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ビジネス書類の電子化は必要不可欠。クラウドサービスの利用で更なる効率化を図る企業も増えています。
取引の際に発行・受領する納品書を電子化できれば、かなりのペーパーレス化になり、双方の手間も省けます。しかし「長らく書面での受け渡しが基本だった納品書を電子化して大丈夫なのか？」という不安もあるのではないでしょうか。
今回は納品書の電子化について、活用メリットだけでなく、気になるデメリットまで解説します。納品書を電子化する方法についても紹介するので、導入を検討している人は参考にしてください。
この記事を読む方で「受け取る」納品書や請求書を「電子化」することに興味がある方はいませんか？
oneplatは、納品書や請求書をデータで受け取れるサービスです。
会社組織の財務・経理部門や、支店・店舗・工場などの、 管理業務における下記の課題解決にoneplatは大きく貢献できます。
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- 取りまとめたデータを自動で取り込み
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導入後は複雑なデータ入力業務に時間を奪われることなく、本来の業務へ時間とコストを割くことが可能です。
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納品書を電子化しても問題ない？
結論から言えば納品書の電子化は、電子帳簿保存法の施行により法的に認められています。
これまで書面でやり取りをしていた歴史がある分、ペーパーレス化で書類が残らないことに不安を感じる人もいるかもしれません。では、取引で発行される帳簿はどこまで電子化しても大丈夫なのでしょうか。
納品書の電子化を認める電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係書類が情報化社会に対応するために定められた法律です。これまで書面での保管が義務付けられていた書類も、電子帳簿保存法によって電子化が認められました。帳簿書類の例として以下の書類が挙げられます。
- 注文書
- 契約書
- 領収書
- 見積書
- 請求書
- 納品書
- 検収書
納品書の受け取りを電子化するメリット
商品・サービスを受領する度に受け取っていた納品書。ルーチン化しているとはいえ、紙で受領すると、入力作業に毎回時間がかかってしまいます。
電子化することで、その作業時間の効率化だけでなく、書類の管理や保管、後のデータ活用にも活かせます。ここからは納品書を電子化するメリットを解説していきましょう。
コストを抑えられる
納品書の電子化の大きなメリットのひとつは、コスト削減です。
受け取った納品書を処理する際、商品情報や注文内容を確認し、自社のシステムに入力します。納品情報に不備がないか、誤字脱字や最終チェックといった作業も発生します。さらに店舗で受け取った納品書は、本部に持参するか郵送という手間と時間も発生します。
例えば納品書をFAX受信から、電子化するだけで、印刷代や出力に必要な時間も省かれる他、郵送費用の削減にも繋がります。
業務の効率が良くなる
電子化は、社内・社外で情報を共有しやすくなります。データで納品書や請求書を受け取れば、データ受領後の入力作業も自動化が可能になります。
さらに、納品書の受け取りを電子化するサービスを使えば、各取引先から様々な形で届く納品書の書式を統一したり、会計システムや販売管理システムとの連携を行ったりと、あらゆる作業で効率化を図ることができます。
セキュリティを強化できる
紙に印刷して保管する場合は、保管場所によっては誰でも情報を見ることができてしまいます。セキュリティ面では甘いと言わざるを得ません。
電子化し、データ閲覧のアクセス制限をかけておけば、必要なスタッフだけの間で閲覧権が保たれます。
また、紙での保管は長期になるほど管理が難しくなるもの。気づけばどこに保管されているかわからない、紛失してしまった、というトラブルもよくあります。電子化して管理されていれば、過去の情報も簡単に引き出すことができ、税務調査にも素早く対応できます。
災害による紛失を防げる
予想外の事故にも対策が必要です。火災・地震等の突発的な災害に巻き込まれ、過去の取引データごと書類を紛失・消失してしまうという事故もあります。
電子化しクラウドに保管されていれば、盗難や突発的な事故からも守ることができるでしょう。
納品書の受け取りを電子化するデメリット
ここからは、納品書を電子化するデメリットを解説します。
納品書を始めとした電子化は、メリットばかりとは限りません。当然デメリットもあるため、両方を理解した上で導入しましょう。デメリットを知っておけば対策も取ることができます。
導入時に手間がかかる
過去の納品書を電子化する際、他の書類とファイリングしていたり、留め具で閉じてあることもあるでしょう。スキャンするために、ひとつひとつ留め具を外して書類を整える作業が発生します。
また、電子化するために、ファイル名や保存先等の新たな共通ルールを作る必要があります。共通ルールをスタッフが周知し、流れができてしまえば簡単です。
解決策として、納品書の電子化に特化したサービスを導入することもひとつの方法です。
メモをしにくい
紙の納品書であれば、打ち合わせの際のちょっとしたコメント・覚書の書き足しは簡単です。しかし、電子化してしまうと、手軽にメモを書き込むことができません。
手書きなら赤文字で手軽に書き込めた注意事項や、付箋で添えていたメモ。これらも電子化では対応が難しいこともあります。この点が不便と感じるかもしれません。
納品書を電子化するサービスを導入する場合は、こういったメモが入力できるかどうかもポイントになります。
納品書の受け取りを電子化する方法
