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煩雑な納品書の発行に悩んでいませんか？納品書は、取引先が増えるほど時間が取られるもの。管理や印刷・郵送の手間等、時間もコストも取られてしまいます。
そのような煩雑な作業を一括管理・自動化し、納品書送付までをサポートしてくれるのが「納品書自動発行システム」です。
今回は「納品書を自動で発行したい」と考えている人に向けて、納品書自動発行システムの選び方やメリット・デメリットを解説します。すぐに導入できるおすすめのサービスも紹介するのでぜひ参考にしてください。
納品書自動発行システムとは
納品書自動発行システムは、納品書の作成・発行・送付までをまとめてサポートしてくれます。表計算ソフトで一覧を作成してからテンプレートに入力して印刷・郵送という煩雑な流れをシステム管理によって効率化したものです。
国税の電子帳簿保存法の改正に合わせて納品書関連を電子化することで、作業の効率化・時短化はもちろん、これまで悩みの種だった書類の保管場所問題も解決します。
納品書自動発行システムのメリット
毎月の納品書の作成〜送付は工程が多く、取引先が多ければ作業量も膨大です。手作業の場合は、量が多いほど納品書発行のミスも多くなります。
煩雑な経理作業において、納品書自動発行システムの導入は多くのメリットを得られるでしょう。
ここからは、納品書自動発行システムを導入した際の具体的なメリットを紹介します。
メリット：納品書作成の効率を上げられる
エクセル等の表計算ソフトの納品書テンプレートを利用している場合は、一覧からデータを手入力している方もいるでしょう。
納品書自動発行システムでは、データ入りの納品書を設定日に自動発行してくれます。同時に送付状も自動で作成してくれるため、テンプレートに取引先情報を入力して確認・印刷という作業も省くことが可能です。
これまで手作業で入出力していた作業の大部分が自動化されるため、納品書作成にかかっていた時間を大幅に減らすことができます。
メリット：発送の手間を削減できる
書面で納品書管理をしており、郵送を希望する会社もまだまだ多いのが現状です。納品書を郵送する際は、送付状の発行や封筒への住所記載等の手間が発生します。取引先が多いほど膨大になり、確認作業にも時間が取られるでしょう。
納品書自動発行システムでは必要な書類をセットで印刷してくれるため、発送と確認する手間・時間も解決してくれます。
郵送代行サービス付きの納品書自動発行システムであれば、手数料はかかるものの郵送まで行ってくれるので、時間を大幅に削減できるでしょう。
メリット：納品書を発行する際のミスを減らせる
顧客情報（社名・住所・担当者等）を変更した際に、「一つのエクセルファイルでは修正されていたけれど、別のファイルに共有されていなかった」という人的トラブルはありがちです。
納品書自動発行システムでは担当者や住所等をシステムで一元管理しているため、取引先情報に関するミスを防げます。
また、電子メールでの納品書に対応している取引先には自動送付も可能です。請求漏れや送付忘れによって支払いが遅れるというトラブルも防げます。
メリット：ペーパーレスになる
納品書自動発行システムでは、納品書を電子メールで自動送付できます。また、情報を電子管理できるので納品書・送付状を印刷する必要もありません。ペーパーレス化によって、納品書作成作業の人件費削減に貢献してくれるでしょう。
電子化することで、これまで場所を取っていた納品書の保管スペースも不要になります。「印刷した納品書はどこにおいた？」と探す必要もありません。
納品書自動発行システムのデメリット
納品書自動発行システムの導入はメリットが多く、作業効率化に大きく貢献してくれます。しかし、デメリットが全くないわけではありません。取引先との連携やコスト面の問題があります。
デメリットも理解した上でシステム導入を検討していきましょう。ここからは具体的なデメリットを解説します。
デメリット取引先にもシステムに対応してもらう必要がある
電子化が進んでいるとはいえ、まだまだ書面でのやり取りにこだわる会社も多くあります。工場や古い体質の小規模企業では電子メール自体扱っていないことも…。
そのため、取引先に納品書自動発行システムによる納品書送付を受け入れてもらう必要があります。また、断られる可能性もあるので、従来通りの方法でも対応できるようにしておかなくてはなりません。
特にPDFでメール送信する場合は、取引先が電子帳簿保存法に対応できなくなる恐れがあるので注意が必要です。
デメリット：月額料金がかかる
納品書自動発行システムには、クラウド型とオンプレミス型の2パターンがあります。クラウド型の利用は毎月の月額料金の支払いが必要です。自社に合わせた細かなカスタマイズができないというデメリットもあります。
オンプレミス型は、これまで「自社運用」「自社システム」と呼ばれていたものです。社内に専用のシステムを構築して運用するため、セキュリティ面が安心な上に細かなカスタマイズが可能。しかし、専門知識を持つ担当のエンジニアが不可欠です。
納品書自動発行システムの選び方
納品書自動発行システムには様々な商品があり、初めて利用する方には違いが分からないでしょう。
ここからは、納品書自動発行システム選びのポイントについて解説していきます。ポイントを押さえて適切なサービスを選びましょう。
使用する業務範囲を考慮してスペックを選ぶ
まずは、どこまで作業効率化を図りたいか考えましょう。「取引先はそれほど多くないから、納品書の作成だけ効率化できればいい」という場合は、それに特化したものを選んでください。
納品書作成だけでなく、メールでの送付や郵送までを一括化したいのであれば、メール送付機能や郵送サービスのあるシステムを選ぶ必要があります。
また、売上や入金管理まで行いたい場合は、銀行口座と連携してデータを取り込む機能があるものを選びましょう。
事業形態に合わせて選ぶ
ひとつの取引先から案件ごとに請け負うような場合は、事業形態・案件ごとに管理できるシステムがおすすめです。取引先が同じでも案件ごとに分けられるため、確認と管理がしやすくなります。
フットワークの軽い個人事業主の場合は、コワーキングスペースやネットカフェで作業している人も多いでしょう。どこからでも利用できるよう、インターネットを経由して使用できるクラウドサービスが便利です。
業務フローに組み込みやすいものを選ぶ
機能自体は便利な納品書自動発行システムですが、自社の業務フローに組み込みやすいものか検討するのも大切です。
特に担当者や社内の各部署の承認といった流れがある場合は、システム側で納品書が自動送付されていては業務フローから逸脱してしまいます。必ず業務フローとの相性を考慮しましょう。
セキュリティがしっかりしているものを選ぶ
納品書や請求書は売上情報だけでなく顧客情報・個人情報の宝庫。そのため、情報が漏れないようにセキュリティ面も気を付けたいところです。
特にクラウドサービスの場合は、不特定多数がアクセスするインターネットを経由するのでセキュリティ面を確認しましょう。
自社ネットワークで構築するオンプレミス型のサービスの場合は、情報漏洩のリスクは自社で管理する必要がありますので、そういった保守のコストも計算しておきましょう。
まとめ：納品書自動発行システムを利用して業務効率を上げよう
今回は、納品書自動発行システムのメリット・デメリットや選び方を解説しました。
納品書自動発行システムを導入するメリットは、自動化・効率化による作業時間の短縮です。請求業務の最大80％の削減に成功する例もあり、人件費の削減にも貢献します。
また、日々の納品が多い企業様は、受け取る納品書をデータ化することで、より一層の合理化が図れます。
中小企業から大企業まで、規模や業務形態に合わせた様々なサービスがあるため、取引先の状況と、どの作業範囲の効率化を狙うかによってシステムを選びましょう。
