はセキュリティ面もしっかり考えておきましょう。
まとめ：契約書管理はペーパーレスがおすすめ
今回は、契約書管理が必要な理由やペーパーレスで契約書管理を行う方法、契約書管理方法を選ぶ際のポイントをご紹介しました。
契約書管理はこれからはペーパーレスの時代です。導入すると驚くくらい効率化ができるため、社内で導入を検討してみましょう。
その際には契約書管理方法を選ぶ際のポイントでご紹介した、「一元管理できること」「セキュリティ要件を満たしているか」を検討して選びましょう。