電子化のメリット・デメリットを紹介しましたが、実際に受け取る納品書を電子化するにはどのような方法があるのでしょうか。
大きく分けて、自社で電子化する方法と、外部委託する方法、クラウドサービスを利用する方法の3パターンがあります。ここからは、社内での電子化・外部委託・クラウドサービスを利用するうえでの方法をそれぞれ説明していきましょう。
設備を整えて納品書を自社で電子化する
自社で行う場合に、まず必要なのはスキャナーです。手作業で1枚ずつスキャンしていくとかなり時間がかかるため、過去の書類が膨大にある場合は、複合機の購入をおすすめします。
自社の社員が行うため、委託費用は発生しませんが、通常業務の合間に作業するため、導入までに時間がかかることもあります。また、作業する人によってスキャンの品質が悪く、活用しにくいというリスクがあるかもしれません。
電子化の作業手順や、スケジューリング、その後の運用までを十分に検討しておきましょう。
納品書の電子化を外部委託する
社内で行うには時間もなくスキャンの品質も不安という場合は、外部委託がおすすめです。専門の設備が整った業者に依頼することで、一定品質の電子化を期待できます。
しかし、社内対応に比べるとコストがかかり、あとから「これも電子化したい」という要望があっても、追加費用が発生し、柔軟な対応が難しいこともあります。
また、電子化した帳票を会計システム等に入力する作業は別途発生します。
納品書の電子化に特化したクラウドサービスを使う
初期コストや、導入の手軽さを重視したい場合は、納品書の電子化に特化したクラウドサービスを使うのがおすすめです。
納品書や請求書の受け取りをクラウド上で行えるサービスを導入することで、ペーパーレスの促進や、電帳法、インボイス制度への対応も同時に行えるので便利です。
また、日々の入力作業の削減にもつながるので、業務効率化も図れます。
納品書を電子化する際の注意点
一言で「帳票を電子化する」と言っても、事前準備や内容の検討が必要です。ここでは、納品書を電子化するために注意しておくべき点を紹介します。
後から追加作業が発生したり、不足があってやり直しになったりと、電子化作業が非効率にならないようにしっかり押さえておきましょう。
真実性と可視性を確保する
納品書等、帳簿書類をデータで保管する場合は、国税関係書類として「真実性」と「可視性」の確保が求められます。
「真実性の確保」は、その記録・データが本物であり改ざんもされていないと確認できるもの。「可視性の確保」は、誰でも視認できる形式であることです。
国税庁では電子帳簿保存法の要件を以下のように明示しています。
不要な納品書は電子化しない
後で見直す必要もない納品書・関連書類は、そもそも電子化の必要がありません。
電子化する際、「念のためこれも電子化しておこう」と次々とデータが増えていくことがあります。必要なもの・不要なものを仕分けしてから電子化しましょう。
何が実務で必要になるかは、各担当者でリストアップし精査します。最後に漏れがないかを法務担当に確認しましょう。
データへのアクセス制限を行う
誰もがアクセスできてしまってはセキュリティ面で大問題です。
電子化された情報の活用として、分析に使ったり、顧客の要求で売上データを抽出して渡すということもあります。情報漏洩や事故に繋がらないよう、アクセス制限をかけ、データの種類ごとに閲覧できる人・修正できる人を細かく設定しましょう。
納品書の電子化に関するよくある質問
ここでは、納品書等の書類の電子化についてよくある質問をまとめました。
電子化を検討中の担当者で、保管や扱い方について疑問に思っていることがあればチェックしてみてください。
電子化した納品書の保管期間は？
電子化された納品書の保管期間は7年です。紙でも電子化されたものでも、期間の違いはありません。これまで書面で保管が義務化されていたものも、電子化することで長期の保管場所や管理で悩まされることはなくなります。
「保管期間7年」とは、納品書が発効されたその日から7年ではありません。国税庁ホームページによると、「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間保存」とあります。
確定申告の提出期限が2022年5月末の場合は、保管期間は7年後の2029年5月末となります。
納品書を電子化する際の要件は？
納品書を電子化に切り替える際の注意点として、「電子帳簿保存の要件を満たす」必要があります。
要件は「納品書を電子化する際の注意点」で解説した以下の内容です。
- 真実性と可視性の確保
- 変更する3か月前までに申請し、税務署長の承認を得る(2022年1月より廃止)
注意点として、2022年1月の法改正によってこの事前承認制度が廃止となりました。従来は3か月前までに申請・税務署長の承認が必要でしたが、今回の事前承認制度廃止によって事業者の事務負担が軽減されます。
まとめ：納品書を電子化してコストを削減しよう
今回は納品書電子化の要件やメリット・デメリットを中心に解説しました。
納品書の電子化は、課税期間の途中から切り替えできない点に注意しましょう。また、導入のための事前検討も必要です。無駄なく活用できるよう、実務担当者間で十分に精査し、電子化の計画を立てていきましょう。
電子化には、専用のシステムも必要です。社内用に開発することもありますが、個人事業主や中小企業にはクラウドサービスも人気です。業務環境に合わせたシステムの導入検討をおすすめします。
この記事を読んだ方で「受け取る」納品書や請求書を「電子化」することに興味がある方はいませんか？
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- 会計/販売管理システムとの連携で仕訳入力が不要に
- 取りまとめたデータを自動で取り込み
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